机械企业外贸业务及其管理的研究全文

 
内 容 摘 要

通过对国际贸易的意义，我国对外贸易的现状以及加入WTO后对于机械企业的机遇和挑战的分析，提出促进机械企业发展的策略。重点提出企业在外贸中的业务和存在的问题、外贸中应该注意的地方，并加以分析、判断和解决，以从整体上对企业进行管理。为此本文从以下几个方面展开研究。
（1）本文拟对企业存在的问题作出辩识与分析，找到制约企业发展的主要因素，并提出对策。
（2）以外贸业务为突破口，分析外贸的业务和外贸中存在的问题，加以判断和解决。
（3）运用网络技术，管理经济学理论和人力资源理论对外贸业务进行管理。

关键词：机械企业、外贸业务、管理

 
RESEARCH ABOUT MACHINERY ENTERPRISES’ FOREIGN TRADE AND MANAGMENT

ABSTRACT

Through  the analysis of  significance on  foreign trade and current situation as well as the opportunities and challenges of China's foreign trade after WTO accession for machinery enterprises , to bring up the strategies on machinery enterprise development. With the emphasis on business and  the existing problems and what do we pay more attention in  the foreign trade, at the same time analysis, judge and resolve it, to management the enterprises overall. This dissertation expand from the following aspects:
(1)This paper focus on the issue exist in enterpris, then identify and analysis, to find a major factor which  restrict enterprise development, and to  propose countermeasures.
(2)With a breakthrough in foreign trade business, analysis the business of foreign trade and the problems exist in it,  analysis, judgement and resolve it .
(3)Use of network technology, management of economics and human resources to manage the foreign trade business.

KEYWORDS： machinery enterprises, foreign trade business, management

目   录

第一章 引言 1
第一节 研究的背景 1
一、国际贸易的概念 1
二、入世后企业的外贸形势 1
第二节 研究的目的 3
第二章 机械企业现状 4
第一节 机械企业特点及其困扰 4
一、机械企业的特点 4
二、企业管理重点与常见的困扰 5
第二节 机械企业外贸优势 6
第三节 机械企业外贸劣势 7
第四节 机械企业发展的对策 8
第三章 机械企业外贸业务 10
第一节 外贸业务流程 10
一、报价 11
二、定货（签约） 12
三、付款方式 13
四、备货 13
五、包装 13
六、通关手续 13
第二节 机械企业外贸单证 14
一、商业发票（COMMERCIAL INVOICE） 14
二、包装单据（PACKING DOCUMENTS） 19
第三节 机械企业外贸业务的重要环节 22
一、客户处理 22
二、单证处理 23
第四章 机械企业外贸管理 26
第一节 外贸业务管理的策略 26
一、重组外贸流程架构 26
二、在线调拨货物 27
三、小企业联盟发展 28
四、设立扁平化组织结构 28
五、构建外贸业务管理系统 28
第二节 机械企业外贸财务管理 29
一、网上财务管理 29
二、控制物流成本 30
第三节 机械企业外贸人员的管理 30
一、企业文化培训 30
二、制定考核措施 30
第五章 总结 32
【参考文献】 33
致 　谢 34
 
第一章 引言
随着世界经济的迅速发展和科学技术的不断进步，外贸活动的影响与日俱增，受到越来越多人们的关注。在国际上，对外贸易被认为是企业发展的动脉和基础，其发展程度成为衡量一国现代化程度和综合国力的重要标志之一，被喻为经济发展的加速器，被视为继原材料、劳动力之外的“第三利润源泉”。在中国，越来越多的人们已经意识到外贸对企业发展的重要性，因为外贸业务的发展加快企业流动资金周转速度；还必然带动固定资产投资，提高市场竞争力；并能调整产业结构，创造更多就业机会；以及强化市场功能，使电子商务真正成为现实。
目前，加快外贸的发展，对增强企业竞争力，优化资源配置，提高经济运行质量，推动国民经济持续性的发展具有十分重要的意义。
第一节 研究的背景
一、国际贸易的概念
所谓国际贸易，是指“世界各国（地区）之间货物和服务的交换，是各国（地区）之间分工的表现，反映了世界各国（地区）在经济上的相互联系。” 　
二、入世后企业的外贸形势
㈠发展对外贸易的意义及目前外贸形势分析
20世纪以来在技术的推动下，经济全球化进程逐步加快，成为世界发展的主流。以国际互联网为代表的信息技术在生产，生活及商务等领域中的广泛使用，大幅度提高了劳动生产率，降低了交易成本，极大的改变着人类的经济活动和社会活动方式。随着各国经济相关程度的提高，国际贸易和投资规模势必将进一步扩大。
随着国际贸易的扩大，社会分工日益专业化，国际化。目前的社会分工呈现两种趋势。第一，从技术上讲，越来越专业化，所谓“术业有专攻”。边缘学科就是这种条件下的产物。第二，从全球经济结构而言，呈现出世界内以国家为单位的分工，因此而带来劳动密集型，技术密集型以及资金密集型的不同的经济结构形态在不同的国家的表现。
可以说，由于技术的发展，推动了贸易乃至国际间贸易的发展；同时又由国际贸易的扩大进一步带动全球范围内的分工，进一步促进了技术的进步，资源的高效率配置。由此可见，国际贸易既是社会发展到一定阶段的产物，又是继续推动社会进一步发展的动力。对于一个具体的国家，尤其是对我国的经济发展具有以下重大的战略意义。
1．拉动国民经济的增长
各国从事对外贸易,其政策的出发点就是谋求本国利益的最大化。根据大卫•李嘉图的比较优势学说，各国根据自身较高的相对劳动生产率进行分工安排及贸易，可以使参加分工与贸易的国家均受益。经过20年的努力与发展，我国目前已成为世界上第16大贸易大国。同时我国外贸与国民经济的依存度已从1979年的8.9%提高到1998年的35%。
2．带动国民经济结构的调整
国际贸易既是国际分工的产物，同时也进一步带动和促进了国际分工的进一步发展和深入。而国际分工不仅使得各生产要素在国内得到合理配置安排，也推动了整个经济体制的改革。国民经济也因此从产业结构、产品结构到经济体制及运行机制的改革。
㈡“入世&rdquo ;对我国机械外贸企业的影响
我国于2001年11月12日零时在多哈正式加入世界贸易组织（WTO）。这里简单地分析一下“入世”带来的政策变化：
1．关税水平降低
根据WTO组织的互惠互利原则，多国多边的关税将按照既定的安排相互降低，以促进自由贸易在全球范围内的展开。中国的平均关税水平已从90年代初期40%左右降到2001年发展中国家平均15.3%的水平，到2005年进一步降低到10%
2．市场准入更加开放
外资企业进出口经营的范围逐步扩大，允许外资企业在更多的地域和产品或服务的领域内设立贸易公司。给予外资企业国民待遇，其产品可自主选择在国内市场或国外市场销售。
3．享受并提供最惠国待遇
我国将根据世贸组织最惠国待遇原则，享受其他成员关税降低，取消配额等非关税措施的好处，能够使我国在世贸组织提供的多边，稳定，无条件的最惠国待遇下进行更公平，有效的国际竞争与国际贸易。
“入世”后给予国有机械外贸企业带来的影响与机遇；
1．进出口规模扩大，世贸机会增多；
2．利用WTO贸易争端解决机制解决贸易纠纷，改善贸易生存环境；
3．在外来竞争压力下，加大自身改革的力度；
4．关税降低，利于进一步扩大进出口业务；
5．利用国企外贸的业务渠道，扩展多种贸易方式。
根据世界银行结论，中国入世以后，到2005年世界贸易中的份额比2002的增加3倍多。但顺差逐步减少，进口增长的速度高于2～4个百分点。可以这样讲，在我们面前，机遇与挑战共存，希望与困难同在。
第二节 研究的目的
通过以上对于国际贸易的意义，我国对外贸易的现状以及加入WTO后对于机械企业的机遇和挑战的分析，提出促进机械企业发展的策略。重点提出企业在外贸中的业务流程和存在的问题、外贸中应该注意的地方，并加以分析、判断和解决，以从整体上对企业进行管理。为此本文从以下几个方面展开研究。
㈠本文拟对企业存在的问题作出辩识与分析，找到制约机械企业发展的主要因素，并提出对策。
㈡以外贸业务为突破口，分析外贸的业务和外贸中存在的问题，加以分析、判断和解决。
㈢运用网络技术，管理经济学理论和人力资源理论对外贸业务进行管理。

