电算化会计信息系统应用实施简介

在企业管理领域中的计算机应用项目必须采用系统的方法予以组织，全过程的招生方案的制定则成为一个企业管理信息系统能否成功构架并健康运行的关键步骤。电算化会计信息系统是企业管理信息系统中的一个核心子系统，其应用实施绝不仅仅是某种会计软件的使用过程，而更多地包含着系统目标规划、业务流程和系统功能调整、以及各类系统档案的管理等诸方面内容。
　　
　　一、电算化会计信息系统应用实施的目标规划
　　
　　电算化会计信息系统的目标规划是一个多目标问题，涉及到企业管理信息系统的方方面面，且对于不同的组织形式会有不同的目标约束，其中以下三个目标是必须充分考虑的。　　
　　
　　1．企业内部信息充分共享。在电算化会计信息系统中，某些资金占用情况的变动，必须实时获取、实时处理，并且能够提供给相关部门使用。这种信息实时共享的目标，仅依靠财务管理的日清月结制度显然难以保证目标的实现，只有通过先进的计算机网络技术，合理地设置信息采集点，才可能真正实现资金占用信息的实时处理。
　　
　　信息的共享规划问题还体现在原有会计电算化系统的其他方面。在一般会计软件的往来账管理功能中，已经记录着各个往来客户的资金交往信息，如果能够很好地规划这些信息的共事方案，就能有效地处理往来客户的资信度信息。另外，通过有效的信息共事目标规划，还有可能扩充生产成本管理功能，使其具有处理劳动生产率信息的功能，扩充材料采购和产品销售管理功能，处理供销市场的变化与趋势信息的功能等等。
　　
　　2．全面参与企业经营决策过程。为了能实现这一目标，除了前面谈到的以外，信息的处理方式以及信息的处理结果也是至关重要的。电算化会计信息系统的信息处理结果一般为各类会计报告，而这些会计报告的需求及时化及其形式多样化将成为企业管理人员的必然要求。
　　
　　传统的会计报告根据持续经营和会计分期假设，按月、季、年编制。随着生命周期不断缩短、竞争日趋激烈、经营活动的不确定性日趋显著的现实，会计信息的决策有效期明显缩短，这就要求电算化会计信息系统有能力提供适时的会计报告。同时，企业经营规模的扩大，总括的财务信息很可能会掩盖某些经营项目的实质，因此，必须要求电算化会计信息系统有能力提供分部会计报告和多元计价报告等多种形式的会计报告。
　　
　　3.适应高新技术发展。现代计算机技术与通信技术的飞速发展正是顺应着人类社会对信息传播与共享的需求，以实时信息共享为目标的电算化会计信息系统必须充分利用这一类高新技术发展所取得的相关技术成果。
　　
　　以当前的计算机技术发展水平来看，在实施电算化会计信息系统时，可以采用宽带网接入技术实现与企业组织外部的信息交换功能，在企业组织内部构建internet以实现企业内部的信息共享功能。随着电子商务技术的引入与发展，企业的经营方式会发生巨大的变化。在实施电算化会计信息系统时，必须充分考虑电子商务技术带来的经营结算方式的变化，以便能够满足将来电子交易、电子结算等业务的功能需要。　　
　　
　　二、电算化会计信息系统的会计业务流程与功能调整
　　
　　在企业的生产经营活动中，各项高新技术的应用,诸如电子签约、电子交割、电子结算、电子报关、网上采购等现代电子商务技术的应用，都必须要求有一个能够与之相匹配的电算化会计信息系统作为基础，在组织实施电算化会计信息系统过程中，必须对传统的会计业务流程及其相关功能进行必要的调整。

　　
　　1．会计业务流程的调整。在一般的会计软件中，会计业务流程起始于原始凭证以及依此出写的记账凭证，基于输入系统的凭证数据，即可形成各类账、表及其相关会计报告。凭证被称为会计软件的数据源，而各类账、表及其相关会计报告则为会计软件所提供的财务信息。就目前的技术水平来看，会计业务流程的调整主要表现在会计数据的采集上。
　　
　　在电算化会计信息系统中，数据源形式会变得复杂一些，其实时性也会要求得更高一些。例如，在一笔电子结算业务过程中，电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源，也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑，前者的实时性明显优于后者，但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。笔者认为，可以以接受电子数据作为即时数据源，同时辅以接受纸介质传票作为验证数据原的方式，重组会计业务流程。这样，才能够满足现代财务管理对电算化会计信息系统的要求。
　　
　　2.会计业务的功能调整。在一般情况下，作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时，在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据，这显然是一种功能上的缺陷，对此有两种方案可供选择：第一种方案，要求会计软件提供上述功能；第二种方案，根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操作。若采用第一种方案，系统成本会增大，且很难保证能够满足所有的即时需求；若采用第二种方案，则对相关会计人员的职业素质有很高的要求，并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为，应该将二者结合起来，从而制定电算化会计信息系统的招生方案。即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能，又同时设立会计数据分析员岗位，进行必要的会计数据人工折取处理工作。为了保证系统安全，会计数据的人工折取操作必须限定在数据库的只读方式下进行。
　　
　　三、电算化会计信息系统的档案管理
　　
　　电算化会计信息系统是一个极为复杂的人一机系统。为了系统能够安全、健康的运行，档案管理就成为一项重要的基础性工作。在制定电算化会计信息系统的招生方案时，档案管理制度必须是严格且具有实际操作性的。
　　
　　电算化会计信息系统的档案可以分为三大类：会计数据档案、系统开发与维护更新文本档案和系统操作痕迹记录档案。每一类档案又可分别以纸介质、磁介质、光介质予以存储。对于磁介质档案，又可以有联机与脱机两种不同的存储方式。因此，有效实施系统档案管理是有一定难度的。
　　
　　1．会计数据档案管理。纸介质会计数据档案指用计算机的打印机输出的会计凭证、会计账簿及会计报表，应该按照财政部颁布的《会计档案管理办法》实施管理。
　　
　　光、磁介质会计数据档案可分为历史数据和当前数据分别进行管理。对于历史数据，应至少制作两个备份，分别聪机保存；对于当前数据，则应采用定期备份、脱机保存的方式，以保证在系统发生故障时，能够及时恢复，尽可能降低故障损失。
　　
　　2.系统开发与维护更新文本档案管理。这一类档案包括系统设计说明书、系统使用说明书、程序源代码以及系统数据字典等各项文本。这类档案既有纸介质，也有光、孩介质，均应保存至系统停止使用或有重大更改后3年。
　　
　　3.系统操作痕迹记录档案管理。这是最容易被忽略的一类档案。按照财政部的规定，各类通过评审的会计软件均必须具有保存操作痕迹记录的功能，某一人在何时以何种身份调用了哪些功能、进行了哪些操作，均应—一记录在案，以定期备份、妥善保存。这既构成了一种安全性保障，也提供了在发生事故后追查事故原因的依据。