建议用WORD的自动生成目录的功能目录会自动更新方法如下：（请按说明一步一步做）假如文章中标题格式为第一节……大标题（一级）1……小标题（二级）1—……小标题下的小标题（三级）……第N节……大标题（一级）1……小标题（二级）1—……小标题下的小标题（三级）自动生成文章目录的操作：一、设置标题格式选中文章中的所有一级标题；在“格式”工具栏的左端，“样式”列表中单击“标题1”。仿照步骤1、2设置二、三级标题格式为标题2、标题3。二、自动生成目录把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应在文章的前面）；执行菜单命令“插入/引用/索引和目录”打开“索引的目录”对话框；在对话框中单击“目录”选项卡，进行相关设置后，单击“确定”按钮，文章的目录自动生成完成。友情提示：目录页码应该与正文页码编码不同。把光标定位在目录页末，执行“插入/分隔符/下一页/确定”操作，在目录与正文之间插入分页符；执行“视图/页眉和页脚”命令，把光标定位到正文首页的页脚处，单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮正文页脚与目录页脚的链接；执行“插入/页码”命令，在“格式”中选择页码格式、选中“起始页码”为“1”，单击“确定。至此完成正文的页码插入。目录如果是多页，插入页码时可以选择与正文页码不同的页码格式。当然，如果目录只有一页，没有必要插入页码。更新目录的方法：如果在文章中加入或删除了很多文字，或是添加了新的章节标题，就要更新目录。方法为：将光标定位在目录所在的区域，单击鼠标右键，选择“更新域”命令，弹出“更新目录”对话框，如果只是文章中的正文变化了，就选择“只更新页码”项；如果标题也有变化，就选取“更新整个目录”，单击“确定”按钮，就完成了目录的更新。
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一般正式文件不会用word发送，会转成PDF格式，可以使用PDF转换器，把Word转换成PDF格式，这样文件比较正式，也因为格式不会跳转，确保信息传达无误。更正式的文档格式还有OFD，这个一般是党政军领域或者事业单位一些平台要求才需要，一般PDF文档更通用，也够用。
A4页面：页边距：上下左右27mm文字大小：标题2号宋体加粗，正文3号仿宋。每行28个字，每页22行。首行缩进2字符。其他缩进左右都为0；间距：段前段后都为0；分散对齐。我在单位起草过N年的公文，这个是国务院标准的公文行文规范。
word正式文件格式包括：标题、正文（分为标题和正文）、表格、页码、落款，这五项都有它们自己的格式规定。标题需要居中，字号是2号方正小标宋，不需要加粗。
标题：黑体或宋体加粗，小二号，居中，行距30—36磅，段后空半行。正文：宋体，四号，两端对齐，行距22—26磅（根据需要确定），首行缩进2个字符。纸张：A4页边距：上、下2—5厘米，右2—3厘米，左5—3厘米。
文稿或报告之类,标题二号,字体要正规一些,一般选"宋体"或"黑体";正文小三,字体一般为"宋体"或"仿宋";简单地说,首行缩进两个汉字就行了,其它的都没有硬性规定,只要文档看起来得体,美观即可
一般的会选32号字，但是有的时候32号字会显得偏小，你可以，采用打印预览的办法，看一下你的字是不是合适
一、一般文字材料格式要求 1、标题的设置大标题一般用二号“宋体”加粗，位置居中，标题中一般不出现标点符号；副标题或作者姓名一般用三号楷体（不加粗，居中）。大标题上方应空1行，大标题与副标题（或作者姓名）之间空1行；副标题与正文之间空2行；若无副标题，大标题与正文之间直接空2行。 2、正文字体的设置正文用仿宋体。正文小标题层次一般不超过四层，各层次标题设置要求如下：第一层次标题用黑体（不加粗）其余层次标题用仿宋体（不加粗）所用数字、英文字母等请用Times New Roman体；标题及正文均不宜用斜体。 3、字号的设置除文件外，一般材料可用四号字。4、字间距、行间距的设置（一）字间距的设置字间距一般设为标准状态，四号字体时，一般每行30字。（二）行间距的设置行间距一般设置为固定值26磅。5、边界的设置（纸型为A4）上：54厘米下：54厘米左：17厘米右：17厘米装订线：0厘米页眉：5厘米页脚：75厘米6、页码的设置正式文字材料“页码对齐”方式一般设为“外侧”，数字设成小四号Times New Roman体，数字前后各有半个破折号“—”，“—”与数字之间各空半格，设成“— 4 —”。样式附后： 大标题：宋体二号，加粗，居中（上空一行） 副标题，楷体三号，不加粗，居中（上空一行） 姓名，楷体三号，不加粗，居中（上空一行）一、第一层次标题用黑体（四号，不加粗，上空两行）（二）第二层次标题用仿宋体（四号，不加粗）第三层次标题用仿宋体（四号，不加粗）（4）第四层次标题用仿宋体（四号，不加粗）正文用仿宋体（四号，不加粗）。标序号时，“一二三四……”后面是顿号，“（一）（二）（三）（四）……”及“（1）（2）（3）（4）……”后面无符号，“1234……”后面是圆点。 另：当文章有三个或三个以下层次，格式如下：一、第一层次，黑体（四号，不加粗）第二层次，仿宋体（四号，不加粗）（3）第三层次仿宋体（四号，不加粗），正文，仿宋体（四号，不加粗）或：一、第一层次，黑体（四号，不加粗）第二层次，仿宋体（四号，不加粗）正文，仿宋体（四号，不加粗）二、二、文字材料中序号、标点的正确使用（一） “第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。（二）“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。（三）“ 1、”、“ 2、”、“ 3、”和“ A、”、“ B、”、“ C、”等用顿号不规范，应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“ ”、“ ”、“ ” 或“ A”、“ B”、“ C”。（四）序号如加括号，如（ 1）（ 2）（ 3）①②③等不再加标点符号。（五）用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。（六）用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。（七）在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。二、年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二○○九年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2009年10月”。三、公文的年份中“括号”的正确使用印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔〕”，而不应该用小括号“（ ）”或方括号“[ ] ”。