会计人员如何适应电脑化环境

    一、会计电脑化环境的特征



　　会计是电子计算机商业应用最早的领域之一。这是因为，会计作为“为了使信息使用者能够作出有根据的判断和决策而确认、计量和传递经济信息的程序”(AAA，1966)，就其技术本质来说是信息的处理过程，信息技术的新发展自然要引起会计操作方式的变革。会计计算机化或会计电脑化，就是指把电子计算机应用于会计的总称。



　　会计计算机化或会计电脑化不仅仅是计算工具的改变。由于电子计算机强大的计算能力、海量存贮和随机存取等特点，会计电脑化已引起会计操作方法和操作环境的一系列变化。例如：



　　1、会计信息的及时性、准确性大大提高



　　我们知道，在财务会计处理的许多环节，公认会计原则和会计准则都允许在几种处理方法间选择一种。方法的选择一方面强调要从会计信息的质量要求出发，另一方面又不能违背成本效益原则。若某一种方法所带来的会计信息质量的提高不足以抵偿所费成本，则该法也在摒弃之列。所以，在手工会计下之所以选择一些会计处理方法，主要是考虑到人力、手工运算的限制及成本效益原则的约束。在管理会计方面，情况更是如此。许多数学方法因为算法复杂、计算量大，在实务中根本不被采用。而在计算机用于会计处理以后，一方面大大提高了数据加工的速度，另一方面，由于计算机不会发生手工计算、整理、抄写的差错，只要输入数据正确，在手工条件下难以进行的复杂计算由计算机运行程序，瞬间就可得到准确的结果，从而提高了信息的准确性和及时性。这些都改变着会计信息的成本效益对比，使得方法的选择不再受技术上的限制，选择的余地大大地拓展了。



　　2、会计核算程序的简化和信息提供方式的改变



　　由于计算机的强大计算能力，只要数据存贮于计算机中，计算机可随时、快速地对数据进行任何处理。所以，会计实现计算机化以后，可以只保存最基本的凭证数据，而不保存任何中间结果，像科目汇总表或汇总记帐凭证，甚至连明细帐、日记帐和总帐都可以不保存。如果需要，可以在任何时候运行程序，将从记帐凭证开始的登记和传递程序执行一遍直到生成总帐，并显示任意一项中间结果。也就是说，帐簿可以动态地生成；只要报表的数据生成方法是固定的，甚至报表也可以动态地自动生成。所以，计算机化的会计系统不需要帐簿，人工对帐自然也无必要。会计信息的使用者不必等到期末才能得到所需信息，而可以在规定权限范围内，随时进行查询。 



　　3、内部管理和控制措施的改变



　　手工条件下主要是通过对会计人员的工作方法(如制证、记帐、更正错误的方法)、会计资料的传递程序和会计人员的分工牵制等措施来保证核算工作的顺利进行。会计计算机化后，由于软件完成了大部分数据处理工作，所以软件本身的数据安全非常重要。例如，为了防止数据被非法修改，需要在软件中进行权限的设置和检查，任何人员不得越权修改数据或滥用自己的权限。此外，还要制订机房管理制度和机器操作规则，保证机房温度、湿度、电源等机器工作条件的适宜，使机器处于正常状态，如遇故障应能尽快排除，防止机器设备及软件的人为破坏和数据丢失。由于利用计算机舞弊的危害很大，而且不易被人发现，因此计算机条件下必须强化内部控制制度的设立和执行。



　　近年来自动化生产系统、信息化企业管理、电子商务等概念的出现和发展，表明信息技术已渗透到企业供、产、销及经营管理的各个环节。在这种环境下，会计系统成为计算机化企业管理信息系统的一个子系统。先进的计算机网络技术不仅可以把企业内各职能部门联结起来，共享信息；还可以连结企业外的供应商、客户、工商税务及主管部门的计算机系统。在这种把交易数据的发生点、信息处理中心和信息的使用点通过通讯线路相连的情况下，会计数据的采集和会计信息的报送均可实现自动化。总之，原来手工条件下会计人员从事的记帐、算帐和报帐工作，电脑化后都可由计算机程序完成，而且大大地提高了会计工作的效率，会计人员的工作环境和工作性质无疑已发生了质的变化。在一些成功推行会计电脑化的企业，会计人员的人数已减少到原来的三分之一，甚至更少。会计电脑化已使会计职业面临着前所未有的挑战。因此，研究会计人员如何适应这种信息新技术环境，不仅关系到广大会计实务工作者的发展机遇和就业前景，而且将推动会计电脑化的真正推行和效益发挥。

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