会计电算化教学中常见问题解析

　　会计电算化教学的主要目的是培养学生利用会计软件进行会计处理的实际操作能力，主要内容包括：利用财务软件完成建账、系统初始化、日常账务和报表的处理。本文针对会计电算化(金蝶KIS标准版财务软件)教学中的常见问题进行解析，希望能够提高学习者的动手操作能力，解决操作过程中容易出现的问题。

　　一、文件的保存与备份常见问题解析

　　(一)文件保存与备份方式。在金蝶KIS标准版财务软件中，账套文件有两种保存方式，一种是在新建账套时，自动保存在C盘默认目录下的账套文件，其扩展名为“AIS”，例如，新建的账套文件名为“技能测试”，则其全名自动默认为“技能测试.AIS”，这种类型的文件在金蝶软件中只要点击：文件\打开账套，找到“技能测试.AIS”文件即可打开。另一种文件是备份生成的文件，其扩展名是“AIB”。在金蝶软件主界面，点击：文件\账套备份即可生成，例如“技能测试.AIB”，此种类型的文件需要在金蝶软件中恢复才可以打开，首先点击：文件\账套恢复，找到“技能测试.AIB”，点击打开，再点保存，这一过程其实是将AIB文件恢复成了AIS文件，之后只要在文件\打开账套中找到已恢复成AIS的文件即可直接打开。

　　(二)文件保存与备份路径。在整个金蝶KIS标准版财务软件的操作中，会有三处提示保存文件(假设我们将这三份文件都保存在D盘中以“技能测试”命名的文件夹中)，分别是：(1)新建账套时，输入文件名后，会生成一个“技能测试.AIS”文件，将其保存在D：\“技能测试”文件夹中，假如不改变保存路径，其默认保存路径是C：\program files\Kingdee\KIS\BZB。(2)初始化完成启用账套时，会生成第一个“技能测试.AIB”备份文件，将其保存在D：\“技能测试”文件夹中，其默认路径同AIS路径相同。(3)金蝶软件全部内容操作完成，点击文件\账套备份，会生成第二个“技能测试.AIB”备份文件，仍然保存在 D：\“技能测试”文件夹中，因为此文件夹中有同名文件，系统会提示“文件D：\“技能测试.AIB”已经存在，是否重命名备份文件为*?”，对以上提示点击“是”，此时系统会在同一目录下以当天的日期重命名备份文件，如果不改变路径，其备份的默认路径同上。需要特别注意的是：这两个AIB文件不仅名字不同，其内容在恢复打开之后也是不同的。第一个AIB文件只包含启用账套前的所有数据，因为账套一旦启用，很多数据无法修改，因此备份这份数据以备将来出现错误时使用。第二份AIB文件则包含了账套中的全部内容，包括凭证、账簿、报表。这是一份完整的备份文件，并且它和新建账套时生成的AIS内容完全一致。此时我们检查D：\“技能测试”文件夹，发现里面包含三个文件，一个AIS，两个AIB，假如少了任何一个文件，则说明在新建账套时或两次备份时都忘记修改文件保存路径，此时只要到其默认路径C：\program files\Kingdee\Kis\Bzb中找到即可。

　　二、增加用户及权限设置常见问题解析

　　金蝶KIS标准版系统默认有“系统管理员组”和系统管理员组的成员“manager”，系统管理员组和该组的用户不用授权，默认拥有所有权限，但其默认的是“当前用户”。在这里“所有用户”指能处理所有用户录入的业务单据，“本组用户”只能处理本组用户录入的业务单据，“当前用户”只能处理本人录入的业务单据。因此要授予系统管理员权限的话，必须注意授予所有权限的同时，点选“所有用户”选项，这样即使是其他人做的凭证，本人也可以看到。如果我们在以Manager作为用户时无法查询记账凭证，说明录入记账凭证时用户不是Manager，而是其他用户。且对Manager进行相应的授权时授权范围没有选择“所有用户”，因此查看不到凭证，此时只需对Manager授权为“所有用户”即可。如果以Manager作为用户时无法查询自定义报表，则有两点可能：一是系统默认Manager权限时我们还没有新建自定义报表，二是没有授权Manager为“所有用户”。此时也要对Manager重新授予所有权限，选择所有用户即可。作为系统管理员除了有各种业务操作权限外，最主要的还有增删用户，为用户授权等。除此之外，当我们启用账套后，系统维护中有些内容的修改，例如会计科目、核算项目、账套选项等都只有Manager才可以完成。反结账、反过账也只有Manager才可以完成。因此，在用户管理时要特别注意以下三点：(1)身份(管理员还是操作员);(2)权限范围(所有用户还是当前用户);(3)授权对象(授权哪些模块的操作权限)。

　　三、建账过程中常见问题解析

　　建账是指在电脑中建立一个企业或单位保存财务资料的文件，称之为“账套”。在建账过程中一些账套参数在建账完成后是不可以修改的，例如行业性质、启用日期等。建账过程中的常见问题有：

