校院两级教务管理系统优化研究的策略分析

　近年来，随着招生规模逐步扩大，我国高等教育已从传统精英教育转向了大众化教育。笔者所在中国民航大学（以下简称“我校”）现有27个本科专业，硕士授权一级学科13个，二级学科49个，在校学生22000余人，专任教师1068人（数据截至2013年4月）。面对如此庞大的数字，单纯的校级一级教务管理模式已无法进行有效的管理，优化校院两级教务管理显得尤为重要。
　　一、校院两级教务管理简介
　　校院两级教务管理是管理的一种新模式，是指学校为了实现总体办学目标，通过管理重心的下移、管理权限的下放，对学校的教育资源等重新整合利用，赋予二级学院一定自主权和决定权，使其具有更大的工作自由度。在此基础上，学校、院系教务管理人员分级负责，相互配合，共同发挥各自管理职能，建立校级管理部门宏观调控、院级管理部门实际操控的管理机制，激发各部门的积极性、主动性，有效提高教学质量和办学效益。
　　高等学校各类资源按其所服务范围的不同，可以分成校级资源和院级资源两类。校级资源是指面向全校师生服务的资源，主要包括公用教室、实验室、图书馆、校级行政管理办公室、教职工宿舍、餐厅等建筑资源，以及公共课教师、图书馆管理人员、校级行政管理人员、后勤人员等人力资源等。院级资源是各系、各专业独立使用的资源，如专用教室、自用实验室、专业课教师、科研人员等。在校院两级管理的模式下，应将资源合理配置，避免资源浪费。
　　二、校院两级教务管理的职能界定
　　校院两级教务管理模式具有多样性、差异性的特点，但实施的最终目标是达成两级教务管理的统一与协调，促进高校的教务管理持续、平稳进行，各项教学任务圆满完成。实行校院两级管理后，学校立足于宏观调控，成为决策中心，侧重目标管理，学院负责具体工作，成为管理中心，侧重过程管理。
　　1.校级教务管理职责
　　（1）根据学校人才培养计划制定学校教务总体发展方向。
　　（2）制定学校教务的阶段性计划和发展目标并监督二级学院进行实施。
　　（3）制定和颁布学校教务的各项宏观教学管理规章，制定教学设施建设规划。
　　（4）统筹规划全校的教学科研、师资建设等物力、人力资源，对各二级学院进行合理分配。
　　（5）对各二级学院教学过程和办学效益进行汇总，实施监控与评估。
　　（6）负责公共课程的开课、选课、排课、考试和成绩。
　　（7）编制校历。
　　2.院级教务管理职责
　　（1）根据学校教务工作的总体要求，组织制定本学院教学计划，落实校级教务管理部门制定的任务。
　　（2）在校级教务管理的宏观调控下，组建适合本学院的教学科研组织、教师队伍，确定教职工岗位设置，组织实施教学研究，并对员工进行聘任及考核。
　　（3）在校级教务管理的统筹规划下，完成学术交流、思想政治教育、学生管理等一系列日常事务性工作。
　　（4）完成重点学科、硕士点、博士点及重大项目建设等非常规性工作。
　　（5）负责日常教务管理工作，如专业课的开课、选课、排课、考试和成绩。
　　（6）及时将各项任务执行情况上报校级教务管理部门。
　　三、校院两级教务管理系统现状
　　校院两级教务管理系统基于一个共同的数据库，所有数据具有高度共享性，各个子系统需要的数据均由一个数据库中读取，极大减少了重复信息的录入、统计，减轻教务管理人员的工作强度，提高了工作效率，但也因此对数据的准确性有较高要求。这就需要明确不同模块的人员分工，赋予不同的操作权限，严格按照标准的操作程序来录入、修改数据。
　　我校自运行教务管理系统以来，学生的学籍通过此系统进行管理，更加系统化、规范化。教师使用此系统进行成绩的录入，方便学生、教务部门进行查询。学生对教师进行不记名网上教学质量评估，便于教务部门对教学质量进行监控。但是在教务管理系统的应用过程中也显现出一些问题。
　　教务管理系统由于服务器、网络技术等问题，导致同一时间能承载的访问量有限，突出表现在期末阶段，所有教师要将学生考试成绩进行录入，所有学生要在规定时间内登录教务管理系统进行选课操作并查询成绩。如此大的访问量导致系统经常不能正常登录，在一定程度上影响相关工作。
　　有些教务管理人员或任课教师年龄较大，电脑操作技术欠佳，通过教务管理系统进行日常工作有一定难度。
　　四、教务管理系统及优化
