信息化下会计账簿改变及其监管创新
为确保会计资料的真实、完整，传统的会计监管工作已形成了一整套严谨、完备的法律规章。随着计算机技术向会计领域的渗透，传统意义上的会计账簿概念发生了实质性的变革，会计账簿监管在法规制度上、技术手段上、操作规范上都出现了漏洞，致使会计、审计、税务机关等国家监督部门的监控对象、管理手段、执法依据都受到了动摇。因此，重构信息化环境下会计账簿概念，重建规范有效的会计账簿监管体系显得十分迫切。
一、信息化环境挑战传统会计账簿
会计账簿在整个会计核算程序中处于中间环节，它既是对大量、零星、原始的会计凭证地归类整理，又是会计报表各项目填制的直接依据。随着经济全球化、组织集团化和企业信息化进程的加快，更加集成化、智能化的承载财务信息的电子信息平台向传统会计核算工作发起了冲击，给传统意义上的会计账簿带来了一系列重要的变革，主要体现在：
(一)改变了原始数据输入方式
传统的会计账簿主要是根据审核无误的凭证，逐笔或汇总记录在会计账簿上，登账工作繁琐、复杂、易于出错。信息化环境下会计账簿的记录直接取决于数据采集端口的原始单据或记账凭证，而原始数据的采集与输入形式已大为扩展，如人工键盘录入，硬盘、u盘等磁介质导入，远程网络收集与传输，输入方式呈现出迅速、开放、多元、高效的特点。
(二)改变了数据处理方式
在传统的会计核算程序中，采用平行登记方法的总分类账与明细分类账的登记是一项原理简单而核算过程繁杂的工作。当计算机用于会计处理以后，会计信息系统基本都是采用集中处理(批处理)的方式，即多个业务子系统采集原始凭证信息，记账凭证一次输入或生成，各种账表数据在记账凭证分录库的基础上派生形成，数据的运算与归集高度依赖于计算机信息系统实时运作。总分类账与其各级所属的明细分类账之间也不再是一种重复、平行登记的关系，而演化为一次登记、逐级共享的关系。
(三)改变了数据存储方式
传统的会计账簿以纸张存储方式保留与管理信息。在计算机方式下，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中，以电磁介质作为会计信息的存贮载体，需要时可通过打印机输出纸质账簿。因此，数字化信息存储形式不仅保留了传统意义上的纸质存储，而且还包括存储在计算机硬盘、内存、软磁盘、磁带等磁介质与光盘等光电介质上。原始数据的输入端口、高度依存的电算化软件系统、易隐藏信息的存储介质成为影响信息化环境下会计账簿三大主要因素，这些因素不仅引起了传统会计账簿外在形式的变化，而且带来了信息化环境下会计账簿实质性的变革。
二、信息化环境下会计账簿管理与控制的漏洞
在信息化环境下，会计账簿发生了质的变化，传统的会计账簿概念已被替代。由于适应信息化环境的会计账簿监管制度的滞后，当前会计账簿的监管存在着以下三大方面的问题。
(一)会计账簿的监管与财务软件密切相关
电子会计账簿必须在财务软件系统环境中才能运行和调阅。目前，由于国家对财务软件研发环节没有严格、有效的限制性法律条款制约，对财务软件推广环节也没有强有力的市场准入制度保护，一些软件企业为打开市场，追求市场占有率，满足少数企业的不正当需要，在“反审核、反记账、反结账”、“多套账”、“修改数据库”、“删除操作日志”等方面为企业大开绿灯，为少数企业和人员违反会计法规提供了可乘之机，使得会计账簿依存的财务软件系统本身就存在严重隐患。
(二)会计账簿的原始性与可靠性得不到保证
由于国家缺乏对信息化环境下会计账簿存储介质的严格规定，因此其原始性与可靠性无法得以保证。在电子计算机技术向会计领域渗透与应用的过程中，电子数据的输入、修改大为便捷，但由于会计数据往往保存在硬盘等可反复读写的可逆式存储介质上，也出现了无痕迹修改、瞬间删除、快速拼凑等问题，大大破坏了会计账簿信息原始性、真实性、完整性，严重违反了《会计法》及相关法规。
(三)管理规范上缺乏有效的约束
