与物流集成的管理型应付款管理模式
发布时间：2015-10-12 09:24
当前大多数财务软件都设计了应付款模块并实现了对应付款的明细核算，但主要功能集中在应付帐款记录和统计汇总方面；其处理对象是应付项目本身，是对过去集成在帐务系统中的应付科目帐务处理的独立和细化。这种处理模式不能反映采购过程应付项目形成的全过程，不能满足采购过程内部控制的需要，也缺乏对供应商和物资价格的决策能力。
这种核算型的应付款模块反映的是采购资金信息，而采购物资的物流信息集成于收发存管理模块，因而企业在生产组织中改变物流时（如改变订单交货期要求供应商提前交货），要花费人力重新平衡物流和资金流（如重编采购资金计划以合理调度有限的资金）；改变付款政策对生产经营的影响也不可预测。这种模式下应付款模块、物流模块乃至客户商模块是独立和松散的，管理职能作用的发挥非常有限。因此有必要改变现有财务软件应付款的处理模式，使应付款模块在完整反映采购业务的基础上满足企业内部控制，加强对供应商及其价格决策能力的需要。
一、集成物流的应付款模块的处理模式特点
集成物流的管理型应付款处理模式下对应付款的管理突破了核算的局限，增强了对供应商的决策能力，强化了内部控制特别是采购目标成本的控制。其核心是对采购过程分环节的反映和控制；将以前分散的供应商信息、应付资金信息及物流信息进行有效的集成管理；应付款每一记录都能对应采购的动因、过程及结果。这种集成物流的管理型应付款系统的主要特点有：
1、管理应付款形成全过程。企业根据生产计划和产品组成运行物料需求计划（MRP）运算得出采购计划，它是应付款形成的起点，是应付款的预算子模块，它形成采购资金需求计划；根据供应商历史库或通过物资询价，确定供应商和采购价并签订采购合同，采购合同是应付款形成的依据，它是应付款的计划子模块，通过它形成釆购客户付款计划；企业根据生产进度组织采购物资的入库形成实际的应付款，并合理调配有限的采购资金组织付款，它们是应付款的核算子模块；以采购计划为起点，采购合同为依据，记录采购物资应付、实付信息并进行分类控制是管理型应付款模块的结构特点。
2、完整反映采购成本信息。某项材料的釆购成本的形成涉及多个供应商、加工商或协作者，而且含有不同性质的成本（如买价和运费、厂外加工成本，厂内加工的专项费、杂费分摊等）。管理型应付款模块对这些费用进行审核记录时，要分类反映各种性质的采购成本的形成来源、应付款的组成对象，对各个环节的采购费用进行记录和分析。完整反映采购过程中的成本组成是简化应付款处理过程和有效加强采购成本控制的基础环节。
3、有效控制采购过程。这种模式下财务人员借助应付帐簿和与之有关的采购计划、采购合同、入库单及库存明细信息能监管采购全过程；供应商、价格库和标准采购成本信息等能在采购过程中不断完善；对采购资金能加以有效的控制；由于采购资金流、物流和信息流得到了统一，财务人员能掌握更多的决策信息，从而施行更有利的内部控制。
4、综合体现为一套数据二种视图。这种处理模式下应付款帐簿信息来源于釆购和库存模块，具体是指应付款模块数据在采购和库存模块登记，财会部门对相关数据审核形成帐簿记录，并分析形成有效的财务控制信息，这种应付款处理模式能同时满足会计核算和管理的需要。“一套数据、二种视图”的处理模式是应付款模块发挥核算和管理职能的技术基础。
二、应付款模块设计的关键问题
1、采购及付款过程的规范。多数企业的采购和应付款管理有成熟的处理流程，但问题在于在推行财务信息化过程中没有体现这些成熟的流程。因此，应付款模块的设计首先要注重规范和集成供应链上与采购有关的信息。
