档案安全加快档案安全体系的构建方式

　中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）32-0167-02
　　一、天台县档案安全工作基本情况
　　从近三年天台县档案局（馆）执法年检结果和各个单位的档案接收进馆情况来看，各单位档案保存完整，基本无缺失、毁损。但是按照档案安全体系建设要求，我们可以看到不利于档案安全工作开展的因素依然存在。
　　（一）档案管理和安全工作的重视程度不够
　　相对于各单位中心工作而言，档案管理始终处于辅助地位，容易被忽视。特别是随着机构、人员的调整变动和办公自动化系统的实行，部分单位的档案管理工作均出现了断档、整理不规范现象：有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，并移交档案室，而是放置在各科室；有的虽然规定把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但没有真正形成档案管理长效机制。还有一些单位虽然对档案的收集、整理相当重视，但是档案安全的意识依然薄弱，他们普遍认为档案在安全方面是不会出现什么重大事故的，在档案安全上花的时间和精力微乎其微，特别是在特殊时期（如单位档案室装修、搬迁，夏季台汛等期间），未能保持高度的警惕性，造成档案失窃、毁坏等不应有的损失。
　　（二）档案安全管理制度不健全
　　在调研过程中，我们发现，一般单位都有档案管理的各项制度，如档案的接收、分类、借阅、保密、鉴定、销毁等，但是，还有少部分单位却没制定档案安全管理制度，档案安全管理工作没有提到议事日程，未能做到有章可循，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障，主要体现在以下几方面。
　　1.缺乏经常性的安全检查
　　存放在一般档案室中的档案易受到酸化、粉尘、细菌、害虫、光线等多种因素作用而被腐蚀、损害，因此，需要经常性对档案进行安全检查。而时下，一些单位没有进行经常性的安全检查，未能及时发现事故苗头，这很容易造成事故危害的蔓延扩大。
　　2.应急预案缺位或不切实际
　　档案工作与其他工作一样，同样会出现各种各样的紧急情况，然而，有的单位没有专门针对档案的应急预案，或者应急预案不切合实际，难以有效施行，这将导致面对突发事件时不知所措，束手无策，给档案保管带来威胁。
　　3.对档案安全事故责任人员的处罚力度不够
　　如果发生档案安全事故，应该及时查找原因，明确事故责任，给予有关责任人员相应的处罚。这样才能起到警示作用，防止类似事故的再次发生。然而现在往往是仅对有关责任人员给予通报批评，这样的处罚力度明显偏轻，没有起到足够的震慑作用，不利于预防事故的发生。
　　（三）档案室硬件设施更新不到位
　　天台县各单位都已经设立了专门的档案室，但是由于场地、经费等各方面原因，档案室内硬件设置距离档案室“十防”要求还存在一定的差距。比如，有些单位档案室设备老化，既影响美观，也为档案安全管理埋下隐患；有些单位档案室狭小、阴暗，没有空调机、除湿机，无法控制温度和湿度，利于细菌、害虫的生长繁殖，危及档案的安全；有些即使安装了设备，但由于某些原因并没有使用这些设备，形同虚设，起不到效果。档案存放的环境严重威胁着档案的安全。
　　还有部分单位缺少必要的防盗设施。档案室没有安装铁窗、铁门、铁柜，也没有防盗报警装置。这样，档案库房一旦被盗贼“光顾”，就会很容易得手。特别对于一些机要单位，一旦失窃将造成不可估量的损失。
　　（四）档案管理人员业务素质薄弱
　　档案安全管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作。这要求档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案安全管理工作。但是，在现有的人员配备上，有的单位档案人员因一人多岗疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案安全管理工作的持续性和稳定性。此外，由于档案工作人员由于没有经过必需的安全业务知识培训，缺乏基本的安全知识，导致在碰到实际问题时束手无策。
　　二、构建天台县档案安全体系的对策分析
　　天台档案安全工作还面临着档案安全意识不强、硬件设施不到位、管理制度不健全等的问题，这将影响天台档案工作“三个体系”建设进度，甚至可能危害到天台几代建设者用汗水和智慧积累下来的宝贵的档案资料。因此，档案安全体系的构建不仅仅是档案部门的责任，更应该在全社会特别是机关、企事业单位中引起高度重视。
　　在具体实践过程中，必须以提高档案工作者的思想认识为前提，以完善档案安全设施为基础，以健全档案安全管理制度为重点，三管齐下，共同构建符合天台实际的档案安全体系。
　　（一）提高认识，筑牢档案安全思想防线
