账务系统凭证的修改方法及其正确选择
发布时间：2015-09-01 14:18
记账凭证输入时，尽管账务系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证是难免的。记账凭证的错误必然会影响系统的核算结果，为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。特别值得一提的是，在近几年的会计电算化实践中，许多财务软件（如：用友、安易、三门账务系统）提供了“反审核、反记账、反结账”功能，这三项功能的使用为错误凭证的修改带来了诸多方便。怎样选择正确的记账凭证修改方式方法？下面以用友总账系统（账务系统）V8.11为例，对不同情况下错误凭证的不同修改方式方法逐个进行分析，以期对会计电算化工作有所帮助。
一、错误凭证的“无痕迹”修改
所谓“无痕迹”，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。在总账系统中，以下四种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改。
（一）凭证输入后还未审核或审核未通过的凭证
对于未经过“审核”功能操作的错误记账凭证，可以由凭证填制操作员，直接进行修改并保存。例如：2003年1月8日，ABC公司开出现金支票从银行提取现金5000元（附件1张）。填制的凭证如下图1所示。
如果在审核时发现错误（将5000元的发生额误记为50000元），由凭证填制操作员，直接进行修改并保存。修改后如下图2所示。
（二）已通过审核但未记账的凭证
对于已“审核”但未“记账”的记账凭证，不能直接在记账凭证上进行修改。如发现已“审核”的记账凭证确实有错，而需要加以修改时，则应首先由审核操作员在“总账系统”/“凭证”/“审核凭证”功能窗口中，进行“取消审核”（也称为“反审核”）操作后退出；然后由填制凭证操作员进入总账系统，在“填制凭证”功能中，调出该张错误凭证进行修改，修改完成后保存退出；最后由审核操作员再次进入总账系统，在“凭证”/“审核凭证”功能窗口中，重新对该张已修改过的凭证进行“审核”操作。
（三）已记账但未结账的凭证
对于此情况，欲实现无痕迹修改，可利用系统提供的“反记账、反审核”功能，即取消“记账”“审核”后直接修改。具体而言，首先在“总账系统”窗口中，单击“期末”/“对账”菜单项，打开“对账”操作窗口，此时按下快捷键“Ctrl+H”键，即可激活“恢复记账前状态”功能，然后退出“对账”窗口；单击“凭证”/“恢复记账前状态”菜单项（此功能平时不显示，待退出“总账系统”后将隐蔽而不显示出来），弹出“恢复记账前状态”操作窗口（如下图3所示），在“恢复方式”中选择“月初状态”项，输入主管口令，然后单击“确定”按钮，系统将恢复为记账前状态。最后按照上述（二）的方法，调用错误凭证进行修改，再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。
（四）已结账的凭证
对于这种情况，欲实现无痕迹修改，可通过系统提供的“反结账、反记账、反审核”功能，即取消“结账”“记账”“审核”后直接修改。具体而言，在“结账”向导一/选择月份窗口中，首先单击要取消结账的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”键（应是先按下“Ctrl”键和“Shift”键不放，然后再按下“F6”键），系统弹出“确认口令”窗口，让拥有结转权限的用户，在该窗口中输入口令，然后单击“确认”按钮，系统将快速地取消结账操作，使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。最后按上述（三）的方法，调用错误凭证进行修改，再进行“审核凭证”、“记账”和“结账”功能的操作。
以上四种情况下的错误记账凭证，虽然按照财务软件提供的功能（特别是“反审核、反记账、反结账”功能）可以做到无痕迹修改，但是根据现行会计（会计电算化）法规制度，只有第一种情况下的直接修改法具有合法性。而后三种情况下的无痕迹修改，有以下弊端：
1.与现行会计（会计电算化）法规相违背。《会计核算软件基本功能规范》（以下简称“规范”）第17、18条的规定。“会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。”“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时，红字可用‘－’号或者其他标记表示。”国家统一的会计制度中也有类似的规定。
2.“反审核、反记账、反结账”为做假账、提供虚假会计信息等经济违法犯罪行为提供了技术支持。由于“反审核、反记账、反结账”功能的使用，使得会计电算化人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举，为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段。例如：某年结账后，经企业内部审计后，本来可以将该年的会计资料完全封存，但由于“反审核、反记账、反结账”功能的提供，就可以在以后的任意时间方便地并且“无痕迹”地改动该年的会计数据，这无疑使电算化会计信息系统的安全性大打折扣。以前手工账由各人分别编制凭证、登记账簿，如果发生会计造假，通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定。而目前大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录，有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能，至于更正和补充了何种会计事项，其目的和来龙去脉如何则无从得知。这样就给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。
3.“反审核、反记账、反结账”可能导致系统数据错误，账务混乱。在使用“反审核、反记账、反结账”功能时，由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目体系可能发生了变化，如果操作有误，很可能产生系统数据错误、财务混乱，甚至导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。
