如何设计跨区分销企业的费用预算与控制制度
发布时间：2015-07-09 10:24
跨区分销需要发生大量的费用，费用控制对企业的效益有举足轻重的影响。同时，费用是否能够得到如期结算，还直接影响企业形象和财务信誉，影响企业与客户的关系。因此，跨区分销企业必须对费用实施有效的预算控制。
一、跨区分销企业费用预算和控制中存在的问题
费用的预算与控制历来是预算管理的难点，对于跨区分销的企业来说更是这样。总结传统的费用预算控制所存在的问题，以下几个方面值得关注：
（一）缺乏先进的预算理念，预算目标缺乏先进性
在制定费用预算和进行预算控制中，虽然大多数企业都将费用划分为变动费用和固定费用两部分，而且对变动费用实行按费率（费用与销售收入的比率）或单位费用（单位业务量的费用）进行控制（即实行弹性预算控制），对固定费用采取总额控制，但是，许多企业的费用预算只是就费用论费用，完全与市场脱节，缺乏对同行业企业特别是竞争对手状况的了解，也缺乏对本企业业务流程再造和价值链整合的研究，仅仅是在本企业去年费用开支实际水平的基础上简单地进行增减调整形成本年的费用预算，因而所确定的预算目标缺乏先进性和竞争力。
（二）信息不对称加剧了预算目标的低水平
对于跨区分销的企业来说，由于各地区的费用水平客观上存在着较大的差异，预算管理部门对当地情况掌握的信息要比异地营销组织的经营者所掌握的信息少得多，作为预算执行单位的异地营销组织的经营者就会充分利用这种信息的不对称，千方百计地在费用预算上做文章，要求提高变动费用的费率或单位费用额，提高固定费用项目的预算总额，使自己在费用预算和控制中居于有利地位。
另一方面，费用预算与定单预算紧密相连。变动费用按费率或单位费用控制、固定费用按总额控制的特点还容易助长企业在定单预算中打埋伏（即压低定单预算）的行为。虽然表面上在定单预算中打埋伏的经营单位，其变动费用的预算总额也会随之降低，但是当这些经营单位超额完成定单预算时，考核其变动费用预算执行情况的预算标准也会随之提升，定单预算的打埋伏对这些单位的变动费用开支预算不会产生任何不利影响。对于固定费用来说，预算执行单位的经营者关注的是其费用预算总额的水平，而固定费用的预算总额与其完成的业务量大小没有关系，因此，在定单预算中打埋伏也不会对固定费用的预算产生不利影响。但由于在定单预算中打埋伏将使定单预算的执行和完成更容易，因此，跨区分销企业的各异地营销组织就会竭尽全力压低定单预算、提高变动费用的费率或单位变动费用及固定费用总额的预算水平。这样做的结果必将加剧企业预算目标落后的状况，从而降低企业的经营效率。
（三）费用控制点滞后
对任何费用控制来说，如何选择关键的控制点对费用进行控制是十分重要的。许多企业虽然制定了费用预算，但预算没有在费用发生之前发挥事前控制的作用，而在费用发生之后并持费用单证到财务部门办理结算手续时才将实际发生的费用与预算相对照，检查是否超过了预算。这种所谓的预算控制完全是滞后的，是被动的，实际上对于超预算的费用开支已不可避免，如不给予结算，必然会影响企业的信誉，甚至会引发诉讼。
（四）费用预算不能适应动态和实时控制的需要
大多数企业的费用预算都是按期间制定的，费用控制也自然地演变成按期间进行控制。但事实上，不管是年度费用预算，还是季度或月度的费用预算，都是由更短的期间来组成的。如果不能将总的预算分解到每一个更小的期间，那么，按期间进行预算就只能用于定期控制，无法用于日常的费用控制，更无法实现对费用发生的动态控制。因此，如何改进费用预算，使其能够适应费用的动态控制和实时控制的需要是跨区分销企业费用预算和控制中面临的又一难题。
（五）缺乏强有力的信息系统的支持
