会计电算化与手工记账比较分析

　　会计电算化是将会计的手工处理方式转变为计算机处理方式，但由于计算机存贮容量大、处理速度快等特点，使电算会计来源于手工会计，又超越手工会计，从而使得会计电算化与手工会计之间既有许多共同点，又有许多差别。本文就电算会计与手工会计进行比较，并分析两者之间的异同点。

　　一、会计电算化和手工记账基本概念

　　(一)会计电算化基本概念。会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作中的应用，其实就是利用会计软件代替以前的人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。

　　(二)手工记账基本概念。手工记账是指纯手工进行会计信息的处理，人工记账、算账和报账，这一切是全部依赖于人脑进行的。手工会计区别于电算化会计，是指不借助计算机单纯用手工纸质做账的方法，是以前会计普遍采用的做账方法。将来百分之九十的企业要实行电算化，手工记账将逐步淘汰。

　　二、会计电算化和手工记账基本联系

　　(一)两者的目标一致。两者的目标一致，无论是会计电算化还是手工会计，它们的最终目标是一样的，都是为了加强企业的经营和管理，提供更准确、更详细的会计信息，提高会计人员的素质，促进会计工作的规范化，参与企业内部的经营决策，实现企业管理的现代化，从而提高企业的经济效益。

　　(二)采用的基本理论与方法一致。会计理论是会计学科的结晶，而会计方法是会计工作的总结。两者都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。对发生的经济业务都要运用“借贷平衡”的原理，编制会计分录，计入账户，再进行加工处理，然后编制会计报表。

　　(三)基本功能一致。第一步：收集数据原始凭证，然后将信息输入;第二步：将输入的数据和资料存储;第三步：进行数据的加工和处理(如分类、排序、计算、统计和装订);第四步：信息和数据的分析和传递。

　　(四)遵循会计法规和制度一致。会计法规是进行会计工作的法律依据。会计准则是指导会计工作的规范。无论是会计电算化还是手工会计，都必须严格遵守国家的各项会计法规和准则，尽可能地杜绝会计工作中的漏洞和失误。

　　(五)对会计档案的保存要求一致。会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务事项的重要史料和证据。我国对会计档案的装订、保管和销毁都有明确的规定，各单位必须严格按照规定来执行，违反规定的将会受到法律的制裁，由此可见，我国对会计档案的重视程度很高。所以，无论是会计电算化还是手工会计，都必须妥善保管会计档案，特别是会计电算化大部分的档案物理介质都发生了变化，由手工会计下的纸质会计档案变成了磁性介质的会计档案，备份的消失和复制都很容易，这就要求有更加科学的方法加强对会计档案的保管。

　　三、会计电算化与手工记账的区别

　　(一)系统初始化设置不同。手工会计的初始设置相对简单，包括会计科目的设置、开设总账、登录余额等，而会计电算化不同，它的初始设置比较麻烦，主要有财务软件会计系统的安装，账套的设置、权限的设置、会计科目及代码的建立、初始余额的录入、报表的名称、格式、数据来源公式的定义等。

　　(二)科目的设置和使用不同。手工会计将账户分为总账和明细账，明细账大多可以设置到三级科目，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要，科目的设置和使用一般为中文。而会计电算化中，有的财务软件已经可以将科目设置到六级，而且在使用科目时只需输入该科目的代码即可，不要求输入该科目的中文名称，在显示或打印时，会同时看到科目代码和科目的中文名称，大大减轻了会计的工作量。

　　(三)运算工具不同。传统手工会计运算工具是算盘或电子计算器等，计算过程每运算一次要重复一次，由于不能存储运算结果，人要边算边记录，工作量大，速度慢。电算化会计的运算工具是电子计算机，数据处理由计算机完成，能自动及时地存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。

　　(四)信息载体不同。传统手工会计所有信息都以纸张为载体，占用空间大，不易保管，查找困难。电算化会计除了必要的会计凭证之外，均可用磁盘、磁带做信息载体，它占用空间小，保管容易，查找方便。

　　(五)账簿规则不同。传统手工会计规定日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册;账簿记录的错误要用化线法和红字法更正;账页中的空行、空页要用红线划消。电算化会计不采用传统手工会计中的一套改错方案，凡是登记过账的数据，不得更改(当然还是要辅以技术控制)，即使有错，也只能采用输入“更改凭证”加以改正，以留下改动痕迹。对需要打印的账页的空行、空页可以用手工处理。

　　(六)账务的处理程序(会计核算形式)不同。传统手工会计处理账务的程序有4种，但都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。成熟的电算化会计的账务处理程序用同一模式来处理不同企业的会计业务，成本核算程序以软件固化形式在计算机里，从会计凭证到会计报表的过程都由计算机处理完成后，任何要求的输出都能得到满足。

　　(七)会计工作组织体制不同。传统手工会计的会计组织工作以会计事物的不同性质作为制定的主要依据;电算化会计组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据。

　　(八)人员不同。传统手工会计中的人员均是会计专业人员，其中的权威应是会计师;电算化会计中的人员由会计专业人员、电子计算机软件、硬件及操作人员组成，其中权威应为掌握电算化会计中级的会计师。

