企业财务会计档案管理问题及对策

　　1 企业财务会计档案管理的重要性和特点

    1.1企业财务会计档案管理的重要性

    对供电企业而言，财务会计档案管理工作至关重要，档案数据是企业管理者和决策者评估供电企业运行状况的重要参考凭证，同时也是企业制定下一步工作计划的参考。当前，传统的经济体制逐渐被市场经济体制所取代，供电企业面临着工作模式转型的关键时期，因此供电企业要在优化内部管理的同时，尤其要重视对财务会计档案的管理，保证财务会计档案功能的发挥，提高企业决策的科学性。

　　供电企业财务会计档案管理工作升级有助于强化对重要档案元件的保护，当前企业财务会计档案管理逐渐实现了信息化，通过电子扫描的方式把档案元件库存到电脑硬盘中，这种管理方式有助于供电企业随时随刻的査询档案数据，从而减少了原档案文件查询的繁琐环节，提高了档案查询的效率。再者优化财务会计档案管理模式有助于优化管理资源配置，提高档案管理的工作效率，符合电力企业追求“更快、更高效”的工作理念，增强了对财务会计档案的有效利用效率。

　　1.2企业财务会计档案管理的特点

　　企业财务会计档案管理呈现了明显的特点：首先是其稳定性。会计档案资料通常分为三个部门，即会计账簿、会计凭证和会计报表，因此档案数据呈现了稳定性的特点。其次是整体性原则，企业在管理过程中会产生大量的会计凭证、账册以及报表等材料，同时这些材料通常以一个年度为周期，档案资料的相互联系密切，会计凭证、账册、报表是三个密切相连的整体，从而体现了财务会计档案的整体性。再者是特殊性，财务会计档案是以数字为表达载体，其记录内容都归结为数字的规律性，这是企业衡量其阶段性经营状况的重要凭证参数。最后则是其规律性，在一个会计年中形成的会计资料反映了企业的经济活动，当企业设计一项业务时就会随之产生相应的财务会计数据，持续的档案记录着业务的进展状况、最终结果等，从而为企业评估业务决策提供了重要的参考。

　　2 企业财务会计档案管理工作中存在的问题

    2.1财务会计档案管理缺乏完善的制度

    供电企业的最终目的是追求最大的经济效益，企业的经营和发展和财务会计工作有着密切的联系，因此财务会计档案管理工作要引起企业的足够重视。但是通过调研发现，很多供电企业的财务会计档案管理工作没有完善的管理制度，首先实在档案的资料收集方面，相应的资料缺乏全面性，企业往往侧重于对会计凭证等专业资料的录人和保存，但是电算化方面的工作却缺乏整体性。再者在管理方面，财务会计档案数据统计工作缺乏全面性，财务会计档案不能准确反映企业的经营状况，无法为后续的企业决策提供良好的数据支撑。此外是缺乏专业化的工作团队，档案管理人员不具备专业化的知识储备，档案录人、档案保存、档案销毁工作都没有规范的流程化操作，严重影响了财务会计档案管理工作的效率。

　　2.2管理工作混乱，缺乏明确的职责分工

　　企业财务会计管理工作具有一定的稳定性，同时也具有很强的整体性和联系性，因此档案管理工作人员在工作中要把会计凭证、会计账目、会计报表等数据资料联系起来，提高管理工作的次序性，减少工作失误。但是部分企业财务会计档案管理工作的细化分工不当，把档案管理工作按照项目或者类型的不同进行了细化分类，虽然在一定程度上提高了工作效率，但是往往会造成工作主体不明确，出现工作推诿现象，在实际的工作中，财务部门、会计部门、档案管理部门往往会发生职责纠纷，使原本系统化、整体化的管理工作变得支离破碎，甚至出现档案资料无人负责的现象，从而严重影响了企业的经济效益。

　　2.3财务会计档案管理方式落后

　　随着我国市场经济体制不断完善，供电企业的管理模式不断完善，在一定程度上也提升了档案管理的工作水平和管理模式，但是财务会计档案依然存在着和企业决策相脱节的现象，财务会计档案无法直接体现企业经营状况，再加上供电企业的业务量不断扩张，财务会计档案数量增多，更容易造成管理工作的混乱。当前财务会计档案管理的信息化程度不高，档案资料不能及时转变为数字资料，并录入到存储系统中，甚至出现了重要档案数据的积压现象，严重影响了财务会计档案的决策辅助功能的发挥。此外供电企业依然存在着设备落后的现象，档案管理设备不能及时升级换代，系统软件的错误频发，甚至会造成财务会计档案信息的遗失。