第二章 机械企业现状
 “十五”以来，随着对外贸易经营权的放开，我国越来越多的企业参与到了外贸经营领域当中，从事自营进出口业务。此后，企业进出口实现了高速增长，目前已成为了我国对外贸易的一个重要力量，与国有和外资机械外贸企业形成了三足鼎立之势。然而，面对国内与国际局势的不断变化，尤其在我国加人WTO后，企业在高速发展过程中存在的一系列问题进一步凸显出来，引起了广泛的关注。
第一节 机械企业特点及其困扰
一、机械企业的特点
机械企业是历史悠久的工业形式，在现代化的今天，机械制造业依旧是我国最主要的工业之一。机械行业的发展日益呈现标准化、系列化、智能化、柔性化、精密化等特点。面对我国入世后全球制造中心向中国转移，国内外机械制造厂商纷纷抢占中国市场的形势，机械制造业的竞争日感竞争紧迫。
机械制造业生产的主要特点是：离散为主、流程为辅、装配为重点。
工业生产基本上分为两大方式：离散型与流程型。离散型是指以一个个单独的零部件组成最终产成品的方式。因为其产成品的最终形成是以零部件的拼装为主要工序，所以装配自然就成了重点；而流程型是指通过对于一些原材料的加工，使其的形状或化学属性发生变化最终形成新形状或新材料的生产方式，诸如冶炼就是典型的流程型工业。
机械制造业传统上被认为是属于离散型工业，虽然其中诸如压铸、表面处理等是属于流程型的范畴，不过绝大部分的工序还是以离散为特点的。所以，机械制造业并不是绝对的离散型工业，其中还是有部分的流程型的特点。
具体有以下几个特点：
1.机械制造业的加工过程基本上是把原材料分割，然后逐一经过车、铣、刨、磨等加工工艺，部件装配，最后装配成成品出厂；
2.生产方式以按订单生产为主，按订单设计和按库存生产为辅；
3．产品结构（BOM）复杂，工程设计任务很重，不仅新产品开发要重新设计，而且生产过程中也有大量的设计变更和工艺设计任务，设计版本在不断更新；
4．制造工艺复杂，加工工艺路线具有很大的不确定性，生产过程所需机器设备和工装夹具种类繁多；
5．物料存储简易方便；
6．机械制造业企业的原材料主要是固体（如钢材），产品也为固体形状，因此存储多为普通室内仓库或室外露天仓库；
7．机械制造业企业由于主要是离散加工，产品的质量和生产率很大程度依赖于工人的技术水平，而自动化程度主要在单元级，例如数控机床、柔性制造系统等。
因此机械制造业也是一个人员密集型行业，自动化水平相对较低；产品中各部件制造周期长短不一和产品加工工艺路线的复杂性造成在制品管理不易。且在生产过程中经常有边角料产生，部分边角料还可回收利用，边角料管理复杂；生产计划的制订与车间任务工作繁重。由于产品种类多，零件材料众多，加工工艺复杂，影响生产过程的不确定因素多，导致制订生产、采购计划困难；产品零部件一般采用自制与委外加工相结合的方式。一般电镀、喷漆等特殊工艺会委托外协厂商加工。
二、企业管理重点与常见的困扰
1. 在制品的控制
由于机械行业制造工艺复杂，从第一道工艺开始到最后一道工艺完成，其间所要经过的时间通常需要数天甚至数周。众多的零部件，分布于多个车间，各道工艺分别已经完成多少数量，差多少数量未完成，还要花多少时间才能完成，以及各道工艺当前在制量为多少，目前进行到哪一道工艺等等信息无法准确及时的得到。造成在制品数量过多，账务不准。如何解决在制品的控制，是困扰管理者的一大难题。
2. 标准工艺不易制定，难以掌握
由于机械行业设备、人员状况复杂，实际生产时应采取的工艺往往无法按标准工艺执行，而部分产品由于一些关键工艺受机器等资源的限制，或其他特殊情况导致存在着多种加工工艺流程并存的情况，如何科学的进行管理，成为生产现场管理的难点。
3. 现场单据多，作业烦琐
机械行业加工零件多，需要的材料多，车间现场往往需要填写大量领料单据，如做工序管理，则还需要填写大量的工序移转单据，造成了人员困扰。
4. 委外加工不易管理
机械加工中，有很多特殊的工艺需要委外处理，或者 客户需求批量大时，也需要把部分订单委外加工以缓解压力，传统手工作业管理往往无法应付如此复杂的状况，造成了工作难度增加。
5. 生产状况复杂，现场不易掌控
实际生产过程中，往往有很多不确定因素，如产品的重修返工，材料、半成品的报废等等，管理人员很难及时掌控现场状况。 　　
6. 工艺间检验难以进行
生产过程中，在一道工艺移转到另一道工艺过程中，常常需要进行工艺移转检验，传统的作法需要手工记录，或办理入库手续后进行，如何科学的进行检验，并记录分析检验资料，是质检部门的困扰。
7. 项目型接单生产方式难以掌控
部分机械行业用户，采用的是项目式生产，常常需要于接单时确定客户大量特殊要求，并根据项目进行单独设计，准备材料、生产、核算成本。手工作业时面对庞大的材料清单，复杂的生产状况等，常常造成交货延迟，库存积压，加工失误等等问题。
8. 产品结构及设计变更的管理
机械行业产品结构比较复杂，设计任务很重，且工程变更频繁。以手工作业方式处理BOM时经常存在 “料表更新不及时”，“各部门数据不一致”的现象，容易发生错误而导致生产秩序混乱，影响交货等问题。另外，由于工程变更缺乏科学规范的管理，经常出现一些物料的呆滞，造成企业的库存积压。
第二节 机械企业外贸优势
在过去的5年，中国对外贸易已经步上了快速发展的轨道：进口和出口额从2002年的6208亿美元增长到2007年的21738亿美元，平均增长率为28.5 % ；这个比率已经说明了从执行对外开放政策制度起，中国在这段最长的时期内，以最快的和最多的增长率在稳定增长。在世界上中国的经济地位从2002年的第六名变成到2007年的第三名，从出口方面来说目前排世界第二。
中国的机械企业在出口份额中占有很大比重，与专业的外贸企业相比，有如下优势：
1．企业是生产商，对产品有教全面的认识和了解，能更直接的与客户交流，省去中间不必要的环节。
2．公司的产品为小型机械，在装配和流程上不便向外贸公司透露，但如果客户有需要，可以直接向客户说明。
其实，国际化经营绝不仅仅是为了赚取几个外汇，获得一点利润。实施国际化战略，就是要将企业置身于国际市场复杂多变、竞争激烈的氛围之中，去经受国际市场的考验，去寻找自身的差距，以提高企业核心竞争力，最终求得企业的长远发展。在世界经济一体化的今天，尤其是中国早已入世的情况下，国外公司一直对中国市场虎视眈眈，摆在中国企业面前的只有两种选择，要么被国外公司挤垮，要么主动实施国际化战略，迎接国外公司的挑战。
第三节 机械企业外贸劣势
机械企业存在着以下劣势：
㈠经营市场的挑战
随着互联网时代的到来，信息的流通无论从数量上、质量上、频率上、速度上都有着前所未有的提高。可以说，现代信息是以光速在传播着。因此在市场，尤其是在外贸市场上，过去进出口公司提供的信息服务的这一项主要功能被大大的弱化了。无论买家、卖家、或是中间商都可以在网络上以近似于零成本（相对于营业额和营业成本而言）的代价获取，发布着自己想知道或想让他人知道的信息。这样，这个市场从理论上讲已几乎成为接近于信息对称的市场。具有中介意义的进出口公司的存在意义被大大降低。
入世后经营范围，出口商品经营权分工都将被放宽，实行进出口许可证和配额管理的商品将逐步减少，相互间交叉经营的商品大量增加将使机械外贸企业间的竞争加剧。
㈡规模较小
总体来看，我国机械外贸企业普遍为中小型企业，规模较小。而经营产品也多为传统产品或以贴牌或定牌生产为主，缺乏技术含量高、独立创新的自有品牌。同时，我国机械外贸企业对应的出口市场又较为集中，共同导致了我国机械外贸企业在激烈竞争的国际市场中难以占据有利的地位的现状。
㈢资金不足
目前，由于我国机械外贸企业自身及外部多重原因的存在，其资金不足和融资困难的问题仍十分突出。一方面，企业的贷款条件与国有大型企业相比严格许多，贷款额度低、加之直接担保体系不健全，使贷款成本一直居高不下，导致一些小企业甚至没有资格获得金融机构的贷款;另一方面，可以提供融资的工具和渠道较少，目前，对我国绝大多数小企业来说最重要的融资工具仍然是银行贷款，其他重要的融资渠道，如发行企业债和公司上市对于绝大多数企业来说难度更大。
㈣缺乏了解
目前，企业大多数对于国际规则的了解和掌握还处在比较初级的阶段，而在广泛的机遇当中往往隐藏着更加隐蔽和更加激烈的贸易摩擦和贸易壁垒，导致企业在未做好准备的情况下就打了败仗。同时，企业在发展过程中还经常存在着信息渠道闭塞的情况，对其他国家相应的法律法规缺乏全面的了解，往往导致了不应有的损失。
㈤管理落后
人才匾乏由于企业多以家族式管理为经营模式，大多数没有建立起完善的企业管理制度，也难以将先进的管理方式和人才引人到企业当中。可以这样说，当前企业之间的竞争，就是人力资源间的竞争。可谓：“工欲善其事，必先利其器”。人才对于企业，就是“器”与“工”之间的关系。目前人才机制的改革，使得人才流动更类似于一种商品流动的形态。以下是我公司2004年、2006年和2008年三年的人员结构图：

