会计电算化管理

　　一、内部控制制度

　　一般部位建立的内部控制制度无外于硬件方面的、软件方面的、系统运行方面的及操作过程方面的有关规定。下面结合浙江省财政厅制定的《关于采用计算机替代手工记账的审批规定》，就实行会计电算化应该建立的内部管理制度及其所包括的内容予以详细说明。

　　（一）操作管理制度

　　操作管理制度是针对每一个上机操作会计软件而来制订的，主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。

　　除了软件对操作方面作了一定的设计以外，制定并严格执行操作管理制度，将会有效地保证会计软件的安全运行，同时，也有利于会计内部牵制制度的执行。

　　操作管理制度从内容上来看，一般包括以下几项：

　　1、操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能，但其用户管理的设置是由人工进行的，这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定，用来在用户管理的设置和具体的操作中执行。

　　2、预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定记账凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算机等。

　　3、预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的记账凭证需打印出来由专门的核对人员核对并签章后方可登记机内账薄等。

　　4、必要的上机操作记录制度。如规定用操作日记的形式记录每天的上机操作内容等。

　　（二）硬件和软件管理制度

　　对于拥有计算机的单位，无论是用于会计核算，还是用来其他工作，一般都要求制定硬、软件管理制度。

　　通常的，硬件和软件管理制度包括以下一些内容：

　　1、保证机房设备安全的措施。如机房防火规定等。

　　2、保证计算机正常运行措施。如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等。

　　3、会计数据和会计软件安全保密的措施。如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定等。

　　4、修改会计核算软件的审批和监督制度。如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。

　　（三）会计档案管理制度

　　在实行会计电算化之后，随头着存储介质的改变，对会计档案管理的要求也就比较严格，同时，对会计档案的概念也就有所发展。在会计电算化情况下，除了打印输出的账、证、表以外，整个系统开发形成的全套文档资料都属于会计档案的范畴，另外，对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。

　　制订电算化后的会计档案管理制度，一般应包括以下内容：

　　1、实行会计电算化后的会计档案经计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会计档案管理办法》的规定执行。

　　2、全套会计电算化系统文档视同会计档案保管，保管期截止至该系统停止使用或有重大修改后的三年。

　　3、妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等。

　　4、利用会计档案的权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。

　　5、保证会计档案安全与完整的措施。如规定用计算机打印输出的账簿应按会计档案的有关规定装订成册等。

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