农业科研单位会计信息化建设及其影响

　　［摘要］本文以中国农业科学院农业信息研究所为案例，总结、分析农业科研单位会计信息化建设及其影响，展望今后会计信息化的发展趋势，为农业科研单位会计管理现代化建设进行有益探索。

　　［关键词］会计电算化；会计信息化；建设；影响

　　［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）20-0013-04

　　会计信息化是信息技术与会计的有机结合。从1978年财政部拨款给长春一汽进行会计电算化试点到如今，我国会计信息化已经走过了30年的风雨历程。农业部所属科研单位会计信息化始于1996年，虽然起步较晚，但发展较快。由会计电算化，逐步发展到会计管理信息化。会计信息化推动着农业科研单位会计理论、方法、管理发生了历史性的转变，促使会计工作上了一个新的台阶。本文以中国农业科学院农业信息研究所为案例，总结、分析农业科研单位会计信息化建设及其影响，展望今后会计信息化的发展趋势，为农业科研单位会计管理现代化建设进行有益探索。

　　一、会计信息化建设的必要性

　　会计信息化是顺应我国会计改革和会计管理现代化的发展而产生的。农业科研单位发展要与国际接轨，要适应财政改革需要，必须要走会计信息化之路。

　　（一）传统的会计工作方式不适应经济快速发展的要求

　　在传统的“一手拿账本，一手拿算盘”的会计工作方式下，只能适应较为简单的记账、算账、报账会计核算工作，却难以面对我国市场经济体制不断完善、加入WTO以后与世界经济接轨等对会计工作提出的要科学化、规范化、现代化地反映、预测、监督、控制经济活动的挑战。信息技术是伴随着全球经济不断发展的需要而产生，同时信息技术的发展又极大地促进了各项经济的发展。我国财务制度的规范统一，为会计信息化发展创造了条件，信息技术和网络通讯技术以其强大的数据处理能力、高效的运算速度，超强的记忆和自动操作功能，为会计信息处理提供了有效的工具，为提升财务管理水平搭建了一个平台。在这种情况下，会计信息化成为推动会计管理现代化、适应经济发展的必然选择。

　　（二）传统的会计工作方式不适应财政体制改革的需要

　　传统的会计手工操作工作方式，导致农业科研单位的财务工作处于“大出纳”状态，存在着预算管理意识薄弱、预算编制与预算执行脱节、科研经费使用不规范、固定资产家底不清、账实不符、重复购置、使用效率低等问题。自2000年以来，以部门预算改革为核心的财政预算支出制度改革不断深入，逐步实行了政府采购、国库支付、收支两条线、非税收入等项制度。科学预算编制，严肃预算执行成为农业科研单位财务管理的中心内容。2007年，财政部进一步强化行政事业单位国有资产管理，开展了全国范围的资产清查，提出建立起资产管理与预算管理，资产管理与财务管理、实物管理与价值管理相结合的运行机制，建立动态监管系统，实施动态管理。要适应财政体制改革需要，解决上述存在的问题，农业科研单位必须要改革落后的手工操作工作方式，建立财务管理信息系统。在各种计算机应用系统中，管理信息系统（MIS）应用得最为广泛，它在改善管理和推动社会发展等方面发挥着重要作用。

　　（三）传统的会计工作方式不适应科研单位业务发展要求

　　随着科技体制改革的不断深入，农业科研单位发生了很大变化。由过去单一政府投入，转变为以政府投入为主，社会、企业投入为辅的多元化投入格局；由过去的人浮于事，转变为精简人员，提高工作效率。在这种状况下，传统的手工操作会计工作方式远不能满足农业科研单位会计人员减少、业务量大幅度增加，向管理要效益的要求，实现会计信息化成为促进科研单位业务发展的有效手段。

　　二、会计信息化建设

　　伴随着我国会计信息化建设的不断推进，在上级部门的大力支持下，农业科研单位的会计信息化得到了空前的发展。在会计电算化的基础上，农业科研单位结合科研管理的特点，充分发挥信息技术优势，采取“财务人员＋信息技术专家”的模式，开发了各具特色的财务管理信息系统，初步实现了既能满足会计核算需要又能满足科研单位财务管理需要的会计管理信息化。

　　（一）会计电算化建设

　　会计电算化是指将计算机技术应用到会计工作中，代替手工记账、算账、编制报表，以及部分会计信息的分析、预测的总称。1996年农业科研单位开始实施会计电算化，通过采取组织电算化培训，购置硬件和软件，组织会计电算化检查与验收等措施，年底全面实现了电算化，1997年甩掉了手工账。随着会计改革的不断深入，农业科研单位对财务软件的需求不断扩大，促使财务软件商不断对软件升级，从操作系统来看，由DOS版升级为Windos版；从用户来看，由单用户的单机版升级为多用户的网络版；从数据库来看，由Access数据库升级为SQLServer大型数据库；从功能来看，由原来单一的账务处理，逐步扩大到工资核算、总账核算、UFO报表、财务分析、固定资产等功能。与此同时，适应财政需要的决算软件、预算软件纷纷诞生。这一系列的变化，有效地提升了科研单位会计核算的能力。

