文件档案管理中高端应用人才的培养造就之路

  从20世纪末期开始，我国高等专业教育体系中开始出现以培养应用型、复合型中高级专门人才的专业硕士学位研究生教育，现在这项专业教育得到迅速发展。截至2009年年底我国已经设立了工商管理硕士(MBA)等38种专业硕士学位，到2010年末，我国有专业学位授予权的培养单位509个，累计招收专业硕士学位研究生超过100万人。2010年专业硕士学位研究生在校生人数已经达217446人，占全部在校硕士研究生总数的17％①。按照国家学位与研究生教育部门的规划，到2015年，我国将实现硕士研究生教育从以培养学术型人才为主向以培养应用型人才为主的战略性转变②。经过数年来比较深入的调查和研究，我们认为，我国经济社会发展需要大批量培养的文件档案管理中高端复合型应用型专业人才，完全适用于通过专业硕士学位研究生教育培养，我国应尽快设立文件档案专业硕士学位研究生教育。举办这项专业教育符合社会需求，顺应了文件档案管理复合型应用型中高端专业人才成长的规律，符合高等专业教育的内在逻辑，同时，我国高等学校也完全具备举办这项专业硕士学位研究生教育的基本条件。
    一、我国经济社会发展亟须培养大批文件与档案管理中高端专业人才
    (一)文件档案的价值实现依靠科学的管理
    文件与档案几乎是与人类社会文明历史同步发展起来的。经过数千年的演变发展，今天的文件档案已经成为具有多重性质和多重社会功能的事物。它们既是人类信息沟通的工具，又是人类社会文化历史发展进程的真切记录，人类文明传承的重要载体。在信息社会，还是人类持续创造物质与精神财富所依托的三大资源(原材料、能源、信息)之一的信息资源的重要组成部分。文件与档案的多重社会功能，使其在我国经济社会发展中具有不可替代的重要价值，无论是国家还是地区，无论是社会组织还是个人，几乎所有的社会活动都与文件档案相伴。人们在政治交往、经济交易、文化交流、生产生活中郑重表达意愿、传播正式消息、建立正式关系、沟通情况、建立互信需要它们；人们为了保存社会记忆、传承文明、延续历史文化需要它们；人们在信息社会以信息作为社会财富之源展开的广泛而深刻的创造性活动中则更加需要它们。
    面对越来越广泛的社会利用，面对几何级数量膨胀③给文件档案长期留存和有效利用带来的一系列挑战，文件档案的科学管理问题愈发显得必要和重要。怎样对文件档案的形成和产生效用的过程实施合法、有效的监督控制、组织协调，以确保其真实、完整、可信、可靠；怎样对文件档案实施周到细致的“保管料理”措施，确保其持久有序、可得、可用，已经成为人们从事相关社会活动必须认真考虑和有效处置的重要问题之一。以至于今天世界范围内的各种社会组织几乎都要制定和实施专项管理策略，世界各主要国家都需要制定和实施专门的国家战略，来强化对文件档案的科学管理。
    在中国共产党的领导下，经过改革开放30多年的历程，我国经济社会发展达到了前所未有的水平，经济总量跃升世界前列，社会进步幅度为世界瞩目。在未来更加辉煌的发展进程中，无论是作为信息沟通的工具，作为文明传承的载体，还是作为创造社会财富的资源，文件档案都会大有用武之地。同样不变的是：要使这种预期成为现实，必须加强对它们的科学管理。更为现实的是，随着现代信息技术的发展和广泛应用，特别是电子化文件档案的大量形成和广泛应用，文件档案管理工作的复杂度和难度越来越高，对管理工作科学化程度的要求也就越来越高。
    (二)文件档案科学管理需要大批人才
    在我们为提高文件档案科学管理水平的所有努力中，建设一支高水平的管理人员队伍是重中之重。因为文件与档案是人类社会活动的产物，是“人工品”，旨在实现并放大其功能效用的文件档案管理活动的主体也是人。这就决定了人对文件档案管理水平的高低具有决定意义的影响，决定了建立一支高水平文件档案管理专业人才队伍的必要性。
