网络信息时代的高校内部会计控制系统探析

　　摘要：目前，信息技术已成为促进经济发展和社会进步的主导技术，信息产业逐渐成为社会发展的主导产业。信息技术的发展带来管理现代化，计算机网络技术逐步成为财务管理的重要手段，信息化技术控制成为高校内部会计控制的一项重要内容。高校的财务管理工作要充分利用先进的网络技术，完善内部会计控制系统，提高财务管理水平。

　　关键词：网络；内部控制；信息技术

　　引言

　　目前，信息技术已成为促进经济发展和社会进步的主导技术，信息产业逐渐成为社会发展的主导产业，特别是互联网、电子商务的迅猛发展和广泛应用，使人类进入了以互联网为重要特征的历史阶段——网络信息时代。信息技术的发展带来管理现代化，要求财务管理人员除了要具备现代财务管理的理论和方法外，还必须掌握计算机软件的应用技能，并能够根据多变的经济环境建立各种分析和决策模型。这样，财务管理人员才能有效地利用核算信息和外部信息，提高财务管理水平。

　　在高等院校的财务管理工作中，会计电算化经过多年的发展已经得到普及，对提高工作效率、规范财务管理起到重要的作用。计算机网络技术逐步成为高校经济管理和财务管理的重要手段，信息化技术控制成为高校内部会计控制的一项重要内容。因此，高校必须运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操作因素，确保内部会计控制的有效实施。同时，要加强对财务信息化系统开发与维护、数据输入与输出、文字储存与保管、网络安全等方面的控制。高校的财务管理工作要与时俱进，就要充分利用先进的网络技术，不断拓展财务管理工作的内容，提高财务工作的管理水平。

　　一、高校内部会计控制系统概述

　　所谓内部控制，是指管理者为了实现既定的管理目标，避免或降低可能出现的各种风险，确保资产的安全完整和会计信息的准确可靠，在充分考虑单位内外环境的基础上，有针对性地对单位各项资产和业务活动的各个环节制定和实施一系列控制方法、控制程序、控制制度等，形成一种相互牵制、自我约束、自我调整的完整系统。内部控制已从早期单纯的“内部牵制”、“内部控制制度”发展到现在完整的“内部控制系统”。

　　高校内部会计控制是高校为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。其基本作用是：1规范高校会计行为，保证会计资料真实、完整。2堵塞漏洞，消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护高校资产安全、完整。3确保国家有关法律、法规和内部规章制度的贯彻执行。

　　由此可见，高校中严格、规范的会计控制制度能在很大程度上监督和约束高校会计行为，防止错误和舞弊行为，保证各种信息的真实性和可靠性。从而保护高校资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行。它是及时制止和发现高校经济犯罪和腐败的最有力的管理工具。

　　二、高校内部会计控制系统的现状

　　现代财务信息系统主要包括四个组成部分：会计核算系统、会计管理控制系统、会计组织流程系统和会计网络系统。其中，会计核算系统是基础；会计管理控制系统是在IT环境下的协调与控制。如责任会计控制、预测与决策分析；会计组织流程系统是充分考虑会计信息的安全和信息系统的特点，对高校会计系统和业务系统进行再造；会计网络系统是结合电子政务等管理思想，合理组织会计信息资源以及与业务系统的数据共享和接口问题。

　　现代财务信息系统涉及到金融工程、会计控制理论、运筹学、网络、数据仓库等新技术和新管理思想。目前大部分高校已经具备或初步具备并使用会计核算系统、会计管理控制系统，在财务部门内部建立了完备的电算化系统或局域网系统，使会计信息在可靠性、及时性等方面取得了很大进步，基本能满足财务内部管理的要求。但是，随着高校规模的迅速扩大和管理工作的不断深入。时常出现财务工作无法及时满足管理需求的情况，如：学校内部各部门需及时了解经费预算执行情况，各级领导需随时掌握学院财务状况、学生交费等情况时，大多都只能采取手工、半自动化作业方式，由财务人员从会计核算系统中查出相关内容，经过整理加工后再报告，效率较为低下，常常落后于外部形势的发展变化，提供的许多信息还未传送到领导手上就已过时了。因此，如果财务工作不能实现信息化而仅停留在会计电算化减轻内部工作强度、提高效率的层面上，即使实现了财务部门内的网络化，也只是个封闭的系统，是一个在信息时代中的“信息孤岛”，不能顺畅地与外部相关部门进行信息沟通，从而导致会计信息披露时间滞后、成本过高、会计信息失真等问题。高校内部各部门不能及时地获取有关信息，不可能做出及时、正确的决策，这种状况已远远滞后于现代化管理的要求。会计电算化作为财务信息系统建设的初始阶段，当其发展到一定阶段时，财务业务一体化建设自然就提上了议事日程，这是历史前进的迫切需要。

　　三、网络时代会计系统内部控制制度的构建

　　随着网络财务软件在会计工作中的普遍应用。管理部门对由网络产生的各种数据、报表等会计信息的依赖增大，这些网络会计信息的产生只有在严格的内部控制下，才能保证其可靠性和准确性。也只有在严格的内部控制下，才能预防和减少电算化会计系统的安全风险。网络会计系统的内部控制制度从建立和运行的过程来看，可分为系统研发控制、组织管理控制、日常操作控制和内部审计控制几方面。

　　（一）系统研发控制

　　网络会计软件的研发应符合相应的标准和规范，如《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等，按标准和规范开发的软件的运行可靠性才有保障。网络会计软件的研发不仅仅只是手工会计的功能模拟，还要在软件开发中强化内部控制手段，严格规范会计软件在数据输入、处理、输出、传输和安全保护的控制功能。

