基于信息技术的会计实时控制模型研究

　　一、问题的提出

　　20世纪末，以网络技术为代表的信息技术(in¬formationtechnologyIT)将人类社会由工业社会逐步推进到信息社会，随之而来的是信息技术在企业管理中的广泛应用，企业经营管理逐渐从传统管理转向信息化管理。作为企业管理的一项重要内容，会计管理活动也置身于IT环境之中：在信息技术环境下，基于互联网的会计信息系统使会计信息在企业公共信息平台上成为开放的系统，既带来了前所未有的会计与业务一体化处理和实时控制的机遇，同时也给会计信息系统实时控制提出了挑战。“传统的控制观点没有考虑IT对与业务运行、对规则的符合程度和信息过程的相关的风险的影响。使用先进的IT技术时，传统的内部控制制度的不足变得更为明显”。"具体表现在以下三个方面：

　　1.信息技术的发展使得会计信息来源发生变化，对会计控制提出更高要求。信息技术为会计信

　　息使用者提供了新的信息来源，他们不仅可以从财务报表获取大量信息，而且还可以从企业的公共数据库或专门数据库中获取企业的最新数据，而不必等到会计期末。因此这种开放式的系统要求会计控制即能够预防、检查和纠错，更应该内置正确的、积极的、高效的、实时的控制，这是会计信息系统正常运行的基本前提。

　　2.信息技术的发展导致贸易方式发生变革，为会计实时控制提供契机。新兴贸易方式一电子商务逐渐深入到社会生活的各个领域它一方面对传统会计的确认基础、计量标准、报告内容及至整个会计理论框架都产生了巨大冲击，明显暴露出传统会计信息系统的种种不足;另一方面，这种新兴交易方式通过网络的公共关口进行网上销售、网上采购、网上购物、网上结算、网上服务和支持，并且通过网上报税、网上报关、网上银行等与金融机构、政府机构等社会部门协同，从而使相关单据的实时传递、相关数据的实时处理、相关信息的实时披露成为可能，为会计信息系统实施实时会计控制提供了契机。

　　3.信息技术环境下会计实时控制的研究比较匮乏。企业信息化管理的显著特征之一就是在信息系统的支持下，实时动态地反映企业的经营活动，实时控制经营活动全过程，合理配置资源，以提高企业的核心竞争力和市场应变能力。然而，一方面实时控制观在会计理论和实务界并没有得到普遍重视，这直接导致会计流程远离业务流程，结果是会计提供的信息仍然是滞后的，无法满足实时控制的需求;另一方面IT环境下实时控制方法的研究比较匮乏，使得会计只能注重核算职能，弱化控制职能，特别是利用信息技术对经营活动全过程进行实时控制无法真正得以实现。这就对传统会计控制提出了新的挑战，同时也为会计控制理论的发展提供了机遇。为此我们有必要根据信息技术的特点，探讨信息技术环境下会计实时控制体系、控制模式及其实施方案等问题，构建会计实时控制模式，以增强会计控制系统在企业管理过程中的控制力。

　　二、信息技术对会计实时控制的影响

　　会计实时控制是指在网络环境下财会人员利用现代化技术手段和“三量”（时间量、实物量、货币量）信息，对企业经营活动的过程进行实时对比和分析，通过指导、调节、约束、促进经营活动，以实现提高企业经营效率和效益从而达到价值增值这一终极目标。

　　会计实时控制作为一种新的控制观，它与传统会计控制的不同主要表现在以下方面131：第一，会计控制强调保证资产的安全、完整，并以效益最大化作为其控制目标;会计实时控制则以提高经营效率和效益并重为控制目标。第二，会计控制强调“适时控制”；会计实时控制则强调“实时控制”。第三，会计控制是利用以货币量表现的会计信息为主要方式进行的控制;会计实时控制是利用以时间量、实物量、货币量表现的会计信息和非会计信息进行控制。第四，在控制属性上。会计控制强调静态属性;会计实时控制强调动态属性、时空属性和过程属性。第五，会计控制是在手工环境下展开的;会计实时控制则是在信息技术不断发展的环境下（即网络环境下)展开的。