    我们认为，高水平文件与档案管理的主要标志是：1)有效驾驭文件与档案，使其能够真正成为人们现实社会生产、生活的有利工具；2)最大限度地有效留存保管对文明传承有价值的文件档案，形成完善的社会记忆，满足当今和后代人们的各种利用需求；3)使文件档案信息具备可被有效利用的充分条件，可以随时随地被人们投入创造物质财富和精神财富的社会生产活动中，成为事实上的社会资源，满足人们的物质和精神文化需求。
    我们知道，要真正使高水平文件档案管理成为事实，难度是非常大的。首先就需要作为管理主体的人比较充分地认识文件档案形成和产生有效性的客观规律性。以此为依据，人们才能采取行之有效的管理措施，实现预设的管理效果。而实际上，受多种复杂因素的制约，人们对这种客观规律的认识，对各种各样管理措施的开发和应用都遭遇了重重困难。逐渐发展形成的复杂性、技术性，以及人们对效率和质量的追求，使古代的文件档案管理就成为专门性很强的活动，成为不经专门教育训练就很难胜任的社会职业。随着文件档案被社会广泛应用，特别是从主要应用于政务处理发展到几乎涉及人类社会生产生活的所有领域，人们已经形成了对它们的普遍依赖性，这就不可避免地使文件档案管理活动的专业性越来越强。特别是在现代信息技术迅速发展和广泛应用的直接推动下，文件档案的数量日益增长、种类愈加繁多、内容日益复杂、载体愈加脆弱，文件档案管理的难度越来越大、专业化程度越来越高，也就越来越需要掌握先进的知识和高素质的文件档案管理专业人才。
    必须指出的是，电子文件、电子档案的问世和迅速形成的广泛应用，加深了文件档案管理的专业性，加剧了社会对高水平文件档案管理人才需求的急迫性。
    20世纪80年代以来，随着信息技术的飞速发展、信息化进程的不断加快，电子文件正以其史无前例的庞大数量、繁多种类，极大的便利性、经济性，以及它们对社会生活真切反映和普遍联系所成就的内在质量，广泛和深刻地影响与改变着人类社会生活的几乎所有领域。
    美国从20世纪90年代起，政府电子文件数量高速增长。在克林顿政府时期，白宫工作人员开始使用多个电子文件管理系统，产生的电子文件有总统备忘录、文件和日记以及上百万份的电子邮件，国务院也有多达几千万条以电子形式存在的外交信息。而布什政府产生的电子文件存储量为1亿GB，是克林顿政府时期的50倍 。截止于2007年，美国国家档案馆已经保存了包括国会、法院、总统办公室、总统委员会和将近100个办公署、部门、分支机构及其承包商的将近100亿份电子文件(records)。目前，美国、加拿大、澳大利亚、新西兰、日本、新加坡和大多数欧盟国家已经基本实现了无纸化办公，开始全面迈向电子文件时代。
    我国虽然信息化建设起步稍晚、整体水平还不高，但电子文件数量增长速度同样十分惊人。根据我们的调查，2006年我国中央机关及其直属企事业单位生成的电子文件数量比2005年增长了18.9％，电子文件数量占文件总数的72.7％，49％的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的50％以上，14.3％的受访单位生成的文件全部为电子文件。48％的受访单位认为未来5年，50％以上的文件将仅以电子文件的形式存在。目前，我国已经有四川省、上海市等多省市制订规定，停止收发无密级、普发性纸质公文，代之以电子公文。
