试析如何提高人口和计划生育档案管理水平

　当前我国人口的数量日益增加，计生工作的重要性也愈发得到人们的关注，必须要提高计划生育档案管理的重要性认识，才能为相关的工作提供必要的理论依据。进而促进档案管理水平的进一步提升。更重要的是，主要从思想上认识到档案管理的重要性，才能在实践中得到进步，希望在本文的论述下，能够为今后的工作带来一定的思考，更好的发展我国计生档案管理工作的有效性。 
　　1 计生档案管理工作的重要性 
　　首先我们需要认识到这样的一个问题，人口数量的变化来源需要依靠计生档案资料，要想对这些数据进行分析与处理，就需要进一步将工作重点予以明确，这样才能制定出下一阶段的工作目标，为实现计划生育的相关决策提供必要的依据。其次是通过计生档案的管理工作，可以让育龄妇女得到更加优质的服务，同时也能为流动人口提供必要的服务。流动人口数量是最难以进行统计的人口数量，更不必说为流动人口进行计划生育的档案管理工作了。但是在建立起数字化的计划生育信息交流平台以后，可以更广泛的倡导节育措施，征收必要的社会抚养费，在很多问题上都能够得到有效的解决。第三，群众通过对计划生育档案管理工作的认识，能够收集更多群众需要的信息，从而为群众提供必要的服务，对解决实际难题带来了重要的帮助，人们的满意度也就因此而得到有效的提升汇。最后，在计划生育的执法方面具有一定的严肃性，通过计划生育档案管理工作的进一步落实，相关的法律法规变得更加完善，通过对真实信息的落实，能够实现执法效率的进一步提升。 
　　2 对计划生育档案管理中存在的问题予以重视 
　　在当前的计划生育档案管理工作中主要存在的问题包括以下几个方面，首先是在认识上出现的一些偏差，很多领导将档案管理与计划生育工作相互脱离，没有将这两项工作有机的融为一体，这样就会造成相关的档案管理人员在思想上存在松懈的态度，进行工作时出现档案收集资料不完整或是归档不及时的情况，计生档案的管理水平因此也就无法得到有效的提升。 
　　其次是在档案管理的内容中，存在虚假信息的情况。因为在计划生育的管理工作中，主要实行的是“一票否决”，所以很多单位没有将下岗人员或是停薪留职人员的生育情况进行及时的上报，有些时候甚至还会存在报喜不报忧的状况，在这样的情况下，假证明与假资料的现象就凸显了出来，无法保证档案资料的真实有效性。 
　　第三，在监督检查方面，并没有真正的履行职责，而是流于形式，在表面上看准确无误就可以了，并没有深入到档案管理的实际工作中，这也就因此造成了计生档案在管理的过程中始终无法得到进一步的提升。 
　　除此之外，人员素质以及人员不固定的现象也是当下档案管理过程中存在的一个主要问题。工作人员自身不具有积极主动的意识，而是经常被动的接受工作，在心理存在不满意的现象直接表现在工作中，或者因为人员的流动性，档案资料无法进行有效的交接，所以经常出现丢失的现象，也会造成档案无法得到统一。 
　　3 提高计生档案管理的主要手段 
　　要想让计生档案的管理水平得到进一步的提高，就需要朝着规范化以及标准化的方向发展，在具体工作中应该重点抓基础性的工作。掌握具体的工作程序以及方法，将其应用到档案管理的各个环节中，将案卷得到全面的普查，实现精细化的管理，这样才能实现整体水平的提升。同时将案卷进行重新的组合，也能起到规范化的作用。要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。 
　　加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程。（1）分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。（2）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。（3）分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。 
　　4 提高档案管理人员素质，提高档案管理水平 
　　4.1 重视高素质复合型人才的培养 
　　信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。 
　　4.2 重视档案人员的在职培训 
　　提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。 
　　4.3 合理调配人才，优化人才结构 
　　将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。 
　　结束语 
　　最后笔者想要说的是，计划生育的档案管理工作需要得到相关领导以及部门的重视，这是实现人口质量与数量的首要前提条件，只有相关部门制定了合理有序的计划，投入更多的人力与财力支持，才能更好的发展档案管理事业，让档案管理工作在良好的环境中展开，这是未来发展进程中的主要工作任务。 
　　参考文献 
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　　[2]樊思壮.计生人口档案管理存在的问题及对策分析[J].科技资讯.2012（19）. 
　　[3]陈萍.试论如何加强人口与计划生育档案工作的管理[J].经营管理者.2012（05）.

来源：科学与财富      2016年23期

作者：仇海峰