如：潍教办字（2005）5号（不规范）潍教办字 [2005] 5号（不规范）潍教办字〔2005〕5号（规范）四、正确区分连接号和破折号（一）凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”。如：2009年9月～10月中的“～”（使用规范）（二）凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“―”或两个短线“――”表示。如：再接再厉，推进语言文字规范化工作——2009年语言文字工作总结（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）。五、相邻的两个数字间顿号的使用（一）相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。如：2、3个 5、6天 27、8岁 6、7点钟 （不规范）两三个 五六天 二十七八岁 六七点钟 （规范）（二）相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要用顿号。如：初中一、二年级 国棉六、七厂 八、九两个月 退居二、三线（规范）六、汉语拼音注音字母的正确使用（一）大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。（二）分连写：词内连写，词间分写。例1：“公共场所请勿吸烟”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN (不规范) “公共场所请勿吸烟”GONGGONG CHANGSUO QINGWU XIYAN (规范)例2：中国井冈山经贸洽谈会ZHONGGUOJINGGANGSHANJINGMAOQIATANHUI(不规范)ZHONGGUO JINGGANGSHAN JINGMAO QIATANHUI(规范)七、文章正文文中标题一级标题：标题序号为“一、”，独占行，末尾不加标点；二级标题：标题序号为“（一）”，与正文字体字号相同，独占行，末尾不加标点符号；三级以下标题：三、四、五级标题序号分别为“”、“（1）”和“①”，与正文字体字号相同，可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行，则末尾不使用标点；否则，标题后必须加句号。每级标题的下一级标题应各自连续编号。
字体宋体就可以，标题的字号不一定，二号，小二都有，看具体情况要求，正文字号四号或者小四，行距1倍就可以。一级标题字体格式：仿宋GB2312，小三号，加粗；一级标题编号bai格式：“一”、“二”、“三”、“四”…二级标题字体格式：仿宋GB2312，四号，加粗；二级标题编号格式：“(一)”、“(二)”、“(三)”、“(四)”…三级标题字体格式：仿宋GB2312，四号，加粗。公文一般字体用法：1、密级用三号黑体字。2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字。3、文字号用四号仿宋体字。4、签发人用三号楷体字。5、标题用二号宋体字加黑。6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字。7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）。8、批转、转发、印发、通知：通知正文用三号楷体字；被批转、转发、印发文件正方用三号仿宋体字。9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。10、印发传达范围用三号仿宋体字。11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字。12、抄送机关名称用四号仿宋体字。13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字。
标题是三号，正文一般用五号字，行距为18磅，
国务院办公厅秘书局编 二000年十一月 1 范围 本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 3 定义 本标准采用下列定义。 3．1 字 word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3．2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。 4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为5—5。 5 公文用纸幅面及版面尺寸 5．1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。 5．2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm 版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码） 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 7 排版规格与印装要求 1 排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 4 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。 8 公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 1 眉首 1 公文份数序号 公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。 2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。 3 紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 8． 1。4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；对一些特定 的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15mm(高×宽)。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 8．1．5 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识 下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 8．1．6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签 支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序 依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名 处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 2 主体 8．2．1 公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 8．2．2 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 8．2．3 公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 8．2．4 附件 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”
