浅谈远程开放教育学生学籍管理探索

论文关键词:开放教育　学籍管理　信息化
论文摘要:学籍管理是教学管理中的重要组成部分，文章分析了成人高等教育学籍管理的现状，针汁目前电大开放教育学籍管理的特点以及面临的问题，从多个角度提出了如何解决这些问题的看法。论述了开放教育学籍管理在电大实施战略中的重要意义。
“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取，并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考人学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。成人教育同普通教育一样，学籍管理也是一项非常重要的工作，但是又和普通教育不同，成人教育的学生相对分布松散，学生层次差异较大，使得成人教育的学籍管理较普通教育管理难度更大。正如一些专家所指出的:“重视学籍管理，明确成人教育学籍管理的基本原则和内容，进一步完善管理体制，加强学籍管理工作，对于全面贯彻党的教育方针，保证教育质量，具有重大的现实意义。
现代远程教育是随着现代信息技术发展而产生的一种新的教育模式，它利用网络和信息技术的手段使得传统教育向教育的开放性、广泛性和终身性发展。目前中央广播电视大学的开放教育就是现代远程教育的一种模式，其本质是人人享有终身接受教育的权利。意味着:教育对象的开放;教育观念开放;教育资源开放;教育过程开放。正是由于这些特点电大的开放教育实行完全学分制管理，具有允许学生自主选课，选择学习时间及个性化考试等特点，体现了对学生个性化服务的教学管理制度。但正是这种教学管理模式给传统的学籍管理方式带来了新的挑战。
一、开放教育学籍管理主要内容
1.新生人学注册管理:学生人学参加电大统一的人学测试，经过资格审核后报教育部学生司备案，同时将新人学的学生基本信息导入教务管理系统统一生成学号，建立开放教育学生基本电子学籍档案。
2.学籍异动工作管理:所谓学籍异动是指学生因工作调动，搬迁等原因申请的转学、转专业。学籍异动经学员自己提出申请，经过教学点和省电大批准上报中央电大备案同时建立电子异动记录档案。
3.课程注册管理:学生人学后每个学期在专业规则的指导下根据自己的实际情况选择本学期需要学习的课程进行注册学习。各教学点根据学生的课程注册信息开设课程并将数据汇总上报省电大，省电大汇总各地市数据上报中央电大。课程注册是每个学期教务管理工作的核心，是教材征订，教学、考试安排及收费的基础和依据。
4.毕业、学位审核:指学生修满教学计划规定的学分后，达到毕业年限由教学点上报到省电大进行毕业资格审核，省电大审核后将结果上报中央电大进行终审，最后由中央电大为学生颁发毕业证书，达到学位条件的学生授予学位。
二、开放教育学籍管理的主要特点
1.个性化管理:现代远程开放教育的特点是教育不受空间和时间的限制，教学上利用多媒体和计算机网络资源，教学形式上由原来以教为主变成以学为主，学生根据自己的情况选择学习方式和学习时间进行自主学习和个别化学习等。根据上述特点电大目前的学籍管理制度实行的是完全学分制的管理模式，允许学生自由选课，淡化了传统的班级管理，逐步实现了从传统的班级管理到学生的个别化管理。
2.管理的信息化和现代化:为满足学生个性化学习需要，电大学籍管理工作中充分地利用了计算机和网络信息技术等先进手段开发了多个教务管理和学籍管理的系统软件，提高了工作效率和管理水平，转变了管理观念、改革了传统的管理方式实现学籍管理手段的现代化和信息化。
三、目前电大学籍管理中存在的问题
虽然开放教育的学籍管理使用了先进的管理手段，但是由于实行学生自主选课，个别化管理，也给学籍管理工作带来了一些问题:
　　1.入学注册数据带来的问题:人学的电子注册数据是学籍管理中的一个重要的环节，教育部实行学籍学历电子注册后，人学的电子注册数据是学生人学资格、毕业审核、学历上网的主要数据来源和依据，但是由于招生人学时间紧，教学点分散，操作人员疏忽等原因带来了人学电子注册数据的不准确性。数据的不完整、不准确直接影响学生毕业证书的颁发和学历证书的网上认证，给后续的一系列工作带来了很大的麻烦。
1.自主选课和课程注册带来的问题:完全学分制允许学生自主选课打破了传统的班级管理的方式，但是部分学生自主选课时不根据专业规则要求存在多选、漏选、误选的情况。另外由于开放教育办学层次、专业和课程的多样性，同一门课程在不同专业规则中的学分和收费标准的不同给学籍管理的选课和注册工作带来了很大难度，学籍管理人员需要花费大量的时间统计、核实和修正学生的选课注册数据。由于课程的设置和专业规则制定的不科学、不严谨性，使得课程注册工作流程过于繁琐，制约了完全学分制的实行。

