高等院校人事档案管理存在的问题和应该采取的

一、 高等院校人事档案管理存在的问题
　　（一） 观念落后，重视程度不够
　　人事档案虽然是一项不引人注目、默默无闻的工作，但意义重大。人事档案能够了解干部，对选拔、使用干部具有重要的作用，它还体现了高校人才的基础信息。人事档案又是计划经济体制下的产物，缺乏生机和活力，例如《干部档案工作条例》中规定“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定严重侵犯了个人的知情权，剥夺了相对人应当享有的基本民主权力。观念的落后、重视程度不够直接影响到人事档案工作前进的步伐。有些档案管理员不认真，责任心不强，整档不规范，造成档案工作没有继承性、延续性。一些单位的领导也对人事档案工作重视程度不够，认为档案工作就是简单地收存好保管好，不丢失、不损坏，能够应付调动、查档就行了。
　　（二）档案材料不全，内容失真
　　人事档案材料是教职工个人不同时期学习和工作的纪录，内容真实是人事档案现实性的基础和前提。有些人填写履历表时不认真填写或者不实际填写，敷衍了事。部分高等院校存在一些情况，例如在医学院校担任课程的教师同时也在医学院的附属医院担任医生职务，具有双重身份。对于是教师职务的人，在医院承担的科研取得的成果、获得的奖项等不能够及时地归入本人档案，造成缺失；对于是医生职务的人，在医学院校承担教学职务，在教学方面取得的成绩又不能在第一时间内存入档案，造成本人档案丢失一部分。
　　档案材料失真现象也时有发生。内容真实是人事档案的生命，是体现人事档案有效作用的前提条件。内容不真实将会造成许多麻烦，如参加工作时间填写随意大致一个年月就可以了，这为人事部门计算工龄、退休时间的核对、晋升工资及组织部门选拔干部等诸多工作带来了很多问题，也使档案管理失去了真正的意义。还有的档案中考核材料大多只有优点、成绩，没有缺点、差错，做为本人没有实事求是的认真填写，随意性较大。做为人事部门的档案管理人员要及时发现问题，解决问题，如不能如实反映本人的真实情况则不予接受。
　　（三）落后的管理手段
　　人事档案工作由于缺乏重视，人力、财力、物力等因素的影响，先进的现代技术管理方法不能够充分发挥。大部分高校还在靠手工操作，效率相当低，根本适应不了当前经济和社会的发展需要。高校档案工作是一项长期的专业性、政策性、机密性、服务性和连续性的工作，不是翻一翻、找一找的事。对于高等院校一些骨干人才存在去进修、留学，毕业后就重新择业，对于这种现象档案管理部门并未建立相应的管理方法和制度，从而削弱了档案管理工作的严谨、严肃的功能。
　　（四、）档案管理工作人员业务素质低
　　现高校的档案管理部门大部分工作人员年龄较大、学历层次不高缺乏专业知识和技能，培训专业方面的机会又少，避不了在工作中出现一些误差。人事档案工作具有长期、复杂、繁忙的特点，有些工作人员长期从事此项工作积极性慢慢也不高了，觉得干和不干一个样，干多和干少一个样，干好和干坏一个样，缺乏工作激情。
　　二、人事档案管理工作改进的对策
　　（一）人事档案管理工作需加强
　　一份档案就是一个人历史经历的浓缩，从出生时间到工作时间、学历、学位等各种证明材料都与个人工资、提职、任免有关，尤其是退休，在审核档案材料时关系到退休后的待遇问题。所以，要加强档案管理。做到定期检查工作漏洞，发现问题并在第一时间解决问题。建立健全档案管理制度，使档案工作有规可循、有章可依。遵守相关《收集制度》，档案收集的范围和要求要明确，使人事档案内容充实，反映一个人的情况更全面。遵守《保管保密制度》，采取有力的措施，减少人为破坏，保障人事档案的安全，延长其使用寿命。
　　（二）高校人事档案管理要规范、内容真实
　　高校人事档案的规范，就是根据档案管理的相关制度和要求建设和管理档案，严格按照国际通行的做法对档案进行收集、整理、归档、转移、查阅和保护。对各类档案做到规范，收集来的档案材料要认真仔细地鉴定、审查，甄别其真伪判定有无保存价值，从而使人事档案材料完整、精炼、真实。在整理档案的过程中对归类的材料进行排序、编目，做到目录清晰、不粘贴涂改，目录一定与材料名称相符，材料类序号一定和页码填写准确，同时，还要经常对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合要求的档案材料进行技术加工。对于档案室还必须具备现代化技术设备，如：计算机、温湿度器等，让档案能够长久完好地保存下来。
　　（三）高校人事档案管理者要提高自身素质，加强业务学习。
　　管理好人事档案管理，档案工作人员起到关键性的作用。人事档案管理者要有较好的思想政治素质和专业素质。在工作中不断学习才能有利于档案工作。因此，档案工作者要有较高的党性原则、较高政策水平和坚定的政治方向，不断学习和贯彻《保密法》、《档案法》，制定完善的保密制度，加强法制观念和保密意识，确保档案实体和档案信息的安全。
　　档案管理者还要不断提高自身的业务能力，不时地进行档案方面的自学和培训，熟练掌握档案材料的鉴别、分类，熟悉档案工作的每一个环节和要求，还要学习人才、统计等相关专业知识。
　　总之，时代在发展，社会在进步，在这个网络化、信息化占主导地位的社会中，人事档案工作者的作用是无法替代的，做为人事档案管理者要具备良好的职业道德，精湛的专业知识和熟练的专业技能，为高校人事档案在高等院校发展中发挥更大的作用。
　　参考文献：
　　[1]罗迎芬论高校人事档案信息网络化服务体系建设【J】。
　　[2]干部档案整理工作细则【R】。
　　[3]宁文萍论信息时代的人事档案信息安全保障【J】。