漫谈会计电算化
发布时间：2015-07-08 10:30
[摘一要] 会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财务管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。本文分析了会计电算化与传统手工会计的联系与区别，并着重探讨了加强电算化系统的内部控制制度建设的主要措施。中国会计论文网专业提供提供会计论文发表服务，并提供大量会计毕业论文，如有业务需要请咨询网站客服人员！
[关键词] 会计电算化；手工会计；信息化1、会计电算化与传统手工会计的联系与区别会计电算化和传统手工会计，只是手段不同，其根本目的还是在与进行经济业务的记录和核算，提供会计信息，参与经营决策，因此，在遵守会计法规及财经制度、会计档案的建立与保管、编制会计报表、基本的会计理论以及会计数据处理技术上，都是相同的，其主要的不同点在于：
1.1 系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化包括建立会计科目，开设总账，登录余额；会计电算化的初始化设置工作较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装，帐套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。
1.2 科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中，由于手工核算的限制，将账户分设为总账和明细帐，明细账大多仅设到三级帐户，此外，再开设辅助账户以满足核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而宜，有的财务软件将科目的级数可设置到6 级以上，完全满足了会计明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算极只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。
1.3 帐务处理程序上存在差异。手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的帐务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记帐核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据采用了集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。
1.4 帐簿格式存在差异。在手工会计中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有的帐页可按活页式打印后装订成册；总账帐页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式。
1.5 记账规则不同。手工核算规定日记账、总账要用订本式帐册，明细账可用订本式或活页式帐册；账簿纪录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正；帐页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化打印输出的帐页是折叠或卷带状的，与收工的帐簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法，比如电算化环境下不存在划线更正法。为了保证审计的追踪线索不致中断，会计电算化规定：凡是已经记帐的凭证数据不能更改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动痕迹。
1.6 内部控制方式不同。在会计电算化中，原来的内部控制方式部分地被取消或改变。如原来通过帐证核队、帐帐核对、帐表核对的控制方式已经不复存在，取而代之的是更加严密的输入控制；又如除保留了原来的签字、盖章等控制外，还增设了权限控制、时序控制等。
2、加强电算化系统的内部控制制度建设的主要措施在建立电算化会计系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，其内部控制与手工会计系统的内部控制制度有很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主。
2.1 套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。
2.2 加强系统内部规章制度的建设。实行会计电算化以后，计算机数据处理易于篡改而不易留下痕迹。健全的管理制度、职能分割制度、授权的控制制度等都是保证财务系统安全运行的基础。
对于计算机文档及时地备份维护、防治病毒的侵害，都可以保障计算机系统的安全性。操作密码设置必须健全，达到合理分工、相互制约、相互监督，防止出现意外。
2.3 在法规、准则制度上完善对电算化会计信息系统的内部控制机制的规范。目前，财政部已陆续颁布了一系列内部会计控制规范文件，如“内部会计控制规范”“内部会计控制规范”“内部会计控制规范——销售与收款（试行）”。但我国有关部门颁布的电算化方面的政策法规还不多，参照国际惯例，电算化会计信息系统内部控制的内容应以准则的方式对外发布。实施电算化会计信息系统的单位可以结合自身特点，制定切实可行的内部会计控制制度及方法。财政部和主管部门应制定内部控制工作指南，对单位电算化会计信息系统内部会计控制工作提出指导和建议。
2.4 加强制定会计档案管理制度。实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会计档案管理办法》的规定执行；全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期截至该系统停止使用或有重大修改后的3 年；妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质；科学规定会计档案的有关权限；保证会计档案的安全和完整。企业的内部控制制度内涵是多方面的，但内部控制制度不是万能的，制度本身存在局限性，只有企业全体员工共同营造良好的内部环境，通过不断地完善内部控制制度才能实现内部控制的目的。
2.5 采用多种科学的审计方法。积极开展会计电算化系统的事前审计，对系统内部质量控制制度的严密性、完善性、系统的合规合法性、系统的可审性等进行评价，保证系统合法地、正确地运行；积极开展会计电算化系统的事中审计，定期对被审计单位会计电算化系统的内部质量控制制度进行审计，调查了解系统的实际运行情况，督促被审单位进一步完善内部控制系统；重视会计电算化系统的事后审计，通过事后审计，对会计电算化系统的电子帐以及打印输出资料的真实性、合法性进行评价，监督检查被审计单位会计电算化系统内部质量控制薄弱环节的改进情况。