2004年人员结构图
 
2006年人员结构图                                              2008年人员结构图
           
图2-1  人员结构分布图
上图2-1可以看到人员结构中，业务人员比例逐年下降，而非业务人员比例及数量逐年上升。这就势必引起进出口业务的下滑，以及分配上的矛盾，再加上用人制度存在弊端，现有业务人员难免会产生“不公平”的想法，这就给企业带来新的外部成本——由于员工积极性降低而引起效益下降。同时员工在面对机制更灵活、更有效的企业时，难免有“跳槽”的想法，进而又给公司带来人员和业务上的流失。
第四节 机械企业发展的对策
机械外贸企业有如下发展对策：
㈠创造完善、公平、宽松的政策法规环境，积极扶持企业的发展
首先，我国应修订和完善适应经济的法律法规，为企业的发展奠定良好的法律基础;其次，应消除对于企业的政策歧视，使机械企业的外贸拥有与国有企业和外资企业同等的经营政策、竞争环境和投资机会;此外，还应为机械企业建立完善的社会服务体系，为其提供规范、优质、高效的行政服务。
㈡实施 加强技术创新、多元化经营和名牌战略
目前，我国企业出口的制成品仍以粗加工、劳动密集型产品为主，这些产品技术含量低、品种和市场单一，而这种现状又极易受到发达国家技术壁垒的限制。因此，我国机械外贸企业应加大科技研发的投人，从整体上提高技术创新水平，同时还应努力开拓新市场，实施贸易多元化战略，避免品种单一和市场单一带来的巨大经营风险，从根本上突破我国机械企业面临的西方国家技术壁垒。此外，企业还应贯彻实施品牌战略，增强品牌意识和观念，不断提高品牌的知名度，注重培养品牌价值和顾客忠诚度，利用“品牌”这种企业特有的竞争力将产品推向世界，实现可持续发展。
㈢改善并加强机械外贸企业的融资体系
银行作为机械外贸企业融资的主要来源，应在政策允许的范围内适当对机械外贸企业放宽门槛，并针对企业的不同需求量体裁衣，积极推广使用相应的配套金融衍生工具，引导外汇资金实现双向均匀流动;同时，银行应积极开发国际结算业务的新品种，以适应市场的发展和企业的新需求。此外，还应降低企业股票发行上市和发行证券筹资的门槛。
㈣完善信息渠道的建立，深入了解并掌握国际贸易的相关政策法规
首先，政府应协助企业建立起现代和完善的信息渠道，以保证信息流的畅通无阻;其次，企业必须深人了解并掌握国际贸易的相关知识、规则和政策法规，这样才能够不但按照国际规则办好事，更能使国际规则为自身所用，成为保护自己的武器。
㈤引进人才和现代管理制度，提高企业的管理水平
在高速发展的国际市场中，企业立足和发展的根本在于人才的掌握，机械外贸企业更是如此。秀业务员的流失往往会给企业带来很大的损失，会导致企业的凝聚力下降，员工人心涣散，形成才流失的恶性循环。
在解决人才流失的问题上，机械外贸企业可以以下几个方面人手:
第一，创造良好的工作环境，使员工不但有全舒适的办公环境，更能感受到良好的企业文化人文氛围。
第二，建立完善的业务管理体制，以保证分明确，各环节准确高效运行。
第三，建立完备的激励机制，薪酬与绩效挂，以充分挖掘和激发员工的工作热情和潜力。
第四，重视对员工的培训和职业生涯规划。

第三章 机械企业外贸业务
第一节 外贸业务流程
机械企业出口货物流程主要包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。 流程图如图3-1：
  图3-1 外贸业务流程图
一、报价
在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。
贸易术语（TRADE TERMS），又称贸易条件，或价格术语（PRICE TERMS），是指“用一组英文短语或缩写字母来明确价格的构成，以及买卖双方的费用负担、交货地点、责任承担、风险划分、手续承办等界限，是进出口商品价格的重要组成部分。 ”
贸易术语有13种,见表3-1。比较常用的报价有： FOB船上交货、CNF成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。
表3-1 13种贸易术语
贸易术语                 保险责任起始于
E组 EXW 工厂交货（指定地点） 货物运离保险单所载明的起运地仓库或储存处所开始运输时

