新华制药ERP成本模块实施经验谈
山东新华制药股份有限公司（以下简称新华制药）自2007年1月开始ERP二期项目中的成本模块实施，经过系统调研、系统培训、系统定义、数据准备、系统切换、系统上线维护6个阶段，至2008年9月完成预定目标，项目进入正常运行维护阶段。通过二期项目的实施，新华制药将信息化管理深入到车间现场，能够进行原料、产品的批次追踪查询、产品成本查询，完善了原料药生产成本管理考核体系，并与物流、检验、财务等系统无缝集成，形成了完整的ERP应用模式，覆盖了产品销售订单、需求预测、产品销售、产品生产、原材料采购、成本核算等企业管理的全过程。但同其他企业一样，新华制药ERP的实施也不是一帆风顺的。
一、实施难点和解决途径
（一）人为因素导致错误百出
成本模块上线之后的前几个月的成本计算出现了大量的错误，有的成本翻了一倍还多，主要原因有：一是人员操作上存在问题。主要表现在初始化数据不正确、公司仓库物料调拨不及时、车间人员数据录入不规范等。例如领用包装材料，系统要求按明细规格领用，而实际操作中却未按规格领料，造成各明细规格产品之间包装成本相差很大。另外，还存在随意修改数据的情况，由于成本计算时间较长，如果修改数据不通知财务，必然会导致结果错误。二是系统设置问题。主要是根据公司实际情况后期开发的报表存在疏漏。三是准备工作不够充分。虽然系统上线经过了长时间的测试，但由于仅做了流程测试，导致正式使用成本模块时，许多操作人员数据录入不够认真，意识还停留在手工阶段，操作随意性很大。
由此可以看出，人员素质是影响系统能否正常运行的关键因素。操作人员能否严格按照要求进行数据录入和相关业务操作直接影响最终计算结果。加之系统涉及部门较多，只有部门间紧密配合，才能提高效率和准确性。针对此情况公司采取了以下措施：
1.对操作人员、系统使用人员进行分批、多次培训。培训交流工作贯穿了系统实施上线的整个过程，参与人员包括了相关岗位的各级应用人员和管理人员，以让大家充分掌握业务操作方法。
2.建立例会制度。由计算机中心牵头，每周二上午召开例会，总结通报上周情况，并对本周工作作出安排。通过例会，大家共同讨论问题，总结经验，互相交流，以避免同类错误在不同车间多次出现。同时，通过例会讨论对系统运行提出了不少意见，使系统相关设置更加合理、完善。
3.由车间、财务、计算机中心共同制定系统操作规程，对各类业务事项做出明确规定，所有系统操作人员必须认真学习并严格遵守。通过规范化要求，大大减少了操作的随意性，使得计算结果更加真实、可靠。
4.建立考核制度。为了提高大家的认知意识，公司对规程操作人员实行经济考核，这使得一部分思想意识薄弱的人员增强了责任心，杜绝人为原因造成的错误出现。
5.建立一整套检查方案，从数据录入、标准设置、仓库盘点、费用分配、简单成本分析等几个方面严格检查，并制定修改数据必上报制度，多方面下手，力求杜绝错误出现。
6.在使用系统计算成本的同时，根据系统计算的原理，同时手工再计算一遍成本。将两种方法计算的结果进行比较，核对系统计算的正确性。经过8个月的并行计算，确定系统计算无误后，才放弃手工计算。
（二）二次开发工作量巨大
由于系统的局限性和新华制药生产情况的复杂性，系统并不能完全适合新华制药的实际需求。因此，根据新华制药的实际情况，公司对系统处理流程做了很多修正。
1.车间之间的物料领用。例如207车间生产的醋酐产品在外售的同时，207车间生产的其他产品和其他车间也要使用醋酐产品。由于207车间没有足够的地方储存，必须先交公司库再领回使用。领用醋酐产品出库时须计算产品成本，而出库成本需根据期初、期末和本期交库成本加权平均计算，这就导致在计算产品入库成本之前需先计算产品出库成本，而没有产品入库成本又无法计算产品出库成本。对此情况，公司提出，领用醋酐产品时调拨单据做上“调拨”标记，以与其他调拨单区分，同时设置该类调拨单在审核后自动加上“记账”标记，从而禁止该类调拨单参与产品出库核算，此类调拨单上物料单价取上期期末平均单价，如无结存则取累计平均单价，从而杜绝了死循环的出现。
