社会语言学视角下的商务报告

摘　要：社会语言学兴盛于二十世纪60年代，语言学家从语言使用和语境角度来研究语言，着重描述和观察社会人类所创造的语言行为。语言学家研究商务英语也只是以商务信函，合同和广告作为研究重点。商务报告很少受到语言学家的关注。由于具有独特的文体特色，商务报告值得我们研究，本文从社会语言学角度来分析商务报告。

关键词：社会语言；商务英语；跨文化；语境
一． 社会语言学理论背景
　　社会语言学是在20 世纪 60 年代在美国首先兴起的一门边缘性学科。主要是指运用语言学和社会学等学科的理论和方法，从不同的社会科学角度研究语言的社会本质和差异的一门学科。“言语社区”是一个言语互动的场所，社区成员不一定都讲同一种语言，社区的“语库”可以包括一种以上语言代码；所谓“言语场景，言语事件和言语行为”是用于研究同一言语社区话语交际行为互动模式的一套等级式表述单位。三者关系是从上到下，“言语行为”构成“言语事件“的内容，“言语事件”又是“言语场景”中必不可少的组成部分。
二．商务报告的社会语言学分析
1．商务报告的言语社区
　　商务英语是传达商务报告信息的一种方式。 商务英语划定的言语社区使以商务报告为媒介的交际策略形成自身特点，这些特点可以从以下方面进行分析：
（1）企业文化语境
　　1992年，Edgar Schein在《组织文化与领导》一书中，将组织文化定义为： “一种基本假设的模型──由特定群体文化在处理外部适应与内部聚合问题的过程中发明、发现或发展出来的──由于运作效果好而被认可，并传授给组织新成员以作为理解、思考和感受相关问题的正确方式。”企业文化影响交际媒介，导致有些公司倾向于书面式报告，而其他公司倾向于口头式报告。商业环境的本质要求企业创造详细的书面依据，因而如有必要应递交周期性书面报告。
（2）跨文化语境
　　跨文化交际伴随所有对外贸易业务和国际投资。商务英语是跨文化口头和书面交际的主要语言。虽是言语社区共享的语言，在不同文化中商务英语差别极大。G. Hofstede将不同文化价值观归纳为四个方面：个人主义与集体主义、权力差距、不确定性的规避、高语境和低语境。高语境是集体主义文化，讲话或写作意欲表现和谐社会关系，常通过报告作者的态度、角色、等级或者地位甚至环境间接地表达消息。在低语境文化中，对话者被鼓励“强硬”，并且“停止拐弯抹角地说”，首选的写作风格是简单和直接。
2．商务报告的言语情景
　　言语情景是交际发生的当时语境。与对话交际不同，书面商务报告编码的消息以语言的形式在另一时间、空间被解码，不可避免地使交际复杂化。随着时间推移语境发生变化，一些最初的有效数据和事实也许将丧失有效性，因此语言的力量和报告权威性将缩减。此外，时间的消逝也会导致接收者丧失对所传达信息的兴趣。
3．商务报告的言语事件
　　言语事件被认为是口头交际的单位。商务报告的目的在于监察和控制经营，履行方针和程序，遵守规章制度，纪录进展，分析信息，指导决策，以及获得新的贸易机会和资助。商务报告参与者包括商务报告作者，读者。商务报告程序指出商务报告也可程序化归入不同单位，例如选定的内容、口头惯例和风格。虽然由于商务报告种类繁多而没有序列规范化的格式，但多数商务报告，无论正式非正式，都采用相同的元素传递分析结果。
4．商务报告的言语行为
（1）告知：告知言语行为被定义为商务报告的主要目标之一，即向听众陈述事实。参与者的唯一目的就是有效交流信息。 告知言语行为中的语言和文体应该体现“不唐突”。要做到这一点，作者应该采用①简单词汇，保证高效向读者传递要表达的信息；② 具体词汇，容易让读者将它们与所指事物联系在一起；③图表和数据，增加可观性，帮助读者抓住重点并使陈述更加可信。④专业术语，证实作者在该言语社区的成员身份和权威性，与读者更好的交流。⑤有标题的短段落，抓住读者注意力，使报告更加容易阅读，让读者更加愉快。
（2）劝说：劝说是商务报告语言的另一功能，员工通过商务报告提出创新想法并且说服读者接纳其提议。作者应该使用①读者偏爱的词，从情感上打动读者，实现劝说目的；②正面语言，消除读者疑虑，促使读者采取行动；③中性语言，避免各种歧视，表达共同目的、价值和信仰。④修辞手法，加强论据，使劝说目标具体化。
（3）推荐：推荐是商务报告的一种重要言语行为，解说领导欲采取的行动并且提供关于谁做什么，何时做，何地做等细节。如果报告按直接顺序组织，推荐内容被放在正文之前，在文末只简要重提。 如果报告按间接顺序组织，推荐内容放在末尾并做详细阐述。用语隐晦会导致推荐缺乏力量无法敦促读者采取行动。所以在推荐中，作者应该采取适当的文体和语气，①平行结构，将众多内容结合在一起。②动作动词，传达更多能量和精确度，③情态动词，体现委婉语气。
（4）影象辅助说明：日常交流中，信息交流多靠非语言言语行为。影象辅助是商务报告中认知和修辞的关键。经营活动强度和复杂性导致商务报告越来越依赖图表。随着计算机科技进步，影象更具描绘性，因此经常用作论据。影象辅助以简单、清晰和中肯为特色，不用作者语言描述就可让读者快速理解。但影象辅助不能完全代替商务报告中的语言行为。考虑到客观性和精确度，语言行为通常用来评论或引伸影象辅助提供的信息。
三．结论
　　从社会语言学角度分析，商务报告可归入言语事件，发生在特定言语社区和言语情景中，有自身的目的，参加者和序列。言语社区，言语情景和言语事件构成商务报告中言语行为的语境，因此具备自身的语言和文体特征。作为言语事件，商务报告包含各种言语行为，可分为 “告知，说服，推荐和影象辅助说明”。商务报告言语行为拥有自己的语言和文体特征。配有影象辅助的图解，作为非语言的言语行为，是另一种交际手段，在传递信息中扮演重要角色。总之，这些言语行为运用要符合高效和有效交流的原则，以花费读者最小努力为目标。

参考文献：
[1]王佐良、丁往道主编，1997，《英语文体学引论》，外语教学与研究出版社。
[2]杨永林、司建国，2003， 社会语言学研究——反思与展望，《现代外语》， 第四期。
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