F组 FCA
FAS

FOB 货交承运人（指定地点）
船边交货（指定装运港）

装运港船上交货（指定装运港） 货交进口商指定的承运人或其他人
按港口惯常方式，在进口商指定的装船地将货物置于进口商指定的船边
货物越过船舷
C组 CFR
CPT
CIF
CIP 成本加运费（指定目的港）
运费付至（指定目的港）
成本保险加运费(指定目的港)
运费保险费付至(指定目的港) 货物越过船舷
货交承运人
装运港船舷
交承运人

D组 DAF
DES

DEQ

DDU

DDP 边境交货(边境指定地点)
目的港船上交货（指定目的港）

目的港码头交货（指定目的港）

未完税交货（指定目的地）

完税后交货（指定目的地）
 在边境指定地点交货
在指定目的港的卸货地点，货物在船边置于进口商的支配之下
货物置于目的港码头，处于进口商的支配之下
在指定目的地的卸货地点，货物置于进口商的支配之下
在指定目的地的卸货地点，货物置于进口商的支配之下
二、定货（签约）
贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。　
三、付款方式
比较常用的国际付款方式有三种，即信用证付款方式、TT付款方式和直接付款方式。
㈠用证付款方式
信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。跟单信用证是指附有指定单据的信用证，不附任何单据的信用证称光票信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件。请注意，出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行，信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。
国际贸易中以信用证为付款方式的居多，信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。中国的几家国有商业银行，如中国银行、中国建设银行、中国农业银行、中国工商银行等，都能够对外开立信用证（这几家主要银行的开证手续费都是开证金额的1.5‰）。
㈡TT方式
TT付款方式是以外汇现金方式结算，由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。
㈢接付款方式
是指买卖双方直接交货付款。 　
四、备货
备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下：
1．货物品质、规格，应按合同的要求核实。
2．货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。
3．备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。
五、包装
您可以根据货物的不同，来选择包装形式（如：纸箱、木箱、编织袋等）。不同的包装形式其包装要求也有所不同。
  1、一般出口包装标准：根据贸易出口通用的标准进行包装。
2、特殊出口包装标准 ：根据客户的特殊要求进行出口货物包装。
  3、货物的包装和唛头（运输标志）：应进行认真检查核实，使之符合信用证的规定。　
六、通关手续
通关手续极为烦琐又极其重要，如不能顺利通关则无法完成交易。
㈠进出口商品检验证书
属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。 目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节：
1.接受报验：报验是指对外贸易关系人向商检机构报请检验。
2.抽样：商检机构接受报验之后，及时派员赴货物堆存地点进行现场检验、鉴定。
3.检验：商检机构接受报验之后，认真研究申报的检验项目，确定检验内容。并仔细审核合同（信用证）对品质、规格、包装的规定，弄清检验的依据，确定检验标准、方法。（检验方法有抽样检验，仪器分析检验；物理检验；感官检验；微生物检验等）
4.签发证书：在出口方面，凡列入〖种类表〗内的出口商品，经商检机构检验合格后，签发放行单（或在出口货物报关单上加盖放行章，以代替放行单）。
㈡通关手续
须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。
1.箱单是由出口商提供的出口产品装箱明细。
2.发票是由出口商提供的出口产品证明。
3.报关委托书是没有报关能力的单位或个人委托报关代理行来报关的证明书。
4.出口核销单由出口单位到外汇局申领，指有出口能力的单位取得出口退税的一种单据。
5.商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的，是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称。是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证，具有法律依据的有效证件，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明。
第二节 机械企业外贸单证
在机械企业进出口的整个外贸过程中单据有商业发票、汇票、包装单据、运输单据、原产地证明书、保险单、托运单据、报关单据和其他单据。
本节中主要来介绍一下商业发票和包装单据。
一、商业发票（COMMERCIAL INVOICE）
商业发票是出口商向进口商开列的发货价目清单，是买卖双方记帐的依据，也是进出口报关交税的总说明。商业发票是一笔业务的全面反映，内容包括商品名称、规格、价格、数量、金额、包装等，同时也是进口商办理进口报关不可缺少的文件，因此商业发票是全套出口单据的核心，在单据制作过程中，其余单据均需参照商业发票缮制。
图3-2为商业发票
㈠商业发票的内容
商业发票的内容一般包括：
1．须载明“发票”（INVOICE）字样；
2．发票编号和签发日期（NUMBER AND DATE OF ISSUE）；
3．合同或定单号码（CONTRACT NUMBER OF ORDER NUMBER）；
4．发货人名址（CONSIGNEE’S NAME AND ADDRESS）；
5．出口商名址(EXPORTER’S NAME AND ADDRESS)；
6．装运工具及起讫地点（MEANS OF TRANSPORT AND ROUTE）；
7．商品名称、规格、数量、重量（毛重、净重）等（COMMODITY，SPECIFICATIONS，QUANTITY，GROSS WEIGHT，NET WEIGHT ETC）；
8．包装及尺寸（PACKING AND MEASUREMENT）；
9．唛头及件数（MARKS AND NUMBERS）；
10．价格及价格条件（UNIT PRICE AND PRICE TERM）；
11．总金额（TOTAL AMOUNT）；
12．出票人签字（SIGNATURE OF MAKER）等。
发票的内容要求与规定条款相符，发票须有出口商正式签字方为有效。
㈡发票的作用
发票的作用有以下几方面：
1．便于进、出口商核对已发货物是否符合合同或信用证规定；
2．作为进、出口商记帐的依据；
3．在出口地和进口地作为报关、清关及纳税的凭据；
4．在不用汇票的情况下，可代替汇票作为付款依据；
5．凭光票付款时，通常用以确定有关交易的细节；
6．是整套出口单据的中心及其填制和审核的依据；
7．可作为索赔、理赔的凭据。
HANGZHOU FUYANG HONGFA MACHINERY CO.,LTD
E-mail: yloveho@   http//:
Tel: 0086-571-63433518    Fax: 0086-571-63433517  PC:311402
Add: 17#Gaofu Road,Gaoqiao Town,Fuyang City,Zhejiang Province,China

COMMERCIAL  INVOICE 
TO:
HIGH PROJECT 1990 CO.,LTD                                            NO:2008-HF002-03
11-13-15 LADPHRP 42                                                                                   DATE:MARCH,7TH, 2008
LADPHRAO RD,HUAYKWANG
BANGKOK 10310 ,TAILAND
TEL:  (6602 )511- 4574, 511-4258
FAX:  (6602)938- 2555 , 938-3965
FROM:SHANGHAI                                                                    TO: THAILAND
MARK&NUMBERS QUANTITY AND DESCRIPTIONS UNIT PRICE
CIF BANGKOK AMOUNT

WASIN

 GATE OPERATOR:70 PCS

SWING OPERATOR 2 PCS

TWO PALLETS ONLY

NET WEIGHT: 940KG  
GROSS WEIGHT: 950KG
TOTAL PACKED IN:
TWO PALLETS ONLY $34.80

$100.00

 $2436.00

$200.00

TOTAL $2,636.00.
Goods are of china origin
Payment:100%T/T payment
Delivery: after receiving T/T payment

ACCOUNT BANK: BANK OF CHINA, ZHEJIANG FUYANG SUB-BRANCH.
ADDRESS: NO.25-1 WEST ROAD GUIHUA, FUYANG CITY ZHEJIANG PROVINCE,CHINA.
SWIFT CODE: BKCH CNBJ910
A/C NO:807031791908096014
BENEFICIARY: HANGZHOU FUYANG HONGFA MACHINERY CO.,LTD

