统计档案管理论文

统计档案管理论文

事业单位档案管理信息化建设思考论文

事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养，档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解，能够有效管理信息化后的档案。

摘要：

21世纪是一个信息化的时代，传统的档案管理方式已经不能适应现代社会的快速发展了，我国档案管理面临一次巨大的变革，计算机网络技术的普及为我国档案管理工作的完善提供了契机，但同时也提出了挑战。目前，我国档案管理过程中存在着很多问题，严重阻碍了单位档案管理信息化的建设。本文就我国档案管理的现状及如何进一步发展档案管理工作进行了分析。

关键词：

事业单位；档案管理；信息化建设

信息化的快速发展为事业单位档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战，传统的以纸质为媒介，通过人工录入方式进行的档案管理已经不能满足现代社会的要求了。我国档案管理只有实现转型，才能符合事业单位实际发展的需要，发挥更大的作用。在我国档案界已经有很多人开始探索实现档案管理工作信息化的有效途径了，真正实现这个目标任重而道远。

一、事业单位档案管理工作的现状分析

全球信息化的飞速发展使得大部分事业单位开始了档案管理信息化的建设，但是效果不是很明显，在建设的道路上遇到了很多的阻碍。首先，事业单位档案管理工作没有受到应有的重视。档案管理在一个事业单位的运行过程中有着不可替代的作用，档案定时的分类整理使得事业单位的工作变得清晰，同时也提高了资源的共享程度。然而，很多档案的使用者或者事业单位的领导者没有一个对档案管理工作的清晰的认识，忽略了对单位档案管理的建设，资金投入过少使得档案管理的软硬件水平不能提高，档案管理工作人员素质能力过低。其次，我国档案信息资源的开发有限，有效供给严重不足，在对信息资源进行采集加工的过程中出现过多重复劳动。目前，我国的档案开放比例很低，数据库容量少，巨大的信息资源没有得到有效的利用。最后，缺少符合事业单位档案管理工作要求的系统，软硬件设备不能满足事业单位大量的档案信息的要求。

二、事业单位档案管理信息化建设方式

目前我国事业单位档案管理存在着许多的问题，存在问题是正常的，可是我们不应该忽略问题的存在，反而应当对具体的问题进行具体的分析，然后进行解决。为了更好地适应信息化的社会发展，事业单位档案管理部门应当及时寻找问题根源并且进行解决，以便满足档案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的档案管理制度

档案的作用是为企事业单位提供方便快捷完善的信息资源，为档案使用者提供最好的服务，其中很多内容是单位的秘密文件，所以应当制定一套有效安全的档案管理制度来保证档案安全，消除虚假信息隐患。档案部门应当加大对内外网的检测，对上网的档案进行严格把关。同时档案使用者应当将使用情况进行及时的反馈，档案管理者也应该吸取档案使用者的意见建议，进一步完善事业单位的档案管理工作。

2.加大对档案管理的软硬件设施建设

传统档案多为纸质资料，这为档案的采集、储存、保护带来极大的不便。与此同时，信息化的发展允许将大量的资料通过电子录入的方式进行储存，档案储存所需的空间变小，对档案的整理及存储环境的要求也变得简单。这就需要事业单位拥有一套完善的、功能全面的、容易操作的软硬件设备。

3.加强对事业单位档案管理者的专业素质培养

由于信息化渗入事业单位档案管理工作，档案管理的方式发生了很大的变化，管理的范围也扩大了，因此对档案管理者能力的要求也有了一定的提高。事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养，档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解，能够有效管理信息化后的档案。事业单位应该注重提高档案管理人员对其工作的重视程度，同时对档案管理者进行专业能力的考核。

三、事业单位档案管理信息化建设的重要意义

1.档案管理的工作变得简单

由于传统档案以纸质资料为主，纸张容易变脆老化，对资料进行采集、整理、储存、保护的过程量太大。信息化之后，档案多以文字为主，管理人员通过建立电子网络平台，电子录入的方式即可实现对档案的收集整理，而且信息所占的空间变小，便于储存及管理，同时之后的档案管理工作变得简单易行，只需对系统进行定期维护即可。