　　（二）财务管理信息系统建设

　　财务管理信息系统是指利用现代信息技术和网络通讯技术，对财务管理中的分析、预测、计划、控制、监督等各个环节进行全面管理的系统。为适应农业科研单位财务管理的需要，构建了各具特色的财务管理信息系统。中国农业科学院农业信息研究所于2003-2007年，采取分步实现的方法，分别开发了“工资管理系统”、“项目预算执行动态管理系统”和“固定资产管理系统”。系统的开发和投入使用，极大地推动了单位会计信息化建设水平，提高了工作效率，在人员没有增加，而工作量成倍增长的情况下，保证了财务工作的正常运转，使财务管理工作上了一个新的台阶。农业信息研究所“财务管理信息系统”如图1所示。

　　工资考勤管理系统。主要有7个方面的功能：（1）基础数据管理；（2）绩效发放单管理；（3）月考勤表管理；（4）劳务支出单管理；（5）统计汇总及打印输出；（6）单据审核；（7）系统管理。系统于2003年投入使用，已安全运行5年，期间随着研究所科研管理、财务管理的需要进行修改、完善和提高。

　　项目预算执行动态管理系统。主要包括7个方面的功能：（1）项目经费预算科目管理；（2）项目经费预算科目与会计科目转换关系管理；（3）财务数据导入功能；（4）财务数据自动挖掘、整合和“翻译”功能；（5）项目预算执行情况报告的推送服务功能；（6）项目预算执行情况实时查询与汇总功能；（7）用户角色与权限管理。系统于2006年在本单位投入使用。该系统在中国农业科学院、中国水产科学研究院部分研究所进行了推广应用。

　　固定资产管理系统。系统包括固定资产管理、交流园地、系统管理3个子系统，其中固定资产管理分为7个模块：新增申请、入库登记、查询检索、内部调整、外部调出、报废申请、报废再利用；每个模块的功能都包括录入、修改、删除、查询、汇总、统计、打印等功能；7个模块的信息构成了固定资产管理档案及台账。交流园地分为：政策法规、通知公告、需求建议和工作流程。系统于2008年4月在本单位投入使用，待系统完善成熟后将向农科院及其他各科研单位推广。

　　三、会计信息化的影响

　　农业科研单位的会计信息化经历了从无到有，从会计电算化到财务管理信息系统的发展历程，虽然只有十几年的时间，但对提高科研单位会计工作水平，促进财务管理，保障科研单位长足发展产生了重要的影响。

　　（一）树立了会计现代化的理念

　　由手工记账发展到会计电算化，由会计电算化发展到财务管理信息化，可以说是一场会计技术革命，它彻底改变了以手工记账为特征的会计数据处理系统，使财务管理走向集中管理，财务信息实时动态化。通过会计信息化建设，广大财务工作者充分认识到，会计现代化离不开信息技术，只有信息技术与会计学科融合，才能从根本上促进会计工作和会计事业的发展与我国现代化建设同步，适应农业科技创新的需要。

　　（二）提高了会计工作效率

　　会计电算化使原来手工核算下需要由多人完成的会计工作，转变为只要有一名会计在计算机中输入记账凭证，便可以根据这账凭证的性质，自动生成各种账表，同时完成对账、结账等工作。财务管理信息系统，解决了信息孤岛问题，使科研单位财务、科研、人事、后勤等各个环节紧密地协同在一起。在会计工作量大幅度增加，人员没有增加的情况下，减轻了会计人员的工作量，缩短了账务处理时间，加速了会计信息的传递，大大提高了会计工作效率。同时培训了一批既懂会计知识，又懂计算机知识的复合型人才，提高了会计队伍的整体素质。

　　（三）提高了财务管理水平

　　财务管理信息系统是适应财政预算制度改革及科研单位财务管理需要而构建的，对强化项目预算管理，提高经费使用效率等方面具有重要的作用。例如“项目预算执行动态管理系统”的开发：一是适应了部门预算改革的需要。该系统将财政预算管理的要求编入系统中，使科研单位可以通过系统获取项目预算编制需要的相关信息，并按批复的预算实行动态管理，从而使预算编制与预算执行紧密衔接，强化了预算管理。二是关口前移，由事后控制转变为事前和事中控制，由被动式管理转变为主动式管理，降低财务风险，确保经费安全。科研人员可以通过系统及时了解项目预算执行情况，避免了科研经费使用的盲目性，分清了财务人员与科研人员在科研经费管理中的职责，强化了内部控制。再如“工资管理系统”使用有效地规范了人员经费管理，使财务、人事、科研等各个环节有效地连接起来，组织处于协同状态。目前已经成为为管理层动态了解和掌握单位人员工资水平、经费使用状况等的重要平台，便于单位领导和相关职能部门及时发现问题、改进相关管理制度、迅速作出决策。