跨区分销企业的费用通常需要分地区，分业态等进行预算和控制，不仅费用预算的信息量很大，而且为了满足动态费用预算和控制的需要，还需要实时获取并处理费用预算实际执行结果的信息及实际与预算之间差异的信息，因此，必须有一个强有力的信息系统做支持。但是，许多跨区分销企业的费用预算和控制仍然停留在人工计算和登记费用控制台账的水平上，严重制约了费用预算和控制水平的提高。
二、改进跨区分销企业费用预算的基本原则
（一）费用预算必须面向市场，与开拓市场和提高市场竞争力紧密联系
费用预算不是孤立存在的，必须把费用预算与开拓市场、提高市场竞争力紧密联系起来，不能机械地就费用论费用。企业应当在对市场情况进行科学预测和深入分析的基础上，编制费用预算。为了应对市场的变化，企业制定的预算指标值应该具有一定的弹性，以便随时应对市场形势可能出现的变化。为了使制定的预算目标具有先进性和竞争力，企业在制定费用预算时，应当以业务流程再造和价值链整合为基础，同时应当充分借鉴国内外优秀企业的先进理念和经验，切忌闭门造车。
（二）实现业务预算和费用控制的一体化
要对费用实行动态的预算控制，应以费用发生的动因作为费用动态预算和控制的单位，这种费用发生的动因通常是业务活动，而不是时间。有些企业企图按时间细分的思路来实现费用动态预算和控制，这种思路是错误的。对大多数费用来说，应根据事先设定的费用预算水准，根据业务的变化而不断地调整其预算水平，即随着业务的发生，不断地调整其允许正常开支的费用数额，并以调整后的数额作为控制实际费用发生的依据，这样才能实现科学的费用动态预算和控制。在此基础上，应选择合适的控制点，在费用发生之前就把将要发生的费用与预算费用相对照，以此决定费用可否发生或允许发生多少，把费用控制由事后控制转变为事前控制，扭转费用控制的被动局面，并实现业务预算和费用控制的一体化。
（三）以有效的考核奖惩制度相配合，考核指标由会计利润转向业务利润
一、跨区分销企业费用预算和控制中存在的问题
费用的预算与控制历来是预算管理的难点，对于跨区分销的企业来说更是这样。总结传统的费用预算控制所存在的问题，以下几个方面值得关注：
（一）缺乏先进的预算理念，预算目标缺乏先进性
在制定费用预算和进行预算控制中，虽然大多数企业都将费用划分为变动费用和固定费用两部分，而且对变动费用实行按费率（费用与销售收入的比率）或单位费用（单位业务量的费用）进行控制（即实行弹性预算控制），对固定费用采取总额控制，但是，许多企业的费用预算只是就费用论费用，完全与市场脱节，缺乏对同行业企业特别是竞争对手状况的了解，也缺乏对本企业业务流程再造和价值链整合的研究，仅仅是在本企业去年费用开支实际水平的基础上简单地进行增减调整形成本年的费用预算，因而所确定的预算目标缺乏先进性和竞争力。
（二）信息不对称加剧了预算目标的低水平
对于跨区分销的企业来说，由于各地区的费用水平客观上存在着较大的差异，预算管理部门对当地情况掌握的信息要比异地营销组织的经营者所掌握的信息少得多，作为预算执行单位的异地营销组织的经营者就会充分利用这种信息的不对称，千方百计地在费用预算上做文章，要求提高变动费用的费率或单位费用额，提高固定费用项目的预算总额，使自己在费用预算和控制中居于有利地位。
