财务电算化的内部控制

摘 要：针对会计电算化系统设计开发不完善、授权安全、数据执行主体和保存介质、会计人员操作失误等内部控制问题进行简要分析。
关键词：财务；电算化；内部控制
随着科学技术的发展，电子计算机数据处理技术在会计领域得到了广泛的应用。随着会计电算化的应用，对企业的内部控制制度也提出了新的要求，原手工会计所采用的内部控制制度已不适应电算化会计的要求。由于计算机技术自身的问题及会计人员业务水平和个人素质等原因，会计电算化信息系统的应用也存在许多问题。因此，必须加强会计电算化系统的内部控制以保证财务实行电算化后的系统正常、安全、有效地运行。
1 会计电算化信息系统内部控制存在的问题
会计电算化系统环境下的内部控制是会计内部控制的特殊形式。随着计算机的发展特别是网络技术的发展，会计电算化系统将向着更加深广的方向发展，也将给企业的财务管理带来新的挑战。会计电算化系统取代传统的手工会计系统将是一种必然趋势，但会计电算化系统在我国还是新生事物，与传统的手工会计系统相比还存在许多问题具体表现在：
1.1会计电算化系统设计开发不够完善
有些企业，特别是大型企业具有的行业特殊性无法直接使用通用会计电算化系统，只能自己开发会计电算系统。由于在软件研发之前对需求分析和可行性评价进行得不够全面、充分、细致，对未来业务发展的前瞻不足，考虑基层单位的实际情况不够深入，不够贴切实际，不能满足千变万化的业务需要，结果造成与企业的业务管理系统不能完全接口需要手工处理。
1.2会计电算化系统授权存在安全隐患
传统手工会计授权下，对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名和印章。签名和印章或运行特定程序进行业务处理，从而给企业造成经济损失。
1.3会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
会计电算化系统数据运行中一旦硬件系统出现故障，将导致数据不能处理，会计工作不能进行。一旦程序染上病毒，也将会严重危害系统的安全，若不能及肘排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质因受热、受潮、折损等原因出现损失，保存的会计数据将会丢失，如果没有及时相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重地影响到企业的会计工作。
1.4会计电算化中会计人员操作失误存在安全隐患
由于会计人员专业水平和电脑水平参差不齐，对会计电算化系统理解、使用、掌握等存在问题，也有可能导致数据错误、信息失真。
1.5会计电算化系统数据库分散管理存在安全隐患
目前，有的大型集团企业存在将会计电算化系统数据库分散在各分支企业管理的情况。作为大型集团企业若数据处理环节分散进行，一个基层企业数据出现错误，上级企业不能及时发现必然导致整个会计信息系统的数据失真。
2 加强和完善会计电算化系统内部控制的若干对策
会计电算化系统的内部控制是内部审计工作的一部分，也是企业经营管理的重要环节，内部控制的好坏将决定着企业经营管理的成败。世界上凡是经营管理成果出众的企业，一定拥有出色一流的电算化会计信息内部控制系统。在我国，会计电算化系统尚处于初级阶段，加强和完善会计电算化系统将是十分重要和必要的。

2.1加强会计电算化系统业务人员组织控制
在会计电算化系统环境下，要对手工系统环境下的组织结构做出调整，对各类会计岗位进行重新划分，在授权过程中运用内部审计，按照权、责、利相结合原则建立岗位责任制。对财务软件的开发人员、维护人员和会计业务操作员、出纳员进行合理的岗位分工，形成三类工作岗位：系统设计与维护岗位、财务处理岗位和专业核算岗位，必须坚持不相容岗位相分离的原则。
2.2加强会计电算化系统操作和维护控制
会计电算化系统操作和维护控制主要是通过制定一套完整而严格的操作与维护规程来实现的。规程应包括操作的具体流程、各环节的主要分工和职责、注意事项、维护的时间和内容、维护的程序等。通过加强会计电算化系统操作与维护控制，保证财务软件操作的规范化，保证财务软件正确安全地运转，防止软件被非法修改、删除。
2.3加强会计电算化系统档案管理
会计信息系统档案主要是指打印输出的各种帐簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。会计的电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，并制定相应的管理制度。磁性介质必须及时进行备份，并做好防止计算机病毒侵袭的工作。所有财务档案均应做好防火、防潮、防尘、防盗等工作，并定期盘点磁性介质还要进行防磁工作。
2.4加强会计电算化系统工作人员的职业道德建
设和专业水平培训如果作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意的修改软件程序、修改数据库的数据、非法取得口令，最终则达不到内部控制的目的。因此，道德规范、行为准则、能力素质的建设应直接纳入内部控制结构的内容。企业管理者应当重视对财务工作人员的选用与培养，增强财务工作人员的职业道德水平和业务水平，达到会计电算化系统的主体诚信。
2.5加强会计财务软件的研发和维护
对于财务软件的研发管理尤为重要。在软件研发之前要进行需求分析和可行性评估，以达到满足企业会计核算的目标。同时对在用财务软件进行定期维护、以保证软件安全、平稳、高效运行，并不断完善财务软件的功能。
2.6加强会计电算化系统财务办公地点管理
工作人员不得在财务专用计算机上上网、插入外来软盘、光盘，以防止病毒侵入计算机破坏计算机软件、硬件。定期对计算机进行查毒、杀毒等工作，保护会计电算化系统软件环境的安全。财务工作地点应实行“闲人免进”制度，防止无关人员进入，实行工作日制和来访登记制度，实行专机、专用、专人制度。
2.7加强会计电算化系统业务操作的控制
会计电算化系统业务操作主要包括数据的输入、数据的处理和数据的输出。对数据的输入、处理、输出过程的控制是保证会计核算系统有效的关键。对审核通过的数据、会计业务人员经过正确的输入，进行恰当的处理和运行，并及时输出，会计核算系统才能实现自身的目标。
2.8实行会计电算化系统数据集中控制管理
以数据集中为基础，以网络为支撑，将原多个数据库集中到省级或区域的中心库进行集中运行管理，并按管理工作制度和标准统一工作流程，开展会计电算化的各项日常工作。这样在中心库就能及时掌握各项第一手资料，从而进一步强化对各基层公司的监管力度，有效防范和化解经营风险，降低经营成本。

电子计算机技术、网络技术的不断发展，将使会计电算化系统不断更新和完善。目前，会计电算化系统已在各个企业广泛应用。wto后，中国经济的发展已经进入快车道，与世界经济融为一体；中国的企业正在国际国内两个市场上抓住机遇与接受挑战，并积极参与国际竞争和国际分工。因此，会计电算化系统内部控制的好坏直接影响到企业的管理和效益。为了提高企业的管理水平和经济效益，各个企业在财务工作中甚至在整个企业经营管理工作中要切实加强和完善会计电算化系统的内部控制。