探讨如何加强电算化会计档案管理工作
探讨如何加强电算化会计档案管理工作
1会计档案归集管理的内容
根据《会计档案管理办法》第五条规定：“会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料”。具体包括：
（1）会计凭证。在实际工作中要做到原始凭证粘贴时要平整、统一，对于超过凭证尺寸的原始单据等应折叠对齐，做到整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页，便于翻阅。
（2）会计账簿。它包括总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。不同的账簿要分类别整理归档，组成保管单位。
（3）会计报表。分月度、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表以及其他附表等。
（4）其他会计核算资料。它是指与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如各种经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料等。
2会计档案管理工作中的问题
（1）会计档案资料整理不完整。在会计工作中，多数单位往往只是通过各种途径注重对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档管理，却不重视会计文件材料的汇集、整理和归档等，并抱着一切从便、敷衍了事的态度，这也就造成了会计档案的不完整性。例如山东路桥的部分施工项目部在项目完工后，总是急于归整会计凭证、账簿等专业资料，等到项目审计时，才发现一些关键的劳务协议、经济合同等文件资料缺失，从而导致原始证据的不足，严重影响了审计结果的评价。
（2）会计档案基础工作不规范。在会计档案立卷方面，常常存在以下几个问题：会计档案封面内容填写不全，装订不整齐，部分分类、排列不规范，目录不细甚至无目录等；会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章；会计专业资料、会计文件资料混乱放置以及会计报表各月份分散存放等问题。在会计档案的保管方面，没有成立综合档案室，而只是由出纳人员兼管，这也违背了行业法规。《会计档案管理办法》第六条规定指出：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案”。此外，会计档案移交时没有移交清单，未按照永久、定期两类分别保管；销毁档案也不及时，造成会计档案累积过多、混堆混放、查找困难；而且在实际运行中，还存在很多操作上的漏洞，致使整理出的会计档案达不到规范化标准，偏离科学管理的严格要求，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
（3）会计档案管理人员业务素质低下。目前，很多单位都未设立专业的会计档案管理人员，即便部分设立的单位中会计档案人员也缺乏应有的职业道德，使得整体业务素质低下：无原则、无制度、无规定，甚至违法乱纪；伪造、篡改、变换记录凭证；建假账、建外账等现象。这些行为都在一定程度上造成了会计核算工作的不规范，并导致会计信息失真，进而影响了单位宏观经济决策的制定。
（4）会计档案管理制度不健全。在制度设立这方面，很多单位并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的、可操作性强的规定。
（5）对会计档案管理工作的重要性认识不深。档案管理意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。例如山东路桥的部分施工项目部，只强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，并没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。大多数兼管档案的会计人员，不熟悉会计档案的基本操作规程，更不具备一定的操作技能，对财务档案的归档范围和标准不清楚。
3加强会计档案管理的措施总结
3.1强化会计档案管理意识，做到思想上重视强化档案意识，培养牢固的档案观念，即促进档案意识的形成与增强它的反作用。会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。档案的原始性、凭证作用和参考价值，决定了其作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。只有从思想上重视，才能在实践中真正做到严肃贯彻。
3.2规范会计档案立卷及保管。《会计档案管理办法》第六条规定指出：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”在具体操作时，注重抓好会计档案的立卷、移交、存放、清点、检查、调阅与销毁等详细工作。在会计档案立卷时，根据会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类四类档案进行分级编号管理。装订时使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容逐项填写齐全。装订完毕按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，并认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了封账，属于活页账簿的，将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。然后按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。在保管方面，已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。
3.3加强会计人员档案管理知识的培训。如前所述，会计档案是经济业务原始反映的重要史料和证据。做为档案整理的第一责任人，会计档案管理人员对会计档案规范化整理的操作水平间接影响一个单位的经营业绩、管理水平、会计基础质量。所以，按照现代会计档案管理人员素质的要求，加强对会计档案管理人员的综合素质的培养成为当务之急。《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。因此，应从源头上做好会计档案的整理规范工作，组织专业培训，全面提高会计档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德，使会计档案人员不仅具备精湛的档案管理学知识、熟练的业务技能以及高尚的职业道德素养，并能根据环境的变化，不断地对自身的知识进行充电及更新，进而更好的投身会计档案管理工作中，切实提高会计档案的归档质量，使会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学。
3.4建立会计档案管理体制。严格按照《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等有关规定，积极组织引导会计档案管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和烧毁等管理制度，保证会计档案妥当保管、有序寄存、便利查阅，严防毁损、散失和泄密。会计管理工作本身充满复杂性和挑战性，这就决定了它运行的程度直接关系到企事业单位的发展。
4.小结
总之，在以后的会计工作中，要做到紧跟时代发展的步伐，从基础层面做起，切实抓好会计档案管理工作，充分利用会计档案的信息资源，准确掌握企业经济发展状况，对全面提高财务管理的工作水平，有着举足轻重的意义。