会计电算化在事业单位中的应用
会计电算化在事业单位中的应用
所谓会计电算化，是指将当代电子和信息技术应用于会计工作，以计算机代替手工对经济业务中会计信息进行整理、加工和分析，从而为单位经营决策提供依据。
一、认知，事业单位会计电算化实施的必要性
会计电算化不仅大大减轻了财务人员的劳动强度和提高了财会信息的处理和传递速度，更重要的是财会工作发生了质的变化。在事业单位实现会计电算化后，会计信息的处理能力不断提高，使会计对经济活动的反映能力更及时和准确，反映的信息更加细致、全面和深入，信息查询对领导掌握财务运行提供了方便，保证了财务在管理中的核心地位。
事业单位实现会计电算化后，可以轻松的实现对财务数据处理和业务流程的规范，避免了传统会计方式因人为因素在数据处理方面的不统一和不对应，减少了实际工作中标准的模糊性以及主观人为地不确定性，增强了会计工作客观性和会计信息可比性，便于对财务及业务流程进行控制。由于基于网络化处理，不仅可以做到在财务各岗位间的资源共享，保证财务数据一体化，而且对生成的财务信息，在设置权限的情况下可以在同一时间内任意查询。而传统会计，由于分工传递和手工操作，不仅财务以外无法获得所需信息，即使在各财务各岗位间也无法实现资源共享。实现会计电算化后，一方面最大可能地细化和明确了会计工作全过程中每个环节的参照依据和考核标准，可以对会计人员和工作进行严格控制，另一方面实现了有效实时监控，所有数据及操作情况均记入系统日志，各分支机构弄虚作假的可能性减少。
二、事业单位会计电算化项目实施
（一）明确单位会计电算化建设的总体规划要求
1、明确会计电算化工作的目标
会计电算化工作的目标一般可以分为两类：一类是近期所要达到的目标；一类是远期所要达到的目标。目前单位会计电算化的建立和开展一般是以实现模块的数量来进行的，例如本单位已经有财政统一的账务核算和报表、固定资产核算三个模块，当前只希望建立进销存核算模块和门诊收费核算模块，处理日常收费、发票打印及生物制品和药品的进销存核算。近期的目标建立以后，单位还应该制定长远目标，因为伴随着会计电算化的发展，单位会计电算化的开展是一项长期工作，目前，我国会计电算化正以核算为主向管理信息化的方向发展，以发挥管理和决策支持作用。因此应从单位长期发展计划入手，据此确定会计电算化系统的目标。
2、明确会计电算化系统建立的途径
建立会计电算化系统有许多种途径，两种基本的途径是开发和购买商品化会计软件。每种方式各有自己的优缺点。具体采用何种途径主要是根据单位管理的需要和经济、技术、组织上的可行性及是否有同类单位成功地运用某种软件来进行选择。例如：本单位需建立进销存核算模块和门诊收费核算模块，结合通用会计核算软件的特点，通用性强，成本相对较低，维护量小、且维护有保障，软件开发水平较高，系统的扩充与修改快速，则选择购买商品化会计软件。
3、明确会计电算化系统的总体结构
总体结构指的是系统的总体规模、业务核算的范围，以及系统由哪些子系统构成，这些子系统间的联系和系统间的界面划分。系统结构应从分析现有手工会计的实际情况入手，了解会计电算化系统的任务，业务处理的内容和范围，再结合会计电算化系统的目标来确定。
4、明确会计电算化建设工作的管理体制和组织机构
一方面，单位会计电算化工作的开展需要涉及到人、财、物多个方面及供、产、销多个环节，所以需要明确管理体制，统一协调。因此应在规划中明确规定建设过程中的管理体制和组织机构，以利于统一领导、专人负责、高效率地完成系统的建设工作。另一方面，会计电算化系统的建立不仅改变了会计工作的操作方式，而且引发会计业务工作流程、人员的组织方式等多方面的一系列变革。因此在建立会计电算化管理体制和组织机构时，还应组织专门人员根据本单位的实际情况制定一套新的工作流程、工作管理制度和组织形式以及各类人员上岗标准等，以便系统投入运行后平稳、安全而有序。
此外还要明确工作步骤、明确会计电算化系统的硬件体系结构和资源配置、制定专业人员的培训与分工计划、明确资金的来源及预算，只有这样才能做好会计电算化系统的规划分工。
5、明确会计电算化法规制度要求
按照《会计法》的规定，财政部还先后制定发布了《会计
电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等一系列有关会计电算化的专门制度，对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作作出了具体规范。使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。
（二）单位会计电算化实施
实施方法的四个主要内容实际上是四个循环渐进的实施阶段，在各个阶段中要分别完成、达到不同的工作任务，来开展实施工作，以达到预期的效果。
1、准备阶段
以我单位为例，先项目分析，收集单位资料，包括：合同与相关文件、项目调研报告、项目解决方案、单位年度目标管理等，做到心中有数；建立双方项目组织（包括项目实施小组、业务职能实施小组等）；项目现场实施调研；明确和具体化项目实施需求后，确定实施方案；确定项目实施整体计划。
2、调试操作培训阶段
针对商品化会计软件，以本单位为例，先组织以单位负责人、中层管理干部、业务骨干等熟知业务的人员为队伍，在商家代表的指导下准备业务仿真系统的静态数据，并按业务流程解决方案进行业务流程的原型测试。在每一个步骤中都要由测试人员进行原型测试和确认，不符合的流程要及时进行调整，修改业务解决方案。