正文的字体：常用3号或4号仿宋体。附件的字体：常用3号或4号仿宋体。作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）。日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）。注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体。
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。严格按照公文格式写作：首先，公文的文体要合乎规范，所谓的文体是指公文的语言体例，也就是语体，包括语言、字词、文种。公文的目的在于表达作者的意图，这就要求语言简洁明快，用词通俗易懂，文种恰如其分。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，每一种公文适用一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混用，例如，需要用批复的，不能用通知。其次，公文的格式要合乎规范。公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范，就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。扩展资料公文文本样式：份号、秘密等级、紧急程度××××文件××发[200×]×号标 题××××(主送机关)：正 文附件：××××(发文机关) 200×年×月×日 (附注)主题词：×× ×× ××抄 报：×××× ××××抄 送：×××× ××××××××办公厅200×年×月×日印共印××份公文的特定格式（1）信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。（2）命令（令）格式发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。签发人职务、签名章和成文日期的编排见 3。（3）纪要格式纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。参考资料百度百科 党政机关公文格式百度百科 公务文书
一般正式文件不会用word发送，会转成PDF格式，可以使用PDF转换器，把Word转换成PDF格式，这样文件比较正式，也因为格式不会跳转，确保信息传达无误。更正式的文档格式还有OFD，这个一般是党政军领域或者事业单位一些平台要求才需要，一般PDF文档更通用，也够用。
这是我在工作时整理材料的标准，可以借鉴一下，看起来比较清晰舒服 文字材料的正文格式 1 ．各级标题的字号、字体和编号 文章标题：仿宋GB2312, 小二号，加粗。 一级标题：仿宋GB2312, 小三号，加粗；编号为“一”、“二”、“三”、…等。 二级标题：仿宋GB2312, 四号，加粗；编号为“(一)”、“(二)”、…等。 三级标题：仿宋GB2312, 四号，加粗；编号为“1”、“2”、“3”、…等。 四级标题： 仿宋GB2312, 四号，不加粗；编号为“(1)”、“(2)”、“(3)”、…等。 所有标题独立成行，不加标点。 2 ．正文内容字体、字号： 仿宋GB2312，四号。 3 ．页边距： 上、下：54厘米；左、右：17厘米。 4 ．行间距： 选“固定值”，26磅。 5 ．页码： 统一为阿拉伯数字，页脚居中，封面及目录无页码。 6 ．排版格式： 用Word格式。 （四）材料的表格格式 1 ．标题： 仿宋GB2312, 20号字，加粗，标题行全部居中。 2 ．正文字体： 仿宋GB2312, 12号字，不加粗（正文字号随表格的内容多少而调整变化）。 3 ．文本对齐方式： 水平对齐：整列所有行的字数≤6时，本列水平居中；整列所有行的字数>6时，本列水平靠左； 垂直对齐：全部居中；文本控制：自动换行。 4 ．纸张： A4打印纸，较大表格A3打印纸。 5 ．排版格式： 用Excel格式；“统计表”用Word格式（题目为：仿宋GB2312, 小二号，加粗；标题栏为：仿宋GB2312, 四号，加粗；正文用小四号宋体，单倍行距。（注：表格内正文字号及行距随表格的内容多少而调整变化。）
以下的答案复制于上面的作者，我只是搬运和稍作整理了下段落。另外作者的答案对我很有帮助，非常感谢你！这是我在工作时整理材料的标准，可以借鉴一下，看起来比较清晰舒服 文字材料的正文格式 各级标题的字号、字体和 题：仿宋GB2312, 小二号，加粗。一级标题：仿宋GB2312, 小三号，加粗；编号为“一”、“二”、“三”、…等。二级标题：仿宋GB2312, 四号，加粗；编号为“(一)”、“(二)”、…等。 三级标题：仿宋GB2312, 四号，加粗；编号为“1”、“2”、“3”、…等。 四级标题： 仿宋GB2312, 四号，不加粗；编号为“(1)”、“(2)”、“(3)”、…等。 所有标题独立成行，不加标点。 正文内容字体、字号： 仿宋GB2312，四号。页边距： 上、下：54厘米；左、右：17厘米。行间距： 选“固定值”，26磅。 页码： 统一为阿拉伯数字，页脚居中，封面及目录无页码。 排版格式： 用Word格式。（四）材料的表格格式标题： 仿宋GB2312, 20号字，加粗，标题行全部居中。正文字体： 仿宋GB2312, 12号字，不加粗（正文字号随表格的内容多少而调整变化）。文本对齐方式： 水平对齐：整列所有行的字数≤6时，本列水平居中；整列所有行的字数>6时，本列水平靠左； 垂直对齐：全部居中；文本控制：自动换行。 纸张： A4打印纸，较大表格A3打印纸。 排版格式： 用Excel格式；“统计表”用Word格式（题目为：仿宋GB2312, 小二号，加粗；标题栏为：仿宋GB2312, 四号，加粗；正文用小四号宋体，单倍行距。（注：表格内正文字号及行距随表格的内容多少而调整变化。）