2.档案使用者使用更加方便

过去使用档案需要档案使用者从大量的资料中找寻，工作量极大，找到自己所需非常的不容易。当档案实现信息化后，档案使用者通过网络输入关键词进行检索就可以从大量的资料中找到自己所要找的资料，同时使用者也不必亲自到档案室寻找，提高了档案信息远程化传输，极大地提高了管理以及办公的效率。

四、总结

随着信息技术的全面发展，传统的档案管理工作已经不能适应社会对档案管理的要求。档案管理只有进行改革，转变档案管理模式才能形成高效便捷的档案信息化管理。但是我国的档案管理工作还处于探索阶段，与其他国家还有很大的差距，不能很好地满足大众的需求，因此，需要事业单位加强对档案管理工作的完善，同时也需要计算机软硬件公司设计生产专业有效的档案管理系统。

参考文献：

[1]朱蕙宏.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展探讨[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事业单位档案管理信息化建设策略研究[J].现代企业教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技术实现了事业单位数字化管理档案，为事业单位管理档案提供了许多便利。信息技术的应用也是事业单位档案管理形成新的环境，并面临新的问题。事业单位应结合档案管理信息化的特点，总结信息技术带来的影响，并制定针对性应对措施，完善档案管理信息化建设。

【关键词】

事业单位；档案管理；信息化建设

引言

随着档案管理工作量不断增加，传统档案管理的弊端不断显现，信息技术为事业单位档案管理提供了技术支持。信息技术使事业单位档案管理工作从纸质化向数字化转变，提高了档案管理的效率。但是，档案管理信息化以信息技术为支撑，档案管理面临内外部威胁，档案管理工作也呈复杂化、多样化和个性化趋势发展，事业单位档案管理也暴露出新的问题。

一、事业单位档案管理信息化现状分析

随着计算机技术应用普及和信息技术发展，事业单位档案管理工作的各项设施日趋完备，为档案管理工作向规范化、科学化方向发展奠定了技术基础。但是，我国事业单位档案管理工作仍存在许多问题。

（一）投入不足

档案管理信息化建设是一个系统、长期的工程，档案管理系统需要随着信息技术不断更新而不断完善，事业单位也需要长期保证资金投入，及时更新信息系统的硬件和软件设备，减少系统漏洞，保证档案管理系统的安全性。但是许多事业单位对档案管理信息化建设缺少科学认识，不愿在档案信息系统建设投入大量资金，导致系统软件和设备长期未更新，信息化设备和技术无法完善，限制信息技术在档案管理中的作用，档案管理系统存在许多的威胁。

（二）人员问题

档案管理信息化包括许多先进的技术，档案管理也应由专人技术人员负责。而许多事业单位认为档案管理信息化仅仅为纸质档案向电子档案转变，管理人员只需掌握基本的计算机操作技能即可。因而多数事业单位的档案管理人员多为自理老、传统档案管理经验丰富的人员。虽然这类管理人员具备过硬的档案管理能力，但是信息技术操作能力不足，无法满足信息化管理档案需要。如利用信息技术管理档案的能力不高，影响档案收集和存放，进而影响档案资料的准确性，使信息技术难以在事业单位档案管理工作中得到发展。另外，信息化档案管理系统需要日常维护，对管理人员的计算机能力有更高的要求。

（三）档案信息化建设缺少针对性

档案管理信息化建设是一项极具专业性的工作，它需要以事业单位的情况为基础，才能保证档案管理系统发挥作用。但是部分事业单位忽视档案管理信息化建设的特殊性，根据“拿来主义”原则生搬硬套其它单位的经验，把其它部门档案管理方式应用于本单位档案管理信息化建设工作中，导致的档案管理信息化建设缺少针对性，浪费单位的资源。对影响档案管理信息化建设工作带来不利影响，并影响档案管理信息系统的作用。

（四）档案信息化管理工作漏洞多

由于档案管理信息系统建设和维护过程中存在的`问题，事业单位的档案管理信息化程度较低，对于档案信息化操作的各种手法及流程不熟，档案管理操作容易出现差错，导致档案损坏，造成数据丢失。

