论在会计电算化环境下会计档案的职能

　　摘要：论述了在会计电算化环境下，会计档案职能的特点、职能的定位与档案职能的实施;强调在会计电算化环境下，会计档案的职能应设置成为会计质量控制的关口与会计信息利用的窗口。

　　关键词：会计电算化会计档案档案管理

　　会计电算化是指电子计算机代替了传统的人工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成对信息分析、预测与决策的过程。会计电算化与会计档案管理相互依存、互为促进，一方面，会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围，提高了会计档案管理的效率;另一方面，会计档案管理也对电算化环境下会计工作提出了新的要求，并为会计控制提供了重要的理论依据。

　　一、会计电算化档案的特点同人工记账时代的会计档案相比，在会计电算化环境下，财务人员的日常工作以及历年会计资料的调阅大都可以在计算机上完成，产生了许多反映会计监督过程的管理文件与依附于计算机磁性介质上的会计数据，因此，会计档案的管理具有下列特点：

　　领域拓宽性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料，具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性。实行会计电算化后形成的会计档案，从实际内容看，不仅保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案，还包括了存储在计算机、其他磁性介质或光盘上的会计数据，使电算化会计档案与传统的会计档案相比，存储的范围和领域明显扩大。

　　环境依赣性与载体特殊性。传统的会计档案不需要软、硬件的支持.比较直观，可以直接查看到会计信息，而会计电算化档案必须在特定的计算机软、硬件系统才可重现，对系统环境具有很强的依赖陛。会计档案的数字化，使会计核算资料的记录方式发生了突破，虽提高了会计信息处理的质量和速度，但由于电算化会计档案中的档案载体不是纸张而是磁盘、光盘等，它们受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期与载体在讨 算机文件中阅读器质量好坏等因素的影响较大。

　　信息共享性与档案易修改性。网络技术的运用。可以提高会计文档的多方位检索速度，并能够实现档案信息的网上远距离传送，有利于会计档案资源共享。但是，由于存储磁介质与光盘中的数据很容易被修改，从而导致会计档案信息的失真，甚至被破坏的可能。

　　档案管理的艰难性。实行会计电算化后，会计档案的载体是磁性介质和光盘，极易损坏、修改且难留痕迹，故需加强对档案管理的权限控制，并通过修改日志进行监控;同时，由于会计电算化档案容易受到载体的质量、存放环境、存储信息的有效期圈等因素影响，对会计电算化档案的管理，在安全性、完整性方面比传统管理要求高，上述因素将给会计档案信息的维护与保管带来很大的困难。

　　二、会计档案职能的定位会计工作电算化在减轻劳动强度、提高工作效率的同时，也为水法分子利用高新技术侵占公款创造了机会。因此，在会计电算化环境下，要达到预防犯罪与会计信息有效利用的双重目标，会计职能的行使应设置为两个层次，其一，由会计工作前台行使对经济活动的核算与监督职能，完成对单位经济业务的处理工作;其二，由会计工作后台行使对会计工作的再监督职能，完成对会计信息质量控制与信息利用工作;与此同时，各单位财务部门还应建立事后监督的快速反应机制，通过后台工作的指导与监控，确保前台工作的质量。因此，会计电算化环境下会计档案的职能应突出两大功能，会计工作质量控制与会计信息利用。

　　会计档案是实现会计质量控制的关口。在会计电算化环境下，会计质量控制的重点是建立一种内部控制机制，会计档案管理的主要职责是耍留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹，并通过相应的事后监督机制，及时发现并中止上述行为。首先，在会计电算化环境下，会计档案管理首要职能是根据电算化环境下会计档案管理的新特点，将确保归集一套反映经济业务与会计工作本来面貌、真实的会计档案资料，作为档案管理的首要任务;其次，将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴，将事后监督信息定期反馈到会计工作前台，同时真实记录信息反馈与信息处理的过程;第三，建立会计档案归集的审查制度，档案材料在归档时要做到内容完整、手续完备、要求具体、责任明确，使会计档案的归集成为单位会计工作质量再完善的过程。

　　会计档案是实现会计信息利用的窗口。首先，会计档案利用的旨要任务是要根据会计工作的特点，及时进行数据备份，并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上，与相关的文字材料和电子文档等一同归档，保证归档资料的完整性，为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础;其次，运用相关的统计分析方法，根据单位经济业务的分类，对会计信息进行加工整理，并通过对会计档案的编研，以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息，防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失;第三，根据工作需要，有针对性地实现会计档案信息的对外提供，提高会计档案的利用价值。