关于会计电算化内部控制的探索
会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计领域的应用，目前已经成为一门融信息科学、管理科学、计算机科学和会计科学为一体的边缘学科,在经济领域中有着举足轻重的作用，推动着社会经济不断向前发展。而在会计电算化中，其内部控制的发展是至关重要的。会计电算化与内部控制是相互促进、相辅相成的,所以会计电算化的内部控制制度的规范与完善则必须被提上曰程。
一、会计电算化与内部控制的相关理论
(一)会计电算化的概念和作用
1. 会计电算化的概念
所谓会计电算化，简单地说就是将电子计算机技术应用在会计领域中，从而利用电子计算机的优势促进会计工作的发展。具体来讲,就是通过对相关会计软件的使用来逐步代替原来手工会计模式下的记账、算账和报账的整个会计工作过程，其中也包括对部分会计信息的分析、预测和决策过程。
2. 会计电算化的作用
1)提高会计工作的效率,保障会计信息的实时性
由于在会计电算化下，会计工作的相关操作主要是通过电子计算机进行的，这就在一定程度上给会计工作带来了许多的便利。因为计算机具有核算速度快且计算精准的特点，所以在传统手工会计下原本需要好几天的工作通过计算机的帮助则可以节省很多的时间，这些都对会计工作效率的提高有很大的促进作用，同时也有利于促进会计信息的及时更新,保障了会计信息的实时性。
2)减轻会计人员的工作负担,提高会计人员的素质
在实施会计电算化后，许多手工操作的会计工作都被计算机代替了，比如说记账凭证的填制，期末余额的试作人员的工作负担，使他们可以有更多的时间来充实自己的会计知识,掌握更全面的计算机操作方法,提高自身的素质。
二)内部控制的概念和作用
1. 内部控制的概念
所谓内部控制，是指在一定的环境下,为了确保单位的经营方针可以贯彻执行,经营目标可以顺利实现，资产可以安全完整，会计信息可以正确可靠而实施的一系列方法和程序。从上述定义可知，内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。内部控制将管理学与会计学融合在一起,发挥其各自的优势,从而保证了单位内部工作的有序进行。
2. 内部控制的作用
1)提高会计信息的准确性和可靠性
内部控制制度对单位内部的会计工作有一定的监督作用，使会计信息的准确性和可靠性都可以得到一定程度的保障。而会计信息的真实、可靠对单位的经营决策十分的重要，因此内部控制制度的完善也势在必行。
2）确保企业资产的完整
对于货币资金收发以及各种财产物资的采购和验收，内部控制制度都可以对其进行监督和控制，有效的防止工作人员的一些贪污、舞弊的行为，从而确保企业资产的完整。
3)保证经营活动的顺利进行
企业通过相关的程序制定严格的内部控制制度,使各部门能够相互配合、各司其职，使每名员工都可以做好分内之事，并相互帮助和监督。这样就可以及时纠正工作过程中出现的偏差，从而保证生产经营活动的顺利进行。
二、会计电算化对内部控制的影响
(一)内部控制的形式及内容变化
由于网络技术的发展不断成熟，会计电算化内部控制的形式也随之发生变化。首先,在传统的手工会计中，其内部控制是由人为来实现的。但是在实现会计点算化后,一些内部控制的措施转移到了计算机内部，由计算机自动实施,如余额的平衡检查、发生额的平衡检查以及凭证的借贷平衡校验等等。其次,一些内部控制的措施在会计电算化取代传统手工会计的时候已没有了存在的必要，如凭证汇总表失算平衡的检查以及科目汇总表试算平衡的检查，因此，节省了许多的人力、物力与财力。此外,在会计电算化实施后，内部控制不再是仅由人工完成的，而是具有了人工操作与程序控制相结合的特点。当然,在内部控制的形式发生变化的同时，内部控制的内容也有所改变。由于会计电算化将网络技术引入到会计工作中，给其增添了一些新的控制内容和新的控制措施,如对计算机操作的管理、对计算机硬件及软件的保护与维修,对计算机病毒的预防、计算机操作人员的岗位职责和内部牵制等等。在会计电算化的操作系统中，一定要保证数据输入的正确性，因为一旦输入错误,就会导致一系列的错误,甚至会使整个企业的经济无法运行。此外,会计电算化后的内部控制重点应放在计算机系统之间的连接控制、会计信息的输出控制、人机交互处理的控制等方面。
二)内部控制的存储介质变化