HANGZHOU FUYANG HONGFA MACHINERY CO.,LTD
图3-2 商业发票
㈢发票的种类
发票的种类主要包括：商业发票、银行发票、海关发票、领事发票、形式发票等。
1．商业发票（COMMERCIAL INVOICE），是出口商于货物运出时开给进口商作为进货记帐或结算货款和报关缴税的凭证。
2．银行发票（BANKER’S INVOICE），是出口商为办理议付和结汇，以适应议付行和开证行需要而提供的发票。
3．海关发票（CUSTOMS INVOICE），是某些国家规定在进口货物时，必须提供其海关规定的一种固定格式和内容的发票。
4．领事发票（CONSULAR INVOICE），又称签证发票。是按某些国家法令规定，出口商对其国家输入货物时必须取得进口国在出口国或其邻近地区的领事签证的、作为装运单据一部分和货物进口报关的前提条件之一的特殊发票。
5．形式发票（PROFORMA INVOICE），也称预开发票或估价发票，是进口商为了向其本国当局申请进口许可证或请求核批外汇，在未成交之前，要求出口商将拟出售成交的商品名 称、单价、规格等条件开立的一份参考性发票。
㈣商业发票的缮制
1．发票抬头人名称与地址（MESSRS）
《500统一惯例》简称《UCP500》（UNIFORM CUSTOMS ＆PRACTICE 500）有明确的指示：“Commercial invoices must be made out in the name of  the applicant”（发票必须做成以信用证申请人名称为抬头）。当采用托收或其他方式支付货款时，填写合同买方的名称和地址。 
填写时应注意买、卖双方的名称及地址不同行放置，而且必须打上名称和地址的全称。如果信用证对抬头人的填写另有规定，则按信用证的要求做。
2．发票出票人的名称和地址（ISSUER）
发票出票人的名称和地址应与信用证受益人的名称和地址相一致，一般为出口商，填写出票人的英文名称及地址。
3．运输资料（TRANSPORT DETAILS）
运输资料（TRANSPORT DETAILS）的填写应与货物的实际起运港（地）、目的港（地）以及运输方式，如果货物需经转运，应把转运港的名称打上。如：Shipment  from Shanghai to Hamburg with transshipment at Hongkong by vessel(装运自上海到汉堡，在香港转运)。
4．发票号码和日期（INVOICE NUMBER AND DATE）
发票号码（INVOICE NUMBER）由出口公司根据实际情况自行编制，但要便于日后查找；发票日期（INVOICE DATE）是一套结汇单据中日期最早的一个，但一般不早于信用证的开证日期，也不迟于信用证的有效期限（EXPIRY DATE）。
5．信用证号码（L/C NUMBER）
当采用信用证结算方式时，填写信用证号码（L/C NO）。如果信用证没有要求在发票上标明信用证号码，此项可以不填，当采用其他支付方式时，此项也可以不填。
6．合同号码（S/C NUMBER）
合同号码（SALE CONTRACT NO.）应与信用证上所列的相一致，如果一笔交易牵涉到几个合同时，应在发票上全部表示出来。
7．支付方式（TERMS OF PAYMENT）
支付方式（TERMS OF PAYMENT）应填写该笔业务的付款方式，是T/T、托收或者信用证结算方式等。
8．唛头及件数编号（SHIPPING MARKS AND NUMBERS）
唛头及件数编号，应按信用证或合同的规定填写，并与提单、保险单等单据严格一致。如果无唛头，或者裸装货、散装货等，则应填写“NO MARK”（缩写N/M）。如信用证或合同中没有规定唛头，出口商可自行设计唛头。唛头的内容可以包括客户名称缩写、合同号、目的港、件数号等部分，如货物还要转运到内陆目的地，可打上“IN TRANSIT TO 某地”等字样。
9．商品描述（DESCRIPTION OF GOODS）
商品描述应先打上 货物名称，然后根据信用证或合同的规定打出详细规格、单位及有关定单或合约号码等。信用证中此栏所用的词汇或词组一般有：
DESCRIPTION OF GOODS；
COVERING SHIPMENT OF；
DESCRIPTION OF MERCHANDISE；
SHIPMENT COVERING FOLLOWING GOODS；
SHIPMENT OF GOODS AS FOLLOWING；
COVERING VALUE OF；
COVERING；
COVERING THE FOLLOWING GOODS BY。
10．商品包装及数量（PACKING AND QUANTITY）
商品的包装及数量（PACKING AND QUANTITY）应填写实际装运的数量以及包装种类和包装数量，必须与其他单据相一致，同时标出货物的毛重。
11．单价（UNIT PRICE）
单价（UNIT PRICE）须显示计价货币、计量单位、单位金额。
12．总值（TOTAL AMOUNT）
发票的总值（TATAL AMOUNT）不能超过信用证规定的最高金额。但是信用证总值前有“约”、“大概”、“大约”或类似词语的，允许有10%的增减幅度。
13．价格术语（TRADE TERMS）
价格术语（TRADE TERMS）须根据信用证和合同的规定照打，不能遗漏。
14．声明文句（STATEMENT）
此项是根据不同（国家）地区及不同信用证的要求缮打的。声明文句中词语要求内容确切、通顺、简洁。信用证有的条款可以原文照抄，但要视具体情况改变动词的时态、语态等。
如：We certify that the goods named above have been supplied in conformity with Order No.12345.
兹证明本发票所列货物与合同号12345相符。
We hereby certify that we are the actually manufacturer of the goods invoiced.
兹证明发票所列产品确为本厂制造。
15．出票人盖章（ISSUER’S SIGNATURE）
发票的出票人即受益人、出口商，其名称必须与信用证规定的受益人名址相一致。根据《UCP500》的规定，发票可无需签字，但仍应表示出具人。如果信用证有“SIGNED COMMERCIAL INVOICE”字样，则此发票必须签字；若信用证中有“MAUALLY SIGNED INVOICE”字样，则必须要有出票人的手签。若信用证规定发票中有证明句，则不管表明的是“SIGNED INVOICE”还是“INVOICE”字样，发票都必须签署。
二、包装单据（PACKING DOCUMENTS）
有的商品不需要包装，如：谷物、矿砂、煤炭等，称之为“散装货物”（PACKED IN BULK）。而大多数商品必须加以适当的包装后才能装运出口，以保护该商品的安全。
包装单据主要包括：装箱单（PACKING LIST）、重量单（WEIGHT LIST）、包装说明（PACKING SPECIFICATION）等，是商业发票内容的补充，通过对商品的包装件数、规格、唛头重量等项目的填制，明确阐明商品的包装情况，便于买方对进口商品包装及数量、重量等的了解和掌握，也便于买方在货物到达目的港时，供海关检查和核对货物。
图3-3为装箱单
㈠常用的包装单据名称
1．装箱单（PACKING LIST或PACKING SLIP）；
2．重量单（WEIGHT LIST或WEIGHT NOTE）；
3．尺码单（MEASUREMENT LIST）；
4．详细装箱单（DETAILED PACKING LIST）；
5．包装明细单（PACKING SPECIFICATION）；
6．包装提要（PACKING SUMMARY）；
HANGZHOU FUYANG HONGFA MACHINERY CO.,LTD
E-mail: yloveho@   http//:
Tel: 0086-571-63433518    Fax: 0086-571-63433517  PC:311402
Add: 17#Gaofu Road,Gaoqiao Town,Fuyang City,Zhejiang Province,China