2.应客户要求和GMP（国家食品药品监督管理局药品认证）管理要求，有时会出现产成品返工生产情况。产成品返工生产需单独统计，同时系统要求交库产品不能领用自身，但如在同一月内同时出现A产品交库和A产品返工情况时，必然会出现A产品领用A产品的结果，而此类事项系统也判断为死循环。对此公司采取和上一种情况一样的处理方法，在调拨单据上加“返工”标记，并在车间设置退货仓库。返工的产品调拨到车间退货仓库，并在退货仓库内做虚拟出入库。例如A产品，其主要生产原料为a，出库时产品为A，数量为实际退库数量，入库时产品为a，数量根据实际损耗情况填写，但要求金额必须保持一致，然后再领用a交库。这样既可以杜绝死循环的出现，又可以反映返工的损耗，方便查询，同时还便于统计返工的数量。
3.要求软件公司提供权限管理功能。由于成本模块涉及人员较广，信息透明度较高，而原系统功能中并不包括相关的权限控制，这就导致非本车间（部门）人员可以随意浏览本车间（部门）相关的数据、报表、BOM单等，造成机密数据泄露。针对这种情况，根据公司的要求，软件公司开发了权限保护程序，除相关管理人员和公司领导可全部授权外，对其余人员的权限进行严格限制，做到车间（部门）之间不能相互浏览数据，车间（部门）内不同岗位（专业）不能相互浏览数据，从而保证了公司数据的安全性。
4.废料回收套用成本计算也是难点，因为在交库产品中是不包括废料的，所以在计算成本时废料在系统之外，这就形成了有实物无价值的情况，会造成交库产品成本虚高，而系统又无法计算废料的实际成本。为解决这个问题，公司在每一种产品的用料配方中都加上了废料回收一项，并对每一种废料编制了计划价格，让程序员给开了数量录入通道，可以通过手工输入废料量，量是负数（原来程序是不允许输入负数量的）。这样在计算产品成本时，废料会作为负数冲减交库产品成本，同时废料也以计划价格作为结转废料销售成本或继续参与产品生产时价值确认的依据。
5.根据新华制药管理经验，二次开发相关报表。原系统中包含的报表种类较少，例如系统自带的物料收发报表只能提供计划金额，无法提供实际金额，这对财务工作来讲无疑是一个很大的缺陷。对此，公司和软件公司开发人员共同开发了可反映实际金额和计划金额的物料收发明细表、原料消耗明细表、单位成本明细表、原料节约报表、产品成本报表、多月成本比较表等，满足了管理工作的需求。
二、实施效果
医药、化工企业实施ERP，生产管理、成本管理是难点。其中BOM（产品配方）的配置、联副产品成本的计算、回收品管理、多计量单位的转换、成本核算的特殊性又是难点中的难点。在新华制药成本模块实施过程中，各方实施人员多次讨论、测试、调整，最终开辟出一条适用于新华制药的应用模式，取得了预期的成果。
1.生产、成本系统上线后，可以有效降低人工统计的差错，提高准确率，进而控制人为错误的继续扩大。ERP成本模块运行后，可以随时进行车间内部的账物核对。因系统账务的公开透明，促使车间对物料的管理比以前更加认真、细致，发现问题及时反馈、查找原因并及时改正，工作责任心明显提高。这正符合GMP的“将人为错误缩减到最低限度”、“最大限度保证药品质量”等要求。
2.通过查看每个产品的投料情况，可以分析出工人是否按SOP（工艺操作规程）、BPR（生产批记录）要求规范操作，以及原辅料使用情况是否到位、产品质量与原辅料的节约情况等。通过查询批次入库产品领料明细，可清楚地看到单批的投料情况及单批成本。通过单批的投料对应其产品质量，可改进工艺参数，使工艺规程更完善，产品质量更稳定。同时，使监督管理工作更加细致、有据可查、有路可循。
3.使用系统提供的实际成本计算方法，材料成本的计算更加符合生产的实际情况，这样不仅能够真实地核算成本，为企业决策提供依据，还能及时反映出企业生产过程中存在的问题，便于企业改进生产管理。
4.系统可以提供对单个或多个物料的动态库存查询功能。通过对物料的现有库存、安全库存、预计入库量、已分配量进行运算，得到任何时间段内的预计可用库存情况，可随时掌握物料的库存状况，辅助供应、销售、生产、仓储等部门进行管理决策。
5.结合新华制药多年原料药生产成本管理经验开发的一系列成本考核报表，能够多维度、强精度考核产品的生产成本，有利于将成本管理纳入到考核指标体系，运用管理会计的基本原理，以分部门核算的方法建立一套包括成本、收入、费用的考核指标。可及时有效地反映各部门的收支情况，不仅便于领导的跟进、查究，更重要的是建立和强化了部门的成本约束意识和收入对比意识。
（作者单位：山东新华制药股份有限公司财务资产部）