EPC总承包工程采购管理现场服务的发展策略

　　采购工作包括前期的招标询价，与厂家签订合同，中期包括监造，接货，与厂家交流沟通，后期包括设备质量反馈及售后工作，而在EPC总承包工程中，采购管理工作为其中重要一环节，采购的设备不仅要满足设计人员要求，同时也要及时与施工安装人员沟通，满足现场施工安装要求。而一般来说在施工现场的工作作为采购的重要组成部分，其重要性不言而喻。
　　1 采购管理现场服务的准备工作
　　现场无小事，不要小看准备工作，只有准备充分，工作才能顺利开展，而从作者在现场服务的情况来看，很多刚到现场的通知因为准备工作未做好，而影响了后续工作。一个管理完善的EPC总承包工程现场，需要进行的准备工作一般有以下：（1）领取劳保物品：工作服、工鞋安全帽、口罩、手套、对讲机、各种文具。特别说明一下对讲机，对于比较大的现场，建议配置，10人以内的现场，可以不用。（2）自行准备的物品：照相机。现场采购管理人员照相机必须人手一个，而且每次去现场都要携带，因为很多事情文字描述不如一张照片来的省事，这里着重强调，照相机要携带方便。一般来说所有的劳保用品均可以在现场领到，相机还是最好自己携带较好。
　　2 采购现场的文件类别及管理
　　接下来将按时间顺序来说明采购现场服务会产生哪些文件，每个文件对应的工作量和注意要点是什么。采购现场服务的工作基本上是环环相扣的，前一步工作做得好，后一步工作就会省很多事情。如果疏忽任何一项工作，那么接下的工作将要消耗前一步工作的十倍精力去弥补，这个将在后续详细说明。
　　2.1 发货通知、催交函
　　发货通知、催交函，一般来说国内的EPC工程项目其发货通知、催交函主要需要下面几个内容：
　　（1）提醒厂家对随机资料和备品备件单独包装。
　　（2）提醒厂家对有特殊保管要求的零部件单独注明。资料单独包装、备件单独包装，因为在EPC中资料和备件的接收方与设备安装件的接收方有可能不是一个单位，所以单独存放利于后续开箱工作的进行。
　　（3）给出项目所在地的指示地图，一般来说物流送货司机不是很熟悉路况，给其地图一目了然，提高工作效率。
　　（4）其他需要厂家提供的有关物流的信息，并且把卸车信息提供给相关单位。
　　2.2 设备到货交接单
　　国内EPC项目到货交接单以厂家或者物流公司的底单为主，主要是反映收到某合同多少件货物，不涉及件内装了多少东西。由于各家运输公司底单不一致，交接单需要各方人员签字确认，需要着重记录的一栏是检查记录，通常运输公司的底单在检查记录一栏空白都是默认到货完好的，所以在设备到货时对货物情况需要着重核实，裸装货物查看外观，有问题记录，没有问题就是完好，箱装货物查看包装，如有破损如实记录，没有破损记包装完好，这对后续的开箱检验工作是有很大帮助的。
　　2.3 设备到货开箱单
　　设备到场后的主要工作就是开箱，笔者认为这是采购管理现场服务人员的核心工作，同时也是现场最复杂、变化情况最多的工作。需要强调的是：裸装件是没有开箱手续的，开箱单只针对箱装货物。
　　（1）先说开箱的优先次序，首先要开箱点货的应该是到货交接单中注明破损的货物，越破越要早开箱，赶紧清点内部货物的实际情况，对破损箱件的开箱确认优先级高于合同约定必须有厂家人员参与的开箱工作。也就是说，有些设备，厂家明确要求要有其服务人员在场才能开箱，但是到货时箱件有破损，这时厂家人员又没有在场，在拍照并明确告知厂家后，需要立即清点箱内设备，对于散件，需要找室内存放。然后是有厂家服务人员在场的箱件要优先开箱。厂家人员在场，责任明确，很好界定，一个是大部分要求人员在场才能开箱的厂家都是要收取服务费用的，优先开箱也可以节省服务的时间。
　　（2）开箱工作的另一个原则：单一合同集中开箱，减少单一合同的开箱次数。如必须多次开箱的也要让几次开箱的间隔尽可能短。因为不把一个合同项下的所有箱子开完，就不可能知道这个合同供货的整体情况。如果多次开箱，前后如果出现不止一次问题，不仅开箱工作本身变得工作量加大，联系厂家进行问题处理的工作量也变大。现场的安装单位偏向于安装到哪里箱子才开到哪里，有时一个合同几十个箱子，他们只开一两个就不再往下开了。通常的理由如下：没有地方放、不好保管容易丢、没有人。实际情况是，他们的自采购材料都有地方放，也有人保管，而且每个现场安装单位都是由库管的，所以以上理由都不成立。多协调很重要，让施工安装工程师意识到开箱单是对他们很重要的文件非常重要。