    纵观世界各国，电子文件飞速增长与广泛普及已是不争事实，电子文件全面取代并超越纸质文件将是必然趋势。电子文件取代纸质文件，引发了人类历史上记录方式的第二次变革。这次变革及其影响的程度远远超过了第一次变革——纸质文件取代以甲骨、简牍、兽皮、树叶等原始材料作为载体的文件。纸质文件取代原始载体文件是以一种实体文件取代另一种实体文件；而电子文件取代纸质文件，是以一种“虚拟”文件取代一种实体文件。实体的纸质文件看得见、摸得着；“虚拟”的电子文件不但无法触摸，而且还须借助计算机系统才能可视。纸质文件是稳定的、永久的、静态的、消极的、固定的、严格的；电子文件是不稳定的、非永久的、动态的、积极的、交互式的、流动的、可变的。因而，传统文件档案学理论指导下的纸质文件档案管理原则、技术、方法根本无法有效管理电子文件。传统文件档案管理人才的知识结构也根本无法有效应对电子文件带来的挑战。
    当前，由于缺乏电子文件管理的理论知识与专业人才，世界上的数字遗产面临着消失和失传的危机。例如，原民主德国(东德)产生的包括行政文件、农业文件、劳工资料、监狱登记册、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后，由于原东德和西德计算机技术标准的不一致而不能读取，虽经全力抢救也无法挽回，造成了东德历史的一段空白。美国白宫2003年3月至2005年10月产生的500多万封机密电子邮件“不翼而飞”。因软硬件升级，法国国家档案馆保存的许多旧格式的电子文件无法读取。我国近年来也出现不少因电子文件丢失而造成历史文化财富损失的事故。因此，为防止数字遗产的流失与历史文明的断层，我们应该大力培养满足电子文件时代的文件档案工作要求的现代文件档案管理专业人才。
    实际上，在电子文件、电子档案没有大规模出现之前，社会各方面就已经面临高水平文件档案管理人才的短缺问题。不管是党政机关，还是企事业单位，几乎都认为自己的管理机构缺少高水平的“笔杆子”(不是简单的会写作，而是懂业务、会管理、精通公文处理与管理之道的高手)；不管是因缺乏有效证据凭据而在行政诉讼中败诉的行政机关，还是准备上市但却遭遇“企业内部控制”不合法律规范而苦恼无措的企业单位，几乎都会认识到自己败就败在缺少文件档案管理的高手；不管是必须依法行政的政府部门，还是同样必须依法理事的社会团体、政党组织、科研院所、各类学校，以及各种以营利为目的的企业组织，几乎都对法治社会所要求的基于证据的管理感到茫然不适，而其中的根本原因之一，依旧是缺乏这种管理模式所需要的文档控制的行家里手。电子文件档案的出现，无疑进一步加剧了文件档案管理人才短缺现象。
    由于目前我国还没有相关的统计口径，我们也缺乏权威性统计调查的可能条件，因此，我们可能无法非常精准地回答社会各方面究竟缺少多少高水平文件档案管理人才，但如下简单分析形成的结论也许依旧是有一定说服力的：
    我国目前有各类企业1000万余家，有一定规模的事业单位达130余万家，县级以上的党的领导机关，以及各类型国家机关也数以万计。如果这其中10％以上的单位缺乏高水平文件档案管理人才，那么，这个人才缺口就要“数以百万计”。
    (三)我国高水平文件档案管理人才培养状况不容乐观
    我国经济社会发展形成了对文件与档案管理人才需求已经是一个客观的现实，但与此相关的人才培养教育现状却令人担忧。最根本性的问题是：由于目前我国相关的教育体系存在结构性的缺陷，致使应当由高等学校培养的懂业务、会管理、精通文件档案的高水平复合型专业人才，没有得到培养。
    目前我国文件与档案管理高等专业教育的现状是：没有形成专门的文件管理教育；档案管理专业教育层次包括本科、学术型硕士研究生、学术型博士研究生教育，招生规模都不大，本科生教育全国有31所高校开设，年均招生1100余人，学术型硕士研究生教育全国有20余所高校开设，年均招生210余人，学术型博士研究生全国有5所高校开设，年均招生20人左右。