通过以上分析，第二种情况下错误凭证进行无痕迹修改，虽然存在前述弊端，但从数据库技术角度看，“取消审核”完全是在一个凭证数据库中操作，即将库中“审核”字段的值清空，再对该库其他相关字段的值进行修改。这和“反记账、反结账”操作有本质区别，“反记账、反结账”操作往往涉及到两个或两个以上数据库的操作，在这个过程中容易导致账务数据的混乱或系统的崩溃。所以我们认为，前述第二种情况下错误凭证采用无痕迹修改方式方法是可行的，而第三、四种情况下错误凭证不能利用账务系统提供的“反记账、反结账”功能，而应采用有痕迹修改的方式方法。
二、错误凭证的“有痕迹”修改
一、错误凭证的“无痕迹”修改
所谓“无痕迹”，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。在总账系统中，以下四种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改。
（一）凭证输入后还未审核或审核未通过的凭证
对于未经过“审核”功能操作的错误记账凭证，可以由凭证填制操作员，直接进行修改并保存。例如：2003年1月8日，ABC公司开出现金支票从银行提取现金5000元（附件1张）。填制的凭证如下图1所示。
如果在审核时发现错误（将5000元的发生额误记为50000元），由凭证填制操作员，直接进行修改并保存。修改后如下图2所示。
（二）已通过审核但未记账的凭证
对于已“审核”但未“记账”的记账凭证，不能直接在记账凭证上进行修改。如发现已“审核”的记账凭证确实有错，而需要加以修改时，则应首先由审核操作员在“总账系统”/“凭证”/“审核凭证”功能窗口中，进行“取消审核”（也称为“反审核”）操作后退出；然后由填制凭证操作员进入总账系统，在“填制凭证”功能中，调出该张错误凭证进行修改，修改完成后保存退出；最后由审核操作员再次进入总账系统，在“凭证”/“审核凭证”功能窗口中，重新对该张已修改过的凭证进行“审核”操作。
（三）已记账但未结账的凭证
对于此情况，欲实现无痕迹修改，可利用系统提供的“反记账、反审核”功能，即取消“记账”“审核”后直接修改。具体而言，首先在“总账系统”窗口中，单击“期末”/“对账”菜单项，打开“对账”操作窗口，此时按下快捷键“Ctrl+H”键，即可激活“恢复记账前状态”功能，然后退出“对账”窗口；单击“凭证”/“恢复记账前状态”菜单项（此功能平时不显示，待退出“总账系统”后将隐蔽而不显示出来），弹出“恢复记账前状态”操作窗口（如下图3所示），在“恢复方式”中选择“月初状态”项，输入主管口令，然后单击“确定”按钮，系统将恢复为记账前状态。最后按照上述（二）的方法，调用错误凭证进行修改，再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。
（四）已结账的凭证
对于这种情况，欲实现无痕迹修改，可通过系统提供的“反结账、反记账、反审核”功能，即取消“结账”“记账”“审核”后直接修改。具体而言，在“结账”向导一/选择月份窗口中，首先单击要取消结账的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”键（应是先按下“Ctrl”键和“Shift”键不放，然后再按下“F6”键），系统弹出“确认口令”窗口，让拥有结转权限的用户，在该窗口中输入口令，然后单击“确认”按钮，系统将快速地取消结账操作，使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。最后按上述（三）的方法，调用错误凭证进行修改，再进行“审核凭证”、“记账”和“结账”功能的操作。
以上四种情况下的错误记账凭证，虽然按照财务软件提供的功能（特别是“反审核、反记账、反结账”功能）可以做到无痕迹修改，但是根据现行会计（会计电算化）法规制度，只有第一种情况下的直接修改法具有合法性。而后三种情况下的无痕迹修改，有以下弊端：
1.与现行会计（会计电算化）法规相违背。《会计核算软件基本功能规范》（以下简称“规范”）第17、18条的规定。“会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。”“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时，红字可用‘－’号或者其他标记表示。”国家统一的会计制度中也有类似的规定。
2.“反审核、反记账、反结账”为做假账、提供虚假会计信息等经济违法犯罪行为提供了技术支持。由于“反审核、反记账、反结账”功能的使用，使得会计电算化人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举，为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段。例如：某年结账后，经企业内部审计后，本来可以将该年的会计资料完全封存，但由于“反审核、反记账、反结账”功能的提供，就可以在以后的任意时间方便地并且“无痕迹”地改动该年的会计数据，这无疑使电算化会计信息系统的安全性大打折扣。以前手工账由各人分别编制凭证、登记账簿，如果发生会计造假，通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定。而目前大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录，有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能，至于更正和补充了何种会计事项，其目的和来龙去脉如何则无从得知。这样就给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。
3.“反审核、反记账、反结账”可能导致系统数据错误，账务混乱。在使用“反审核、反记账、反结账”功能时，由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目体系可能发生了变化，如果操作有误，很可能产生系统数据错误、财务混乱，甚至导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。
通过以上分析，第二种情况下错误凭证进行无痕迹修改，虽然存在前述弊端，但从数据库技术角度看，“取消审核”完全是在一个凭证数据库中操作，即将库中“审核”字段的值清空，再对该库其他相关字段的值进行修改。这和“反记账、反结账”操作有本质区别，“反记账、反结账”操作往往涉及到两个或两个以上数据库的操作，在这个过程中容易导致账务数据的混乱或系统的崩溃。所以我们认为，前述第二种情况下错误凭证采用无痕迹修改方式方法是可行的，而第三、四种情况下错误凭证不能利用账务系统提供的“反记账、反结账”功能，而应采用有痕迹修改的方式方法。
二、错误凭证的“有痕迹”修改
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