建立起新系统业务规程、制定系统数据准备方案、系统上线方案。同时，就系统的实际应用制定最终用户培训方案，对培训内容、方式、范围、人员以及培训结果的考核等都做出相关的指定。
3、系统实现阶段
依据单位内的应用范围及涉及的部门，让单位内相应的人员参与进来，共同讨论并协商解决静态数据编码一致性或名称等在理解上存在差异的情况；最终确定单位静态基础数据的编码规则；指导单位组织安排相关人员进行基础数据的收集准备工作。
对担任不同级别的人员进行分别合适培训。对管理层的培训必须选择熟悉业务和管理的顾问；对操作员的培训则必须由熟悉产品的顾问来做，系统管理员的培训教师则必须熟悉系统配置方法。但最终用户的操作培训一定要由单位项目组成员来完成，最终用户培训后，应组织严格的考试，确保让合格的应用人员操作电算化系统。
按计划正确、及时完成系统相关的设置工作，指导系统上线。
4、验收交付阶段
项目总结，完成项目总结报告。报告包括几个方面：项目实施背景、项目实施的主要目标、系统应用的产品和模块、项目实施应用范围和项目实施成果概述。
三、事业单位会计电算化应用中常见的问题，管理与日常控制
事业单位会计电算化工作中的关键因素是软硬件设施和会计人员，良好的硬件环境和软件环境是会计电算化的基础。硬件环境已是十分成熟的产品，其可靠性和安全性都勿庸质疑。软件环境是会计电算化的关键环节，财务软件是核心。哪个环节出现问题，都会影响工作，在实际工作中提高会计人员综合素质是会计电算化的根本保障。一般情况下，有相当一部分会计人员虽然接受过计算机基本知识的培训学习，但对计算机的应用和维护知识还是知之甚少，在平时的工作中容易疏忽对数据资料的及时备份，一旦计算机出现故障，所记账目便难以恢复，给工作造成极大的损失。有时虽然用u盘做了备份，但u盘的性能也不是那么可靠，依然存在着隐患。采用优质的移动硬盘则会可靠得多。重要的财务软件和其他应用软件最好安装在除c盘以外的其他分区最为可靠，以免所有资料丢失。计算机联网后病毒的入侵，轻则使计算机速度变慢，重则系统瘫痪，要引起足够的重视才行。其他移动存储设备也是传播病毒的途径，同样要引起重视。对于财务软件的深入学习同样重要，由于种种原因，会计人员只是简单地学习了财务软件的基本知识，操作时不够熟练，时不时还要请软件售后服务人员帮助，边摸索边应用，发挥不出电算化的高效率。为了搞好财务工作，建议各级领导加强对现有会计人员的学习培训，定期或不定期安排会计人员进修专业财务软件和计算机综合技能知识，不断提高他们的综合业务素质，以适应当今信息时代工作的需要。
（一）将思想认识深度以及系统控制制度进行提升和规范
我们必须要对事业单位会计电算化的会计数据领域、数据处理程序、数据存储形式以及会计核算方式进行了改变，并且将会计信息质量进行了提升，同时也对事业单位会计电算化内部控制制度改革进行了促进，只有我们在思想方面认识到位，才能够将事业单位会计电算化的完善、发展以及推进。
对事业单位日常的操作管理控制工作进行完善，操作规程控制以及
操作权限控制已经成为了系统操作控制的主要表现。其中，操作规程控制就是指在系统的操作过程中，我们必须要对一些标准操作的规程进行严格的遵循，将注意事项、操作程序以及职责进行明确，从而能够很好的形成一套事业单位自身会计电算化系统的文件。所谓的操作权限控制就是指每一个岗位人员仅仅能够按照所授予权限来对系统进行自己的作业，岗位人员不能够将权限进行超越从而接触系统。
（二）建立健全事业单位内部人员岗位的安全控制制度
事业单位想要建立健全适合的职责分工制度和组织机构就必须要对相应岗位职责制度、权限划分、人员分工以及部门设置等方面进行完善，最为基本的目标就是进行制度的建立，从而形成一种相互制约、相互牵制的制度，这样能够减少和防止舞弊事件发生的几率。在事业单位中，基本的会计岗位主要包括：会计档案管理、稽核、会计核算、出纳以及会计主管等等工作岗位，而电算化会计的岗位主要包括：电算主管、会计软件系统操作、审核记账、电算维护等岗位。基本会计岗位和电算会计岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，在进行机构的调整过程中，我们必须要将其与组织控制相互结合，从而实现了职权的分离，及时、有效的发现违法行为和错误，与此同时，在保持各岗位人员相对稳定情况下，我们还必须要建立健全职务轮岗制度。
（三）建立健全事业单位会计电算化系统安全控制的制度
自从事业单位进行会计电算化以后，要求事业单位必须要建立起计算机机房，为计算机的设备创造一个优秀、良好的运行环境，对机器设备进行保护，能够有效的防止其他的人员进入到计算机房，对数据和程序的安全进行保护。其中，系统维护工作主要包括软件维护以及硬件维护，系统硬件维护内容包括：对计算机进行定期杀毒、查毒；专机专用，财务操作的工作人员不能够在财务专用的计算机上面插入外来的光盘、软盘以及上网；及时的进行计算机故障分析，并且做好相应的记录；定期进行计算机的检查工作，并且做好相应的记录等等[4]。还要对正在使用的计算机财务软件进行不定期或者定期的维护工作，这样能够防患于未然，能够确保计算机财务软件进行高效、平稳、安全的运行，并且对计算机财务软件所存在的不足不间断的进行修正，更加要对其所选用的计算基础财务软件进行及时的更新和升级。
事业单位只有建立起与会计电算化系统相互适应的事业单位内部会计控制制度，才能够将会计电算化系统的内部控制过程中不断出现的那些问题进行很好的解决，并且对事业单位的会计电算化工作向更加深入的层次进行发展。
下一篇：电算化会计内部控制问题分析