浅谈中小企业会计电算化的实施问题

内容摘要:我国中小企业的信息意识差,信息管理技术落后,信息利用率低,在竞争中处于极为不利的地位。面对新的经济形势,中小企业应统筹规划,将会计电算化工作的软硬件合理配置,提高信息处理能力。

关键词:会计电算化;系统工程;实施计算机会计信息系统(ｃｏｍｐｕｔｅｒａｃｃｏｕｎｔｉｎｇｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｓｙｓｔｅｍ,)是利用信息技术,现代化会计技术,以先进的计算机为工具,对各种会计信息收集、处理、存储、分析和传送的人机系统,又称会计电算化信息系统,简称会计电算化。会计电算化是现代企业信息管理系统的一个重要的组成部分,包括了现代信息管理技术在会计领域的开发、使用、培训、服务、制订和执行法规制度以及实施微观与宏观管理会计业务和会计管理现代化的全部。随着现代经济的飞速发展,传统的会计信息处理已经远远不能满足企业管理、决策的需要。特别是我国加入ｗｔｏ后,国内企业将面临更加激烈的国内外市场竞争。企业的信息意识差,信息管理技术落后,信息利用率低,企业在国际竞争中处于极为不利的地位。因此,面对新的经济形势,如何在企业中更为有效的实施会计电算化,加速会计信息处理,为企业决策提供准确、及时、完整的会计信息,更好为企业服务,是我们当前亟待解决的问题。

一、我国会计电算化发展存在的问题状况

(一)会计电算化广泛普及,但发展不平衡

随着计算机在各个领域中广泛应用,使其在会计方面的应用也逐步显示出其优越性,从而得到了众多会计工作者的青睐,并广泛应用于会计工作的各个环节。总的来说,会计电算化在我国已基本普及,但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大。

(二)会计电算化网络系统发展迅速,但其安全机制有待加强

我国会计电算化应用、推广、发展迅速,从单项业务处理到建立较为完整的会计信息系统,从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施,取得了较为显着的成效。但随网络系统更进一步的发展,会计电算化在信息安全方面有较大隐患:在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等;在内部有软件本身的缺陷,计算机内部控制制度的不完善,将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效,这些是会计电算化继续发展要解决的问题。

(三)会计软件已商品化,但与企业的其它信息系统孤立

会计信息系统是属于企业信息系统的其中一个子系统。从管理的角度点来认识,会计信息系统本身就是“管理型”的。但是现在财务软件还是只注重“核算”职能,而忽视了会计的“管理”职能。因此,软件光有先进的技术而未与管理目标及管理思想相融合是不能给企业带来大的价值增值的。由此可见,软件行业需要从客观需要出发,与企业管理目标和管理思想融合,才能得到更快的发展。

(四)软件功能单一,数据共享程度不高

我国基层单位使用的财务软件有自己开发和商业购买两类,其中又以商业购买的财务软件为主,但是目前财务软件之间的不统一,不兼容性。导致了一系列的问题存在,特别在同一行业内部,由于未从行业的整体角度出发,各下属单位使用的财务软件品种多,各种财务软件的数据接口,使用方法不一致,就导致了报表汇总、数据查询、数据转输的不方便。还有在同一部门内部中,由于财务软件的购买时,往往只考虑财务部门工作的需要,没有从整个单位信息管理的高度出发,结果导致财务部门和其他部门信息的中断,其他部门也不能通过网络有效地共享财务部门的信息,这样不能真正满足企业管理信息系统对信息传输和处理的要求。

(五)硬件的布局不合理

我国大部分的基层单位都在开展会计电算化工作,但有些单位为盲目的追求会计电算化的实施程度,而“重硬轻软”盲目的从追求硬件的超前性着手,导致该单位的硬件购置,布局严重的不符合企业规模,不从成本效益原则出发,不从业务性质及管理目标出发,形成了资金的严重浪费。这种现象在中小型企业中尤为普遍。

二、企业会计电算化实施方法

(一)建立领导小组和系统组

开展会计电算化是一项系统工程,涉及单位内部的各个方面,需要协调各方面的关系,需要单位的人力、物力、财力等多项资源配合。因此,应当建立领导小组和系统组,精心组织,周密部署,统筹规划。

(二)制定会计电算化发展规划

1、制定单位的管理信息系统规划与进程。会计电算化是单位管理信息系统的一个重要组成部分,所以应首先结合单位的实际情况和需要,制定管理信息系统的总体规划和发展进程,在此基础上制定出会计电算化发展规划,确定在某些业务范围、一定阶段实现会计电算化,逐步积累经验,培养骨干人员后再逐渐扩大范围,全面实现电算化。考虑整个发展进程划分分几个阶段,明确各阶段的工作目标、要求和进度等。