二、加强事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）转变思想观念

事业单位领导及工作人员需要正确认识档案管理信息系统的地位和作用，重视系信息化系统建设与投入，引进现代化管理设备，完善信息系统软件和硬件设施，保证档案管理设备齐全、充足，符合信息化管理档案工作要求。依据科学有序原则存放不同门类和不同载体的档案，方便日常查找使用，保证突发情况即使抢救档案。建立全文数据库和多媒体数据库，有条件的事业单位还应建立规范化电子档案接受系统，方便对各类型档案进行数字化录入和管理，也方便事业单位实现电子化查询档案的全文信息，提供信息系统的服务效率和质量。

（二）提高管理人员的专业素质

对档案管理信息化建设而言，提高管理人员的专业素质对推进档案管理信息化建设具有重要的作用。首先，重点提高管理人员的计算机水平、信息化管理档案的工作技能以及综合素质的，培养符合实际工作需求的人才。事业单位也需要从思想上重视档案管理工作，树立信息化管理档案的意识，让所有工作人员重视信息化档案管理以及信息化管理档案应注意的事项。最后，加强档案管理人员的专业能力考核，建立科学的绩效考核制度，激发工作人员自我提高的意识，主动完善技能，使个人能力符合岗位要求，符合单位档案管理信息化建设要求。

（三）加强档案管理信息系统软件开发

对于盲目套用档案管理信息系统行为，需要开发完善档案管理工作所需的硬件设备与开发好适合本事业单位档案管理的应用软件工作同步进行，互相配合。如制定符合本单位发展的档案管理信息化总体规划，结合本单位实际人才信息需求，建设符符合本单位档案管理工作需求的管理模式的，提高的档案管理系统的灵活性和可扩展性，使档案管理信息系统能够根据本单位档案管理工作需求变化而调整。

（四）制定档案信息化管理制度

档案管理信息化建设不仅是资金、人才投入，还需要建立一套符合本单位的信息化管理制度和流程，根据流程对档案管理工作加以规范和控制。如每个部门的日常工作流程涉及的信息、档案存在较大的差别，事业单位可要求各个部门根据工作需要设立不同的信息资源库，方便部门内部档案和信息快速共享、流通，工作人员可根据需要快速查询获取目标档案，提高档案管理系统的针对性和实用性。科学有效的管理制度和操作流程减少操作错误，避免档案受损造成档案丢失。

三、结语

事业单位需要充分利用信息技术，抓住信息技术给档案管理工作带来的便利，积极推动档案管理信息化建设工作。同时事业单位也需要充分认识信息技术给档案管理工作带来的问题以及应用信息技术管理档案后产生的新问题，从软件和硬件设备、人员、管理制度多个层面分析档案管理信息化建设中存在问题，结合本单位情况完善的档案管理信息化建设，充分发信息技术在档案管理工作中的作用。

【参考文献】

[1]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013,16:128-129.

[3]张晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与相关方法[J].科技传播,2015,21:142-143.

企业文档管理工作中存在的问题及对策论文

企业文档管理工作中存在的问题及对策论文

【摘要】目前，企业文档管理工作中，文档管理意识不强、不合理的文档分工、不科学的立卷和组卷、管理人员素质偏低等问题都在层出不穷，面对这些问题，本文在此提出一些解决的方法。

【关键词】企业；文档管理；问题；对策

半个世纪以来，我国企业文档管理工作发展迅速，它在企业的建设中起到的作用一直很大，但出现问题的几率也是很高的，有时无法满足现代企业发展的需要。

一、企业文档管理工作在企业管理工作中的重要性企业文件和档案信息以及管理工作是现代企业无法离开的工作内容，现代企业中它们已经逐渐成为了不可分割的重要组成部分。同时，企业的生存状况会直接影响着企业文件和档案工作的内容和形式。

二、当前企业文档管理工作中存在的问题

（一）文档管理意识不强。很长时间以来，部分企业的领导对于生产或者宣传一直当作是很重要的工作来进行，针对文档工作没有足够的重视，导致企业文档工作在很多企业中的地位只是口头上比较重要，一旦做起来就没有什么重要可言。

部分企业在定编定岗时，过度压缩档案工作编制，造成工作人员缺乏。企业内部部门经常因为没有及时进行归档立卷，造成资料积压，严重的还会丢失。有一些文档工作人员，会因为待遇或提拔的问题，面对工作没有足够的责任心。