装箱单
PACKING LIST
Exporter：  
HANGZHOU FUYANG HONGFA MACHINERY CO.,LTD                                                       NO:2008-HF002-03         
17#GAOFU ROAD,GAOQIAO TOWN,                                                                                  DATE:MARCH,7TH, 2008
FUYANG CITY,ZHEJIANG
PROVINCE,CHINA 
To:
HIGH PROJECT 1990 CO.,LTD                                         
11-1 3-15 LADPHRP 42                                             
LADPHRAO RD,HUAYKWANG
BANGKOK 10310 ,TAILAND
TEL:  (6602 )511- 4574, 511-4258
FAX:  (6602)938- 2555 , 938-3965

FROM:SHANGHAI, CHINA                                                               TO: THAILAND
MARK DESCRIPTIONS QUANTITY NET WEIGHT GROSS WEIGHT MEASUREMENT   
WASIN GATE OPERATOR 70 PCS 910KGS 915KGS 3.6M

 SWING OPERATOR 2 PCS 30KGS 35KGS 
TOTAL 72PCS 940KGS 950KGS 3.6 M

TOTAL TWO PALLETS ONLY

HANGZHOU FUYANG HONGFA MACHINERY CO.,LTD

图3-3装箱单

7．磅码单（WEIGHT MEMO）；
8．规格单（SPECIFICATION LIST）；
9．花色搭配单（ASSORTMENT LIST）。
㈡包装单据的大致内容
包装单据并无统一固定的格式，制单时可以根据信用证或合同的要求和货物的特点自行设计，一般有下列内容：
1．编号和日期（NUMBER AND DATE）；
2．合同号码或信用证号码（CONTRACT NUMBER OR L/C NUMBER）；
3．唛头（SHIPPING MARK）；
4．货物名称、规格和数量（NAME OF COMMODITY、SPECIFICATIONS AND QUANTITIES）；
5．包装件数及件号、包装尺码（NUMBERS AND MEASUREMENT）；
6．包装类别（KINDS OF PACKING）；
7．货物毛净重（GROSS AND NET WEIGHT）；
㈢包装单据的作用
1． 是出口商缮制商业发票及其他单据时计量、计价的基础资料；
2．是进口商清点数量或重量以及销售货物的依据；
3．是海关查验货物的凭证；
4．是公证或商检机构查验货物的参考资料。
㈣制作装箱单据的要求
我们可以根据不同商品的品质和信用证的要求，提供适当的包装单据，做到既能符合信用证的规定，为银行所接受，又能满足客户对商品包装的要求。如果信用证条款只要求提供装箱单（PACKING LIST），而无任何特殊规定，那么只要提供一般装箱单，将货物的包装情况作一般简要说明就可以了。如果信用证条款要求提供“详细装箱单”（DETAILED PACKING LIST），那么就必须提供详细的装箱内容，如描述每件包装的具体细节，包括商品的货号、色号、尺寸搭配、毛、净重及尺码等等。在货量较大的情况下，缮制详细装箱和包装说明，需要花费大量时间和劳动力。制单员根据厂方的装箱单，有时需要整天时间才能打好一套长达数十页的出口装箱单。为了节省时间，提高效率，也可以使用特制的单据格式，中、英文对照，由厂方直接填制，经过单证员的审核后，即作为出口单据，交银行结汇。
装箱单一般不显示收货人、价格和装运情况，对货物内容的描述一般可用统称。但我国检验检疫局和我国海关对出口货物检验、申报时所提供的装箱单有特殊要求，必须显示收货人和显示商品的具体描述。
装箱单据着重表现货物的包装情况，内容包括：从最小包装到最大包装所有使用的包装材料、包装方式。对于重量和尺码内容，在装箱单中一般只体现他们累计总额。
有的信用证规定“SEAWORTHY PACKING”（适用于海运包装）、“PACKING SUITABLE FOR LONG DISTANCE”（适用于长途运输包装）或“STRONG WOODEN CASE PACKING”（坚固木箱装运）等等，信用证中的这些表达方法，都应在发票及箱单中照抄。
重量单是在装箱单的基础上，详细表示货物的毛重、净重、皮重等。
尺码单则要用“M3”或者“CBM”表示货物的体积，其他内容基本与重量单相同。
装箱单、重量单或尺码单中的特殊条款，要根据信用证或合同的要求填写。如来证要求装箱单标明信用证号码、合同号码或特殊包装文字说明，那么按照信用证或合同要求填写。
㈤制作装箱单据的注意事项
1．单据名称必须完全符合信用证的规定，因为包装单据的内容，既包括包装的商品内容，也包括包装的种类和件数、每件包装箱的毛净重及总重量、总尺码（体积），所以无论信用证要求的包装单据是什么名称，都必须按其规定照打。
2．信用证的特殊规定，必须在单据中充分体现出来。如信用证规定：每件装一袋、每打装一盒、每20打装一箱，则必须注明：
PACKING：EACH PIECE IN A BAG，EACH DOZEN IN A CARTON BOX，THEN 20 DOZENS IN A CARTON。
3．装箱单据一般不应显示货物的单、总价，因为进口商在转移这些单据给实际买家时大多不愿意泄露其购买的实际成本。
第三节 机械企业外贸业务的重要环节
在整个外贸业务中，客户和单证处理是整个外贸业务的重要环节。
一、客户处理
⑴准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。
1．营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。
2．营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要。
3．营业助理应客户所需,代订饭店 房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有误。
4．营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥。
5．如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。
⑵客户接待工作
1．如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。
2．如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。
3．如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。
⑶客户来访接待
1．赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
2．如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。
3．如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。
⑷客户接洽业务
1．营业部经理及助理陪客户挑选样品。
2．经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。如有必要,得与有关科长协调报价。如客户是以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。
3．与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。
4．如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈 时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。
5．如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处。
6．客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并告以何时答复。
7．与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。
二、单证处理
⑴整理报价单
①应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。
②客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。如是C&F或CIF时,报价单上的材数不予打出。
③营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押助理。
⑵开国内定单
营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。
1．订单上唛头可采用下列方式:
① 刻章。
② 打字。
③ 由营业助理书写清楚。
2．如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改通知",并与原国内订单留底联装订一起。
3．如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,"本订单是原订单号重开,原订单作废"并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。
4．原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:
KR-1021 (此为改开订单号码)
K-1021 (此为原订单号码)
5．需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。
6．如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。
7．印制样品请款时,务必附上样品才可付款。
8．订单一个ITEM在￥5,000以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。
9．凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。
⑶开妥国内定单
1国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。
2开妥国内订单送主管经理核阅签名后:
① 留底联存查。
②工厂联及签回联及验货联交管制中心。
③装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。
④签回联逾10天工厂未自动签回时，由管制中心过滤，如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元以上者，通知有关副(助)理或外务员负责签回，(如金额未超过以上金额者不必硬性签回)，如超过美金5,000元者，务必由各有关科长签回。
⑤管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分，应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。
3．营业助理收到出货样品时，须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求，如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管，否则即刻请示旅客经理如何处理,验货平面由主管经理核阅后收回再保留。
地区助理取回出货样品，仍交由管制中心销案后，自行保管。
仓库的出货样品亦需取回，但贵重及体积太大的，助理可自行决定是否取回。
4．工厂收到订单要求承办助理改价，须由经理决定不可自作主张。         