在传统的手工会计操作中，会计数据的收集、处理、记载等都是由人工记载在纸张之上的，并以此形式归档，进行相应的保存与保管。而在会计电算化的操作系统中，几乎所有的数据都是通过磁性介质来保存的。但磁性介质也存在一定的缺陷，如数据篡改不留痕迹,在受热、受潮、被磁化后易损坏,会计数据丢失后不易找回等等。这就要求我们进一步改进会计电算化操作系统，以避免此类风险的发生。
三)内部控制的交易授权变化
在内部控制系统中，授权、批准控制是一种十分常见的内部控制。在传统的手工会计中，签名和盖章是最主要的授权形式。每一笔经济业务都要由具有相应权限的经手人进行一层一层、一级一级的审查、复核与签章，以保证经济业务的准确性,但是在会计电算化操作系统中，绝大部分的授权、批准控制都是由计算机自动完成的,节省了人力,也节约了资本。
四)内部控制的环境变化
由于会计电算化的不断普及，对会计人员的要求也不断提高，除了最基本的财务理论知识,还需要掌握一定的计算机操作能力。会计业务也不仅仅是原来单纯的记账、算账、报账,而是会计核算与计算机操作的结合。除此之外，由于网络技术的发展,会计业务可以在远离企业的任意一台计算机上完成,加快了会计信息的处理速度,也扩大了会计业务的处理范围。
三、会计电算化内部控制制度存在的问题
(一)职权问题没有得到很好的解决
在内部控制中，操作权限的控制是一种基本的控制手段。在传统的手工会计中，权限的分配十分明确并且不允许职权间的相互重叠。但是在会计电算化操作系统得到实施之后，由于信息技术的发达,原先的许多岗位可以进行合并。这在减少会计人员的同时,也使得一些不相容的岗位并没有得到真正意义上的分离。如有些操作人员可以以不同的身份进入电算化操作系统，使职权分离的真正作用没有得到有效的发挥。这样就给那些心术不正的人提供了营私舞弊的机会，使会计信息的安全得不到保障,更会造成企业经济的瘫痪。
二)缺乏专业的会计电算化人才
与其他国家相比,我国的会计电算化研究起步较晚，所以对会计电算化进行过详细研究的人也比较少。在我国的大多数企业中，为了节省员工培训的费用同时能够让员工能够尽快上岗，企业常常仅对员工进行短期的会计电算化的培训。在培训过程中，由于多种因素的作用，使员工接受不到有效的训练，既不能充分掌握会计电算化的理论知识,也不能熟练操作会计电算化的相关软件。而在大部分企业中又没有配备会计电算化方面的专家，这样就会造成员工在工作岗位上遇到相关难题而无法得到及时的解答，从而不仅没能发挥计算机在工作中提高效率的作用，还在一定程度上降低了企业的工作效率。
三)会计电算化得不到足够的重视
传统的手工会计在我国的运用已经有了一个非常长久的历史，且一直对我国的经济发展起着积极的推动作用，从而在我国的经济领域占有着一席之地。因此,在大多数企业的心目中传统会计的优势十分明显，有着不可撼动的地位，有的人更是认为会计电算化的工作是一种潮流和趋势,对其的使用也仅仅是出于虚荣心的作祟,所以即便是将电算化运用在会计领域，也没有发挥其真正的作用。而在我国会计电算化的引进比较晚,宣传力度不够大,投入资金不充足，再加上操作起来与传统手工会计有较大差异，因此没有得到会计人员和企业的足够重视。除此之外，虽然有很多大中型企业集团以及行政事业单位都采用了会计电算化，但是它们并没有认识到会计电算化内部控制的重要性,从而出现了许多纰漏。
四)会计电算化软件自身存在问题
虽然会计电算化在实施以后给企业带来了不少的好处,如减少了人员的使用、扩大了经济业务的操作范围、提高了会计人员的工作效率，但是我们仍然要清晰的认识到,会计电算化也确实存在着一些急需解决的问题。首先,会计电算化的相关软件在安全性上存在问题。由于目前的软件设计更加重视功能上的优越性，而常常忽略数据上的保密措施,这样的做法存在着严重的安全隐患。如今财务软件的数据库经常呈现开放的状态，只要具有一定计算机操作能力的人都能够轻易进入到会计电算化的系统中，这样那些不法分子就可以通过这种方式窃取资
