关于ERP环境下会计基础工作规范的几点思考
【摘要】当前，许多大型企业都构建了ERP系统来提升自身的管理效率，而处于该环境核心地位的会计信息系统，却由于仍然被强制性地遵守许多传统规定而不能适应ERP的灵活要求，从而制约着企业管理信息化功能的发挥。本文对此进行了分析并提出改进建议。
【关键词】ERP环境；会计基础规范；内部控制
一、引言
在管理信息系统中ERP系统的重要特征是以事先设计并嵌入系统的流程作为整个信息系统的逻辑主线，对业务活动和管理活动进行集成，真正做到财务业务一体化，实现资金流、物流和信息流 “三流合一”。具体到会计核算和账务处理上，可以做到会计核算的自动化处理，在业务发生的同时进行会计数据的后台整理，这一过程将极大地提高会计人员的工作效率、提升会计信息在企业管理活动中的决策、参考作用。但是，笔者经过大量调查发现，会计在享受ERP集成化数据处理的便利的同时，有些基础做法和规定不能很好地适应ERP系统的内在要求，甚至制约企业信息化工程的进展，最终影响会计功能的发挥，造成信息化效果的降低。为此，本文从ERP系统的内在要求入手，分析会计信息化过程中一些会计基础工作规范的机械性、滞后性及对信息化环境的不适应性，同时提出解决上述问题的建议和措施，以期对实践借鉴和政策修订有所帮助。
二、ERP环境下会计基础规范存在的问题及改进建议
目前用于规范会计基础工作的主要范本是财政部于1996颁布并实施的《》（以下简称《规范》），该规范普遍适用于传统会计环境下的手工会计工作，而在ERP环境下却逐渐暴露出不少问题，如不加以修整，将影响会计信息系统这一核心模块功能的发挥，甚至制约ERP系统的运行和效果。概括起来，主要有以下做法存在问题，应进行相应的修改和完善。
（一）会计岗位设置和职责分工
ERP环境下的会计工作同样需要岗位设置和职责分工，但《规范》中要求企业设置会计机构负责人、出纳、财产物资核算、工资核算、成本核算、财务成果核算、资金核算、往来结算、总账报表、稽核和档案管理等的规定并不完全适合ERP的运行环境和管理需要。一方面，上述分工多数是基于工作过程的性质相似性和方便人工处理和监督来设计的，而在ERP环境下的工作思路是业务流程固化后的完整执行，从会计数据的确认和采集到各种项目（科目）的统计（归集）和输出完全是一个数据流程的整体行动，不可能将系统割裂开来而各管一段；另一方面，为了保证会计数据的完整、可信及安全，应允许企业根据会计部门的管理需要增设其他岗位和职责。因此，建议信息化程度较高企业的会计部门按照会计信息资源管理的流程设置岗位和职责，包括会计部门负责人、系统安全运行岗、流程设计维护岗、数据采集岗、数据输出岗、操作日志管理岗、会计信息分析岗、系统内部审计岗等，每一岗位根据权责分离和内部牵制原则设置相应人员和权限，使得系统模块与岗位职责完整一致。
（二）会计工作交接
目前，会计人员所遵守的会计工作交接制度，过多关注实物形态资料保管的连续性和工作责任划分，例如要求负责人在场、账簿、报表、印章等现场交接，交接人和被交接人签字等。其实，要保证ERP环境下会计系统和会计工作的顺利过渡，除了传统会计资料、名章、实物资产等工作对象的交接外，更重要的是信息资源和系统职责的切换、更替和转移，包括职责权限、文件存储方式、系统控制要点、操作日志转接等。因此笔者建议在完善常规交接手续的基础上增设如下交接程序：1.流程完整性交接。针对系统管理员或流程维护岗位人员进行交接时，应将完整的流程资料、流程控制点、流程管理信息及相关资料一并完整交接。2.数据库体系完整性交接。在会计工作交接时，应专门针对数据（库）的列表、存储路径、数据格式、输入输出接口等进行单独交接，且交接双方对数据库完整性签字认可。3.账户权限交接。ERP系统下各操作岗位的账户、密码和权限应单独交接并明确限制性过渡期，即对交接人员交接前后的账户权限等进行过渡期约束，避免新的密码权限生效之前，有人利用时间差进行越权操作或非法使用。4.岗位切换并行协议。即对交接后的一定期限（例如30天）内，双方的操作运行等功能无法完全瞬间切换时可以考虑设置交接并行期，依靠技术手段和操作日志制度来完整记录并行期的操作过程，为完整交接创造条件。
（三）会计分期
《》等制度规定会计年度从公历1月1日到12月31日，并按照每一个自然月份分为12个会计期间。但是，在ERP环境下，出于组织和调整信息的考虑，经常需要设置多于12个会计期间的做法，例如SAP的ERP将一个会计年度划分为16个会计期间，其中的4个特殊会计期间是为审计调整等管理需要而预留的，用友允许用户最多划分20个会计期间，金蝶EAS同样建议用户根据自身需要划分13至18个会计期间。这里的问题是《》等应该明确提出ERP环境下的用户可依据企业实际需要设置相应会计期间数，同时与税务制度等进行全面沟通，避免目前做法处于灰色地带，连税务检查时都无法解释清楚的状态。当然，灵活划分多个会计期间，并不是将会计年度随意分割，当提供符合会计分期假设的会计信息时，可依据准则制度的规定合并整理相关信息，上述做法完全是出于ERP系统的内在要求和集成化思想而方便整理和传递信息的现实需要。