　　（3）开箱过程中的记录：首先强调开箱单要给所有参与开箱的人员复印一份，开箱单上必须有各部门人员的签字。对于EPC项目，开箱工作必须有施工开车部人员参与，这样做有很多好处，如果安装单位咨询某些设备是否到货，到货设备是否到全，不用采购现场服务人员再消耗精力核实，安装工程师参与开箱并留有开箱单复印件，他们自己就可以回答了。特殊情况均需在开箱单记录，除少件情况外，零部件的损坏情况均需拍照。
　　（4）实际开箱过程中，可以灵活掌握开箱的情况，在现场，直接在装箱单上进行记录和清点其实是最为方便的，开箱单着重记录开箱中的问题和所开的箱号。
　　2.4 厂家来人服务通知
　　厂家来人服务通知，设备开箱后，就进入了安装期，在安装过程中，就开始有了厂家人员来现场服务的需求。通常厂家需要来现场服务涉及如下内容：指导安装、调试。一般都应预先通知厂家设备对应的安装工程师的联系方式，让厂家人员在派出前，了解现场具体让他们承担哪些工作和实际现场需要他们的时间。这一点对工程的进度也很有影响。需要采购管理的现场服务的人员将厂家服务人进行管理和帮助，只有厂家服务人员最了解他们的设备，也只有调动他们的积极性，才能为现场更好的服务，切忌在现场对厂家人员颐指气使，会大大影响工程质量和进度。
　2.5 设备问题反馈单
　　设备运抵现场以后，由于各安装单位，设备厂家，各接口的理解不同，于是存在着各类问题，由于设备的问题千差万别，所以设备的问题反馈单也有很多种类，设备问题反馈单的原则性要求就是把设备存在的问题反馈清楚，有利于各方面的沟通， 能及时解决所存在的问题。
　　3 采购管理现场的常见问题处理
　　现场的采购管理中会有各种问题出现，所有问题都需要有纸质版的文件留底备查，最好能够有扫描件，将会大大方便工作，不论是将问题反映回公司本部还是厂家，都是以联系单的形式进行，不要只打电话。之前一个环节，有两项文件是要作为设备问题反馈单的素材的，就是：到货交接单、开箱单。加上拍的照片就构成了问题反馈的全部素材，要用好这些素材。
　　3.1 到货设备发错问题
　　到货的设备大部分都是不需要处理的，但有时侯到货箱件数量和厂家发货数量不一致，有可能是一个项目几个工地之间的货物发错，除了这种错误，还可能会是厂家自己漏发或者把别的项目的设备发来的情况，这种情况组织好之前提到的素材，如实反映给相关人员即可。
　　3.2 开箱货物有破损
　　开箱遇到的货物破损主要有如下情况：厂家本身加工错误，造成设备无法安装；运输过程造成的损坏；到货设备是好的，但是和合同约定的技术参数不符。前两种比较好判别，就不再详细说了。重点说说第三种，到货设备是好的，但是和合同约定不一样，这个需要开箱人员了解合同中的详细约定，如果没有出厂检验的话。认真对比到货设备与合同要求。还有需要注意的这种到货和合同约定不一致的情况大体还有：配件品牌与合同约定不一致，比如泵的电机，在某项目就发生过厂家到货电机和合同约定电机品牌不一致的情况，发现情况后也是联系厂家进行了免费更换。所以现场服务的采购管理，在开箱后务必收集相关信息，与合同进行细致对比。这个工作量是很大的。而且由于开箱时不可能拿着合同去，这个工作需要在开箱完成后，做大量比对工作，请不要忽视。
　　3.3 到货或开箱货物无法清点或辨认
　　有时候供应商提供的实物与装箱单对比根本对不上。如果现场急需安装，就明确告知厂家，耽误工程进度需要索赔，一般厂家都会赶紧发准确的详单过来，以便于现场清点。这里强调一下现场服务人员的工作细致程度问题，这里举个某现场某安装工程有限公司的例子，材料员清点阀门的时候，是先清点阀门数量，然后将所有法门的配对法兰和垫片、螺栓螺母找来，一个一个装配起来的，保证每一条螺栓能够使用，每一个阀门的法兰和垫片都符合才算清点完毕，非常的认真，这样既不容易丢，也好清点。
　　3.4 在安装过程中部分零部件缺少或损坏
　　只要前面的到货交接和开箱工作做得足够好，如果出现这个问题，现场采购管理就可以理直气壮的说，这是现场丢的或者现场弄坏的了，谁该补谁补去，如果安装单位弄不到比较特殊的配件，采购可以再从厂家采购，但是钱该扣谁的就扣谁的，采购所有现场的工作产生的价值和为公司节约的成本将在这一环节体现。管理优秀的现场，将是一个基本不产生这个问题的现场；管理一般的现场，将是一个产生较多此类问题，但是说得清楚责任的现场；管理混乱的现场，是一个产生大量这类问题，还说不清楚是谁的问题的现场。
　　4 结束语
　　现场服务作为采购管理中的重要一环，如果采购管理现场工作做得管理清晰，责权明确，则会使EPC总承包工程无后顾之忧，也有利于提高现场的项目进度，让各部门配合运行流畅，因此需要加大采购管理现场服务的力度和提升其在EPC总承包项目中的重要性。
　　参考文献
　　[1]（美）科兹纳.计划、进度和控制的系统方法[M].杨爱华，等译.北京：电子工业出版社，2010.