    与此相对的是，我国各行各业对文件档案管理人才的需求旺盛。据国家档案局的统计，目前我国仅各级档案局和各级各类国家档案馆的从业人员就达10万之众，加上各级各类党政机关、人民团体、企事业单位档案部门的90余万档案工作人员，全国的档案从业者规模已经达到百万人。但是，目前这支队伍中，有大学专科以上档案高等专业教育经历的不足20％，从无任何档案专业教育培训经历的，在40％以上。文件管理人才需求旺盛与供给短缺的情况实际上比这种情况更加严重。
    文件档案管理工作对工作人员的高素质、高能力要求，与他们实际受教育程度的低下形成了尖锐矛盾，也就形成了社会各方面对文件档案管理人才的旺盛需求。一个重要的标志是，我国档案管理专业每年毕业的千余名本科生、二百余硕士生、二十余博士生，受到整体已呈饱和态势的毕业生就业市场的热捧。据我们的统计，在许多专业毕业生已经为生计担忧的情况下，2005年至2007年全国31所高校档案学专业本科毕业生平均就业率依次为96.2％、96.3％、95.5％，平均每年96％。这远远高于2007年全国各高校各专业大学毕业生平均70％的就业率。我们的统计调查还表明，各高校档案学专业本科毕业生就业率在本校各专业就业率排名一般都在前五名之内，不少学校 进入前三名。这也反映当前和未来一段时间内社会对文件档案管理专业人才的需求比较旺盛。
    
    上述情况告诉我们，社会对文件档案管理人才有广泛的需求，但目前我们高等专业教育体系却基本上无法满足这些需求。这里既有教育规模太小，造成人才供给不足的问题，更有人才规格和素质能力不符合社会需求而形成的专业教育质量和效益低下问题。
    一方面，文件管理专业教育的空白使社会根本就不能指望从高等学校毕业生中找到适用的人才，勉强从相似专业(中文、文学等)中找到的毕业生，因基本上不通业务、不会管理、更不精通文件档案而不得不重新在实际工作中“回炉”锻炼培养，这也就是为什么几乎所有单位都要“笔杆子”，都要“文档控制主管”，但在几近饱和的高等学校毕业生就业市场，不管用怎样的调门大喊，却应者寥寥的根本性原因；另外一方面，档案管理专业教育应当在培养文件与档案管理人才方面有一定优势，但是，我国的档案高等专业教育基本上不是复合型、应用型教育，本科毕业生懂档案粗通文件，但知识结构能力结构不是复合型的，缺少“业务”基础和社会阅历，硕士和博士研究生是以培养科研工作者为己任的，毕业生的知识和能力结构也不是复合型的，更不是应用型的，他们往往严重缺乏实际动手能力和应用性知识，难以胜任实际管理工作。对于到手的毕业生，用人单位普遍感觉与期望值相比，人才的实际适用状况不佳。
    由此可见，我国的高等专业教育基本上无法满足社会对复合型、应用型中高端文件档案管理人才的需求。
    二、培养造就文件与档案管理高水平专业人才队伍的主要途径，是开展文件档案专业硕士学位研究生教育
    (一)专业硕士学位研究生教育更适合文件档案管理高水平专业人才培养
    从高级专业人才成长的规律看，培养复合型、应用型文件档案管理专业人才的方式是多样化的，但目标明确、系统正规的高等专业教育，特别是专业硕士学位研究生教育将是主要方式。因为这样的教育与复合型应用型人才成长规律相契合；与专业化训练的规律相契合；与大规模人才需求的实现规律相契合。同时，这也是美国等发达国家文件档案管理人才培养的重要经验之一。
