谈会计电算化与高等院校固定资产管理

会计电算化(即会计信息系统)是一个人机结合的系统，是利用信息处理技术、现代化会计的方法，以计算机为工具，对各种会计数据进行收集、加工、处理、存储和信息交换的人机系统。它使会计人员从繁琐、重复的手工记账、算账、报账工作中解脱出来，集中精力深入探讨和分析各种信息，解决问题。下面就会计电算化在高等院校固定资产管理中的重要作用、发展方向及应注意的问题作简要论述。

　　一、会计电算化在高等院校固定资产管理中的重要作用

　　1.全面详细反映信息，满足管理者需要

　　计算机容量大，运行速度快，能够对固定资产管理中的有关数据进行快速、详细的分析，全面客观地反映各种信息，满足管理者需要。明细分类核算是所有高等院校在固定资产管理中必须建立的核算方式，账多量大，非常繁琐。一些高等院校只将明细账设置二级或三级，管理上过于笼统，尤其是随着高等院校教学规模不断扩大，科研能力不断提高，以及相关生产经营方式的多样化，高等院校的房屋、仪器设备、办公用品、图书等固定资产的种类不断增多，数量不断增大，如果一个学校的资产效益明细账仅设置二级或三级，根本无法及时、准确反映出有关信息，无法满足管理工作的需要。在手工条件下，设置更多级别的明细账比较困难，在实行会计电算化后，使用计算机操作，则核算工作就非常方便。例如：学校对仪器设备这个会计科目设置明细账，手工一般设置为：仪器设备——教学类二级，学校如果想统计其中某一种仪器的购入、现存、维修等情况，就比较困难，因为很难从这样的账簿设置中提取出有关信息供管理者使用，若想获得相关数据只有等定期核对后才能计算得出。如果用计算机设置仪器设备明细账，内容可以非常详细，例如：仪器设备——教学类——北京产——使用科室——维修记录——目前状态，等等。此外，还可以根据需要设置更为详细的明细账目，便于及时查阅仪器设备明细账，了解某种仪器设备的使用情况，合理使用资金，为教学和科研服务。

　　2.快速查阅各种固定资产价格

　　由于各种固定资产的价格变化较快，如果一个学校不能及时掌握某一物品的价格变化情况，势必在物品采购上出现决策失误，造成不必要的资金浪费。利用计算机强大的查索能力和网络服务优势，就能够快速查阅到该产品的价格变化情况和不同生产厂家的产品价格、产品性能，供学校决策者参考，从中筛选出价格适宜、性能优越的产品，以最优惠的价格获得最好的产品，服务学校的教学、科研和生产经营。

　　3.减轻管理人员的工作强度，提高工作效率

　　固定资产管理工作量大，涉及面广，与各院、系、科室间联系密切，统计数据多，变化频繁，准确性要求高，稍有不慎，极易出现差错，造成不必要的损失。以往人工记账的方式导致管理人员工作强度很大，经常加班加点核对数据，制做统计报表。即使这样，也难免发生差错，工作效率低。实行会计电算化管理后，各院、系、科室间统计数据、统计报表“资源共享”，核对极其方便，管理人员的工作强度大大减轻，统计结果准确性增强，工作效率明显提高。

　　二、高等院校实行会计电算化应注意的几个问题

　　1.选择适合本校实际的统计软件。目前，市场上用于固定资产管理的统计软件品目很多，有单用户统计软件和网络统计软件。单用户统计软件无法进行统计数据交换；网络统计软件价格较高，其优点是统计量大，有较强的数据交换功能。需要指出的是，无论单用户统计软件还是网络统计软件，用户在使用时，总会发现一些不符合自身特点要求的程序设置，给用户带来不便。因此，各院校在选择统计软件时，一定要根据自身特点，尽可能选择适合本校实际的统计软件(以网络统计软件为首选)。

　　2.加强系统的安全性，防止出现意外事故。由于固定资产电算化管理往往是整个学校财会计算机管理一体化的一个组成部分，因此，必须加强系统的安全性，防止人为破坏。在实行电算化管理时，除对统计软件本身的安全性提出较高的要求外，使用单位必须建立健全计算机管理制度，严格执行。专人负责，开机登记，严防意外事故发生。

　　3.提高整个会计人员的素质问题。随着会计电算化的不断发展，单靠少数人操作和管理计算机显然已经无法满足财会工作的需要。当务之急是要加强会计电算化业务知识培训，让所有会计工作人员了解和掌握计算机的有关性能、操作技能以及一些必要的计算机语言。提高整个会计人员的素质，只有这样才能加强系统的安全性，防止意外事故发生，才能充分发挥会计电算化在高等院校固定资产管理中的积极作用。

　　4.加强制度建设问题。会计电算化决不仅仅是一台电脑，一套软件即可完成的简单投资行为。电算化工作的开展必须有完善的管理、严密的制度做保证。目前，多数财务软件以数据库作为开发工具，稍懂计算机知识的人员都可以查阅甚至修改数据，要想解决好财务系统的安全保密问题，不能只仅仅依靠软件本身的口令限制，还必须把人的主观性考虑进去。电算化工作必须从人员上机加强管理，制定必要的上机操作记录制度、操作人员的工作职责和工作权限。其次，要有严格的硬件、软件管理制度，实行会计电算化，会计的大量数据资料都存储在计算机的硬盘或软盘上，为确保数据资料不被破坏，必须制定保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施。

　　总之，会计电算化是会计改革和会计工作现代化乃至高校管理现代化的发展趋势。随着计算机在各个部门的应用，会计软件的性能、功能也不断提高。作为高校不能只着眼于会计软件代替手工操作，更要发挥其管理作用，为高校发展创造更大的经济效益。