　　笔者认为，在信息技术环境下，企业会计控制系统仍是由控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通及监督等五个基本要素构成，框架体系并未发生实质性的改变。但是，从技术支持、模式转换以及思想理念方面却呈现出新的内容，表现出新的特征，也随之带来了会计实时控制新的变化。信息技术对会计实时控制的影响表现在以下三个方面：

　　0. 理论支持层面。纵观会计理论的发展，可以发现，会计控制理论与实践是随着时代的变革、经济环境的变化以及企业管理的需要而不断丰富、完善和发展的。当前信息技术改变了企业的生存环境、经营理念、管理模式和管理方法。企业资源计划(enterpriseresourceplanningERP)、客户关系管理（customerrelationshipmanagement，CRM)、供应链管理（supplychainmanagement，SCM)等管理软件的应用，不仅可以实现资金流、信息流和物流的有效集成，提高了企业的运营效率和效益，而且也对企业经营过程实施会计实时控制提供了条件，对会计控制理论的发展和创新产生了巨大的影响。

　　1. 技术支持层面。信息技术在会计中的应用，增强了控制手段的多样性、灵活性、高效性，加强了内部控制的预防、检查与纠正的功能。控制的重点也由对人的控制为主，转变为对人、机共同控制为主。同时，信息技术的恰当应用，使企业摆脱人员与资源的限制，经济有效地实现内部控制的目标。此外，信息技术的使用增强了会计控制的难度。随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动有所增加。因此，增加了信息技术环境下会计控制的难度与复杂性。进入21世纪之后，信息技术在会计中的应用更是改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域提高了会计信息质量，改变了会计内部控制与审计的方法和技术特别是网络在财务软件中的应用如远程报账、远程报表、网上支付、网上银行、网上采购、网上销售、远程审计等对会计信息系统的影响是深远的、革命性的。这些功能的实现必须有相应的会计控制作保障，为了增强会计控制的力度和有效性，就必须用实时信息控制经营过程，通过会计控制提高企业运作效率。

　　2. 模型转换层面。在信息技术环境下，虽然企业的整体目标没有改变，但是经济、产业及管理的外部环境与内部因素都发生了变化，从而改变了传统的控制内容和方法。例如在会计信息系统中，人们的主观判断被忽略，数据处理过于集中，存储的数据可以被不留痕迹地改写和删除，数据的存放形式增加了数据再现的难度，数据处理过程无法观测等等。这些新的问题构成了会计控制的新内容，扩大了会计控制的范围。另一方面，随着信息技术的发展和应用的深入，特别是网络技术在企业中的广泛应用，使得企业内部、企业集团乃至整个供应链实现信息共享成为可能。这就要求会计控制有能力应对会计控制所面临的新的风险。同时，企业对会计控制的要求也越来越高:要求从事后控制转变为事中控制、从适时控制转变为实时控制；将资金运动控制转变为资金运动控制和业务流程控制等等。这些变化要求我们应树立现代信息意识，更新会计控制观念，积极地面对信息技术变化并掌握它从而为企业服务。为此，改变原有会计控制模型，构建一个全新的会计控制模型，即会计实时控制模型，将保证控制良好的会计信息系统具有更大的潜力减少错误和舞弊的发生;保证企业业务处理活动严格按商业规则进行;保证会计信息系统具有开放性、实时性和多方位性的技术特点，在会计实时控制系统中发挥作用。

　　三、基于信息技术的会计实时控制模型构建

　　基于信息技术的会计实时控制模型是用来反映会计控制目标、控制方法、控制模式以及会计流程再造之间的逻辑关系的载体。

   (一)信息化环境是会计实时控制模型的前提。信息化环境在整个模型中处于支撑和基础的地位，直接影响会计信息能否被实时动态获取、存储、加工、传递、反馈;会计控制受控对象能否有效配合、协同运作;会计控制系统能否对企业经营活动过程进行实时、高效控制，保证会计控制目标的实现。信息化环境通常包括网络、数据库和管理软件(包括会计软件)。

　　(二)会计实时控制体系是会计实时控制模型的基础。会计实时控制目标、内容及方法之间相互联系、相互依存，构成会计实时控制体系，成为会计实时控制模型的逻辑主体，并借助于会计实时控制模式发挥作用。

