关于高效会议管理的技巧研究

　　在一篇名为《哈佛没有教我的》的文章中，作者说到：在哈佛攻读MBA期间，从没有哪位教授讲授过会议管理的内容。但是，会议在管理中关系成败。

　　自亚当和夏娃就是否偷吃禁果而召开人类历史上第一个会议开始，会议始终都是社会管理活动的基本形式和手段。经济全球化和信息技术的广泛应用使得提高会议效率成为一种必须，也具备了必要的条件。对于追求经济效率的企业组织而言，尤其如此。

　　由于会议召集人缺乏必要的会议管理技巧，造成了很多的会议不但无助于问题的解决，反而使得有待解决的问题越趋复杂;需要解决问题的人整日沉溺于文山会海中不能自拔不论;频繁的会议与主管层的随意决策成为员工新的梦魇;太多的时间花费在无效率的会议上，不仅增加了企业运营成本，还造成了工作效率低下。

　　会议是一个集思广益的渠道,会议是一个思维集合的载体。

　　随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、会议电视等多种形式进行沟通。但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

　　达成协议与解决问题一般要经历以下六个步骤，通过这六个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决(图1)。

　　会议可以资源共享,开发创意,激励士气，巩固主管地位，适度的会议更有效。

　　☆ 固定的部门会议应当至少每月进行一次

　　既然是例会就应当风雨无阻，会议召集人应当将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。

　　☆ 组织全体会议至少每两月召开一次

　　会议召集人可以利用全体大会通报组织政策并进行针对员工的吹风动员。但是，召开全员大会动作比较大，应当坚持有内容、有需要的原则，切忌频繁，否则会给组织和员工造成沉重负担。

　　但是会议召集人绝对不能将突发变例行，忌讳紧急会议开得过于频繁，不然轻则参会人员应激过度、麻木应付，重则会使员工感觉天天有危机，让组织陷入做事无条理的可怕境地。

　　可以按需要天天发生，但是要控制好时间和节奏，一般不要超过一个小时。

　　会议成本的经济分析

　　会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本三种，实践证明，会议成本是非常可观的一笔数目。

　　☆ 会议的时间成本

　　时间成本的计算方法是：

　　时间成本=参加会议的人数×(与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议秘书的工作时间+会议服务人员的工作时间)

　　对于时间成本简单而直观的计算方式是将时间转换成工资成本：金钱成本=开会的时间成本×与会人员平均每小时工资

　　直接的会议成本是各种会议支付费用的总和，它包括了会议设施费、场地费、差旅费、食宿费、招待费、文件准备费以及水电暖费等各种通过票据体现的直观费用。

　　开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下三种情况：

　　(1) 因为不能及时接听重要客户的电话而可能损失的一笔业务;

　　(2) 因为不能及时处理客户的投诉而得罪的一批客户;

　　(3) 因为不能及时解决自己管辖范围内的突发时间而可能造成的停工停产。

　　通常，会议召集人对于各种直接的会议成本比较关注，而对时间成本、效率成本不大敏感，经常出现某些组织内部会议一旦确定会务预算，就鼓励参会人员能来多少就来多少的情况，在不经意间导致无形成本大大增加。

　　会议效率低下的原因

　　经验证明，造成会议效率不高的原因通常只有两个，一个是会议组织效率不高，另一个则是开会效率不高。比如说，很多公司往往由于以下原因而致使他们开会的效率低下：

　　(1) 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。

　　(2) 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。

　　(3) 有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。

　　高效会议的特征

　　与低效率会议相对的就是高效会议，相比较低效率会议的诸多原因，高效会议具有显著的八个特征：

　　☆ 只在必要时才召集开会

　　☆ 只在认真筹划过后才召集开会

　　☆ 提前拟订和分发会议程序表

　　☆ 所有人都必须遵守时间

　　☆ 一切准备工作都就绪了

　　☆ 请了最有经验的和有才能的人出席

　　☆ 会议作出了评论和归纳

　　☆ 记录了所有决议、建议和负责人

　　建议在正式召开会议之前，会议召集人将高效会议的八大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够按部就班的进行。

　　高效会议的三种规范

　　能够保证会议有效进行的规范包含三个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

　　1. 会议时间安排的规范

　　如果正常工作时间是8AM—5PM，那么:

　　8AM—9AM期间，与会人员发言的欲望还没有被唤醒，与会者不大会对会议提案产生太多回应，不适宜进行业务分析;

　　9AM—10AM期间，比较适合进行1对1会谈，这个时间也是进行业务会谈的最佳时间;

　　10AM—12AM或1PM—3PM这个时间段比较适合集思广益;

　　3PM—5PM，员工开始进入一天当中的倦怠期，不宜安排会议。

　　2. 会议程序应当规范

　　(1) 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

　　(2) 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

　　(3) 所有与会者都要准备在会上发言。

　　(4) 准时开始，准时结束。

　　(5) 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

　　(6) 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。

　　(7) 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。

　　(8) 会议结束二至三天后，所有与会者应拿到会议记录。

　　(9) 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

　　(10) 必要时请第三方监控，以保证会议质量。

　　3. 固定的会议流程规范

　　固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

　　一个中心是指整个会议的议程。明确的议程帮助会议有序进行。

　　两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。