　　（四）提升了为科研服务的能力

　　财务管理信息系统的使用，在财务与科研之间架起了沟通和交流的桥梁，使财务能够更好地为科研服务。例如，在“项目预算执行动态管理系统”中，通过对会计核算信息的挖掘，形成对科研人员有用的知识，并且以科研人员能理解的收入、支出、结余等语言发布出去；系统还定义了会计科目与项目预算科目的对接关系，并把这种关系转化成许多规则，使会计核算信息经过规则的处理，形成项目预算执行的动态信息。满足了科研人员对财务信息的特殊需求，提升了为科研服务的能力。再如，在“工资管理系统”中对劳务费发放按照经费来源不同、相关的管理办法不同进行严格控制。系统可根据输入的人员姓名、身份证号码等信息进行识别，系统会对不合法操作自动警示或拒绝。

　　（五）强化了固定资产管理

　　一是建立了新型的固定资产管理运行机制。“固定资产管理系统”实现了资产管理与财务管理有机结合、实物管理与价值管理有机结合的运行机制。将单位固定资产管理制度编制到系统中，通过运行系统软件保证制度的有效执行，防止人为因素影响制度的落实。二是优化了固定资产管理流程。“固定资产管理系统”打破了时间、空间的限制，使业务流程实现了网上办公，增强了时效性，节省了业务人员工作时间，促进工作效率成倍提高。三是为固定资产管理提供了全方位的信息。系统实现了固定资产各类管理信息的查询检索功能，既能按固定资产分类方法进行查询，又能按资产不同状态进行查询。不论从哪个角度查询，都涵盖资产的类别、品牌、型号、价值、使用状况等信息。全方位的查询功能最大限度地满足了各级领导、使用部门、管理者及时了解单位资产状况的需求。四是建立健全了固定资产管理档案。系统建立了固定资产不同状态下、不同部门的数据库，确保各种资料、数据的长期保存，使所有固定资产的相关信息具有可追溯性，即使是已经报废的固定资产，也完整地保留了全部资料。

　　四、对今后会计信息化建设的思考

　　目前，农业科研单位会计信息化已全面完成了由手工核算向计算机核算过渡，由单一的财务管理系统向集成的财务管理系统过渡，并取得了良好的效果。但是，我国会计信息化的建设远远没有完成，任重而道远。胡锦涛总书记在党的十七大报告中提出要“大力推进信息化与工业化融合”，把信息技术在会计领域中的应用提到了前所未有的战略高度。今后，农业科研单位的会计信息化建设将以我国会计信息化建设为目标，走适合科研单位特点、满足财政需要的会计信息化建设道路。为此，提出几点建议与同仁商榷。

　　（一）提高会计信息化在科研管理中的认识

　　农业科研单位信息化建设的主要内容就是要使各级组织实现管理工作的信息化，即按照科学规划和系统实施策略，通过信息技术和网络通讯技术，将科研单位的业务流程整合和重组，管理模式变革，实现科研、财务、人事、后勤管理和决策等各个方面的协同运作。会计信息化是农业科研单位管理信息化建设的重要组成部分，科研单位经济活动中80%以上的信息反映在会计信息中。因此，会计信息系统反映的内容涉及到科研单位的每个部门、每个职工。会计信息是科研单位组织科研活动、进行管理决策时使用最多、联系最广泛的信息。

　　（二）提升会计信息化的目标

　　会计电算化系统独立于其他应用系统而存在，它的建设目标是提高财务部门会计核算、管理和决策能力。在21世纪，农业科研单位面临全球市场经济、建立公共财政体系和网络时代的冲击，科研人员、财务人员、领导不仅要对内部环境的变化做出快速反应，更要对外部环境的变化做出快速反应。因此，农业科研单位会计信息化目标一定要打破部门分割的局面，从提升科技创新能力，为“三农”服务的长远战略发展的需求出发。具体来说，应该面向农业科研管理整体管理目标，不仅要提高会计工作效率，还要从现时和历史数据中提取有效的会计、财务、科研等综合信息，支持不同层次管理特别是高层次决策的需求，提升会计管理工作的含金量。

　　（三）完善财务管理信息系统

　　从会计信息化的目标定位来看，农业科研单位财务管理信息系统的完善应从体现会计信息价值入手，由独立于其他业务职能系统逐步向与其他子系统相互渗透、相互关联、信息共享转变，如将财务管理信息系统中各子系统集成，财务管理信息系统与会计核算系统集成，财务管理系统与科研项目管理系统、人事管理等系统集成，同时还能与科研单位的外部环境连接，使会计信息的收集、存储、加工、传输等工作实现实时性、准确性、完整性、一致性、灵活性、安全性和共享性，实现科研单位内部、外部各个环节整体联动，提高科研单位的管理效率。本文来自《中国农业会计》杂志