Excel在预算单位会计实务中的日常应用

　　随着以电子计算机为主体的信息技术的发展，Excel其在会计工作中得到越来越广泛的应用，简化了很多繁复的会计工作过程。下面，通过预算单位在实务中常见的几例对Excel的应用说明这一问题。

　　一、在零余额对账中的应用

　　国库集中支付制度全面推行以来，因为无余额、风险低及系统内自带的电子对账功能，而使大家忽视了其与账务系统对账的重要性，容易造成付款时银行账户串户、付款出现重复、付款到公务卡被退票导致公务卡未及时还款而背负银行透支利息、支票过期而财务不能及时知晓等风险。很多人虽然意识到这个问题，有对账意识，可是又觉得无从下手。将Excel作为中介，与账务系统（以用友为例）、财政集中支付系统（以内蒙古自治区集中支付系统为例）综合运用可以很好的解决

　　这个问题。具体讲，可以分成几个步骤：

　　1.以月为一个对账期间，首先，以出纳身份登录总账系统，点击“出纳管理”-“银行日记账”，出现“银行日记账查询条件”界面（如图1）。“科目”项选择“零余额账户用款额度”，点击“按月查”，选择所要查询的月份，确认后界面会显示所要查询的零余额账户的银行日记账，点击输出后，出现另存为窗口，将文件类型选择为*.xls，保存为Excel文件。

　　2.打开内蒙古自治区财政厅国库业务管理系统，进入集中支付，点击国库业务管理系统查询报表，打开支出查询报表，点击授权支付凭证明细查询，出现如下界面（如图2），选择所要查询月份的首尾日期后，点击“导出Excel”，生成集中支付系统的支付明细表。

　　图1

　　图2

　　3.将2个文件输出为*.xls文件后，分别打开进行整理，将不需要的选项以列为单位整列删除，保留日期、凭证号、发生额等简要事项，为方便对账，节省每笔金额全篇查找的时间，利用Excel软件的排序功能，首先确定金额项为数字属性，将2个表格分别全篇选择，点击“排序和筛选”按钮，选择自定义排序，出现“排序”界面。选择主要关键字为“金额”列，次序选择“升序”，点击确定。形成2个金额从小到大排列的Excel表格文件。

　　4.比较2个表格文件的金额列，在空白列插入函数，用IF条件函数设置公式，比较金额数字是否相等，相等即意味着此笔数据对账相符。找出不相等的，分别查找原因。

　　二、Excel在日常制单过程中对需要转换大小写情况的应用

　　财务单据很多都要书写大写金额，用友等软件中制单可以自动生成大写金额，但是很多作为附件的自制票据上（以差旅费报销单为例）却无法自动生成大写金额，需财务人员计算出合计金额后手工录入，这就容易产生录错、漏录、大小写不符等问题。用Excel软件自制报销单，同时编制公式由小写合计数自动生成大写金额，很好的解决了这一问题。

　　图3

　　（1）用Excel编制差旅费报销单表样（如图3）

　　差旅费报销单是出差人员到财务部门报销时的一种单据汇总凭证，与报销单据一同作为记账凭证的附件。用Excel电子版差旅费报销单代替手工填写的报销单，在合计报销金额处设置公式，使合计数自动生成，减轻了财务报销人员的负担，减少了出错率。

　　（2）设置公式

　　A小写金额处设置求和公式，通过求和公式将车船票金额、住宿费金额、补助费金额与其他单据金额合计数计入小写金额处。公式为：L9==SUM（D15，F15，H15，J15，L15，N15，T15）。其中：L9为报销金额（小写）后单元格，D15为火车票金额，F15为汽车票金额，H15为飞机票金额，J15为宿费金额，L15为伙食费金额，N15为市内交通费金额，T15为其他单据金额。

　　B用嵌套函数设置小写金额转大写金额转换公式。函数如下：

　　=IF（（L9-INT（L9））=0，TEXT（L9，"[DBNUM2]"）&"元整"，IF（INT（L9*10）-L9*10=0，TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"&TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9）*10），"[DBNUM2]"）&"角整"，TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"&IF（INT（L9*10）-INT（L9）*10=0，"零"，TEXT（INT（L9*10）-INT（L9）*10，"[DBNUM2]"）&"角"）&TEXT（RIGHT（L9，1），"[DBNUM2]"）&"分"））

　　这个公式中用了IF（）、TEXT（）、INT（）、RIGHT（）四个函数，其中IF（）为条件函数，可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测，函数IF可以嵌套七层；TEXT（）函数在这里的几次使用都是运用了高级应用。这个嵌套函数所包含的INT函数为取整函数，其作用是将任意实数向下取整为最接近的整数，比如A1=13.24，则公式”INT（A1）“返回值13；TEXT函数的作用是就将数值转换成按指定数字格式表示的文本；嵌套函数中的【dbnum2】作用是数字转中文大写。Right（）函数的功能是从字符串右端取指定个数字符。

　　整个嵌套函数的含义是：

　　如果L9单元格的金额是一个自然数（元整）（”IF（（L9-INT（L9）））=0“），那么就将其转换成大写金额后再加上”元整“二字（”TEXT（L9，"[DBNUM2]"）&"元整"”）；

　　否则，如果L9单元格的金额是一位的小数（角整）（“IF（INT（L9*10）-L9*10=0）”），就先将L9单元格中的整元的金额转换为大写再加上“元”字（“TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"”），后面再补充上L9单元格中整角的金额转换为大写并添加上“角整”二字（“&TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9*10）."[DBNUM2]"）&"角整"）”）；

　　在其他情况下（有元角分），转换后的大写金额由L9单元格中整元的部分加上“元”，“零”（L9单元格中整角的金额为0时）或者L9单元格中的整角的金额，L9单元格中的整分的金额三部分组成。

　　三、Excel在公积金备查中的应用

　　行政单位的公积金都是由单位统一缴交到本地的住房公积金管理中心，由公积金管理中心记录累计个人公积金及匹配利息。只有每年公积金管理中心发放对账单时职工才能掌握本人公积金累计数。作为单位的财务部门，为了保护职工的切身利益，应该利用Excel建立住房公积金备查账，每年6月末将其与公积金管理中心对账，以加强对本单位职工的公积金的管理。避免由于单位职工多，变动频繁而产生的错登、漏登现象。

　　1.建立表样

　　根据对账需要，设计建立出公积金备查簿的简单表样（如图4）

　　2.定义公式

　　将累计余额栏定义求和公式。将上年余额项至12月发生额使用SUM函数累计求和；再减去因各种原因发生的减少数，生成累计余额。公式为（以图5为例）：=SUM（C3：P3）-Q3。其中，C3：P3为上年余额数、1-12月公积金、利息，Q3为各种原因发生的公积金提取数。

　　在每月将职工公积金汇至公积金管理中心后，在备查账上以职工为单位登记公积金金额。6月末，公积金管理中心打出利息入账单时，将利息以职工为单位分别记录在账。这样，财务可以随时掌握职工的公积金动态，避免发生错记、漏记现象。

　　参考文献：

　　[1]于清敏.Excel在财务中的应用.北京理工大学出版社，2011.7.

　　作者简介：宋丽华（1978-），女，河南省南阳市，中级会计师，本科，研究方向：会计。

　　来源：现代经济信息 2014年14期

　　作者：宋丽华