实行会计电算化打开企业现代管理之门

    20世纪中叶，随着社会生产集约化程度的不断提高，世界工业革命的飞速发展，引发了全球性的信息革命，信息时代的到来为企业进一步解放生产力，提高劳动生产率带来了极大的便利。由此，传统的企业信息管理体系发生了本质的变化，尤其在企业会计信息管理领域更是以崭新的电脑帐务系统取代了旧式的手工“日清月结”，便捷的企业管理电算化渐为广大的现代企业所普遍采用。
　　
　　广州市胜风电子机械工业公司是一间专业生产空调器、吸湿机的企业，下属有四家子公司及两个分厂八大部门，日常会计核算及统计汇总工作纷繁复杂，千头万绪，而陈旧的手工记帐、统计与汇总工作根本无法满足现代企业对动态帐务数据采集与分析的要求，从而很难对财务数据进行系统性地跟踪分析，以获取市场变化的一般规律。由于公司的会计数据和信息繁多，既有企业外部的，也有企业内部的；既有财务部管理的信息，也有非财务部管理的大量财务和非财务信息；既有大量的固定信息，也有许多中间的和流动的信息，每天要处理大量的数据，输出各种财务会计信息。因此，财务人员整日忙于事务，从事烦琐的重复的计算，月终结帐显得更忙，经常需要加班加点才能完成，财会人员迫切要求改变这种手工劳动的局面。而电子计算机在会计上的应用正是从根本上解脱财会人员的繁重手工劳动，腾出精力从事管理工作的有力工具。为了跟上时代的步伐，提高企业现代化管理水平，1991年公司引进北京“用友”财务软件（单机版），着力提高会计核算的速度和准确性，减轻财务人员的负担，进一步将财务人员从繁琐的薄计工作中解放出来，逐步转移到财务预测、控制、分析等管理会计工作中。

　　一、会计电算化的组织及系统的建立

　　随着社会主义市场经济的日趋完善，企业的一切经济活动都面向市场。企业向内部挖潜，走内涵发展的道路即企业经营重心逐步向管理方面转移。作为管理手段的会计，其功能与核心也必须向管理方面转移，会计工作的目标由“报帐型”向“控制管理型”转变。会计目标的转移，要求做到会计信息资料的准确、及时、完整和有效，而这只能是通过充分运用电子计算机和好的财务软件，把“财务核算、微机核算、全面经济核算”融为一体才能得到完成与实现。
　　
　　根据这一思路，公司1990年明确提出了在企业推广会计电算化和开发管理软件的目标。1991年公司引进了“用友”财务软件，引进的“用友”财务软件具备建帐、日常帐务、帐务分析以及系统管理等帐务处理全部功能，具有灵活、通用、使用简便、功能丰富、严密可靠的特点。从运行结果来看，建帐后，只需进行初始化工作，既可完成填制凭证、复核凭证、记帐、对帐（含银行对帐）、往来帐管理。部门核算、专项核算、期末转帐、打印帐页、综合查询等工作，凭证和帐簿格式与手工方式一致，帐页实现连续编号，便于装订，大大减轻了财务人员的劳动强度，而且能对帐务处理后的数据进行成本。利润、资金等项目计划执行、增减变动、结构比重分析，往来帐款分析，并可将分析结果给制成各种图形，达到了当时财务管理和企业管理的目的。
　　
　　但是，随着经济的不断发展，新的财务会计制度的执行和国家新税制的实施在会计电算化的实际工作中，我们感到单用户会计软件已不适应处理日常帐务，进行各项会计业务核算的要求，我们认为单用户会计软件存在以下弊端：
　　
　　1、在会计的日常业务中，工作繁重、任务较多，但由于单用户系统只允许一人上机操作，使大量的数据不能及时录人，影响了会计人员数据的及时反映。
　　
　　2、由于单用户系统，各微机之间资源互不相关，更谈不上什么资源共享，势必造成资源的浪费和投资的增大。
　　
　　3、各相关业务部门之间信息资源相对独立，使得不能及时相互查询各自的信息，不便于企业内部的协作。
　　
　　4、由于使用单用户系统，公司主要领导要获取各方面信息时，只有到各部门的微机工作台前，不利于公司主管领导对相关数据信息的及时掌握。为此，实现会计电算化的网络化就成为必然。会计电算网络化工作的实施事关整个财务部门，同时涉及与其他部门合作的问题。公司领导班子高度重视这一工作，特别是总经理、财务部长亲自抓，微机资讯部全力协助，及时解决了各种困难，创造了较好的环境条件，使这一工作的顺利进行得到重要保证。1996年我公司再次引进了具有网络功能的新一代“用友”财务软件实现了会计电算化的网络化，网络上的每一个工作站都可以共享硬件及软件资源，同时，还可以使各个工作站实现点对点的信息交换，大大方便了公司各级用户及各子公司的使用。

　　二、推行会计电算化，为企业管理服务

　　在计算机的网络辅助管理下，监督和保证“目标成本”的准确执行。在财务电算化方面，发挥“用友”财务软件的作用，采用双套并行运行技术，在保证数据及时采集的基础上，能做到随时记帐，随时利用帐表一体化产生业务执行数据，以便主管领导正确决策。利用“用友”财务软件系统提供的预算管理功能，将分解后的指标录入系统。这样一方面在制单时及时发现费用是否超标，并给以提示；另一方面系统提供了计划执行情况报告，反映计划与实际发生的差额及计划完成率等。可以随时查看各种成本费用的实际发生情况，变事后反映为事前分析，事中控制。
　　
　　1995年全公司开展了学习邯钢经验，加强成本管理，提高经济效益的活动。公司根据实际情况确定了突出财务管理，特别是资金管理在企业管理中的中心地位，将财务管理渗透到生产经营的全过程中的方向。首先，完善财务管理制度，加快推进会计电算化的进程，全面推行预算管理。从事后算帐转到事前预测、决策上来，严格执行财务计划，坚持成本否决。另外，强化过程控制，按照“先进、合理”的原则，修订半成品、产成品、原燃材料、备件、辅料等消耗定额和储备定额，严格进行考核，大力降低成本，强化预算管理，坚决杜绝乱开支、乱花钱现象。本着“谁造成的欠款准收回”的原则，制订严格的奖惩考核办法，下大力搞好清欠，力争把外欠款全部收回，努力盘活资金。
　　
　　在学习邯钢经验中，我们认识到内部资金核算是加强企业自身内部资金控制的一种管理方式，这种管理方式首先要在企业内部划分独立核算单位，我们把各分厂、部门—一划分，费用分细核算，这种多部门、多项目，对时间要求、项目支出都有一定限制的管理方式，由人工处理很难达到预期的效果，而由计算机进行辅助管理，可以及时掌握各部门资金的使用情况，也可以及时了解企业资金动向，及时进行各部门的资金平衡、计划和控制。自从加入了计算机进行辅助管理，公司的各项费用近三年每年都按7％的速度下降，达到了节流的有效作用。 [责任编辑：编辑部]