另一方面，费用预算与定单预算紧密相连。变动费用按费率或单位费用控制、固定费用按总额控制的特点还容易助长企业在定单预算中打埋伏（即压低定单预算）的行为。虽然表面上在定单预算中打埋伏的经营单位，其变动费用的预算总额也会随之降低，但是当这些经营单位超额完成定单预算时，考核其变动费用预算执行情况的预算标准也会随之提升，定单预算的打埋伏对这些单位的变动费用开支预算不会产生任何不利影响。对于固定费用来说，预算执行单位的经营者关注的是其费用预算总额的水平，而固定费用的预算总额与其完成的业务量大小没有关系，因此，在定单预算中打埋伏也不会对固定费用的预算产生不利影响。但由于在定单预算中打埋伏将使定单预算的执行和完成更容易，因此，跨区分销企业的各异地营销组织就会竭尽全力压低定单预算、提高变动费用的费率或单位变动费用及固定费用总额的预算水平。这样做的结果必将加剧企业预算目标落后的状况，从而降低企业的经营效率。
（三）费用控制点滞后
对任何费用控制来说，如何选择关键的控制点对费用进行控制是十分重要的。许多企业虽然制定了费用预算，但预算没有在费用发生之前发挥事前控制的作用，而在费用发生之后并持费用单证到财务部门办理结算手续时才将实际发生的费用与预算相对照，检查是否超过了预算。这种所谓的预算控制完全是滞后的，是被动的，实际上对于超预算的费用开支已不可避免，如不给予结算，必然会影响企业的信誉，甚至会引发诉讼。
（四）费用预算不能适应动态和实时控制的需要
大多数企业的费用预算都是按期间制定的，费用控制也自然地演变成按期间进行控制。但事实上，不管是年度费用预算，还是季度或月度的费用预算，都是由更短的期间来组成的。如果不能将总的预算分解到每一个更小的期间，那么，按期间进行预算就只能用于定期控制，无法用于日常的费用控制，更无法实现对费用发生的动态控制。因此，如何改进费用预算，使其能够适应费用的动态控制和实时控制的需要是跨区分销企业费用预算和控制中面临的又一难题。
（五）缺乏强有力的信息系统的支持
跨区分销企业的费用通常需要分地区，分业态等进行预算和控制，不仅费用预算的信息量很大，而且为了满足动态费用预算和控制的需要，还需要实时获取并处理费用预算实际执行结果的信息及实际与预算之间差异的信息，因此，必须有一个强有力的信息系统做支持。但是，许多跨区分销企业的费用预算和控制仍然停留在人工计算和登记费用控制台账的水平上，严重制约了费用预算和控制水平的提高。
二、改进跨区分销企业费用预算的基本原则
（一）费用预算必须面向市场，与开拓市场和提高市场竞争力紧密联系
费用预算不是孤立存在的，必须把费用预算与开拓市场、提高市场竞争力紧密联系起来，不能机械地就费用论费用。企业应当在对市场情况进行科学预测和深入分析的基础上，编制费用预算。为了应对市场的变化，企业制定的预算指标值应该具有一定的弹性，以便随时应对市场形势可能出现的变化。为了使制定的预算目标具有先进性和竞争力，企业在制定费用预算时，应当以业务流程再造和价值链整合为基础，同时应当充分借鉴国内外优秀企业的先进理念和经验，切忌闭门造车。
（二）实现业务预算和费用控制的一体化
要对费用实行动态的预算控制，应以费用发生的动因作为费用动态预算和控制的单位，这种费用发生的动因通常是业务活动，而不是时间。有些企业企图按时间细分的思路来实现费用动态预算和控制，这种思路是错误的。对大多数费用来说，应根据事先设定的费用预算水准，根据业务的变化而不断地调整其预算水平，即随着业务的发生，不断地调整其允许正常开支的费用数额，并以调整后的数额作为控制实际费用发生的依据，这样才能实现科学的费用动态预算和控制。在此基础上，应选择合适的控制点，在费用发生之前就把将要发生的费用与预算费用相对照，以此决定费用可否发生或允许发生多少，把费用控制由事后控制转变为事前控制，扭转费用控制的被动局面，并实现业务预算和费用控制的一体化。
（三）以有效的考核奖惩制度相配合，考核指标由会计利润转向业务利润
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