谈会计电算化系统的运行管理

　　摘 要：会计电算化作为衡量一个单位财务管理水平的重要指标， 已渐渐普及到每个单位，但是在实际运行过程中如果管理、控制不严，则很容易出现很多负面问题，笔者在实际应用会计电算化系统后，总结出系统运行管理方面的几点经验，以期提高系统的使用效率，发挥其在经济管理中所起的重要作用。

　　关键词：会计电算化 运行 管理 控制

　　会计电算化是一种趋势，也是衡量一个单位财务管理水平的重要指标。会计电算化系统投入运行后，甩掉传统的手工记帐，经济业务的处理将完全由计算机完成。为保证系统的长期稳定运行，必须对系统进行管理与控制，建立会计电算化内部管理制度，真正发挥会计电算化在经济管理中所起的重要作用。

　　系统运行前应注意问题，

　　选择合适的会计电算化软件目前市场上会计软件品牌繁多，其功能和售后服务也参差不齐，单位应结合自身实际进行选择。如行政事业单位实行的是预算会计制度，企业实行的是企业会计制度，前者可能只需要简单的标准化软件，仅俱帐务处理和报表功能就够了，甚至单机就可以，而后者则要求高的多，一般需要远程、网络连接，多计算机、多人员操作、多权限设定等。建议单位应根据行业需求选择有实力的软件公司， 因为它们经验丰富、实力雄厚，着眼于未来，其开发的软件始终领导行业潮流，在不停的后继开发、升级后，会让本单位所选购软级功能日益完善，操作使用管理更加方便，从而适应会计不断发展的要求。

　　做好系统的初始化设置系统的初始化设置，是帐务软件使用过程中的一次性工作。系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数，在结束建帐后即无法修改，所以用户系统初始化的设置将对帐务处理的质量和工作效率产生直接的影响，可见系统初始化设置这项基础工作一定要作好。

　　在人机并行阶段积累经验，为正式运行打好基础会计电算化软件是一种特殊软件，使用时必须要确保万无一失，因此软件必须经过试运行， 即手工与会计电算化软件并运行阶段，才能投入正式运作。(一般不能少于3个月)在此期间，单位应逐步组织制定一套适合本单位会计电算化的基本操作规程、管理制度，配备人员，划定分工， 分别授权，明确职责。由于软件在开发时采用数字模拟方式，与单位实际会计业务总会出现差距，所以在并行阶段肯定会碰到或发现一些问题，用户应利用销售商提供的免费维护期，积极与服务人员沟通，不断有效改进和完善所用软件，并逐步积累一些经验，为以后的正式运行奠定坚实的基础。

　　运行后的应用管理.

　　电算化后的内部控制手工条件下，会计部门根据经济业务性质分成不同的岗位，各岗位可以相互核对、相互制约，从而形成一个内部牵制网。电算化后，经济业务的记录、存储和处理集中由计算机完成，这种方式虽减少了手工抄写的错误，使数据准确性得到保证， 但另一方面，集中式的处理使大部分职能由计算机统一完成，这就无法通过类似手工的牵制方法检查错误。会计信息越来越重要，而数据的可靠性和正确性与内部控制功能的强弱有直接相关性。会计电算化系统的内部控制比手工条件下的内部控制更加复杂，技术性更高。如果内部控制不严，就有可能造成错误的会计记录，甚至有可能产生舞弊现象。所以电算化系统的内部控制在整个系统运行过程中至关重要，如出纳与会计分离、录入与审核分离、必要的上机操作记录和操作日志制度，并根据会计电算化内部控制中不相容职务予以分离的原则，对各类人员的权限资格进行控制，每个人只能完成其中一部分工作，任何人都不应在未授权的情况下，完成操纵经济业务、数据处理和输出资料。例如：程序员应当只能编制程序或修改程序，不能参与数据输入和数据处理;操作员只能输入或输出某些资料，不能编制程序或修改程序等等，只有这样，才能有效降低甚至杜绝差错发生的可能性，才能使会计人员各司其职，责任明确，符合会计上相互牵制、监督的原则，这是电算化信息系统安全、有效、正确、正常运转的保证，也是防止各种舞弊的有效措施。

　　系统安全控制系统的可靠性、信息的安全性以及信息处理的正确性均依赖于强有力的安全控制。

　　主要包括机房管理、档案保管安全控制、计算机病毒的防治等。

　　电算化会计系统的应用管理电算化会计系统的应用管理主要是日常管理工作，它是系统正常、安全、有效运行的关键，如果单位的操作管理制度不健全或措施不得力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机，如果操作不正确，会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行，也会造成录入数据的不正确，影响系统的效率;如果各种数据不能及时备份，则有可能在系统发生故障时，使会计工作不能正常进行，如果各种差错不能及时发现，则有可能使系统错误运行，输出不正确、不真实的会计信息。所以软、硬件的维护工作必须做好：其中硬件维护主要是保证机房设备安全和计算机正常运行，这是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房、设备的整洁，防止意外事故发生。

　　软件维护应做好4方面的工作，(1)上机运行系统的规定：如系统管理员、业务操作员及其他经单位批准的有关人员才有权上机操作运行系统，与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行系统，所以操作运行人员须经培训合格后方可上机操作。(2)操作权限，业务操作员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改已复核凭证数据，如发现差错，应在复核前及时修改或向系统管理员反映，除软件维护员外，其他人员不得直接打开库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和库文件结构;出纳员不得进行系统性操作;系统软件、系统开发的文档资料， 存档的数据软盘、帐表、凭证等均由系统管理员负责并指定专人保管未经系统管理员许可，不得擅自复制、修改、出借;操作规程，各操作使用人员在上机操作前后，应进行操作登记。操作密码应注意保密，不能随意泄漏，操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作，每次上机完毕，应及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外;未经批准，不得使用格式化等对硬盘数据有害的命令;不能使用来路不明的软件和进行各种非法拷贝工作，以防计算机病毒的传人。

　　如果能做好以上工作，相信单位一定能在短时间内熟练掌握会计电算化，并显着提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度，充分发挥它在财务管理中的重要作用。