（二）不合理的文档分工。在实际工作中，企业文书部门只是将一些文件进行处理，然后就不再过问，等到时间久了，需要重新整理的时候，他们就将之前存在的一些零散文件交给档案部门，这样在一定的程度上造成档案部门的工作量越来越大，同时也会降低工作质量。

（三）不科学的立卷和组卷。企业文书人员就是要用相同的方法处理不同类型档案，造成档案工作人员整日忙于应付单份文件的接收、登记、整理、立卷和调用，没有时间更好地服务于企业。

（四）管理人员素质偏低。当前，企业中档案管理人员的学历都不是很高，并且很多没有接受过岗前的培训，专业知识比较少。很多管理人员没有很高的业务水平和专业技能。

三、当前企业文档管理工作中应采取的解决措施目前，改革是企业管理工作必须要走出的第一步。企业管理部门就一定要勇于面对现实，将之前的管理思路进行完善和改革，并且还要将之前的管理方法进一步进行改进，在此基础上要可以适应新形势的要求。

（一）加大宣传力度，提高企业员工文档意识。企业全局工作中文档工作占有的比重是比较大的，文档工作的重要性一定要渗透到企业领导以及文档管理部门领导思想之中，将过去一些较为陈旧的管理理念消除掉。要用发展的眼光来计划文档工作的'发展策略，学习其他企业中文档工作的优点。

（二）明确责任，强化文档工作者的责任意识。文书部门或业务部门立卷归档的制度一定要推行下去，同时针对立卷部门的工作，档案部门要积极地配合，将部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点充分发挥，这样的做法可以有效地将归档质量和工作效率提高起来。

（三）运用“六个特征”，掌握科学立卷的方法。通常情况下，文件的立卷是通过六种特征来进行的，其中包括问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，将一些特征相同的文件在一个案卷总组合起来，这就是按照文件特征立卷，这种方法是较为科学的，一般是将文件的实际情况作为依据，将2—3个特征灵活的结合在一起组成一个案卷，只要可以将基本的方法掌握好，在依据本企业的实际状况进行科学组卷。

（四）科学组卷，保证企业文件材料的保存价值。将一些具有丰富价值的文件资料提供出来，方便机关在今后可以认真地执行和利用。

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文

在现今企业的管理中，电子档案管理系统的引用，以及大型、高效电子仪器的使用，使企业档案管理由纸质化存储管理向电子化存储管理转变，企业档案实现电子化变成了现实。只有明确电子档案的形成过程和在企业中的利用途径，剖析电子档案在企业发展中存在的问题，并试着解决这些问题，才能促进应用电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

一、企业电子档案的形成与利用

(一)档案信息数字化

数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。

(二)电子档案管理系统

电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。

(三)实现档案纸质化向电子化的转变

在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的.图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。

(四)电子档案的存储与利用

电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。

二、电子档案在企业档案管理中存在的问题

(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应

历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。

(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视

很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责

很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。

(四)企业的档案管理的信息化建设滞后

首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

三、推进电子档案在企业中加快发展的办法

(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构

各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。

(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展

电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。

(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用

企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。

(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识

只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。

综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案的建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