2、改进入库子模块的功能设计和界面设计。现有财务软件在入库登记上采用与手工方式相近似的处理界面，这看起来符合操作人员的习惯，但这一环节恰恰构成应付款管理信息瓶颈。因为入库单作为最主要的入库信息录入界面，如果只登记采购物资成本和数量的最终信息，而不反映采购过程不同供应商、运输商和协作商（或协作部门）的价格组成信息，就不可能形成应付款信息和多种价格信息，不利于对物资采购过程中不同环节的成本进行分析。结合单据流转和控制过程改进入库设计是实现应付款模块管理职能的保证。
3、信息处理流程要体现控制过程。现有财务软件在采购及应付款环节上多数采取集中处理方式，不强调单据信息分工操作，这种方式下企业采购控制环节与信息流转过程脱节，从而导致管理信息不全。管理型应付款模块中要使计算机信息流转体现控制过程，在模块操作的不同环节要精确控制单据数据项的操作权限，体现控制过程；同时单据的数据表设计要考虑整个流转过程并增加许多属性字段以反映多项管理信息。
4、集成于物流模块并与总帐模块关联。应付款模块要发挥作用，在设计过程中能否实现与物流模块（如产品生产、采购、到货）的集成非常关键，其实现程度限制着模块管理功能的发挥。同时设计时也要考虑如何与总帐系统关联和数据交换。因为准确地登记会计帐簿、发挥核算功能也是应付模块的重要功能。
三、实行这种模块的意义
1、规范并简化核算。这种处理模式下规范并统一管理采购过程的资金流、物流和信息流，减少了信息的重复处理，能提高核算的效率和质量，使应付款核算内容更完整，分工更合理。
2、提高管理职能。通过对采购全过程信息的反映能增加财务人员对采购过程的监管能力；通过分类反映供应商和采购价格可以形成企业的供应商库和材料价格库，有利于加强产品设计、生产制造过程中材料目标成本的控制，并形成标准采购成本，有助于企业在内部控制过程中贯彻标准成本核算制度；应付款记录反映信息的完整，可增强企业对采购资金的调度能力。
3、促进财务软件开发模式的创新。会计电算化实现核算型向管理型过渡的关键在于处理模式的创新，不能只强调会计核算功能的细化和开发技术的更新换代，而忽视与企业特定管理目标相结合。设计管理型应付款模块符合以财务为中心建立企业MIS/ERP系统的思路，并进一步促进我国财务软件管理职能的提高。李文昌
这种核算型的应付款模块反映的是采购资金信息，而采购物资的物流信息集成于收发存管理模块，因而企业在生产组织中改变物流时（如改变订单交货期要求供应商提前交货），要花费人力重新平衡物流和资金流（如重编采购资金计划以合理调度有限的资金）；改变付款政策对生产经营的影响也不可预测。这种模式下应付款模块、物流模块乃至客户商模块是独立和松散的，管理职能作用的发挥非常有限。因此有必要改变现有财务软件应付款的处理模式，使应付款模块在完整反映采购业务的基础上满足企业内部控制，加强对供应商及其价格决策能力的需要。
一、集成物流的应付款模块的处理模式特点
集成物流的管理型应付款处理模式下对应付款的管理突破了核算的局限，增强了对供应商的决策能力，强化了内部控制特别是采购目标成本的控制。其核心是对采购过程分环节的反映和控制；将以前分散的供应商信息、应付资金信息及物流信息进行有效的集成管理；应付款每一记录都能对应采购的动因、过程及结果。这种集成物流的管理型应付款系统的主要特点有：
1、管理应付款形成全过程。企业根据生产计划和产品组成运行物料需求计划（MRP）运算得出采购计划，它是应付款形成的起点，是应付款的预算子模块，它形成采购资金需求计划；根据供应商历史库或通过物资询价，确定供应商和采购价并签订采购合同，采购合同是应付款形成的依据，它是应付款的计划子模块，通过它形成釆购客户付款计划；企业根据生产进度组织采购物资的入库形成实际的应付款，并合理调配有限的采购资金组织付款，它们是应付款的核算子模块；以采购计划为起点，采购合同为依据，记录采购物资应付、实付信息并进行分类控制是管理型应付款模块的结构特点。