　　档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。所以，档案安全体系建设的首要任务在于加强人的安全思想建设，提高人们特别是档案人的安全意识，把安全作为档案事业的一项重要战略，把档案安全上升到战略的高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。
　　1.加强领导，扫除管理盲区
　　档案安全管理至关重要，但从目前全县整体情况来看，档案安全相比较于各单位的中心工作，往往容易被忽视，后续跟进工作更是无从谈起。所以档案安全体系构建的基础和最大动力就是各单位领导的重视。目前，县档案局正在积极构建以局长主管、副局长分管、档案员具体负责、各相关部门协助抓好的四级档案安全管理网络，努力把档案安全管理覆盖到每一个相关单位，同时，各个单位要积极配合，把档案安全工作列入议事日程，建立起“一把手”责任制，做到专人专管，确保事事有人管，时时有人管，扫除档案安全管理盲区。

2.加强宣传，树立“档案安全，人人有责”思想
　　档案安全工作，不仅是档案工作者的责任，不直接接触档案的人也有责任。县档案局要在各单位中挖掘先进典型，并充分利用县内媒体，大力宣传档案安全管理先进工作经验和相关知识，积极在社会中，尤其是每一个档案工作者中树立“档案安全从我做起，从现在做起，从身边做起”的理念。
　　3.加强培训，提升档案工作者业务素质
　　县档案局要牵头重点抓好针对各单位档案管理人员的业务指导和培训，通过讲座、参观等各种形式加强全县档案工作者的理论水平和业务素质。同时，不定期邀请和组织专业人员到各单位档案室进行检查和指导，各单位配合组织好《档案法》、《保密法》等有关法规和重要文件学习，强化安全教育，落实安全保密承诺。
　　（二）完善设施，提升档案安全防范基础
　　档案库房和档案室是档案的家。要确保档案安全就必须保证“家”的坚固。配备和完善档案室安全设施是全面提升档案安全的物质基础。
　　1.要加强档案室硬件设施
　　由于经费等问题，各单位档案设施参差不齐，有的已经达到省一级标准，有的档案室只是闲置办公室改建而成，甚至连基本的灭火器材和防盗装置都没有配备，安全问题令人堪忧。
　　对此，有条件的单位要严格按照防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等“十防”标准对档案室进行整修扩建。条件稍差的单位在保证档案存放面积的基础上，配备配齐档案箱（柜）、灭火器、空调、除湿机、监视器等，确保档案的基本安全，然后逐步改善。
　　2.加快电子文件和数字档案登记备份工作
　　近几年，信息技术的快速发展，电子文件的大量产生，给非传统载体档案信息安全带来了新的难题。而确保电子文件和信息安全的主要举措就是，在严格按照《电子文件管理办法》认真管好电子文件的基础上，实行电子文件和数字档案登记备份。
　　天台县作为全省电子文件和数字档案登记备份工作试点，起步早，进展快，当然，这项工作也不是单靠档案部门就能完成，需要各单位积极配合开展档案登记备份工作，落实登记备份制度。县档案局已经连续3年举办全县范围的“电子文件和数字档案登记备份”业务培训会，该工作正在全县范围逐步展开。
　　（三）健全制度，构建档案安全保障机制
　　建立健全档案安全有关的管理制度，形成一整套有效地安全管理机制，使档案管理人员有规章可循，按制度办事，这是确保档案安全的重要保障。
　　1.完善安全隐患排查制度
　　各单位要定期对档案室或档案库房进行安全隐患排查，对档案保存环境进行实时监控，特别是做好灾害性天气期间的库房安全检查，做到第一时间发现隐患、第一时间解决问题、第一时间整改修复。县档案局要不定期对基层档案室进行抽查，对存在隐患的责令其整改，切实做到及时发现和解决安全问题。
　　2.严把档案开放利用审查制度
　　根据《政府信息公开条例》，按规定必须实行档案开放的单位，要严格按照有关规定，组织专人，对上网文件、档案进行审查，严防把保密文件、档案上传到非涉密网络上。凡拟在网上公开的已开放档案、政府公开信息及其他信息，各单位也要严格按照规定进行认真的审核，以免把不宜公开的档案信息误公开，造成不良的社会影响，确保信息安全。
　　3.建立档案安全管理奖惩制度
　　建立适当的档案奖惩制度有利于督促和激励档案保管人员做好档案安全工作。各单位可以将专、兼职档案管理人员的档案管理工作情况列入年度考核、考评内容之一，在年度工作中按规定按时完成档案的收集、整理、归档、移交工作任务的，给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的，视其情节给予批评教育或者处分。对机密、机要文件材料丢失或毁损，情况严重者，要按《档案法》等有关规定追究其责任。
　　参考文献：
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　　[3]朱淑艳.提高档案安全意识，努力构建档案安全体系[EB/OL].http：//？id=48.