浅谈美国企业档案建设路径创新

 企业档案是真实全面记载企业内部生产、经营活动的原始记录，是企业生存发展至关重要的因素。从起源来讲，首先是在世界工业发达的国家和地区开展起来。不同的社会制度孕育了不同的企业档案管理模式，学习美国的企业档案吸取其建设精华有助于全面推动我国的企业档案工作发展。
    一、美国企业档案工作历史略谈
    1925年，美国哈佛大学成立了商业历史协会，这大大激发了人们对企业档案管理的兴趣与关注。在这个公共性保管机构里，可以帮助企业保存并利用文件。随后，美国著名的宝洁、福特汽车、可口可乐公司均在这一时期建立了企业自身的档案馆。1943年美国第一家专门从事企业档案管理的组织机构——费尔斯通企业档案馆成立。20世纪60年代，企业档案馆开始稳步发展并且成立了四个庞大机构的档案馆：IBM(1961年)、海湾石油公司(1965年)、芝加哥交易所(1968年)、教育考试服务部(1969年)。20世纪70年代，企业档案规模增长迅速，每年都有不少较大企业成立企业档案专职部门。众多大学和历史学会通过10年的收集，成立了公共企业档案馆。20世纪八九十年代，美国企业档案进入再生重组阶段，大量档案被移交并捐赠给大学，一些公司档案部门被迫关闭。但另一部分公司将档案资源最大限度投入到经营中，不光为企业各部门服务，并将档案馆变成营利部门，对特殊的需要提供有偿服务。到了21世纪，美国企业档案又上新台阶，许多商业档案开始开设主页，企业档案不光为自己服务，也为当地政府、司法立法部门服务。他们注重档案的原始性，强调利用功能，同时注重档案的技术保护。
    二、美国企业档案体制建设
    私有制决定了档案可以成为企业的私有财产，美国人没有像中国人一样制定一个统一的企业档案管理体系或者标准、规范。在美国，企业可以根据自身的需求，因地制宜制定企业内部档案管理制度。因此，美国企业档案管理呈现出多元化发展的景象，与中国式企业档案管理不尽相同。全美档案工作者协会自发设立了企业档案工作处，企业档案工作者每年都会自发不定期聚集在一起召开企业档案工作会议，交流经验，相互监督学习以加强企业档案工作的联系。
    三、美国企业工作具体环节简介
    在美国，由于其分散的管理体制，企业档案管理与文件管理工作几乎是脱节的。每个企业对档案收集工作的重视程度不同决定了收集的方法及效果的不同。美国企业的档案部门基本不对文件归档负责。与中国不同的是，美国企业档案也没有统一的档案整理规则，取而代之的是各个企业自设的整理细则与规范。整理的工作一般也由临时雇用的档案兼职人员来完成。也许是美国人天生热爱自由的个性使然，他们认为档案没有必要追求一味的统一与整齐，只要是符合企业内部自身利用，简单明了方便好用就行。但是他们同样非常重视档案的鉴定工作。企业通常有内部编制的档案保管期限表，由相关档案工作人员严格鉴定出档案的价值。一旦鉴定出是失去价值或者价值明显不大的档案，将基本不予置理。在档案提供利用上，美国的企业在计算机及网络技术上利用非常广泛，同时非常强调资源整合与多途径检索。使利用者特别是企业内部员工能够非常轻松自如地找到自己想要搜寻的档案信息。
    四、美国破产企业档案去向简介
    在我国，企业破产后基本是根据1997年制订的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定的原则进行的。但是由于一些档案行政管理部门职能的丧失或者是企业自设档案部门管理混乱等种种原因，破产企业档案的流失非常严重。对于非国有企业来讲，破产档案的保管更是难上加难。在美国，企业停顿或者是破产后，档案基本都存放在如大学和历史学会等公共性保存机构内。据了解，在美国加州大学欧文分校的图书馆里下设有档案馆，面积不算太大的档案馆里仅有两名档案管理员，但是可以明显看到许多“××公司档案馆”的授权挂牌。高校图书馆或者历史学会接收企业破产档案的传统由来已久，这些公共性质的保存机构重视企业档案，积极并乐于接收企业档案的精神非常值得中国借鉴。这样既妥善保管了企业档案同时也为日后的编研利用提供了条件。
    五、美国企业档案文化建设
    企业档案文化，是深层次开发利用本企业现有的档案资源所形成的文化形态。当今社会，企业档案文化既是企业蓬勃发展的标志又是企业迈向更高层次的动力。美国的私营企业大都非常重视企业内部的档案文化建设，本文以美国著名的迪士尼公司门户网站为例作一个简要的介绍。
