小企业开展会计电算化模式分析

[摘要]小企业开展会计电算化有3种模式，分别是构建会计电算化系统模式、在线租用财务软件模式、代理记账模式。文章对3种模式进行了介绍，分析了3种模式的优缺点，并提出了不同模式的适用范围。小企业应根据企业的实际情况选择合适的模式。

　　[关键词]小企业；会计电算化；构建；在线租用；代理记账
　　　
　　本文所指的小企业，是指按照国家经济贸易委员会、国家统计局等部门2003年制定的《中小企业标准暂行规定》（国经贸中小企[2003]143号）中界定的小企业为标准，包括工业、建筑业、批发、零售等各行各业中的小企业。根据金蝶公司2002年的统计结果，中小企业会计电算化普及率还不到15％，大部分还采用手工核算的方式。小企业由于多方面的原因，其会计电算化普及率所占比例则更低。影响因素是多方面的，但主要原因有以下3点：缺乏专业的信息化知识和经验；缺乏资金；缺乏专业的it人员。为了促进小企业会计电算化普及，进一步发挥信息化在企业管理中的作用，笔者探讨了几种促进小企业实现会计电算化的模式，以帮助小企业尽快实现会计电算化。
　　
　　一、构建会计电算化系统模式
　　
　　构建会计电算化系统，是指企业购买实施会计电算化所需的各种软、硬件系统，建立健全会计电算化各项管理制度，组织实施人员培训，自己负责会计电算化系统日常运行、系统维护等工作。该种模式要求企业有较充足的资金，对实施会计电算化有正确认识，能够正确构建合适的计算机软硬件系统，有健全的会计电算化内部管理制度；更重要的是要求企业具备较高水平的会计电算化管理人才，能够解决会计电算化系统日常运行中出现的各种问题，能够进行电算化系统分析，充分利用会计电算化系统帮助企业预测、决策。
　　
　　（一）优点
　　1.能够充分满足企业需要
　　开展会计电算化系统所需的软硬件系统由企业自行决定，企业可根据自身实际情况，构建合适的计算机硬件结构，如选择单机结构、对等网结构等；选择合适的系统软件（如选择windows操作系统、unix操作系统等）和财务软件（如用友、金蝶等软件），以及决定起用哪些子系统。会计电算化系统构建完成后，一次投资长期受益。
　　2.数据安全可靠
　　企业构建的会计电算化系统只有企业财会人员才能访问，避免了外界人员随意访问计算机，避免了大量的恶意访问、不必要的误删除、误操作以及病毒危害；财务信息保存在自己的计算机硬盘或软盘上，能够避免黑客或其他人员的恶意攻击，电子数据档案的保管更加安全可靠。
　　
　　（二）缺点
　　1.资金投入较高
　　构建会计电算化系统，需要较多的资金投入，即使各方面精打细算，也得需要近10余万元的资金，包括软硬件投入、前期人员培训等相关费用；后期的软硬件系统升级还需要一定的资金，对于小企业而言，可能是一笔不菲的资金投入。
　　2.对财会人员素质要求较高
　　系统运行过程中，可能会遇到各种各样的问题，有些问题可能是系统漏洞造成的，有些问题则可能是财会人员不正确操作引起的。虽然软、硬件服务商能够提供相关服务，但这些问题如果全部依赖供应商解决，无疑会给企业带来很大麻烦，这就要求企业财会人员能够自行解决大部分疑难问题，这对小企业来说无疑是一种挑战。
　　3.要求企业管理制度健全
　　会计电算化系统的运行是一项较为复杂的系统工程，系统的运行需要靠管理制度来控制和约束，这些制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、档案管理制度等，某一方面的制度不健全，都有可能造成严重的不良后果。
　　
　　（三）适用范围
　　构建会计电算化系统模式对小企业的综合要求是比较高的，因此该模式一般适用于规模较大、业务类型比较复杂、管理制度健全、会计电算化知识储备较多的小企业；而对于规模较小、业务种类较少、财会人员电算化知识
　　较匮乏的小企业而言，则不适用于该种模式。
　　
　　二、在线租用财务软件模式
　　
　　在线租用财务软件模式，也叫asp（application service provider，应用服务供应商）模式，是指用户不购买安装复杂的计算机软、硬件系统，只需一台能够上网的计算机，通过网络租用财务软件，直接在网络上运行软件来完成会计核算以及其他财务管理工作。在这种模式下，软件应用服务商搭建一个网络财务应用平台，这个平台由服务器、数据库管理系统、网络财务软件以及互联网接入设备组成，用户只要上网，调用租用的该站点上的财务软件，就能进行填制凭证、记账等各项财务工作。asp站点实际充当了用户的电算中心，企业相当于该电算中心的一个用户。asp服务商负责系统的安全运行、维护升级等工作，用户只负责使用。据统计，美国asp模式开展得很好，约有60%的企业不同程度地采用了asp模式，在香港地区有6万多个商业网点在采用asp模式。据国际权威公司预测，asp模式在未来几年将保持22%的年增长率。我国大陆asp模式开展较晚，据不完全统计，采用在线租用财务软件模式注册的中小企业有3000多家，处于刚刚起步阶段。
　　
　　（一）优点
　　1.节约资金投入
　　在asp模式下，企业不需构建会计电算化系统，只要按月支付租用软件的租金和网络使用费即可，租金视租用的模块而定，如租用财务管理模块，月租金一般在100元左右，进销存模块的租金一般在每月300元左右。至于系统的维护升级等费用，则完全由软件应用服务商负责。该种模式相对于企业构建电算化系统而言，无疑会减少大量的资金投入。
　　2.降低了财务软件的选购风险
　　众所周知，开展会计电算化系统，非常重要的一环就是选购会计电算化软件。就目前的财务软件市场而言，形形色色各种模式、各种类型的财务软件充斥着市场，据不完全统计，目前我国会计电算化市场的财务软件有300种左右。在这么多的财务软件中，如何选择企业适用的财务软件着实是一个大问题。据调查，一些企业开展了会计电算化后又回复到手工记账，一个很重要的因素就是选购的财务软件出现了问题。而在asp模式下，财务软件的选购风险则完全由asp服务商承担。