2、完整反映采购成本信息。某项材料的釆购成本的形成涉及多个供应商、加工商或协作者，而且含有不同性质的成本（如买价和运费、厂外加工成本，厂内加工的专项费、杂费分摊等）。管理型应付款模块对这些费用进行审核记录时，要分类反映各种性质的采购成本的形成来源、应付款的组成对象，对各个环节的采购费用进行记录和分析。完整反映采购过程中的成本组成是简化应付款处理过程和有效加强采购成本控制的基础环节。
3、有效控制采购过程。这种模式下财务人员借助应付帐簿和与之有关的采购计划、采购合同、入库单及库存明细信息能监管采购全过程；供应商、价格库和标准采购成本信息等能在采购过程中不断完善；对采购资金能加以有效的控制；由于采购资金流、物流和信息流得到了统一，财务人员能掌握更多的决策信息，从而施行更有利的内部控制。
4、综合体现为一套数据二种视图。这种处理模式下应付款帐簿信息来源于釆购和库存模块，具体是指应付款模块数据在采购和库存模块登记，财会部门对相关数据审核形成帐簿记录，并分析形成有效的财务控制信息，这种应付款处理模式能同时满足会计核算和管理的需要。“一套数据、二种视图”的处理模式是应付款模块发挥核算和管理职能的技术基础。
二、应付款模块设计的关键问题
1、采购及付款过程的规范。多数企业的采购和应付款管理有成熟的处理流程，但问题在于在推行财务信息化过程中没有体现这些成熟的流程。因此，应付款模块的设计首先要注重规范和集成供应链上与采购有关的信息。
2、改进入库子模块的功能设计和界面设计。现有财务软件在入库登记上采用与手工方式相近似的处理界面，这看起来符合操作人员的习惯，但这一环节恰恰构成应付款管理信息瓶颈。因为入库单作为最主要的入库信息录入界面，如果只登记采购物资成本和数量的最终信息，而不反映采购过程不同供应商、运输商和协作商（或协作部门）的价格组成信息，就不可能形成应付款信息和多种价格信息，不利于对物资采购过程中不同环节的成本进行分析。结合单据流转和控制过程改进入库设计是实现应付款模块管理职能的保证。
3、信息处理流程要体现控制过程。现有财务软件在采购及应付款环节上多数采取集中处理方式，不强调单据信息分工操作，这种方式下企业采购控制环节与信息流转过程脱节，从而导致管理信息不全。管理型应付款模块中要使计算机信息流转体现控制过程，在模块操作的不同环节要精确控制单据数据项的操作权限，体现控制过程；同时单据的数据表设计要考虑整个流转过程并增加许多属性字段以反映多项管理信息。
4、集成于物流模块并与总帐模块关联。应付款模块要发挥作用，在设计过程中能否实现与物流模块（如产品生产、采购、到货）的集成非常关键，其实现程度限制着模块管理功能的发挥。同时设计时也要考虑如何与总帐系统关联和数据交换。因为准确地登记会计帐簿、发挥核算功能也是应付模块的重要功能。
三、实行这种模块的意义
1、规范并简化核算。这种处理模式下规范并统一管理采购过程的资金流、物流和信息流，减少了信息的重复处理，能提高核算的效率和质量，使应付款核算内容更完整，分工更合理。
2、提高管理职能。通过对采购全过程信息的反映能增加财务人员对采购过程的监管能力；通过分类反映供应商和采购价格可以形成企业的供应商库和材料价格库，有利于加强产品设计、生产制造过程中材料目标成本的控制，并形成标准采购成本，有助于企业在内部控制过程中贯彻标准成本核算制度；应付款记录反映信息的完整，可增强企业对采购资金的调度能力。
3、促进财务软件开发模式的创新。会计电算化实现核算型向管理型过渡的关键在于处理模式的创新，不能只强调会计核算功能的细化和开发技术的更新换代，而忽视与企业特定管理目标相结合。设计管理型应付款模块符合以财务为中心建立企业MIS/ERP系统的思路，并进一步促进我国财务软件管理职能的提高。李文昌
[责任编辑：编辑部]
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