    迪士尼公司的官网网址是disneyinsider/，打开“历史”这一链接，可以看到“迪士尼动画”和“做测验”、“迪士尼A到Z”以及“迪士尼传奇”四个大的板块。点击进入“做测验”专栏，可以看到不同的关于迪斯尼动画人物的小测试，若使用者能够答对所有的问题并将答案发往微博，迪斯尼官网上将会公布获奖者的名单。这看似是小儿科的测试，实际却是一种企业档案文化建设的完美体现。使用者在享受轻松愉悦的测试过程中，了解了迪土尼的动画人物档案，而迪士尼的企业文化形象也越发深入人心。点开“迪士尼A到Z”后，可以看到醒目的“接触《迪士尼A到Z》作者Dave Smith”的标题，紧接着是一张Dave Smith的照片以及以他的形象设计的一张他抱着唐老鸭的卡通图画。正文中，对Dave Smith也进行了非常翔实的描述。“Dave Smith先生是华特迪士尼档案馆的馆长，并被公认为最终的迪士尼知识权威，在1970年，Dave Smith创建了华特迪士尼档案馆并担任馆长直到现在，在1996年，他写了一本迪士尼百科全书叫Disney A to Z: The Official Encyclopedia, 1998年出版第二版，而第三版也在2006年10月面市。”值得注意的是，在这个页面里还设有“下载迪士尼A到Z”以及“向Dave提问”的两个链接。也就是说，使用者可以根据自己的需要下载《迪士尼百科全书》甚至是可以亲自向档案馆长Dave Smith提问。迪士尼公司还非常注重人事档案的存储与展示，在打开“历史”这一页面以后，可以看到有一个“寻找传奇”的链接，点开后发现里面均为迪士尼公司历代出色员工的档案。在页面的左侧，网站作出了简便易操作的检索方式，读者可以按“根据姓氏”查找， 也可以按照“入职时间”来检索。每一位出色的员工都有一个属于自己的个人页面，其中包括照片以及比较详细的生平叙述简介。页面同时也设有“发送给朋友”和“发微博”的链接，使用者若是对某份人事档案感兴趣便可以方便地发送给自己的朋友或者利用微博与他人共享。在“画廊”面中，绚丽多彩的图像档案均可免费获得，其内容包罗万象，包括迪士尼动画片卡通人物的图像档案、迪士尼冒险乐园的实景照片档案以及一些政要人物访问迪士尼的照片等。
    1.人性化设计。美国的企业档案网站大都十分注重与人的沟通，具体表现在沟通反馈渠道多样化这一特点上。从“向Dave提问”这一个栏目的设置就可以感受得到。读者在与Dave的轻松提问与对话中不仅可以充分了解迪土尼公司传奇档案资料，同时也可以感受其热情好客的企业文化精神。在许多页面也都设置了如“发送给朋友”和“发微博”的链接，使用者可以及时方便地共享档案资源。
    2.信息资源丰富。网站内，不论是文字、图片、还是视频资源可谓应有尽有，丰富多彩。使用者可以尽情地感受迪士尼可爱传神的信息资料，根据自己的喜好选择感兴趣的企业档案资料进行欣赏。
    3.检索智能。美国企业档案网站大都可以实现站内站外检索，检索的方式也都非常智能和方便。比如“寻找传奇”的页面的左侧，读者可以按“根据姓氏”查找，也可以按照“入职时间”来检索。
    4.趣味性。笔者在浏览一些美国著名私营企业档案网站时不难发现，一些企业特别是世界500强企业都比较重视档案网站的趣味性。比如迪士尼公司和可口可乐公司都设有“做测验”的专栏。这看似不起眼的小小专栏却包含了这些著名私营企业档案工作者想展示档案的良苦用心。让档案变得有趣不再沉闷才能激发读者的阅读欲从而了解档案利用档案，真正发挥档案价值。
    六、启示
    1.尊重档案。作为一个档案人，应该学会对档案最起码的尊重。档案工作者必须在工作中身体力行的做好本职工作，积极开发利用丰富多彩的档案资源，才能实现档案的基本价值。从而获得他人对档案、档案工作、档案工作者的充分尊重。
    2.因地制宜地选择企业档案管理模式。国外的私营企业通常都是根据自身的需求寻找适合自身的档案管理模式，当然，根据自身的需要也可以选择是否设定档案部门管理企业档案。在我国，通常国有企业都是采取的集中统一的档案管理体制，但有些非国有企业也盲目效仿。其实非国有企业的档案管理模式可以是多种多样，比如设立联合档案室、托管等分散的档案管理模式。随意地照搬集中统一档案管理模式不仅适用率差同时也阻碍企业的效益发展。
    3.重视企业网站建设。首先，企业网站是一个让阅读者直观地了解企业、了解企业文化的展示平台。在信息化时代的浪潮下如果不重视企业的网站建设将会与许多机遇和商机失之交臂。其次，企业网站也是一个搜寻查找平台，阅读者可以在网站页面上根据自己的需要并通过良好的检索渠道查询自己想要的信息，享受企业提供的服务功能，从而更加了解企业。再次，企业网站还是一个信息反馈平台。浏览美国私营企业网站不难发现，他们都非常重视与阅读者的反馈和互动，如迪士尼档案馆的“向Dave提问”板块的设置。通过此板块读者不仅能轻松了解自己想要的信息，同时企业也能够积极地收到读者或是消费者的反馈意见或是建议从而进行修改或改进。