　　2.4档案管理队伍专业化能力不足

　　企业财务会计档案的数据量较大，其管理工作是一项较为繁杂的工作，因此管理人员要具备良好的档案处理能力，才能提高档案分类、存储、调档工作的工作效率。但是部门供电企业额财务会计档案管理工作人员缺乏专业化的管理技能，尤其是缺乏即懂财务会计又懂档案管理的相关人才，因此档案管理工作的效率低下，从而影响了档案管理工作的有效性。再者财务会计档案管理的规律性和特殊性很强，管理人员要精通企业业务，同时熟悉档案的分类和装订技术，但是当前我国的财务会计档案管理工作的起步较晚，缺乏专业性的工作人员，影响了财务会计档案管理的质量。此外部分供电企业没有意识到财务会计档案管理工作的重要性，对于档案管理部门不重视，甚至出现了由其他部门人员兼职档案管理部门工作，从而造成了管理工作混乱滞后。

　　3 企业财务会计档案管理策略创新

    3.1提升财务会计档案管理的多元化

    模式企业财务会计档案管理工作的目的是保存档案资料，服务企业的决策和评估，因此要不断推动多元化模式的构建，首先要提高工作人员的工作重视程度，企业工作强化工作岗位职责，提升财务会计档案管理岗位在企业内部的权威性等措施来提高工作人员的认知，从而把档案管理工作和企业的经营放在同等重要的职位上。再者要促进信息的开发，对于档案信息进行分析加工，进行深层次的数据挖掘工作，实现信息的系统性、准确性的同时，寻找权属档案信息背后隐藏的市场信息，充分了解市场行情的走向；最后要建立完善的信息网络，实现档案的网络同步和共享，充分利用网络的灵活性，建立多元化、全方位的网络服务模式。

　　3.2逐步升级档案管理工作的方式

　　当前，传统的财务会计管理工作模式已经不能适应供电企业的发展需求，信息化和数字化的管理模式是时代发展的趋势，因此企业要逐步升级档案管理工作模式，采用先进、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式纳入到企业管理工作中。首先要完善相关的管理软件，根据财务会计工作的特点选择工作软件，提高对档案数据的管理能力。再者要侧重于财务会计档案的分类工作管理，根据项目类型不同或者是业务类型不同建立不同的数据库，实现统一档案库的信息材料统一性，同时满足财务会计信息的随时调取，提高档案管理工作的可操作性。

　　3.3财会档案管理工作流程的规范化

　　针对性档案管理工作中存在的工作混乱现象，企业要积极建立规范化的管理工作流程，并创建一套完整的、系统的、综合性的工作制度，尤其是对会计凭证、会计账目和会计报表等关键档案要规范化管理。企业的行政部门要出台相应的管理规范流程，针对档案文件的规格、大小、期限等内容进行细化规范，使工作人员在工作中做好有据可依，保证管理工作的科学有序。再者在国家《档案法》的相关要求下明确各个部门的工作职责，并把工作职责明确大工作人员身上，保证每个岗位、每个人员都有序工作，同时建立赏罚分明、科学考评的激励体系，对于表现良好、工作认真的员工进行奖励，从而提高管理部门工作人员的工作效率。

　　3.4强化财会档案管理人员的专业性培训

　　财会档案管理人员的工作能力直接决定了档案工作效率，因此管理工作的创新要从工作人员人手，企业要积极开展档案管理课程的培训，让管理人员升级工作观念，学习最新的档案管理工作模式，并积极应用到实际工作中。再者企业要重点强化档案管理、数据统计、财务会计等方面的培训，提高档案管理人员工作能力。此外财务会计档案管理人员要加强和财务部门、会计部门的交流和沟通，及时了解档案管理需求的变化情况，确保工作内容的科学性和针对性。财务会计档案是企业决策的重要依据，因此企业要强化管理人员的档案数据分析能力，档案管理不仅仅是完成档案的录人和存储，更重要的是进行数据的分析，从繁杂的数据中得出规律性的数据，从而为企业决策提供支撑。3.5完善发票存档管理发票是财务会计工作中重要的报销凭证，同时也是税务稽查管理的重要依据，因此发票的存档管理是财务会计档案管理的重中之重。因此企业要加强对发票存档的监督和管理力度，保障合法的发票报销程序，避免虚假发票报账现象的出现。企业财务会计档案管理工作人员要严格审查发票的编号，在发票存档时保证发票编号和账目的对应，同时要保证金额数目的统一，提高发票存档工作的准确性，减少工作错误。

　　4 结语

　　总之，供电企业作为电力系统的重要组成部分，其经营管理工作直接决定了我国电力系统的稳定性和安全性，当前在企业财务会计档案管理工作中存在着着较多的问题，影响了其正常的工作。因此财务会计档案管理工作应当提升多元化的管理模式，逐步升级工作方式，规范工作流程，强化财会档案管理的人才培训，全面提高档案管理工作效率。

　  作者：谢珩   广东电网有限责任公司汕头供电局，广东 汕头515041