　　会计实时控制作为一项系统工程，涉及企业经营管理的各个业务部门或环节，并以实现提高企业经营效率和效益从而达到价值增值为终极目标。由于会计实时控制目标决定了会计实时控制的内容就是会计实时控制对象的具体化，因此，会计实时控制的主要内容，首先还是和各项会计要素有关的经济业务。其中最重要的就是资金运动控制和业务流程控制。而会计控制方法是用来反映会计控制内容，执行和完成会计控制目标的手段，所以会计实时控制目标、内容和方法构成会计实时控制体系，并且表现出不同的层级要求。

　　(三)会计实时控制模式是会计实时控制的实施载体。会计实时控制模式以信息化环境为基础，是会计实时控制在现代企业发挥其控制功效的保障机制。由于不同企业其管理模式、组织机构、外部环境、业务流程、会计控制方法等不尽相同，导致会计实时控制模式也不尽相同。会计实时控制主要有横向控制、纵向控制两种模式。

　　1. 横向控制模式是指对企业经营活动全过程(采购、仓储、生产、销售、财务等过程）的实时控制。这种控制模式主要是通过会计信息系统设置的各功能模块来实现的。在实施横向控制模式时，在供应链企业之间应建立外部反馈回路的连结，使企业内、企业间信息集成不断走向深入，保证当外部环境变化时能够通过系统实时自动决策并生成会计控制标准。

　　2. 纵向控制模式是指在跨越时空条件下对企业集团之间的资金运动进行的实时控制。其特点是通过资金流和信息流将不同地区、城市乃至不同国家的企业集团成员连接在一起，实时获取整个企业集团的资金动态信息，提高资金的使用效率。纵向控制模式应强调并行化管理，使企业设计、制造、销售、工业工程等人员并肩工作，共同控制企业的物流、资金流和信息流，控制企业的资金流量和流向，保障会计实时控制向纵深发展。

　　(四）会计流程再造是实施会计实时控制的保障。新会计业务流程的特点表现为“由封闭到开放、由滞后到实时”14。因此，只有将会计流程嵌入信息化环境，才能保证信息采集、加工的实时性、完整性、准确性和有用性。只有按业务活动来建立会计流程，才能在会计实时控制方法、控制模式的配合下，在开放的会计信息系统中实现实时控制的目标。为此，基于实时控制的会计流程应按以下策略实施再造：

　　1. 建立业务数据库，实现数据共享。业务数据库是业务信息和财务信息的集合体。它可以面向业务事件本身，从业务现场及时准确地获取第一手业务资料，全方位反映一个业务事件，将一个业务事件所蕴涵的业务信息和财务信息集成，并将反映该业务事件的全部信息通过业务事件处理器存储到业务数据库中去，保证数据存储的全面性、实时性、准确性，大大提高了会计信息质量，有效地减少虚假会计信息，加强会计控制力度，同时也保证了数据的共享和互换。

　　2. 合理设置工作程序，以团队方式构造新流程。企业可以凭借信息技术的支持，把被分割成许多工序或工作的流程按其自然形态、以团队方式重新组装。通过这种策略，可以减少交接手段，共享信息，从而大幅度地提高效率。以团队方式开展流程中的工作，将是多数企业流程再造的重要策略之一。

　　3. 重新规划和设置财务部门的工作岗位。会计业务流程再造中，必然会涉及到财务工作与其他业务工作的整合，因此将不可避免地影响到财务部门的岗位设置。如原先的一些工作岗位要被取消，有时还要新增一些原来不存在的工作岗位。除此之外，有些岗位可能仍然存在，但工作职责会有所不同。当然，在合并中要考虑会计控制的因素，不能因为岗位合并而导致出现作弊的可能。

　　4. 以信息技术为平台，将实时控制机制嵌入企业业务流程。将实时控制机制嵌入企业业务流程有两方面的含义:第一，将实时控制准则嵌入会计信息系统，以保证在信息处理过程中对业务流程进行实时控制。第二，将财会人员嵌入业务流程，即将财会人员从财务部门延伸到业务部门。他们可以进入采购、仓储、销售等部门，在经营活动的现场，利用会计信息系统直接专门处理各项业务，并对关键经济活动实施实时监督、指导和约束，使得业务流程的各个步骤都在实时控制中按其自然顺序进行，将财会工作由被动地收集信息、整理信息和加工信息转变为主动地、全面地、实时地加工和定制会计信息，实现信息处理的动态化和实时化。