料、篡改数据。而且计算机上的操作具有不留痕迹的特点，随意的修改很难被察觉,这些都可能给企业带来不可估量的经济损失。其次，会计电算化软件的通用性比较低,使用上也存在着混乱的状态。在我国的企业中，有的使用的是商品化的通用会计软件，有的则使用的是专用的定点开发会计软件。这样就会使得不同会计软件的数据接口无法自如的对接，而各种电算化软件之间又无法实现兼容,从而导致数据传输上的困难,造成财务软件使用的混乱状况。此外,会计资料还存在保存不当、备份不及时的现象。虽然在会计电算化的法规中有明确规定,每个企业必须保持每天双重备份,并分人分处保管。但是在实际工作中，这项规定并没有得到所有企业的落实，也没有将所有的凭证、账薄和报表及时打印和保管,从而在电脑出现故障时,造成部分会计资料的丢失,给企业带来无法弥补的后果。
五)网络环境对会计电算化内部控制存在威胁
在传统的手工会计中，会计业务的执行主体是会计人员。而在会计电算化操作系统中，会计业务的执行主体则是电子计算机。因此,对计算机的保护与维修必须得到足够的重视。因为一旦计算机在突然之间出现故障,就会使会计数据和会计资料严重受损，以致无法进行正常的会计电算化工作。除此之外,会计电算化是在网络环境这样一个大的空间范围内运行的，而网络环境又是十分开放的,这在为会计电算化的操作提供便利的同时,也给其他人访问财务资料提供了机会，他们可以在数据传输的过程中进行非法拦截。另外,网络中各种各样的病毒都会给会计电算化的数据带来危险。
四、建立健全会计电算化内部控制的措施
(一)加强对会计电算化人员的职权管理
在传统的手工会计中，会计岗位包括会计机构负责人、出纳、稽核、资本核算、财务收发、档案管理等。在企业实行会计电算化后，相应的会对原有的组织机构进行调整，以适应会计电算化操作系统的内在要求，这时的会计岗位包括系统管理、系统操作以及系统维护等。不管是传统手工会计还是会计电算化,都必须遵循职权分离的原则，只有这样才能够做到相互监督、相互制约,从而使错误和舞弊的现象从根本上消除,以保证会计数据和会计资料的真实和可靠。例如，软件操作人员不能兼任审计记账人员、电算维护人员和电算审查人员；数据输入职务与审核记账职务不能相容等。同时,还应建立起职务轮岗制度。
(二)加强对会计电算化专业人才的培养
如今我国的许多企业都已经实行了会计电算化，但是在对人员的培训方面却没有得到应有的重视，这也是会计电算化发展缓慢的一个原因。因此,我国企业必须加强对会计人员的培训，提高他们对会计电算化理论知识的理解和计算机基础知识的应用，这样会计人员就能够将会计理论熟练的应用在电子计算机上。此外,在企业内部,我们也应该配备会计电算化方面的专家,在会计人员进行会计电算化操作过程中遇到问题时,可以得到及时、有效的解决。
三)提高对会计电算化的思想认识
虽然与西方国家相比，我国的会计电算化发展比较晚,但会计电算化的优势已经完全展示出来了。它可以节省人力资源、节约投资成本、克服空间障碍、提高工作效率,而且改变了会计核算方式、数据处理程序和数据存储程序,为会计工作的开展提供了便利。会计电算化的实施是会计领域里的一项重大变革。为了能让这一变革迅速的开展,我们必须从人们的思想意识入手，让他们认识到会计电算化的益处，从根本上促进会计电算化的发展和完善。此外,我们还有加强会计人员的职业道德建设,把道德规范、行为准则纳入内部控制的内容,让思想规范行动,从而为会计电算化的发展营造一个良好的氛围。
四)严格规范会计电算化的操作
虽然会计电算化的执行主体是电子计算机，但操作计算机的还是相关的会计人员，因此必须要严格规范会计电算化的操作。首先,我们要严格会计电算化系统的输入控制。我们要建立审批机制,对输入的数据进行审批，从源头上杜绝错误的发生。同时我们要采取统一的编码制度,方便对会计业务的管理。其次,我们要严格会计电算化的处理控制。我们要在一定限度内给予企业的会计人员相应的自由，让会计人员在不违反法律、法规的基础上操作会计电算化系统，从而可以根据企业的实际情况进行灵活有效的调整。最后,我们要严格会计电算化的输出控制。我们要建立严格的文件保管制度,在会计资料输出以后,就按照规定进行保管,在有人借阅时也要进行详细的登记。
五)对计算机进行定期维护
在会计电算化实施以后,计算机成为了最主要的媒介，所以一定要加紧对计算机的维护。首先,我们要建立计算机硬件和软件管理制度。当然,在这个制度中保证计算机的正常运行是重中之重，定期对计算机进行检查和维修。其次,我们要提高警惕,防范病毒。众所周知,计算机病毒对计算机系统的安全构成了极大的危害,即便是安装了杀毒软件,也不能完全阻碍病毒的入侵。因此,我们要建立健全防范病毒管理制度,严禁会计电算化局域网接入广域网中,并定期对计算机的病毒进行检查和清查。