企业销售和收款业务的内部会计控制探讨

　　一、企业销售和收款业务与内部会计控制

　　企业销售和收款业务就是指企业在对外销售商品、产品、提供劳务等所形成的货币收入或取得收款权利的过程。应收款是企业的一项重要流动资产，在当今市场竞争日益激烈的情况下，由于竞争压力迫使许多企业提供信用业务（即赊销），以便企业降低产品库存，不断扩大市场份额，提高市场占有率，拓宽产品销路，增加销售收入。然而赊销在给企业带来收入增加的同时也会形成一定的应收账款，增加企业的经营风险和信用成本。应收账款若不能及时收回，使结算资金不能及时回到货币资金，从而破坏资金循环的继起性和并存性，现金循环的周期越长，企业对资金的需求越多，从而引发企业的财务危机。甚至关系到企业的生存和发展。

　　为此，企业必须加强销售和收款业务的内部会计控制，以保护企业资产的安全、完整，确保企业的生存和发展。内部会计控制是指企业为了实现其经营目标，保护资产的完整，保证会计信息的真实，保证各部门经济活动协调有效的运转而形成的内部自我调节和控制的系统。

　　二、企业销售和收款业务中存在的问题

　　(一)企业内部的问题

　　1、企业内部控制不严，没有建立明确的应收账款管理责任部门。

　　在许多企业中，实行的是职工工资总额与经济效益挂钩，没有明确哪一个部门管理应收账款，销售部门只负责销售，销售人员为了自己的个人利益，不惜加大应收账款为代价来完成销售任务，忽视销售货款的回收。销售人员认为：只要完成了销货数量这一指标，就可以获得奖金，采取赊销、回扣等手段强销商品，使应收账款大幅度上升。财务部门负责应收账款，但和销售部门缺少联系，缺乏协调合作，对客户的欠款信息没有及时反馈，有关人员互相推诿责任，不能互相核对有关客户信息，销售和核算脱节，使应收账款数额居高不下，给企业经营背上了沉重的包袱。

　　2、企业缺乏竞争意识，忽视对客户信用进行有效地分析。

　　企业为了在短期内扩大市场占有率，增加产品竞争力，不但要在成本、价格上下功夫，而且必须大量地运用商业信用促销，有的企业较少对客户的信用进行调查和评估，客户信息资料不全，甚至客户的地址、法人代表的姓名都不知道，盲目地采取赊销策略去争夺市场，只重视账面的利润，忽视了被客户拖欠占用的流动资金能否收回的问题。有的企业没有建立合理、有效的收账程序和讨债方法，最终形成许多呆账、坏账。

　　3、企业基础工作不健全，对应收账款的内部控制不力。

　　企业应收账款管理不善的一个重要原因是没建立科学合理的信用管理制度，往往每笔应收账款的后面缺少完整有效的合同协议，企业信用管理无章可循，打起官司拿不出确凿证据。

　　有些企业不能对产品订货情况、销售情况、货款的回收和销售获利情况进行有效的监控，容易使不轨销售人员钻空子，恶意加大应收账款以暗中捞取好处，不定期对账，长期往来必然造成应收账款账目不清。

　　4、企业法律保护意识薄弱，维权意识不强。

　　有些企业的销售人员为了拥有一定的客户资源，不愿意通过法律手段维护自己的合法权益，怕得罪了上帝，失去了客户。有些企业的销售人员怕诉讼的时间长、成本高，即使是胜诉了，法院执行困难，也使企业坐视自己的应收账款变成呆账、坏账。

　　(二）企业外部原因

　　1、社会方面的原因。主要是国家信用管理体系不完善，相关的法律体制不健全滞后，监管力度较低、法律援助跟不上，导致企业自己‘要帐难”诉诸法律又‘难执行”的状况，这种法制环境也纵容了欠款者的拖欠行为，使有些企业在资金紧缺，又借贷无门的情况下纷纷效仿，这样三角债越积越多，结算资金相互占用逐年上升，深陷“债务链”难以自拔。

　　2、客户的原因。主要是客户品德问题，应付账款被许多客户看作是一种重要的免费资金来源，有些客户只关心眼前利益，恶意拖欠销货方的货款。次要是客户自身的经营状况差，无力支付货款，造成供货企业的呆帐、坏账。

　　三、销售和收款业务的内部会计控制的对策

　　(一)销售业务内部控制方法的设计

　　1、适当的职责分离。适当的职责分离是现代企业内部会计控制的重要方式之一，对于不相容业务应由不同的职员担任，这些职员之间就形成了内部牵制。由于收入的渠道涉及到销售部门、信用部门、发货部门、会计部门、业务部门，每一部又分设多个不同岗位，因此，从内部控制的角度分析，适当的职责分离有助于防止各种有意和无意的错误。