　　（二）组织管理控制

　　组织管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等。高校应按会计数据的不同形态，将其划分为数据收集组、数据处理组和信息分析组等部门，组织机构的设置必须适合高校的实际规模，符合高校总体经营目标。内部控制的关键点就在于不相容职务相分离。职责分离主要包括：数据维护管理职务与电算审核职务相分离；数据录入职务与审核记账职务相分离：系统操作的职务与系统档案管理职务相分离。对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册等。计算机会计系统有关的资料应及时存档，高校应建立起完善的档案制度，加强档案管理。要有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法及安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份，并保管好这些备份。对于用于会计电算化系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度，以保证设备完好，保证设备能够正常运行。

　　（三）日常操作控制

　　日常控制包括经济业务发生控制、输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、输出控制和数据储存控制等。高校应建立有效的控制方法和手段，设定电算化软件相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。由于计算机处理数据的能力很强。处理速度非常快，一旦发生差错，将会导致一系列的错误，影响极大，因此，应对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。系统在数据通讯时，面临着因线路、设备故障导致数据丢失及被非法拦截泄密的风险，因此，应在数据传输过程中利用数据加密、回响检查等技术手段加以防范。控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作，并要登记操作记录，从而达到限制接触输出信息的目的，打印输出的资料要进行登记，并按会计档案要求保管。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息储存安全，便于调用、更新和检索，高校对于输出的磁介质的会计资料应及时贴上外部标签，在外部标签上写明文件名称、输出时间。文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明。对整个修改更新过程都应作好登记。同时，应设置资料分发与保管的登记簿，详细记录输出资料的名称、编号、打印份数、日期以及各种会计报告的使用人、发送份数、送达时间等，并需经手人签字，以防丢失、错发、漏发。

　　（四）内部审计控制

　　电算化内部审计是会计内部控制的一种特殊形式，在会计电算化中，由于“人机”对话是特殊形态，因而对内部审计有更高、更严格的要求，内部审计应做好以下几方面的工作：1、审查会计账务处理是否正确，是否符合规定：2、审查机内数据与书面资料是否一致；3、监督数据保存方式的安全性、合法性，防止非法修改数据；4、对电算化系统运行各环节进行审查，防止系统漏洞；5、定期检查、测试电算化内控制度，找出存在的弊端和问题，提出进一步改进的措施。

　　四、高校内部会计控制系统的完善措施

　　（一）提高信息控制意识，完善会计控制系统

　　要树立正确的信息化技术控制意识。由于现代化信息管理的需要，电子计算机技术、网络技术逐步成为高校经济管理和财务管理的重要手段，信息化技术控制日益成为内部会计控制的一项重要内容。因此，高校也必须运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操作因素，确保内部会计控制的有效实施。同时，要加强对财务信息化系统开发与维护、数据输入与输出、文字储存与保管、网络安全等方面的控制。

　　（二）学习网络信息管理理论，完善信息管理系统

　　当今已经进入了知识经济和信息经济的时代，信息是高校发展的一个非常重要的资源。信息作为资源，除了～般的可利用、有价值等特性外，还具备共享性、历史积累性、时效性和多次再生性的特‘性。而信息管理系统则是由若干相互联系、相互制约的独立成分组成的一个有机整体，要系统地利用信息这个资源，高校建立会计信息管理系统是一个非常重要的前提。因此，我们要学习网络信息时代管理信息化理论，将信息技术与管理理论相融合，建立网络环境下的管理信息系统，实现管理信息化。

　　（三）充分利用网络资源，推行网上财务建设

　　利用网络资源可以进行网上财务建设，实现远距离的财务服务，从而提高财务管理的公开性、透明性，如财务查询（咨询）。通过校园网，可以提供必要的咨询服务，如方便地查询到款情况、未核销借款情况、职工工资发放情况、学生勤工俭学金发放情况、学生助学贷款发放情况等。再如网上报销（申报）业务。由于使用网上报销（申报）业务只需按要求分类整理粘贴票据，计算金额后将相关资料送达规定地点即可，无需再排队等候办理报销及领取报销款，从而可以解决排队报销问题，提高师生报销的效率，节省时间。另外，通过网上报销（申报）业务，报销款定期通过银行转入有关人员的存折账号中，可以减少各方面的现金流量。在刷卡消费日益流行的现代社会，随身携带与存折对应的牡丹灵通卡，同样可以方便地进行消费、支出，而且更加便捷、安全。

　　结语

　　高校内部会计控制信息化是一场革命，在提高高校管理水平、促进管理现代化、增强竞争力、提高经济效益等方面都有现实和深远的意义，是带动高校各项工作创新的突破口。高校内部会计控制信息化是一项系统工程，涉及高校的方方面面，其能否与高校各项工作相融合，关系到高校信息化工作的成败。推进高校内部会计控制信息化，要统筹规划，突出重点，整体推进，紧紧围绕高校改革和发展两大主题，以全面提高高校管理水平和整体竞争力为根本目的。财务管理最能体现高校管理实效的要求，高校运行过程中所有环节的人、财、物变化都可以通过财务绩效体现出来。因此，强调管理信息化要重点强调财务管理信息化建设，整体推进，提高高校整体的管理水平。

　　主要参考文献

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　　[2]张海兰网络信息时代的高校财务管理[J]教育财会研究，2006（2）

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