　　教务管理系统平台充分利用互联网B/S（Browser/Server）管理系统模式，以网络为依托，为各个学校教务系统的管理提供一个平台，帮助学校管理教务系统，用一个账号解决学校教务教学管理问题，并且学校可以自由选择学校需要的教务管理系统，灵活地定制符合学校自己实际情况的教务系统。
　高校的教务管理涉及众多方面，包括学籍管理，教学计划的制定，开课、选课、排课、考试和成绩管理，日常教学质量监控，毕业设计和答辩等各个环节。教务管理系统通常以校院两级管理模式为基础，包括学生学籍管理、成绩管理、教师信息管理、教学计划管理、课程信息管理及教学资源管理等日常教务管理的大部分功能，使原本的纯人工管理逐步转入办公自动化阶段，实现了高校教务管理的信息化、规范化，而学生通过网络进行学籍信息维护、网上选课、查询课程和教室安排、查询教师的基本信息、查询成绩、打印成绩单等，提高了教务管理效率。
　　1.系统工具
　　教务管理系统把每个访问人员作为一个用户进行管理，通过权限设置赋予不同身份的人员相应的操作功能。系统管理员进行系统的维护和更新，教务管理部门进行各项教学安排的录入，任课教师进行成绩管理，学生进行个人信息的修改确认以及相关数据的查询。
　　2.学籍管理子系统
　　新生录取后由校级教务管理部门将学生信息录入学籍管理系统，并对新生进行分班处理，生成学号等。每个学期、学年进行注册登记。日常学习过程中，记录学生奖惩信息，并根据预设值对学生相关资格进行审核，不符合条件的给予相应处理。
　　3.教师管理子系统
　　教师管理子系统就是以教师为管理对象，对教师的基本信息进行录入及维护，对每学期的授课情况如课程名称、计划课时、授课班级及人数等信息进行统计记录。
　　4.教学计划子系统
　　当新生入学时，要按专业为学生制 定不同的教学培养计划，分配教学任务，根据总体教学计划制定各学期教学安排，指定各专业教学指导教材、习题册等学习用书，将所开设课程分配给相应教师。根据教师的时间和教室使用情况安排上课时间，按专业班级、任课教师、授课教室等不同分类生成课程安排表。
　　5.成绩管理子系统
　　考试成绩是检验教师教学成果和学生学习效果的指标，也是授予学历、学位的基本依据。因此，成绩管理是教务管理系统最为重要的组成部分之一，对准确性、真实性、安全性要求较高。每次考试结束，相应任课教师登录教务管理系统进行成绩的录入，其中包括实验成绩、平时成绩和期末考试成绩等，系统根据各项成绩所占比例计算学生该科目综合成绩。为了保证数据的真实性，成绩一经提交不能随意更改。如确需修改，须到校级教务管理部门进行更正。
　　任课教师可按课程、班级或是学生三种不同的方式进行成绩录入。成绩汇总后，系统可按课程、专业班级、年级等方式生成排名表，为各项奖项的测评提供清晰的数据。教务管理部门也可通过考试分数、及格率等对教学效果进行评估。
　　6.教学质量评估子系统
　　教学质量评估系统是用于学生对任课教师、教师对教师、部门领导对教师的教学工作进行评价。针对不同的课程可以采用不同的评价指标，如课堂氛围、授课范围、出勤率等。可采用百分制也可采用等级制。系统可通过限制未参与评估学生的操作权限，如不能查询成绩等方式，督促学生参与评估。评估结束后，系统自动进行评价统计，生成各种评价结果。
　　7.财务信息管理子系统
　　教务工作人员通过此模块来管理财务信息，如学生的缴费和欠费信息、有无申请助学贷款、奖学金或助学金的发放等。
　　在校院两级教务管理模式下，校级教务管理部门由原来的具体实施者转变为监督者，对教务管理整体工作进行把握和指导。各院级教务管理人员的工作不再只是负责教学信息的上传下达，而是要进行各项教学的安排管理。为更好地为全校师生提供服务，就要不断提高管理人员的自身素质和业务水平，定期组织培训，增强信息化意识，不断熟悉教务管理系统的操作方法，并在使用过程中提出建设性意见，参与管理系统的优化、更新。
　　校级教务管理部门作为教学管理的统筹者，要制定奖惩制度，以制度来促进教务工作人员及任课教师提高质量意识，增强责任心，保证数据的准确性，实现数据的高效共享。同时加强系统管理人员的技能培养，对系统的技术问题进行优化。
　　在教务管理信息化的情况下，学生与管理人员的直接接触大大减少，不利于管理人员收取意见和建议，因此，在教务管理系统中还应设立反馈平台，如论坛、站内信等，加强信息的沟通交流，使得教务管理部门更好地为学生服务。
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