信息数据库在会计管理工作中的应用及建议

    一、存在的问题

    目前的会计管理工作在管理模式和管理体制上都存在一定局限性，管理手段也比较落后，主要体现在会计管理工作对象一一会计人员和会计信息两个方面，以会计人员的管理工作尤为突出。

    1.会计人员管理。会计人员的管理工作主要表现在发放会计人员从业资格证及年检、会计人员继续教育、会计电算化培训、会计人员档案管理、技术职称管理以及奖惩、考核管理等，这些一直是地方财政会计管理部门从事的重要管理工作，其管理原则是属地原则，由会计人员所在地区财政部门负责。然而，随市场经济发展，会计人员逐步打破现有的行政区域划分，可在不同的地区、不同所有制的企业从事会计工作，流动性强的特点日益明显，原管理体制不但效率低下，而且在一定程度上阻碍人力资源的有效配置，阻碍会计人员后续教育素质的提高，从而也阻碍会计管理水平的提高。因此，会计管理工作必须要适应新形势的要求，需要不断深化改革，在建立现代管理体制的基础上，充分利用现代科学技术，对各项会计管理工作的处理、传递，实现数据化、信息化、高速化，从而提高财政部门在会计管理工作中的效率。

    2.数据库的建立与应用。计算机技术及相关技术应用的普及，使其在财政及财务工作中也逐渐发挥作用，其应用面也越来越宽。如在财务方面成功地完成了账务管理、固定资产管理、财务报表管理等等，并且成本管理也有成功的范例。在财政方面也出现了比较成功的诸如各级财政数据汇总等应用软件。但这些应用是以核算型应用为主，真正用于行政管理方面则非常鲜见，几乎都是手工操作。类似于会计人员管理等行政管理方面的应用，却未能提供出有效的计算机管理方案。

    二、柳州市的做法

    为了配合于丑剧年7月1日开始实施的新《会计法》和《会计从业资格管理办法》，柳州市会计管理部门，投入了大量人力和物力，在2001年10月开始，通过填写表格、填涂信息卡等手段，历时7个月，利用国家财政部下发的会计管理软件，建立起了全市的会计人员信息档案数据库。会计人员信息数据库包含了31个数据文件，这些数据文件分别记录着每一个会计人员详细情况、学习培训、各种奖励处分以及年度审验等等全部的信息资料，这对会计管理部门是一个非常宝贵的信息资源。而每年会计人员的资料不断的变化，人员的调进调出，新办证的会计人员也不断的增加，因此数据库信息也就不断的在更新。有了如此丰富的会计人员信息数据库，会计管理部门对会计人员的管理工作就可以围绕着会计信息数据库开展各项业务活动。这里，我们仅以在会计人员继续教青的管理工作中的应用进行初步的探讨。

    1.会计人员继续教育管理。在新《会计法》和《会计从业资格管理办法》中，对会计工作的从业资格及取得从业资格的条件等方面做了硬性规定。同时，为了保证会计人员的理论水平和业务水平的不断提高，对各种新的会计制度和法规的理解与执行，财政部还颁发了《会计人员继续教育暂行规定》，对所有取得会计从业资格的人员进行继续教育提出了明确规定，要求每一位会计从业人员每年参加的继续教育必须达到一定学时，以保证会计从业人员理论与业务水平（在柳州市区获得会计从业资格证的人员目前有16（则多人）。

    2.管理工作电算化。柳州市会计管理部门，在开始组织继续教育管理工作之初，动员了很大的力量，还外请了其他单位的人员帮忙，但整天都是忙于报名、抄写名单、填写证书等工作，很难腾出手来从事正常的工作，就是这样，从事继续教育管理工作的人手还是感到不足，而且还不断的出现问题，如姓名错误、身份证号码错误等等，要解决这一问题，提高工作效率，只有借助计算机。原来需要1一2人用1天或更多的时间来完成的填写证书的工作，用计算机只要十几二十分钟就完成了。但是，参加继续教育学习的人员名单输入计算机却还是需要大量的人力和时间，特别是对大的集团单位，如柳州钢铁集团、工商银行等拥有大量会计人员的单位，人员的名单输入是一件棘手的事情，要想彻底地解决管理工作的效率，消灭错误，就必须解决人员名单输人的问题。参加继续教育学习的会计人员，都拥有会计从业资格证书，而这些人员详细资料都在计算机中，因此，要解决人员名单输入计算机的问题，只要利用好已有的会计人员信息数据库就行了。柳州市会计管理部门在这方面进行了初步的实践，利用计算机网络和会计人员信息数据库，比较好地解决了这一问题，现在只要2名工作人员，就可以比较轻松地完成原来需要许多人高强度劳动才能完成的工作。

    三、关于信息数据库共事的建议

    柳州市会计管理部门在利用会计人员信息数据库方面做了一些工作，在实践中我们深感要解决信息数据库的共事和信息数据的兼容问题。这里从两方面来说明这个问题。

    1.会计从业资格证的年检。从业资格证的年检工作虽然是每两年进行一次，但仅柳州市区的会计从业资格证就有16000多本，这还不算柳州所辖的六个县的会计从业资格证。由于会计从业人员管理软件是由上级发下来的单机版本，造成整个审检工作只能由一台计算机来完成。如果一个人每天能对200本资格证进行审检，16000多本证书需要100天左右的时间才能完成，而这段时间内，新办会计从业资格证的工作又不能停，年检工作可想而知了。如果会计人员管理软件可以在网络上运行，信息数据库可以在网上共事，这样就可以有多台电脑同时对信息数据库进行工作，极大地提高年审工作效率。

    2.会计职称考试报名。柳州每年参加会计专业技术职称考试的有几千人，报名时间一般在10个工作日内，时间紧任务重，为使报名工作能顺利的完成，会计所将主要精力全部都投入到这个方面上来。会计技术职称的考试报名要填两个表格：一个是报名表、一个是报名信息卡。信息卡中的信息是通过将信息卡送到区财政厅会计处的读卡机进行解读，将报名人员的信息读入计算机中，这样才能用考试管理软件进行工作。在这个过程中，信息卡是最容易出错的地方，一旦出错，信息卡无法读出。而信息卡里的信息，在会计人员信息数据库中都有，如果能利用信息数据库进行报名管理，将能极大地减轻工作强度，减少报名人员的滞留时间，同时，会计管理部门也不用带这几千张的信息卡到南宁进行信息解读，从而提高工作效率。但是这些数据与考试管理软件中所采用的数据不兼容，正是因为这种不兼容，造成了信息资源的浪费、人力资源的浪费和时间的浪费。