大数据时代如何加强统计档案信息化管理

大数据时代如何加强统计档案信息化管理

大数据是用来描述和定义信息爆炸时代产生的海量数据，统计部门需要积极应对大数据带来的环境变化和需求变化，更好地开展统计档案利用工作，更大程度地发掘档案的潜在价值，更加全面地提供档案信息服务，从而实现统计档案信息化管理的跨越式发展。走进大数据    随着经济社会的快速发展，特别是近几年经济结构和社会布局不断发生变化，统计档案资料急剧增加，同时，社会各界对统计档案的需求也大幅增加。巨量资料、大需求推动着统计档案的收集、整理和利用进入大数据时代。统计部门每年都要接待大批查阅统计档案人员，每年都要调阅数以万计的各类案卷。如何从繁杂的个性化需求和数量庞大的案卷中认识和利用规律，如何在大量提供的数据中确保企业、调查对象隐私安全？这需要统计数据的利用情况，这个过程，我们可以视为一个通过“加工”实现数据“增值”的过程。但是，统计部门如何提高对数据的“加工能力”？必须首先搞清楚大数据给统计档案工作带来的变化，根据变化寻找应变办法，提升统计分析能力。“三大”趋势    目前，统计档案的利用取得了较好的社会效益和经济效益。但在利用种类上，多数仍局限于“实际利用”，即有特定实用目的的一般性查询利用上，只有人次数、查阅卷次数等数据，缺乏综合分析、研究预测等数据加工过程，更缺乏利用偏好规律、利用趋向等加工结果。简单的数据对于一般利用者来说意义不大，对经济发展、规划、预测和调控来说更是无关痛痒。然而，随着大数据时代到来，统计档案管理将逐步呈现“三大”趋势，也将给现有的统计档案利用带来相应的挑战。    一是大档案。载体形式更加广泛，一切与经济社会有关的、经过统计部门调查取得的文书、数据、声像、实物都被作为统计档案。数字化档案体量更加巨大，原有的纸介质统计资料，以及一切非数字化的统计档案都将通过信息技术不断地加工成电子档案。     二是大服务。大数据时代统计档案服务将朝着社会化、多元化、开放性和先进性方向发展，档案服务以利用者的个性化需求为导向，提供网络化、智慧型的服务。     三是大开发。在传统管理方式下，档案利用只是提供被动的查阅服务。在大数据时代，档案利用将延伸到使用大数据技术对档案进行大量加工和二次开发，更加注重分析、发现与预测，为利用者创造更多价值。积极应变    面对大数据给现有统计档案利用工作带来的挑战，统计部门应积极应对，全面提升数据加工能力。     做好利用统计项目调整。一是将利用统计的关注点从数量转向效益。建议在统计档案利用项中增加利用效益项目，强调社会效益的统计，如增加利用者满意度或者利用效果项目，将利用者的需求满足状况以顺序数据的形式列入统计项，以反映利用者对档案价值的认知与认可度。二是完善数字档案利用情况统计，根据数字档案资源利用的特殊性，设置数字档案和电子文件的检索量、阅读量和下载量等统计项目。    做好利用统计工作的信息化建设。大数据时代，传统的手工登记、电脑汇总的工作模式正在失去其原有的意义。必须加快利用者自助服务终端设备、服务质量评价设备、统计软件的应用，以及信息系统的建设。利用者在自助服务终端设备上验证身份后，其利用记录及其在获取服务之后对服务质量做出的评价，都将实时传输到信息系统中自动存储。    做好专业人员配备。大数据将使利用统计工作大量化、复杂化和专业化，要求工作人员必须具备一定统计理论和实务素养。因此，要及时对相关工作人员进行专业培训，同时要把统计工作具体实践中的经验、技巧、成果等在工作人员中进行交流，便于工作人员相互借鉴、相互促进。    做好利用情况的统计分析方法运用。利用情况统计分析，是档案利用统计的最后一个阶段，在这个阶段中，通过运用各种专业的统计分析方法，使我们能够对利用情况进行清晰明确的全面认识，并依据统计分析正确估计形势，为决策提供依据。例如，对于历年的利用人次和卷次数，我们可以运用时间序列的描述性分析，通过计算数量的增长率、平均增长率来简单描述现象在不同时间的变化状况，也可以通过制作图形先观察数据随时间的变化模式及变化趋势，为进一步的预测提供基本依据。进行预测时，我们首先要判别历史数据模型是平稳序列、线性趋势，还是非线性趋势，然后结合数据多少选择用移动平均、一元线性回归，还是指数模型的预测方法。    做好利用统计成果的运用和宣传。通过统计分析，我们可能会发现统计档案利用的某些规律，如利用者的喜爱，也许还能够合理预测趋向。统计部门应该积极主动地将这些统计成果运用到服务工作中去，及时调整服务重点或者提前做好服务计划，甚至做出明确的统计预测预警。

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有关电子档案管理系统论文

档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文，供大家参考。

[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能，利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作，信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成，但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统，针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。

[关键词]电子信息;档案;管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

(一) 电子信息档案管理__

随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息__也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全， 规章制度 不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的__是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强__，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

(二) 电子信息档案管理风险控制

风险控制与__是相辅相成的，除了上述对__的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6)：49-51

[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8)：122-133

[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.http://w w ,2006年6月21日检索

[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期

[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年

[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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