　　(一)行业性质选错。如在前面选择了某个行业的预设会计科目，则一级科目代码长度由系统给出，用户无法修改。例如选择工业企业，系统会默认一级代码长度为3，选择企业会计制度或新会计准则，系统则默认一级代码长度为4。会计科目的级别以及各级长度的确定，应综合考虑各方面的因素，既要便于操作，又要为今后的发展留有余地。因为一旦新建账套完成，所设定项目均无法再做任何修改。

　　(二)账套启用日期错误。账套启用日期是指用户开始使用金蝶KIS处理账务数据的那一个期间，即用户开始输入数据的那一个年月时间。此日期一旦错误，在完成建账工作后将无法再做修改，只能重新建账。

　　四、系统初始化过程中常见问题解析

　　(一)账套选项。账套选项-凭证设置时一定要勾选“凭证保存后立即新增”，否则在录入记账凭证后点保存按钮后，还需要操作调出一张新的空白凭证。账套选项-高级选项设置时一定要勾选“允许核算项目分级显示”，否则在设置核算项目-部门时，如果有上下级关系的部门，则要输入此部门的上级部门代码，系统会显示“根据系统在账套高级选项中的设置，不允许分级设置核算项目”。例如，在输入核算项目-部门-0201财务科时，由于存在上级部门02行政部，因为未勾选“允许核算项目分级显示”，就会出现提示。

　　(二)会计科目设置。当核算单位需要的会计科目与会计科目表不一致时，选择修改会计科目。例如：核算单位需要的是销售费用，而会计科目表中是营业费用，此时，我们可以选择修改会计科目。再例如：核算单位对主营业务收入科目需要设置多核算项目，分别是往来单位、职员、库存商品，此时也要将科目表中的单一核算项目或无核算项目进行修改。如果在录入期初数据后发现会计科目设置有误，必须将该科目的期初数据删除，才可以修改会计科目属性。如果在启用账套后，对已经发生业务的会计科目再要求修改核算项目属性时，可参照以下方法：一是删除相关业务资料，反过账或反结账，再修改会计科目属性。二是将该科目余额调整为0。需要注意的是，对关系到该科目以前的业务资料不可删除，否则系统将出现不可预料的错误。

　　(三)试算平衡表不平衡。初始数据录入结束后，点击试算平衡表，系统提示“试算平衡表不平衡”。此时原因有以下几点：一是在录入数据过程中将相关数据录入错误;二是数据录入正确，但相关科目借贷方向错误，例如误将坏账准备余额方向记为借方。如果初始数据录入过程中，系统提示“科目5101下设的核算项目数据不平衡”，那么表示5101主营业务收入账户录入数据时出现了问题，原因在于科目设置时，主营业务收入设置为多核算项目，例如多核算项目分别为：往来单位、部门、职员。在账套初始化数据处理时，对多核算项目科目录入的目的是从不同的核算角度来查看打印账务数据，所以，5101主营业务收入与其多核算项目(往来单位、部门、职员)的科目余额、累计借方、累计贷方必须存在以下恒等关系式：[5101]=[5101-往来单位]=[5101-部门]=[5101-职员]。如果不存在上述关系，系统将提示：“科目5101下设的核算项目数据不平衡!”因此，要保证初始数据试算平衡，一定要检查是否将所有的本位币、外币、辅助账、数量金额账、固定资产等全部数据录入完毕并保证数据的正确性，才能进行总账数据的试算平衡。

　　五、日常业务处理中常见问题解析

　　(一)凭证处理。会计凭证处理包括凭证的录入、换人审核及记账处理，在会计凭证处理的过程中常见的问题有：(1)凭证录入后无法保存。检查凭证的录入日期，如果制单日期在当前的会计期间之前，则系统不允许输入并保存。或者是由于凭证字选错导致无法保存，例如银行提现应设置为付款凭证却误记做收款凭证，则系统无法保存，只有修改为正确的凭证号后才可以保存。(2)录入记账凭证时凭证字为灰色，无法选择凭证字。原因在于在账套选项-凭证标签页中未选定“凭证需要凭证字”选项，则此处的“凭证字”输入栏将被隐藏，不会显示出来。我们可以通过点击系统维护-账套选项-凭证功能，勾选凭证字的相关设定完成凭证字新增或者修改操作。(3)凭证无法审核。如果凭证录入与凭证审核由同一人担任，系统会拒绝审核签章，并给出“制单与审核不能是同一个人”的提示信息。(4)凭证不能过账。一是因为在系统维护-账套选项-凭证标签页中选定“凭证过账前必须经过审核”的选项，而此凭证却并未审核，此时只要将凭证审核或者不勾选“凭证过账前必须经过审核”即可过账。二是因为上期未结账，本期不能过账。

　　(二)报表处理。在报表处理系统中，报表公式录入完成后无法取数。一是因为公式设置错误，无法取数，此时重新设定公式即可。二是因为账务处理系统中凭证没有记账，账簿中没有数据。应先返回到总账系统中进行凭证的记账操作(如果没有审核的话，要先进行审核)，然后再次打开报表文件，执行“重算” 命令进行取数，点击“格式”按钮，公式就变为数字，再点“格式”又显示公式。

　　作者：历丽 来源：商业会计 2016年8期