（四）会计记账凭证类型
目前常规做法是将记账凭证划分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以使用一种通用记账凭证。这种做法比较符合手工会计和独立会计核算软件对记账凭证填制和处理的需要，也是为了分类、汇总和查询的方便。但是，目前企业上线的大型ERP系统是一个集成化程度很高的综合平台，已将会计系统和业务系统协同起来，许多会计凭证的源头向前延伸到业务发生时刻，完全实现了“财务业务一体化”，记账凭证的应用只是整个信息处理流程的一个环节。其除了受会计工作基本要求的规范外，更重要的是根据管理需要，将不同的业务信息记录为不同的格式和内容，产生的会计凭证也是依据业务的性质和管理的需要而记录的。因此，ERP系统下的会计记账凭证往往有多种表现形式，基本都在十几种左右，而不是简单的“收付转”三大类，因此，应改变目前对会计记账凭证的传统分类，可允许用户根据系统的需要灵活设置凭证种类。
（五）会计凭证签章
《》中规定与填制记账凭证有关的人员，包括制单人、稽核人、记账人、会计机构负责人、会计主管等应签名盖章以示负责，收款和付款记账凭证还要由出纳人员签名或盖章。该项制度的作用和意义不言而喻，但在ERP环境下却无法做到，或即使执行了也是形式上的，而无法起到实质性控制作用。前面已经交代，ERP系统的价值就在于实现了管理信息的高度集成，只要业务发生，会计子系统就会按照会计事项确认的标准和原则自动核算会计信息，连同非财务信息提供给信息用户，因此，自动化是核算过程中的基本功能，目前国内外的ERP系统中，近乎80%的会计记账凭证都是在管理过程中自动集成化生成的，而且数量庞大，在如此情况下要做到每张凭证均要签名和盖章几乎是不可能的，即使强制要求打印凭证和签章，也将是一个成本昂贵而作用有限的举动。笔者建议取消传统的签名盖章等控制手段，而将精力放在完善ERP系统的内部控制体系的建立和执行上，有效利用信息技术和配套措施，保证业务发生及信息记录流程和处理指令的正确、合法和完整。同时，保证每张凭证可以方便快捷地向上追索到其业务发生的源头。即使没有签名盖章，同样有效地保证了职责的监督和牵制。
（六）会计记账凭证附件
《》第51条规定：除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。本规定同样表现为在手工会计和单个会计信息系统环境下非常必要，而在ERP环境下无法做到。原因有两点：一是ERP系统往往用于大型企业集团，许多企业是跨地区甚至跨国经营，分布在不同地域的分（子）公司和办事机构均通过庞大复杂的ERP系统连接起来，以前还是独立核算单位的下属企业变成了目前的数据采集点，所有的核算可能全部集中到总部一级，实现了集中核算和控制，凭证由系统统一生成并编号。此时，如果要求将每张记账凭证的原始凭证（如领款单、入库单、发票等）从相距遥远（甚至是地球的另一端）的下属分支机构传递到集团总部，然后附在记账凭证后面，不论从时间角度还是安全考虑都是不现实的。因此，笔者建议对附属原始凭证的要求不做强求，允许企业根据需要自由掌握。这样做的理由是因为记账凭证与原始凭证的对应关系永远存在，只要建立会计凭证的快速溯源机制，对每一张记账凭证都可以迅速查找它的原始凭证，进而确定责任主体和操作的规范性，实质上起到了系统整体控制效果。
（七）会计档案管理
ERP系统内含的精细化管理思想使得后台信息系统的会计信息更加明细，原来手工可以合并的凭证，实施ERP后必须提供详尽的核算和管理信息，这要通过数量庞大的记账凭证来实现。由于数据的电子化，查询起来非常方便，只要凭证、单据、账簿不打印出来，用户便感觉不到大量凭证的存在。但是，《会计基础工作规范》要求在保存电子数据档案的同时打印记账凭证和账簿并装订保存，这就暴露了此项规定的弊端，因为打印数量相当于手工合并单据的几十倍甚至上百倍，打印成本和工作量相当惊人。因此，笔者建议允许用户根据自身管理的需要确定会计档案的格式和规模，对于跨地理区域集成生成的凭证和账簿可以用电子资料代替纸质数据，对于数量庞大的基础数据资料无需打印保存，只要有完善的电子介质和合理的安全措施即可。
三、结论与建议
综上所述，传统条件下长期形成的所谓会计基础工作规范，大多在表面上发挥某种形式的控制作用，当这种常态规定无法持续运转甚至阻碍会计信息化的功能和发展时，则需要建立基于运行系统的内控机制，从系统结构和功能逻辑上嵌入有效的控制手段来代替传统制度形式。条件成熟时，比如ERP环境下会计信息系统与信息化环境的控制功能能有效发挥，则完全可以放弃目前一些看似合理而实际无效的“基础规范”，“放手”托付给系统本身的控制体系，真正实现会计处理流程与业务控制流程的一体化和集成化。
【主要参考文献】
[1] 中华人民共和国财政部.会计基础规范[M].北京：中国财经出版社,1996.
[2] 陈启申.ERP——从内部集成起步[M].北京：电子工业出版社,2004.
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