会计电算化下的会计档案工作
发布时间：2015-07-08 10:06
一、会计档案的作用
1．会计档案直接影响经济工作。从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况。从而制订更适应国家经济建设的计划和决策；从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。
2．会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善， 一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。
二、电算化下会计档案管理的内容电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理；对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失；通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，均视同会计档案保管。
三、会计电算化下会计档案管理新特点
1．会计档案的栽体本身发生了变化。根据《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质存储的空间数据等形式在内的电子会计档案。
2．会计电算化档棠具有易遭破坏、难留痕迹的特点。因会计电算化档案受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
3．实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多。会计电算化档案需要科学管理。为便于计算机查问和检索，及在会计系统出现故障需恢复，存有会计档案的磁性介质和其他介质的资料都应作为会计档案保存。
4．电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。
四、如何改善电算化下的会计档案管理
1．完善硬件设施建设。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案室；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，作为输出纸质会计档案的工具；选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，避免因电脑安全或网络安全问题，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
2．完善电算化下会计档案管理各项制度。
(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求及时打印输出有关账簿、报表。(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案须经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。(4)建立电算化档案定期备份制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
3．提高会计部门人员素质，完善人员配置结构。由于电算化会计不仅仅是要实现传统会计的功能，更有利用计算机高速计算、分析的功能，所以必须相应增加专业人员，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时，电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才维护日常运作和开发更合理、高效的软件。