开展会计电算化工作的几点建议

　　随着会计电算化的普及和广泛运用，更多的潜在风险会有所暴露，这就要求我们要注重会计电算化软件的开发和人才的培养并加强技术培训。

   一、注意正确选用电算化软件

　　采购软件是会计电算化信息系统建立的重要环节。目前的配置方法主要有开发和购买两种。采用开发方式取得软件时，不管是自行开发、委托开发还是联合开发，大多数采用生命周期法(划分为系统可行性分析、系统分析、系统设计、程序设计、系统测试、系统运行与维护六个阶段)。由于这种方法在时间、技术力量和资金投入等各方面要求非常髙,一般用户很难实现。

　　目前市场上成熟财务软件虽然种类繁多,但采用直接购买方式较为合适。会计电算化软件从应用上讲可分为两类，一类是传统财务软件;一类是企业级财务软件。传统财务软件是站在财会部门角度设计的软件，一切以财会部门为中心、,仅满足财务管理需要,不考虑和其它职能部门的衔接，不对其它部门的业务进行实时监控。这类软件大多基于Windows平台开发，采用Access、Foxpro等小型数据库。而企业级财务软件则是站在整个企业管理的角度上设计的财务软件，它以资金流的形式反映企业的管理过程,充分考虑和企业其它职能部门的衔接，是整个企业管理系统中不可分割的一部分。这类软件基于C/S三层结构开发，采用SQLServer、Oracle等大型数据库，面向大中型企业和集团公司的应用，在测量数据处理、远程应用、网络并发控制、安全性等方面有无法比拟的优势。

　　从应用环境上讲，财务软件可分为单机版和网络版。与单机版相比，网络版能同时多人输入凭证,能边输入凭证边查询打印以往的曰记账、明细账、总账、报表;能边输出账簿边编制报表;能边输出账簿边银行对账、往来销账;能多人同时输出同一或不同的账、表;数据存储在专用服务器上,安全性、可靠性比单机工作站髙;支持远程通信等。

　　由于工作站价格的降低和局域网技术的成熟，对大中型企业和公司来讲,选择企业级的网络版软件，是明智的选择，即网络时代使用网络财务软件。对小型企业和公司，由于业务量相对较小，可选择单机版的电算化软件。

　　二、做好操作人员的分工和控制

　　授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但随着会计电算化的超速发展，会计机构也应作相应的调整，如人员岗位责任制:人员岗位包括基本会计岗位和电算化岗位。其中,基本会计岗位为会计主管、出纳、核算、稽核和档案人员等,而电算化会计岗位则是操作员、维护人员、直接管理人员和会计软件人员，以上两种工作人员之间不得兼任。还要明确软件开发人员、维护人员不能兼任搡作员。并建立各岗位人员的岗位责任制度,且分工科学,责任明确,各岗位都要得到一定的授权，并用密码控制。防止非法操作、越权操作。这样人员互相制约和内部牵动，从而加大了出现错误和舞弊的风险。

    三、注意初始化设置工作

　　建账、人员分工、设置科目代码、装入初始余额、凭证类型设置等是初始化工作的五个重要步骤，通常由会计主管完成。该工作一定要耐<、细致,考虑周全，不可草率进行。如科目的设置、往来账的设置、期初余额的准备工作都要亊先做好,然后开始初始化工作。因为在电算化会计中,电子计算机输出的数据是在程序控制之下,对输入的数据源自动进行加工处理，并储存在磁盘、光盘上。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而,电脑中的原始数据必须由人工亊先进行审核和输入计算机,一旦原始数据在输入中发生错误,计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的准确性,完全依赖于原始数据输入的准确性，正因为会计电算化的这一固有弱点,所以对内部控制提出了一些新的具体要求：一切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会it信息质量的真实性、完整性和准确性。

　　四、加强电算化内部审计

　　内部审计既是内部控制系统中的一个重要分支，又是实现内部控制目标的重要手段,内审制度的完善是健全内部控制制度的重要内容。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。审计人员通过开展计算机的亊前、亊中、亊后审计，对系统的处理实施有效的监督,保证计算机运行操作的准确性、可靠性。

　　五、加强会计档案管理

　　会计档案管理不仅包括凭证的编号、微机的录入、资料的传递、资料的保管等过程的管理，还涉及人的管理。因此,要建立严格的档案借阅制度。重要会计档案必须经主管领导批准后方可借阅。对输出的以磁性介质保存的会计档案，要实行双备份,并由专人分开保管。对储存数据的各种磁盘或光盘做好必要的标号。文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新.过程都应做好登记。电算化会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。要定期对备份的数据进行检查,必要时进行转存等。只有这样,才能在企业内部形成一套会计档案的全面管理制度。

　　六、加强系统安全控制

　　信息系统的网络化面临的最突出的问题就是安全问题,要避免由于外部环塊因素导致系统运行错误的不安全隐患。加强安全控制主要应从技术和制度两方面进行控制。主要控制措施包括:订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑；设置操作权限限制,操作人员身份的密码控制;数据存贮和处理相隔离;坚持“AB备份法”进行资料的备份,备份应定期进行检查、复制，防止磁性介质意外破坏而使会计档案丢失。设置接触与操作的日志控制;机房环境保护,保护性设备配备，以及安全供电系统的安装。例如计算机机房应采用单独专门供电系统,并且不定期检查电源、接地线的安全等措施，以保证机房环境安全；加强对系统通信过程的保护和计算机病毒的防护等。

　　七、重视"复合型”财务人员的培养

　　要充分利用计算机技术和会计知识,制定科学的会计综合体系和会计电算化软件发展规划，选拔优秀的计算机人才,开发适合行业内部需要的会计电算化软件,向大规模数值计算的专用软件、面向问题和过程分析及判断推理的高层次软件综合开发阶段迈进。建立一套完善的计算机辅助管理专家系统和智能系统，使计算机在会计管理工作中的应用向更广泛更深层次发展，实现单位自己的智能化信息与专家系统的会计电算化发展的新路子。会计电算化工作的关键是应用。经常参加计算机技术展示会和计算机培训班,全面了解科技信息和开发信息资源的重要性,提高对计算机的感性和理性认识，充分认识计算机技术的先进性、可靠性及在管理工作中所起到的重要作用。把计算机同现代化的管理科学融合在一起，开发出经济实用的计算机软件系统和更高水平的计算机处理系统,及培养出大批能从亊会计电算化工作的复合型人才,才能规避会计电算化工作中的各种风险。

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