2.成绩和毕业审核的问题:开放教育的教务管理实现了考试过程和成绩管理工作的计算机信息化管理，大大减轻了考试工作人员的工作任务，但是由于办学层次和专业的多样性，出现部分相近名称课程的id(课程代码，id不同则代表不同课程)不同但是试卷相同的情况，而计算机系统只认id不认中文名称，造成部分学生考试完后成绩得不到认证。这给学籍管理中的毕业审核工作带来了麻烦也影响到了毕业证书发放的进度。
四、通过对开放教育学籍管理工作分析，我们从实践出发本着以人为本，一切为了学生利益的思想对学籍管理工作，提出以下改革意见和想法。

1、学籍管理规定的详细化、公开化和透明化
学籍管理工作是一个涉及部门比较多的岗位，涉及的因素也很多，各部门的管理人员教师和学生对学籍管理制度了解不深，在处理问题的时候不按管理规定的要求，使得管理效率低下。因此必须制定一套符合电大成人开放教育特点的详细学籍管理规定和相关文件汇编，另外建立专门学籍管理制度和文件查询网站供学生和教师查询，组织相关人员以各种形式学习文件精神，特别是提高学生对学籍管理和专业规则中的相关内容的了解是减少错误的必要手段。达到规章制度人人熟悉，文件精神深人人心的效果，做到制度的详细化、公开化和透明化。
2、规范课程的设置和专业规则的制定
对开放教育的课程开设进行严格的审核，包括必修和选修课，尽量做到能合并的课程进行合并，同一课程在不同专业应使用同样的教材和试卷等，避免引起混淆。规范课程在不同专业中的学分设置等。对专业规则的制定严格把关，做到相对稳定。逐步使课程注册工作由过去的按年级专业制定收费标准过渡到以课程为收费标准。
3、加强学生选课工作的辅导和检查制度
完全学分制后允许学生自主选课，但是学生对专业课程不甚了解存在先选和误选情况。应该建立完善的选课制度，不是把这个工作简单地交给学生，而应在每个专业设立多位专业教师作为辅导员，公开联系方式，在公开网站上对所有专业的课程内容进行详细说明，对课程学习的先后顺序进行说明，使得每个学生在详细了解本专业课程设置以后再安排专业辅导员指导他们进行选课。另外每个教学点的管理人员要详细核对学生的选课结果，如有错误及时进行修正。
　　4、加强学籍档案资料的管理
学籍档案包括个人档案和整体档案。个人档案是为每个学生设立的档案信息如学生基本信息表、学籍卡等，整体档案是针对某个年级专业的学生设立的档案如录取花名册和毕业生花名册、成绩册等。学籍档案管理是学校教务管理的基础性和关键性工作，因此保存好原始资料并建立学生电子档案库是学籍管理的重要工作。在实际操作的过程中每个学期派专人收集学生的纸质档案材料并归类编号按顺序存放，同时根据纸质档案通过开发的系统管理软件建立和完善电子档案以方便信息的查询和发布。
5、改革毕业审核工作流程
毕业审核环节处于教务管理工作的“出口”位置，直接关系到学校的声誉和教务管理工作的质量和水平。由于中央电大系统学生数量庞大，每个学期毕业证书办理日期都较长，为使毕业生在最快的时间拿到毕业证书，改革毕业审核工作流程，加快毕业审核进度是学籍管理的重要工作。
因此每个学期考试结束后，应立刻对当期需要毕业的学生进行毕业初审，将名单尽快发放到教学点核对，同时梳理相关问题，与考务和专业规则管理部门制定专门的毕业审核工作流程制度进行联动，发挥系统和技术的优势，对反映的问题作出及时有效的处理。开设专门的绿色通道加快毕业审核信息的上传和下达。
6、不断开发管理软件，加强学籍管理的信息化建设
加强信息化的建设，加大对信息化建设的投人。根据实际工作的需要组织相关管理部门进行情况的汇总和系统分析，联合开发部门及时地制作处理相关任务的软件项目，提高管理的工作效率。例如我们专门制作了“教务信息发布系统”、“教务数据上传和下载系统”、“毕业生信息核对系统”、“在籍学生基本信息核对和修改系统”等。提高工作效率，加强计算机信息技术的知识和相关软件使用的培训，使每个部门的管理人员熟悉业务流程和软件的操作流程是提高学籍管理水平的重要环节。
7、提高学籍管理人员的网络信息化技术水平
工作需要学籍管理人员总是与档案管理软件和数据处理软件打交道，因此学籍管理人员需要对现有的网络和信息技术有一定程度的了解，定期的培训是必不可少的。定期组织学籍管理人员进计算机和网络信息技术相关课程的学习，在学校管理制度上作出相关规定鼓励学籍管理人员和其他管理人员积极参考计算机等级证书，参加相关软件开发项目的研发，与网络中心的教师组织知识交流活动可以快速地提高管理人员的信息技术水平，使之更能适应现代远程开放教育的教学和教务管理工作。