　　2、正确的授权审批。正确的授权审批是指每一项经济业务的执行必须经过一定形式授权或批准。对于授权审批要关注三个关键点，其一，在销货发生之前，赊销数额要得到正确审批；其二，没有得到审批的销售，不得发货；其三，销售价格、销售条件、运费、折扣等必须经过审批。前两项控制的目的则在于防止企业财产因向虚构或无力支付货款的顾客发货而遭受损失，价格审批控制的目的在于帮助消化业务按照企业定价政策规定的价格开票收款。

　　3、充分的凭证和记录。充分的凭证和记录是现代企业内部会计控制的重要因素，是记录和反映经济业务的载体，也是其他控制形式的有效保证，凭证和记录需连续编号并检查全部有编号的凭证与记录是否按规定处理，这是保证完整性的重要控制措施，可以有效地防止经济业务的遗漏和重复，并根据完整性检查发现是否存在舞弊现象。

　　4、按月及时寄出对账单。有不负责现金和销货及应收账款记账的人员按月向客户寄发对账单，能促使客户在发现应付账款不正确后及时做出说明，因而是一项有用的控制，为了使这项控制更加有效，最好将账户余额中出现的所有核对不符的账项，指定一位不管现金、也不记载收入和应收账款的主管人员处理。

　　5、内部核查程序，设置必要的内部核查程序，对销售业务的处理和记录进行检查，是实现内部控制目标所不可缺少的一项控制措施。例如：内部控制目标分别是：

    ①登记入账的销货业务是真实的；②销货业务均经适当审批；③所有销货业务均登记入账；④登记入账的销货业务均经正确估价；⑤登记入账的销货业务的分类恰当；⑥销货业务的记录及时；⑦销货业务已经正确地记录明细账并经准确汇总。对应的核查程序分别是：①检查销货发票的连续性并检查所附的相关凭证；②了解顾客的信用情况，确定是否符合企业的信用政策；③发货凭证的连续性，并将其与主营业务收入明细账入核对；④将销货发票上的数量与发货凭证上的记录进行比较核对；⑤将登记入账的销货业务的原始凭证与会计科目表比较核对；⑥检查开票员所保管的未开票发运凭证，确定是否包括应开票的发运凭证在内；⑦从发运凭证追查至业务收入明细账和总账。

　　(二）应收账款业务内部控制方法的设计

　　1、制定科学的应收账款信用政策

　　信用政策包括信用期间、信用标准和现金折扣政策，信用期的确定，主要是分析改变现行信用期对收入和成本的影响。在设定某一顾客的信用标准时，往往先要评估它赖账的可能性。评价标准常取决于以下五个方面，即人们常说的5C:信用品质（Character)、偿付能力（Capacity)、资本（Capital)、抵押品（Collateral)、经济状况（Condi?tions)。根据这五个方面设计一组具有代表性，能够说明客户信用品质、付款能力和财务状况的定量指标和定性指标，如赊购付款履约情况、资产负债率、流动比率、存货周转率等等，科学的现金折扣政策，要与信用期限间结合起来，当企业给予顾客某种现金折扣时，应当考虑折扣所能带来的收益和成本孰高孰低，权衡利弊。

　　2、建立规范的应收账日常管理款制度

　　会计部门应建立定期或不定期的与客户的对账制度，及时了解客户的财务状况，并将对账结果和对客户财务状况的了解通报给销售部门,客户信用部门,对于已发生的应收账款,应当加强日常管理工作,采取有力的措施进行分析、控制,及时发现问题,提前采取对策,减少坏账损失。

    3、建立严格的应收账款收款监督制度.定期分析应收账款账龄,及时收回应收账款

　　企业应收账款发生的时间不一。一般来讲，逾期时间越长，越容易形成坏账。所以财务部门应定期分析应收账款账龄，向业务部门提供应收账款账龄数据及比率，催促业务部门收回逾期的账款。财务部门和业务部门都应把逾期的应收账款作为工作的重点，分析逾期的原因：客户的信用品质发生变化了吗？还是因为市场变化，客户赊销商品造成库存积压？客户的财务资金状况因什么原因恶化等等。

　　4、建立科学的应收账款会计管理制度。

   （1)、记账员在记录应收账款前，审核应收账款的合法性，相关凭证是否全面、正确，应收账款的形成是否符合企业的信用政策。（2)、设置应收账款的总账户明细账进行核算。（3)应收账款的记录必须经过销售部门的核准的销售发票和发货凭证等资料进行，以防止不存在的应收账款被虚列。(4)、应按照客户名称设置应收账款台账，及时登记每一位客户应收账款余额的增减变动情况和信用额度的使用情况。

　　5、应收票据的内部控制，仔细审核票据的真实性、合法性，防止以假乱真。