　　(九)内部控制方式不同。传统手工会计对会计凭证的正确性，一般从提要、内容、数量、单价、金额、会计科目等项目来审核;对账户的正确性一般从三套账的相互核对来验证;还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。电算化会计由于账务处理程序和会计工作组体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的处理都由计算机部门负责。内部控制方式部分被计算机技术替代，由手工控制转为人机控制。

　　.以上种种区别，集于一点，就是由于电算化会计数据处理方式的改变，引起了传统手工会计各个方面的变化，这一变化将使得系统功能更为加强，系统结构更为合理，系统管理更为完善。

　　四、会计电算化对手工记账的影响

　　(一)对会计职能的影响。现在的企业在建立了会计电算化系统后，由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供的信息全面、能够及时对高层人员进行相应的提醒，因而大大提高了会计工作的质量，改变了会计工作的面貌，会计核算和会计管理的环境、会计职能发生了很大的变化。现时会计的基本职能是核算和监督，会计管理的主要范畴局限在对会计事项本身的记账、算账和审核上。企业进入网络经营管理后，财务会计与管理会计职能必然相融合，形成高度发达的管理型会计信息系统。会计信息系统的功能将向全方位拓展：一是要为企业外界的需求者提供信息;二是要满足企业内部管理的需要;三是为促进企业的创新和发展服务。会计管理将进入全面信息化时代。与以往的会计信息系统相比较，未来的网络会计电算化兼有会计业务处理层、信息管理层、会计决策层与决策支持层在内的多层次网络结构信息系统。会计在现实资金流量管理的同时进行物流管理，真正实现购销存业务、会计核算、财务监控的一体化管理，成为企业管理中最有效的决策支持系统。财务信息的时效性和实用性将得到较大提高。

　　(二)对初次确认和再次确认的影响。在传统手工会计中，我们在接触到这些经济业务时首先应进行初次确认，即将经济数据转化为会计信息，看这些发生的业务是否能用货币进行货币计量则进入会计核算信息系统。如果不能用货币进行计量则摒弃。初次确认之后会计人员还必须根据管理者的需要，确认哪些账簿资料中哪些内容应列入财务报表，或是在财务报表中解释多少财务资料。对会计信息进行加工、提纯、浓缩或者是加以扩充和重新归类等。会计电算化系统中，我们也应该根据原始凭证这一载体，进行初次确认和再次确认，将原始的经济信息转化成我们需要的会计信息。

　　(三)对记账凭证的影响。在传统手工会计中，会计人员根据审核后的原始凭证进行分组登记，当此笔经济业务为货币资金收入时将其登记入收款凭证，当原始凭证反映该笔业务为货币支出项目时，将其登入付款凭证。转账凭证是用来反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证，根据有关的转账业务的原始凭证填列。在会计电算化系统中的记账过程也是一个虚过程，因为并没有生成实际的账。“记账”就是将前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件，表明该记账凭证已入账，不允许再对其修改。如果有错误，只能采用类似于手工会计下的红字冲销法，通过输入“更正凭证”予以纠正。所以，在会计电算化系统中，记账环节完全可以取消，即平时不登记日记账、明细账及总账，只将记账凭证保存在一起，在需要时再采用瞬间成账的做法：根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据，当即形成所需要的“账簿”，并予以输出。同时，这种瞬间成账的方式也便于会计报表瞬间形成成为可能。至于很多会计软件所提供的记账模块功能，主要是为了满足会计人员的习惯，即只有记账才能查询和打印。

　　(四)对账簿设置规则的影响。账簿作为存放经分类汇总的会计数据的载体，是一个承前启后、不可缺少的桥梁与纽带。手工会计离开账簿，其报表的编制便成了无本之木、无水之鱼、账簿只是账簿的外表形式，账簿的内容则是账户记录。在手工会计中，要为会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、利润收入、费用等六大类账户，并要设置总分类账和不同的明细分类账。手工会计规则规定的日记账、总账要使用订本账册，明细账要使用活页式账册，通过若干个账套来实现相互牵制，相互核对的目的。有借必有贷，借贷必相等在这个复试记账法的记账规则下，同一笔经济业务必须同时在两个或者两个以上的账户中反映该笔业务的来龙去脉，手工会计下我们必须根据记账凭证将这些业务逐一记录相应的账簿中。

　　五、结论

　　会计电算化是会计发展的一个历史性的飞跃。会计电算化极大地减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作效率和质量，促进了会计职能的转变。大大提高了会计信息处理的速度和准确性，为用户提供及时准确的会计信息，有助于加强管理，提高企业竞争能力;能有效地减轻会计工作人员的负担，使他们从简单重复而又无味的记账算账中解放出来，以更多的精力从事更主要的管理和决策工作，从而提高会计人员的地位。大力推进会计电算化的进程，可以加强企业内部财务管理与资金监控，从而提高资金使用效率和降低资金风险，并且还可以推动其他各项管理。特别是计算机软件技术的快速更新和网络技术的普及与发展，更对我国会计电算化提出更新更高的要求。我国企业和会计软件商家应联合起来，消除一切影响会计电算化发展的不利因素，推进我国的会计电算化向更深层次发展。

　　作者：俞开月 来源：合作经济与科技 2017年2期