    首先，在现代社会，要培养大批中高端人才，最经济也是最合理有效的途径，就是依靠由高等学校提供的正规的专业教育。如前所述，我国需要一大批，而不是一小部分文件档案管理人才，这就决定了培养和造就这支队伍的任务，必须依靠和只能主要依靠正规的、可大量造就人才的现代高等教育来完成。“师傅带徒弟”的方式，“自我学习、自我转化”的方式，“短期培训”的方式都不可能迅速培养造就出大批适用的文件档案管理中高端人才。
    其次，社会需要的文件档案管理人才是以专业化、复合型、应用型、高层级为特点的，这类人才的成长规律决定了正规的现代高等专业教育的必要性。只有正规的高等教育，特别是正规的专业硕士教育才能为他们的成长提供基本条件。“专业化”是指文件档案管理活动是一项专门程度很高的管理活动，从事这项活动的人必须是掌握一整套复杂的专门理论、专门知识、专门技能的专业化人员；“复合型”是指从事文件档案管理工作的人员必须既懂信息技术，又懂文件档案管理，既懂本行业务，又懂信息技术与文件档案管理方法的实际应用的。知识结构和能力结构单一的人根本无法胜任文件档案管理工作；“应用型”是指这些文件档案管理人才主要从事的工作不是科学研究性质的，而是具体的实际管理工作，他们的知识能力必须适合特定社会职业甚至是具体岗位的需要；“高层级”是指真正的文件档案管理者所从事的活动是具有重要意义的活动，他们必须胜任具体的文件档案管理工作，同时还必须具备胜任组织内部决策管理层工作的潜质。在现代社会，培养这种专业化、复合型、高层级人员的途径主要是开展正规的高等专业教育，特别是专业硕士学位研究生教育。
    由高等学校提供的正规的专业教育，在专业训练方面，比职业培训、自我学习和师傅带徒弟方式有不可比拟的优势。这种优势不仅表现在系统性上，更表现在有效性，特别是持久有效性方面。高等学校提供的专业训练更注重基础性，注重为训练对象提供基本专业知识、基本专业能力、基本专业技能、基本职业素养的训练，训练对象所获得的主要是更具有持久价值，甚至是可以终身受用的东西。这一特点使它在培养文件档案管理中高端人才的过程中具有更加特殊的价值。因为文件档案管理者所需要学习和掌握的专业知识基本上是现代社会更新速度较快的知识，这就决定了对文件档案管理者来说，掌握捕获这些知识的基本能力比学习这些知识本身重要得多。而学校正规专业教育正可以在很有限的时间里，帮助他们养成这种具有持久价值的基本能力、基本素养。
    第三，在有限的时间范围内培养出大批复合型高级人才只有靠专业硕士学位研究生教育。文件档案管理中高端专业人才的知识结构、能力结构是复合型的，只能在技术、业务、管理某方面单打一的人是无法胜任的。而要在有限的时间范围内培养出大批这种复合型人才显然只有靠现代高等专业教育，而且是其中的专业硕士学位研究生教育。因为无论靠职业培训，还是靠两年制、三年制、四年制的本科教育、学术型研究生教育，都不可能使一大批人同时学习和掌握几个专业的知识与能力，而在学生已经系统接受某一个专业的本科教育基础上实施的专业硕士教育，则完全有条件在有限的时间内为培养对象搭建起具有复合优势的知识结构和能力结构。
    (二)我国已经具备开展文件档案专业硕士研究生教育的基本条件
    实际上，经过十几年的建设与发展，我国一部分重点高等学校已经具备成功举办文件档案专业硕士教育的基本条件。
    新中国档案专业人才培养始于中国人民大学档案学院。为了加快建设国家规模的档案事业，提高档案干部的业务水平，在周恩来总理的关怀和直接过问下，1952年中共中央办公厅、组织部和宣传部决定委托中国人民大学开办档案学专业。1952年11月，中国人民大学专修科档案班正式开学。1953年7月，中国人民大学档案班被扩大为档案专修科。1955年4月，根据国务院和高等教育部的决定，在中国人民大学档案专修科的基础上，创办历史档案系。同年9月招收四年制本科生。