第四章 机械企业外贸管理
网络使传统机械企业在组织和流程上拥有了实现电子化和信息化的基础。但这并不意味着一个赢利的模式就此形成，从短期来看，机械企业的外贸单纯依靠上网推广信息还难以实现利润增长，他必须将利用网络技术提高生产力和改造管理系统结合起来，形成一套与网络技术相匹配的新型管理模式。
第一节 外贸业务管理的策略
在网络化企业里，专业的界限不再明晰，完成各项工作所需的信息可以及时从网上获得。这就意味着，包括商品生产、库存、联系供应商、出货在内的一系列外贸业务可以由某个授权小组甚至个人直接完成。可以有效改变过去那种由不同职能部门各管一片，货物在各部门间笨拙、缓慢移动的情形。网络化的机械外贸企业完成可以临时组织授权小组，通过网络传递交付所需的全部信息，将过去分散在各职能部门的工作统一起来，让其自行决定工作方式，自我优化、自我创造、自我设计、自我组织地完成所有的市场工作。即使相关小组成员实际工作地点分散，也可以通过网上虚拟办公室实现协调和统一的运作。
一、重组外贸流程架构
传统机械外贸企业的组织结构，往往强调专业分工和等级特权，由于制单、市场调研、贸易洽谈、储运、结算等职能细化，一单业务的完成，需要各职能部门密切配合、无缝连接才能做到有效化。随着信息战和网络战的拉开，这种管理模式表现出来的效率低下、重复操作、反应滞后等弊端越来越难以适应快速变化的市场需求，必须实现组织和管理创新，加强内外合作，培养团队精神。
未来的组织结构不能只是简单的电脑替代，它必须合理解决现有体制中的矛盾、混乱和缺陷。目前提倡的外贸业务核心化、集团化和虚拟化；提倡各传统机械外贸企业外包非主体业务，保留核心业务，新型贸易流程由产品供应、网络营销、物流配送等具有独立决策权的核心子业务组成(见图4-1)。
 

图4-1核心子业务的组成

上图各业务公司独立核算、自主经营、自创品牌，在需要时集结成贸易集团，实现统一调配、快速运转、降低成本的多赢效果。其中网络营销公司利用电子平台传递与采集信息，并将各类产品供需信息传递到各地商务公司。大型机械外贸企业集团可以将自己的销售网络系统改造成物流配送公司，也可以借用社会公用物流配送系统，为规模小、运输不配套，或运力有限的小型机械外贸企业提供配送服务。
二、在线调拨货物
组建一体化物流体系，实现在线调拨贸易货物，是21世纪最有影响力的竞争趋势之一。意指外贸业务的合同预核算、单证管理、货运、仓储等不同职能部门或不同业务企业之间通过物流上的合作，来提高货物流转效率，降低运送和调拨 成本。目前，许多大型企业已开始尝试利用自身的条件、雄厚的物质技术基础、先进的管理方法和通讯技术与供货商、需货方和货运单位组建战略联盟和上、下游产业一体化供应链体系，通过网络信息传递实现从原材料到用户的全过程管理。这些拥有核心业务的外贸公司可以在信任和合作基础上共享业务资源，使彼此的管理范围相互渗透。
三、小企业联盟发展
电脑、网络等协调技术的发展使得各种传递成本因信息共享而急剧下降。纵向一体化发展模式似乎不象从前倍受青睐，具有核心业务的小型贸易企业同样可以获得过去只有大企业才能获得的信息、专门技术和资金，而且显得更加精悍、灵活、富有创造性。一些大型机械外贸企业已开始利用互联网将一部分业务外包。各经营业务将趋于精专，如制造公司将专门从事小批量的生产，通过物流公司满足下线（如中间设计所或直接消费者）频繁的定货要求。
四、设立扁平化组织结构
对那些拥有传统品牌，产品在技术上已经实现功能模块化、质量标准化和管理信息化的机械外贸企业，可以考虑变集权的等级管理结构为系统控制的网络结构，通过分散的组织结构和较少的管理层次，实现横向或越级的信息交流：（1）管理者可以在问题发生的同时就知晓，通过数据库管理系统及时掌握事实真相，作出准确决策；（2）所有的成员和部门将直接面对市场，充分掌握、了解各类信息，部门与部门、专业与专业之间的沟通和了解至关重要；（3）各部门界限不再严格，管理者可以管理控制更多的下属，决策层更贴近执行层。通过计算机技术和互联网技术加强不同岗位间协作信息的快速沟通和传递，减少中间层次对信息的过滤和篡改，可以有效改变决策与行动之间的延迟，使整个组织更加柔性化，反应更灵敏。
五、构建外贸业务管理系统
电子外贸业务的发展必须建立在企业良好的IT应用水平之上。中国的电子商务之所以形成目前“炒得热，谈得多，成得少”的局面，关键在于错误的理解了网络经营，以为只要有“电子定单”，就能实现销售增长。目前全球有许多家网上交易市场，但绝大多数都不成功，关键在于网上业务与企业系统无法连接，客户网上下单，却还需要很多人工处理才能实现交易全过程。换句话说，如果机械外贸企业对内的管理依然落后，定单再多，也会出现问题：或不能按时交货，或生产能力跟不上，或内部衔接不当，产品成本骤升，到头来电子商务变成了无商可务，客户满意度不高，回头率低。因此，企业除了上网之外，还要在生产管理、客户管理、信息管理、信用管理等方面IT化，这体现在：(1)业务流程重组。通过研制出企业资源计划系统(ERP—Enterprice Resourse Panning)供应链管理系统(SCM)战略性企业管理系统(SEM)和管理信息系统(MIS)等，将原先的业务进行流程重组和计算机化处理，以节省业务流程中的手工环节和重复环节，提高工作效率。(2)建立网上采购系统。以提高利润率，降低销售成本。(3)建立客户关系经营（CRM）资料库，据此识别和确定潜在的客户，制定产品和市场策略，方便营销人员随时获得有关产品生产、库存、定单处理等方面的信息，同时对客户资料和合同进行管理，监视审查客户资信、评估信用等级、业务能力等情况，同时将客户的反馈信息储存在数据库中以便共享。ERP下完全集成的价值链如图4-2：
 
