探析电算化会计档案管理

　　1 电算化会计档案的特点

　　众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。笔者根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点：

　　（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

　　（2）传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

　　（3）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘，即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

　　（4）会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

　　（5）实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。

　　2 当前企事业单位会计档案管理存在的问题

　　2.1 会计档案管理法规不完善

　　有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。

　　2.2 网络的安全隐患

　　首先，计算机系统由许多部分组成，每个部分都有薄弱环节，极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次，计算机系统的自身安全和保护功能也非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善之中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用，会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。

　　2.3 从业人员的业务素质偏低

　　档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低，缺乏档案管理专业知识，电子档案管理意识薄弱，导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存，或不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，影响电算化系统的正常工作。

　　3 会计档案管理解决措施

　　（1）规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作规范会计档案管理工作，需要做好以下3个方面：①订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。②综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。③各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

　　（2）确保会计档案安全。①要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。②采取必要的物理保护措施，根据其档案载体的物理特性，在形成这些档案时应采用“ＡＢ备份法”进行数据的备份，对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名，最好做异地存放，存放地点还应远离磁场，注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档，还要定期进行检查，定期进行复制，以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据，保证数据的完整性。③对传输、存档的会计档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。④对保存有会计档案数据的计算机应采取物理上的隔绝，只接入财务系统内部局域网，与Internet互联网物理断开，同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质，必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用，防止计算机病毒感染，造成数据被破坏。

　　（3）加强会计档案人员知识培训，提高会计档案管理人员的综合素质。综合素质既包括思想素质、业务素质，又包括职业道德。会计人员是会计档案整理的第一责任人：①必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；②会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。

　　（4）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。

　　（5）加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

　　总之，企事业单位财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案工作，制定切实可行的会计档案管理制度，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高会计档案利用效率，更好地为企业事业单位经济运行提供服务。