人口和计划生育档案管理中相关问题及措施

　　[摘要]人口和计划生育档案管理是计划生育工作中十分重要的一个环节，对我国的社会和经济发展有着直接的影响。但是由于我国档案管理工作经验不足，我国的人口和计划生育档案管理中存在着许多急需解决的问题。通过分析研究这些问题，提出了提升档案管理工作的几个有效措施，最后总结了人口和计划生育档案管理工作的重要性，呼吁相关单位、部门、工作人员和学者参与到探索研究高效的档案管理策略中来，建设科学、合理的人口和计划生育档案管理工作体系。

　　[关键词]人口和计划生育；档案管理；相关问题；处理措施

　　中图分类号：C923文献标识码：A文章编号：1009-914X（2014）33-0319-01

　　一、人口和计划生育档案管理中存在的问题

　　现阶段，随着我国人口和计划生育工作的开展，档案管理工作也日益引起相关人员的重视，但是，由于我国没有充足的档案工作经验，我国的档案管理工作中存在着许多问题，其严重影响了人口和计划生育工作的高效实施。总的来说，有以下几个方面的不足之处有待改进：

　　第一，管理意识不强。目前，许多从事人口和计划生育档案管理工作的人员缺乏对档案管理工作重要性的认识，其中很多工作人员工作积极性不高，对自己的工作责任不明确，能不做就不做，能少做就少做，不能及时准确地搜集整理人口和计划生育的工作数据资料，甚至有些工作人员随意捏造计生数据，还有的工作人员和单位开设伪造证明或者资料，这些现象对人口和计划生育档案管理工作的有效开展形成了很大的阻碍。

　　第二，管理方式过时。我国主要通过人工手动管理进行人口和计划生育管理工作，没有引入计算机等高科技设备，管理方式十分落后。相关数据和资料在搜集之后，没有通过计算机进行科学的归纳整理，也不能分析工作开展的得失，从而进一步指导之后的工作。在一些经济发展比较落后的地区甚至没有专门的档案管理工作办公室，相关人员没有固定的办公地点，办公环境恶劣，基于这种情况，档案丢失甚至损坏现象屡次发生，大大影响了档案管理工作的开展。

　　第三，工作人员专业素养不高。目前，我国大多数档案管理人员没有经过系统而全面的档案管理工作的培训，不具备充足的人口和计划生育的相关知识，专业素养不高，同时，由于他们大多数是专科生或者本科生，缺乏必要的档案管理经验，在参与档案管理工作时往往不能得心应手，对工作中的不足之处不能及时地总结出解决措施，无法满足新时代对档案管理人员的要求。

　　第四，档案管理工作缺乏专业指导。随着信息技术的发展，计算机逐渐被引入档案管理工作中，由于档案管理工作人员学历不高，他们往往不具备必要的计算机操作能力，需要有专业的计算机人员对其进行培训。而目前，我国档案管理工作的计算机指导或者网络维护人员严重匮乏。另一方面，由于我国在档案管理工作上投入的资金有限，没有更多的财力去购买智能化的设备，也无法聘请档案智能化管理专家和档案管理网络维护人员，相关工作人员不能游戏提高专业知识，这导致档案管理工作落后，跟不上时代的发展。

　　二、提升人口和计划生育档案管理的措施

　　第一，强化档案管理工作意识。人口和计划生育档案管理工作对我国社会经济发展有着不容忽视的重要作用。改革开放30多年的历史经验表明，人口因素既能有效促进人口和经济、社会、生态环境三者的协调发展，反过来也能成为三者发展的巨大障碍。这就要求相关单位和部门立足于准确而详细的人口资料，切实有效地开展档案管理整合工作，构建科学、合理的档案管理体系，发挥其保护人口数据资源的功能，满足计划生育学者和工作者的利用需求。这些工作对我国社会经济的发展有着十分重要的意义，值得引起每一个档案管理工作者的重视。只有当工作人员意识到自己所承担的工作的重要性时，他们才会在工作中严格要求自己，做好手上一点一滴的小事，从而确保了档案管理工作的真实高效地推行。

　　第二，规范档案管理工作，完善相应的规章制度。首先，针对对各级的人口和计划生育档案管理工作要划分好责任，确保各个环节都能有效完成自己的职责，其中尤其要紧抓乡镇级的人口和计划生育档案管理工作。当务之急就是要设置专门的档案管理部门，配以独立的工作室，用于给工作人员办公和收藏档案文件。同时将下属农村的人口和计划生育档案管理工作纳入职责中，进行统一管理。有关单位和部门应该制定行之有效的规章制度，明确档案管理工作的具体流程和职能，责任到人，哪个环节的工作具体是哪个部门或者人员负责。一方面督促工作人员履行应有的工作义务，树立严谨的工作态度；另一方面，工作中哪个环节出了问题时可以很快地找到负责人员，有针对性地进行解决，大大提高工作效率。只有这样，我国的档案管理体系才能长期有效地运行下去，从而更好地为我国国民经济发展服务。

　　第三，开展档案管理培训工作。针对目前我国从事档案管理工作的人员专业素质不高的现状，有关单位和部门应该着重开展相关专业培训工作，不断提高工作人员的素质，满足新时代人口和计划生育档案管理工作的需求。可以采取培训班的形式，聘请档案管理工作的专家为工作人员讲解最新的档案管理理念，同时传授给他们最新的档案管理技能，启发他们用最新的专业知识时最扎实的工作技能来武装自己，努力成为一名新时期优秀的档案管理人员。在招聘新的工作人员时增加档案管理专业知识的考核，择优录取，从源头上提升档案管理工作人员的专业素质。同时，还应该定期开展对工作人员档案管理工作的评审活动，进行领导对下级的评价或者工作人员之间互相进行评价，让全体工作人员树立严谨的档案管理工作态度，在工作中不断要求自己，取长补短，不断改进档案管理的工作水平。

　　第四，加强档案管理的宣传工作。人口和计划生育的档案管理工作是党和国家伟大复兴中不可分割的一部分。相关单位和部门应该加大对档案管理工作的宣传工作，采用多样化的方式开展对相关工作人员进行档案管理工作的规范化程序和规章制度的教育工作，强化工作人员的科学的管理意识，引进先进的管理理念，激发他们工作的积极性。同时，国家在制定经济发展政策时应该考虑到人口和计划生育的作用，投入响应的人力、物力和财力支持相关单位和部门开展宣传工作，保障人民对人口和计划生育档案管理工作的重要性有深刻的体会。

　　三、总结

　　总的来说，相关单位和部门应该充分认识认识到人口和计划生育档案管理工作对我国社会经济发展的重要作用，投入适量的人力物力和财力去构建科学、合理的档案管理体系，并在实践过程中不断对其进行改善和创新，同时辅以一定力度的社会宣传，营造一种社会普遍重视档案管理工作的良好风气。就档案管理工作人员而言，应该树立严谨的工作态度，确保搜集的人口和计划生育工作的资料的准确性和真实性，保存好已有的文件和资料。除此之外，还应该积极地参与有关培训活动，不断更新专业知识，改善工作理念，提升工作技能，争取成为一名优秀的新时代档案管理工作人员。有关学者和工作人员应该不断探索研究，总结出更加有效的档案管理工作实施策略。通过这些方式，最终才能建立完善的档案管理体系，有效地施行档案管理工作，确保其充分发挥职能。

　　作者：许鹏蔚

　　参考文献 

　　[1] 侯宇红.浅谈计划生育档案的管理与实践[J].华章.2012（33）. 

　　[2] 胡玉华.关于人口计生档案管理工作的几点思考[J].中国市场.2010（35）.