图4-2 价值链
第二节 机械企业外贸财务管理
一、网上财务管理
利用财务软件发展网络财务管理的目的并不局限于会计及财务做账等日常管理工作，而是用以推动整个企业的管理水平，为机械外贸企业“资金异地分布存放、财务数据实时集中处理”奠定了基础。其作用主要体现在：（1）集中管理。这对于集团化的机械外贸企业尤其重要。这些企业的下属单位地域分布广泛，以往财务数据由各分部独立管理，每月或每季以报盘方式向总部报送数据资料。这不仅仅弱化了控制力，容易导致资金流失，而且因分析口径不一难以绩效考核。（2）远程查询和处理财务数据。通过统一的服务器集中处理，能在全球顺利实现远程报账、远程查账和远程审计，并在集团内共享科目码、客户和商品编码。（3）实时处理、动态核算有关财务数据。通过实时反映、实时核算财务管理数据，真正做到及时监控与管理，实现“事前计划、事中控制、事后分析”的财务管理目标。
二、控制物流成本
如何控制和降低各种物流费用，是机械外贸企业成本管理中的主要问题，它必须考虑商品从进料到消费全过程的物流成本效率化，这关系到整个流通渠道的建设和基础物流设施。机械外贸企业一方面要通过ECR等新兴供应链物流管理体系，帮助厂家缩短存货周转周期，同时与外部客户、运输业者、供应商进行更有效的协调。另一方面要提升客户服务，在充分考虑用户产业特性和商品特性的基础上，同物流企业探讨有关物流成本节约和配送路线及方式的问题，寻找最佳物流通路。同时要加强部门间的协调、合作与信息共享，重视内陆运输配车计划管理，提高装卸效率。如对于内陆货运可以考虑将有关商品名称、容积、重量等数据输入电脑，以根据客户订单要求自动生成最佳装载率。目前国外许多国家采用终端联通车辆全球定位系统GPS的方法来有效地监控货物在途状况，并了解空车信息，以便合理配车。
第三节 机械企业外贸人员的管理
一、企业文化培训
企业文化直接影响着外贸业务的运作效率。与网络组织构架相适应，我们倡导自我指导、相互学习、开放坦诚、具兼容和开放特征的企业文化，强调个人或群体的自由联结、变换任务角色和有机地行动，利用内联网和信息管理系统充分交流交换信息以充满生机和活力的集体行为适应复杂多变的外界环境。一些机械外贸企业已开始设计电子讨论系统，让业务人员推广自己的经验并针对各类疑难问题或争议形成包括见解、经验、小窍门等宝贵资料的讨论数据库。如果企业与供应商、分包商、高等院校能够建立起联盟，就能够组成一个知识、信息网络，为机械外贸业务的市场开拓和产品开发提供大量的外部知识信息和专业方案。
二、制定考核措施
机械外贸企业应按单笔订单的最终执行效率来确定人员的绩效。有些机械外贸企业的单证运作通过部门分工协作完成，这样必须分清有关成本的归属：是发货部门因为商品数量、品种与顾客不一致导致的退货就应由发货部门承担相应的损失；是因错误配送导 致的退货就应由运输部门承担。随着信息的集成化和集约化，一些外贸业务完全可以由一个或几个业务人员从头到尾地跟踪完成，这样，可以直接采用利润指标（如换汇成本、盈亏率）来考核业务人员的业绩，更有利于精简机构，挖掘员工的潜能。外贸业务科学化管理是一个系统工程，它直接关系到面临来自入世后国门开放、信息开放的压力下国有机械外贸企业的生死存亡问题。机械企业外贸必须从自身的资源状况出发，探讨可行IT改造途径，尽可能以少投入获得较大的增值效果。

第五章 总结
刚刚进公司时，主管给我三句话：第一，你永远不知道客人在想什么(所以不要花心思去猜)；第二，你永远不知道自己做得对不对（所以做事情不要缩手缩脚）；第三，你永远不知道今天的客户，明天会不会成为竞争对手（所以关系再好，有些事情也要保密）。
 1.在工厂时，客人抱怨价格太高时，我总是说一分钱一分货，以质量好来回复。一位贸易公司的朋友后来合我说了，才知道价格才是硬道理，特别是大客人，对价格的考虑绝对是高于对质量的考虑的。而且千万不要以为自己做不了的价格别人也做不了，在你这里一分钱的货，别的工厂半分钱就可以了。所以在客人威胁不降价就转单的时候，千万不要以为以他的价钱根本转不出去。
2.不要轻易地对客人说“不”。圆滑的处理是好的选择。例如，客人的目标价格实在是做不下来，可以说“我再帮您和老板争取一下”，或者推荐可以达到目标价格的产品给客人。
3.坐在办公室里，重复着千篇一律的工作，发邮件、收邮件……很多人干了几个月却没有订单，甚至一点头绪都没有。相信多数的业务员都经历过这样的情况。本人在工厂时也有过这样的迷茫，后来有一位贸易公司的同事告诉我才知道，原来的客户开发很没有目的性，即根本没抓重点客户，而是泛泛地联系，自然很难有成果。做业务，在开始向新客人发邮件前，一定要确认你的邮件对客人是否有价值。例如，如果你是做廉价小礼品的，又想开发美国市场，你就要知道目标客人是WAL-MART，DOLLARTREE，DOLLARGENERAL……做文具的就要知道目标客人是OFFICEMAX，OFFICEDEPOT……这些客人只要攻下一家，业务量就够老板笑几个月了。

【参考文献】
[1] 周小洋.陕西省机械设备进出口公司发展战略及对策研究［D］.西安：交通大学，2002.
[2] 肖文，应颖.国际贸易基础知识[M].北京.高等教育出版社.2002-8.
[3] 龚玉和.国际商务单证教程[M].北京.科学技术文献出版社.2006-6.
[4] 刘红叶.我国民营外贸企业存在的问题及对策［A］.哈尔滨：哈尔滨长行化工有限公司，2008.
[5] 屈韬.网络时代外贸业务管理新概念[J].对外经贸实物.2001-5:30-32.
[6] Coyama.我做外贸业务的20个感悟[N].民营经济报，2006-06-13.
[7] Charlie ting China’s exchange rate regime[J].China’s foreign trade, 2008, (七):34-37.
[8] structure optimized[J].China’s foreign trade,2008,(七):54.
[9] 王铃. 为中国机械企业打开世界之窗——访中国国际贸易促进委员会机械行业分会会长 孙喜田 [J].北京.人民出版社.2006-8.
[10] 屈文. 工程机械企业融资租赁风险分析与评价 [J].对外经贸实物.2007-5:31-32.
[11] 周名. 重型机械企业信息化建设的研究［D］.西安：交通大学，2005.
[12] 张立.我国工程机械企业如何规避国际贸易风险 [M].湖北.高等教育出版社.2007-9.
[13] 李明季. 竞争格局改变 路面机械企业须谨慎应对 [M].北京.高等教育出版社.2006-6.
[14] 陈文杰. 中国工程机械企业做大做强的可能和机会 [J].对外经贸实物.2006-7:41-45.
[15] 吴小敏. 浅议工程机械企业成本控制 [N].民营经济报.2007-04.
[16] 徐红霞. 工程机械企业营销决策的四大风险 [M].浙江. 科学技术文献出版.2008.
[17] 周小洋. 工程机械企业的可持续发展［D］.上海：交通大学，2005.
[18] 陈玉. 探讨我国工程机械企业的国际化之路 [M].北京.科学技术文献出版社.2008-1.
[19] 刘凯. 2008机械企业应开源节流［A］.哈尔滨：哈尔滨出版社，2008.
.China’s foreign trade, 2008,(七):54.

致 　谢
在就读于浙江科技学院的四年时间中，我深深体会到了大学生涯对自身塑造的重要性和必要性。在这四年中，我学习到了最新的关于本专业的知识，为以后的发展奠定了基础。这篇论文是我对所学知识的一个总结，但以后的路还长，我将以此为起点，不断前进。
本论文从选题、修改到最后定稿，都得到了我的导师闫换新老师的悉心指导。闫老师以其正直的品格、儒雅的风度、平易近人的品德、高度的敬业精神、严谨求实的治学态度、兢兢业业、孜孜以求的工作作风和大胆创新的进取精神对我产生重要影响。他渊博的知识、开阔的视野和敏锐的思维给了我深深的启迪。有幸得到闫老师的教诲，是我此生值得庆幸的事情。在此，谨向闫老师致以崇高的敬意和衷心的感谢！
在浙江科技学院求学期间，受到了许多老师的敦敦教导，聆听了各位老师的真知灼见，在此，我要感谢各位老师，是你们严谨的治学风范、务实的工作态度给了我受之不尽的精神财富，谢谢你们！
在即将结束本科学习之际，我还要特别感谢我的父母亲，他们以丰富的人生经验和睿智的教导给了我莫大的鼓励。感谢所有关心和支持我的亲人、朋友，祝愿你们工作顺利！生活幸福！