　　3.降低了企业的管理标准
　　在asp模式下，软、硬件系统的日常运行和维护升级等工作都由asp服务商负责，这样用户就避免了大量的会计电算化系统的管理工作，从而降低了企业的管理标准，降低了对财会人员的素质要求。
　　
　　（二）缺点
　　1.财务信息的安全性可能较差
　　在asp模式下，企业财务信息是以电子数据的形式保存在asp服务平台上，由asp服务商统一负责安全保管。虽然每个用户都有自己的登录密码，但密码和其他财务信息一样也是保存在asp服务平台上，对计算机高手或asp服务商而言，这种保密就显得太脆弱了。人们说得最多的就是：“把数据放在别人的计算机里，你们老板睡得着觉吗？”这样就要求用户在选择asp服务商时，一定要慎重，做好前期调查工作，最大限度地了解该服务商的信誉、规模、能力等相关指标，把潜在风险降低到最低限度。
　　2.网络响应速度可能较慢
　　在asp模式下，很多用户通过拨号方式访问asp服务平台，过多的用户同时登录系统可能会使服务器响应速度较慢而造成网络阻塞，导致信息处理速度较慢，影响企业的业务处理进度。不过随着网络的发展和宽带接入成本的降低，这个缺点可能会很快克服。
　（三）适用范围
　　总的来讲，任何类型、规模的企业都可以采用asp模式，但通过几种模式的比较，笔者更倾向于规模较小，资金实力较差，业务类型比较单一，会计电算化知识储备较少的小企业采用。
　　
　　三、代理记账模式
　　
　　代理记账模式，是指小企业自己不进行会计电算化业务处理，而将相关工作交给有代理记账权限的代理机构完成，小企业按期支付代理费用。经济业务发生后，企业将原始凭证交给代理机构，由代理机构在会计电算化系统上进行业务处理，产生电子数据。代理机构负责系统的安全运行和维护升级等工作，由代理机构负责财务信息的备份、档案管理等工作。小企业可以根据自己的需要在代理机构的系统上查询财务信息，甚至由代理机构负责进行财务分析等。
　　
　　（一）优点
　　1.节约资金投入
　　在代理记账模式下，小企业和代理机构签订代理合同，小企业只需根据合同规定支付代理费用，一般每月300～1 000元，会计电算化系统的构建费用、维护升级费用，以及系统操作人员的培训费用等一概不需支付，因此资金投入很少。
　　2.降低企业管理标准
　　在代理记账模式下，会计电算化系统的运行、维护等工作由代理商负责，企业在此方面不需制定任何管理制度。另外，企业的纳税申报等工作均由代理机构负责，如发生延迟纳税而罚款等事项，可由代理机构承担，小企业可以将精力完全放在业务经营管理上。
　　3.业务处理规范
　　代理机构经过财政部门审批，业务处理能够按照会计制度规定规范进行，能够最大限度地避免小企业由于财会人员素质较低而产生的会计信息失真现象，有利于企业利用财务信息加强企业管理，进行预测、决策。
　　
　　（二）缺点
　　1.财务信息的安全性可能较差
　　和采用asp模式相似，企业的财务信息存放在代理机构的会计电算化系统上，信息的安全性可能较差。另外，小企业对电算化业务的处理知识知之甚少，也不便于监督代理机构的业务处理。
　　2.信息使用不太灵活
　　小企业的会计业务处理交由代理机构完成，代理机构在规定的时间内完成记账工作，相对于企业自己记账而言，记账周期是比较长的；另外代理机构有规定的工作时间，工作时间之内查询业务比较方便，但工作时间之外则有些不太方便。
　　
　　（三）适用范围
　　代理记账模式适用于规模很小的商业、服务业企业，抑或规模较小的各种类型初创公司，这类企业业务比较简单，经济技术实力较弱，人员素质不能满足会计电算化需要，短时间内不能改变会计电算化工作现状。
　　
　　四、结论
　　
　　通过上述分析可知，小型企业要实行会计电算化，可以采取的途径是多种多样的，每个小企业可以在充分分析自身特点的基础上，考虑不同模式的优缺点，实现企业的信息化。
　　
　　主要参考文献
　　[1]宋钊.金蝶欲“大小通吃”.计算机世界，2002，（4）： c12.
　　[2]asp模式是中小企业信息化建设的有效途径[eb/ol]./wawacrm.2005-12-23.