    20世纪80年代以来，我国档案学专业教育呈现了快速发展、多层次发展的特点。目前已经形成了一个能够培养本科、硕士到博士的多层次、多形式的日益完善的档案学专业教育体系。经过二十多年的发展，我国文件档案管理的学科建设和人才培养，特别是研究生教育已取得了显著成绩。全国已具备了一批胜任文件与档案管理专业教学与科学研究工作的师资队伍，积累了较丰富的教学经验，取得了一大批科研成果和教学成果。有这样一个基础，我国文件档案专业硕士教育的建立和发展就有了一个坚实可靠的保障。特别是以中国人民大学、武汉大学、南京大学、中山大学、四川大学、山东大学、南开大学等为主体的一部分全国重点高校，已经形成了较强的学科整体实力和办学能力，具备举办文件档案专业硕士学位研究生教育的基本条件。
    1.这些高等学校都具有较长时间开展文件档案管理高等专业教育的经历，已在多年文件档案管理专业的专科教育、本科教育、硕士研究生教育、博士研究生教育实践中积累了丰富的教学及教学管理经验。
    2.这些高等学校大都在近些年来进行了开展文件档案专业学位硕士研究生教育的初步尝试，大多数院校已经就该专业硕士学位教育的培养目标、培养模式、课程体系、教学方式等方面进行了大量细致的调查研究和初步设计。明确了社会对文件档案管理人才的要求，初步规划出适应需要的文件档案管理人才的基本知识结构和能力结构，明确了专业硕士学位研究生层次文件档案管理专业教育的基本定位，建立了该专业的课程体系和基本课程内容体系，有些院校已经形成并开始在原学术型硕士研究生教育中试行专业学位硕士研究生的教学方案。
    3.这些高等学校已建立起比较完善的文件档案管理教学课程体系。文件档案专业学位硕士研究生教育需开设的学科基础课、专业基础课、主要专业课均已具备设置条件。不管是技术性的，还是管理性的，绝大多数课程已经在现有的有关专业中开设。由于这些院校均为综合性大学，都有着门类比较齐全完整的学科专业背景，这就给文件档案专业硕士学位研究生教育的发展提供了坚实有力的依托，为拓展培养对象知识领域和发展其行业业务能力的课程教学提供了强有力的支持。
    4.这些高等学校经过几十年的发展，已经形成了一支以中青年教师为主体的，年龄结构、职称结构、学位结构、专业结构比较合理的，能基本胜任专业教学任务的专任教师队伍。这支教师队伍的规模、质量水平，完全符合开展专业硕士教育的需要。特别需要指出的是，由于文件档案管理学科具有鲜明的应用学科性质，因此，这些院校的教师普遍注重在教学和科研活动中密切联系实际，与社会上相关的党政机关、企事业单位有着紧密的联系，形成了一大批具有重要直接应用价值的科研成果。这就为文件档案专业硕士教育课程的高质量确立了基本保证。
    5.这些院校各门主要课程的教学已经形成了比较系统、齐全的教学环节安排方案，相关课程教学、主要教学环节所需的课件、资料、教案、教科书等资源完全可以保证有效供给。
    6.这些院校已经普遍具备了开展文件档案专业硕士教育所需要的相关实验设备条件，不需要国家投资，至少不需要较大规模的投资，就可以为学生开设所需要的全部实验科目。
    根据以上分析可以看出，尽快在我国创建文件档案专业学位硕士研究生教育，不仅是必需的，更是可行的。这项教育，完全符合大批量培养以专业化、复合型、高层级为特点的管理人才成长的内在规律。换一句话说，大批量专业化、复合型、高层级文件与档案管理人才，必须而且完全可以主要通过高等学校开办的专业学位硕士研究生教育来培养，举办文件档案专业学位硕士研究生教育既是社会的需求，同时也完全符合高等专业教育的规律。^