关于会计电算化的会计管理问题

   一、日常使用管理

　　计算机替代手工记帐后的日常使用管理是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行，完成预定任务，保证系统内各资源信息的安全与完整。具体包括：（1）机房管理。对机房的管理旨在为计算机设备创造一个良好的运行环境，防止各种非法人员进入机房，保护机内程序和数据的安全。（2）上机操作管理。应包括以下几个内容：上机运行系统的规定，操作使用人员的职责，操作权限与操作程序等内容。

　　二、系统维护管理

　　系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要内容是在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时进行故障分析，并做检查记录，在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员安装和调试。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程；适应性维护是指单位的会计工作发生变化时，为适应而进行的修改活动；完善性维护是为了改善已有功能的需求而进行的软件修改活动。

　　三、会计档案管理

　　电算化会计信息系统的档案管理主要是指打印出的各种帐簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障；是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据安全完整的关键环节，也使会计信息得以充分利用。

　　（一）记帐凭证的生成与管理。计算机替代手工记帐单位的记帐凭证生成有两种方式：

　　1.由原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记帐凭证上应有录入人员的签名或盖章，稽核人员签名或盖章，会计主管人员的签名或盖章，收付款记帐凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印输出生成的记帐凭证视同手工填制的记帐凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

　　2.手工事先作好记帐凭证，计算机录入记帐凭证然后进行处理，在这种情况下，保存手工记帐凭证与机制凭证皆可。

　　（二）会计帐簿、报表的生成管理

　　1.日记帐每天打印，一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，发生业务少的帐簿可满页打印。

　　2.现金、银行存款帐采用打印输出的活页帐装订。

　　3.在所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。

　　4.在保证凭证、帐簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、帐簿中表格线可适当减少。

　　（三）关于磁性介质及其他介质的管理。存有会计信息的磁性介质改其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有附本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时，进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至会计信息完全过时为止。

　　（四）关于会计电算化系统文档资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料，视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大修改之后的3年。

　　四、会计人员管理

　　计算机替代手工记帐后应加强对会计信息系统的维护，及对使用人员的管理。基本方法是按照“责、权、利”相结合的基本管理原则，明确各类人员的职责、权限并尽量将之与各类人员的利益挂钩，建立健全岗位责任制，一方面加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面提高工作效率，充分发挥系统的运行效益，使会计信息更加安全与完整。 黄明亮、周斌、杨文俊 [责任编辑：编辑部]