由于国家对财务软件及其安装环境、存贮方式都缺乏明确的规定，从而造成管理规范上的失效。例如：有些企业没有用于会计核算的专用计算机，造成财务软件与其他应用软件交错在一起安装，不利于会计信息的专门监管。在网络环境下，服务器是数据集中存储介质，也是电算化会计账簿的重要组成部分，有些企业由于种种原因或为达到某些目的，采取隐匿服务器，跨地域存放、或以代理形式设置服务器等方式，造成会计账簿的不完整，干扰了正常的会计账簿监管工作。
三、信息化环境下加强会计账簿监管的措施
为从根本上解决上述问题，充分发挥计算机技术给财务管理工作带来的便利，杜绝管理失控，应采取有力措施，从源头和制度上解决信息化环境下会计账簿的监管问题。
(一)科学确定信息化环境下会计账簿相关概念，从理论上解决会计账簿监管对象的问题
一是以会计账簿为中心的核算程序发生改变，会计账簿由信息加工环节转变为信息呈现环节，并使原始凭证的采集与导入环节成为决定会计信息质量的“瓶颈”；二是会计账簿的表现形式有了极大的扩展：硬盘(服务器)存储的账簿、子系统导入的账簿、移动介质存贮的账簿、纸质打印的账簿，以及账簿查阅依赖的财务软件信息系统，都成为信息化环境下会计账簿的新形式，这些会计账簿的新形式也必将成为信息化环境下加强监管的对象。
(二)及时出台有关管理办法，从财务软件开发和推广环节入手进行治理整顿市场秩序，改变无序竞争，惩治财务软件开发商的违规开发、违规推广问题，切实保证财务软件遵从会计及审计法律法规。根据国家统一的会计法规，尽快出台有关审计线索保全的软件研制与认证标准和管理办法，使财务软件具备充分保留并提供审计痕迹的功能，如数据更改、删除和新增的记录必须保留。同时，运用法律武器，严格制止软件开发过程中使用违反会计法规的计算机技术，不符合会计、审计及税收相关法律法规的软件禁止进入市场，对属于软件开发原因造成的违法行为。应追究软件研发单位及个人的法律责任，以确保财务软件的会计信息质量。
(三)明确会计账簿的存储介质，强制性推广专用介质。确保电子化会计账簿的原始性与可靠性鉴于电磁性介质储存易修改、易损坏的特点，根据国内外经验，在数据存储技术中首推磁带WORM技术。WORM技术的全称是Write Once Read Many(一次写入，多次读取)，即在电子计算机外存储器中，一次写人式光盘(WORM)可供使用者一次写人多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息；也可采取只读式光盘(CD-ROM)，只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电算化会计账簿的原始性、真实性、完整性，有利于强化电子账簿原件的说服力与证明力。
(四)加强企业财务软件管理检查，做到有法可依、有法必依，使财务软件管理走向规范一是规范安装财务软件。对财务软件的软、硬件配套设备的安装应当加以法规上的严格规定，保证财务软件安装与其他应用软件安装相对隔离，保证有专门用于运行财务软件、发布财务信息的计算机配套设备，以提高会计核算与监控的安全度。二是严格服务器的设置。以法规形式要求设置异地服务器或代理服务器的企业，必须在本地或本省一级地域内设置相应服务器，采用异地服务器自动备份数据库，定期将备份数据传到本地或本省服务器上存储归档。三是强化电子化会计账簿的内部控制。根据信息化的特质，不断探索适应电子化会计账簿内部控制，建议加强对不相容职务分离的内部控制；加强对系统程序的内部控制，加强对数据安全的内部控制等。 计算机在财会领域的普及，对于完善企业管理、提高经营效益起到了巨大的作用。但相关监管措施的缺失，给一些企业和个人的恶意违规留下了可乘之机，给财务工作带来了严重隐患。因此，要对整个会计账簿管理体系进行全面调整，在充分考虑计算机网络、数据库技术、应用软件程序、会计人员操作等多环节可能带来的风险基础上，建立起一套完整、严谨、规范的信息化系统的监管体系。
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