2、资源的配备计划。应根据本单位计算机会计与管理信息系统的总体规划和要求,考虑各阶段需要资金和人力资源的数量,安排资金使用计划和人力的配置,作出各阶段的预算及人力、物力的总体安排。

3、会计电算化的组织建立、工作分工及考核办法。实现会计电算化,会计组织要发生较大变化,应对会计岗位划分、相应组织的建立作出具体安排。如电算主管、审核记账、软件开发、计算机软硬件维护、档案管理等,分工明确,建立组织,制定相应的责任目标和绩效考核办法。

(三)组织会计电算化的实施步骤

会计电算化系统是一人一机管理系统,因此,会计电算化的组织与实施必须紧紧围绕计算机硬件、会计软件、人员组织及管理等几个方面展开。

1、计算机硬件配备与布局

计算机硬件与布局是指计算机及其外部设备的联结方式,计算机设备的多种不同的联结组合方式,构成了不同的信息系统体系结构,也决定了计算机的工作方式和总体功能。由于会计主体的差异,决定了会计电算化系统硬件结构的不同,如何有效地配置适用本单位的计算机的硬件结构呢?这应根据单位的发展规划及具体情况决定。目前,常见的硬件结构有以下几种:(1)单机结构。整个系统只配备一台微型计算机和相应的外部设备,数据集中输入输出,同一时刻只能供一个用户使用,适用于在会计业务少,规模小的事企业单位。(2)多机松散结构。整个系统由多台微机,其各自配备相应的输入输出设备,各微机之间不发生数据结构。这种布局提高了工作效率,但数据共享性差。(3)多用户结构。整个系统配备一台计算机主机和多个终端构成,财务信息可由终端分散输入,主机对数据集中处理。适用会计业务量大的大、中型企业。(4)客户机/服务器网络结构。该结构体系性能/价格较高,可扩充性强,开发周期短。每个用户都可提出自己部门的网络结构方案,适用于企业集团和大型企事业单位。(5)ｉｎｔｅｒｎｅｔ/ｉｎｔｒａｎｅｔ(企业内联网结构)。它基于ｗｅｂ技术和互联网通讯标准,提供连接数据库服务和信息服务,可自成独立体系。可接入国际互联网上成为其中的一部分,也可以与关联企业连接形成更大的信息系统,适用于特大型企事业单位和跨国集团。

2、会计电算化系统软件的配备

会计电算化系统软件可包括数据管理系统和会计核算软件。数据库管理系统主要提供对数据的处理功能,包括:数据的存储、筛选、查询等功能,(如ｏｒａｃｌｅ、ｖｆｐ等);会计核算软件是本系统的应用软件(如用友财务与企管软件、金蝶财务软件);目前会计软件可分为专门开发的专用软件(如管家婆财务软件)和商品化的通过软件(如金碟财务软件)。前者有利于满足本行业、本单位的特殊要求,但往往开发费用大,开发周期长,软件质量参差不齐。而后者的优势在于上马快,投资省,售后服务容易得到保证。因此购买商品化通用会计核算软件不失为普通中小企事业单位的首选方案。

会计核算软件一般是由若干个专用模块组成,通常包括:账务处理、工资核算、报表编制、固定资产、存货、购销、往来、成本核算等。其中财务、报表是核心模块。通常每个模块都由安装文件、帮助文件、数据库文件和运行文件几部分组成。这些模块通常称为会计电算化系统的子系统。这些子系统相互独立,又相互联系,财务处理子系统通常作为中心子系统,完成与其他各子系统的信息交换与联结。会计报表子系统最主要的数据输出口,其主要功能是从财务子系统中提取数据生成对外报表(如资产负债表、损益表、现金流量表等)和对内会计报表(如成本表、部门核算表、产品核算表等)。

在上述各子系统中,财务、报表、工资等子系统的通用程度最高。因此,最适于选购商品化软件,而成本核算等子系统和其他一些与本单位业务特殊性联系紧密的管理核算软件,则需考虑进行专项开发或在商品软件的基础上进行二次开发,以满足本单位的需要。

随着会计电算化的发展,提供商品化会计核算软件的经销单位越来越多。在购买商品化会计核算软件时,应遵循以下原则:

(1)会计软件的特点是否与单位业务相符,例如工业企业有关生产成本核算的要求,商品流通企业中批发企业的按进价核算,零售企业按售价核算等。

(2)会计软件信息处理流程是否符合本单位的会计核算要求。在选择会计核算软件时,仅仅考虑软件的行业特点是远远不够的。在同一行业的各个企业中,会计核算也有不同的要求。例如,企业的规模有大中小的不同。大型企业往往需要设置较多的部门,进行较详细的核算,有的需要分级核算;而小型企业则机构相对简单,核算也比较集中。除此之外,每一个具体单位,都有自己长期形成的工作传统,都有其自己特定的人员构成以及相应的素质。这些本身无好坏之分,有时还是本单位业务特点造成的。所以不能企望割断历史,应本着尊重传统的原则认真选择软件。

(3)会计软件能否保证企业发展的需要。随着改革的深入,会计工作也必须适应和满足这些不断提高的要求。一个软件是否能够适应发展的需要,应该从两方面来考虑:一是软件是否有可扩充的余地,二是软件开发公司是否具有继续升级软件的实力和愿望。

(4)会计软件性能方面的要求。软件性能方面的要求包括会计核算软件与计算机硬件、操作系统以及汉字系统的适应能力;软件本身操作的简便性、系统运行的速度。

(5)商品化会计核算软件必须具备中华人民共和国财务部颁布的《商品化会计核算软件评审规则》上对申请评审的商品化会计核算软件的基本要求。

3、搞好会计电算化人员的培训

会计电算化是一项系统工程,不仅涉及财会部门和财会人员,还涉及到单位内部各个部门和相关人员,需要具体有新知识结构的人才来完成会计电算化的组织、实施、开发和应用等工作。因此,必须首先搞好会计电算化管理体制员、操作人员、技术人员的培训工作。财会人员作为会计电算化的主力,担任着操作使用、内部管理、分析决策等职责。财会人员素质的高低直接关系着会计电算化工作的成败。加强财会人员的培训,提高会计电算化人员的素质,是一项极其重要的工作。

4、制定会计电算化管理制度

会计电算化管理制度,是保证单位会计工作有序进行的重要措施,也是会计电算化工作成功的基础。实行会计电算化后,会计核算工具与程序、会计数据与信息的表现形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。制定会计电算化管理制度时,除了要遵守手工会计管理制度的基本原则外,还要考虑会计电算化系统的特点。

会计电算化管理制度的基本内容是:(1)会计电算化岗位责任制。要根据本单位会计工作的实际情况,结构计算机系统操作、维护、开发的特点,划分电算化会计岗位,明确系统内各类人员的职责与权限。(2)会计电算化操作管理制度。通过对系统操作的管理,保证系统正常进行,完成会计核算工作。(3)计算机硬件、软件和数据管理制度。该项管理制度内容是做好计算机硬件、软件和数据的维护,以保证电算化系统的正常运行。(4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案是以磁性介质或光盘存储会计数据与信息的,具有磁性化和不可见的特点。应根据这些特点和手工会计条件下《会计档案管理办法》的要求,制定本单位会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,做到科学管理、安全保密、查找方便、严防损失。

(四)会计电算化系统运行

1、会计电算化系统的试运行阶段。

经过上述的工作,已经基本完成了会计电算化系统的建设,在开始使用或改变使用新的会计核算软件时,应认真学习《会计核算软件操作说明》,充分理解并掌握软件提供的每一个功能的含义及操作使用方法。

特别是当直接去市场上购买标准软件时,为确保系统运行的准确性和可靠性,应预先准备好一个会计期间的数据,在系统内模拟运行,并将其运行结果与人工系统处理结果对比,以便及时发现问题并进行调整。同时通过系统的试运行可以达到两个目的:

(1)使操作熟悉软件的使用细节,我们将之称为人和软件之间的磨合;

(2)检验会计核算软件是否适应本企业的核算特点,能否完成本企业会计核算中的具体要求,即完成软件与本企业业务的适配。

2、会计电算化甩账过程

这是会计电算化工作开展的一个必经阶段,在经过一段时间的试运行,核算单位可以考虑甩账工作。现行规定中:“用电子计算机进行会计核算与手工核算同时运行三个月以上,取得相一致的结果。”才能通过验收甩掉手工账。至于系统何时彻底甩掉手工账,要根据财政部《会计电算化管理办法》中的有关规定。

(五)会计电算化系统维护

系统投入使用后,系统维护人员要对系统不断进行个性和日常保养,保证系统长期稳定并不断完善。其主要有以下几方面的内容:

1、程序维护。2、数据文件维护。3、代码维护。4、硬件维护。

参考文献:

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