新时代档案管理利用工作研究论文

档案管理论文:加强基础工作是档案管理现代化的前提理基础工作存在的主要问题分析众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入�计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。 那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢�哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢�总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面�一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多�二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍�三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用�四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现�五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的�六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。1�全面普查案卷，去糟取精这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。2�重新组合案卷实现案卷规范化将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。3�结合本馆实际规范著录工作著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。4�统一分类号保证检索查全率计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。5�规范题名保证检索查准率档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是�在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委�北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委�还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种�必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。三、加快数据准备推进档案现代化管理进程在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1�分清轻重缓急，循序渐进档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。2�分级次著录，省时省力在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录�对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录�而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。3�分门别类，充分利用档案原基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引�而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。4�用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊�我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇�关键词进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如�拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题�分属关系。近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。

戚昊轶

（天津市地质矿产勘查开发局天津300191）

摘要档案工作是各项事业发展的一个重要基础，档案利用工作又是档案工作的最终目的。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高，传统的档案利用工作已不能适应社会的需要。作者就几年的实际工作，从转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质3个方面谈了谈如何做好档案利用工作，使其充分发挥自身的生命力，实现其自身的价值，为经济发展作出更大的贡献。

关键词新形势档案利用工作

档案是一个单位各项活动历史的真实记录，它汇集着重要信息资料。档案利用工作是档案工作的生命线，是档案工作联系社会的一个窗口。利用工作做得如何是衡量档案业务开展的程度、工作好坏的主要标志。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高。传统的档案利用工作已不能适应社会的需要，这就需要我们转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质，充分开发利用档案信息资源，为社会主义经济建设和领导决策服务。

1 转变档案服务意识

作为一名档案工作者必须转变档案服务意识，更新观念，要从过去沿袭下来的旧观念、旧模式中解脱出来，破除无所作为的思想，不断提高对档案信息资料开发利用的认识。档案工作者要转变以管为主的理念，树立现代管理理念，即不断树立档案利用意识、创新意识和主动意识。

利用意识

档案的利用是档案工作的最终目的，并且支配档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、编目等各项工作都是为档案利用服务的。因此，档案工作人员首先要提高对档案利用工作的认识，打破档案利用工作旧的封闭的思想观念，紧紧围绕经济建设中心，从促进社会全面进步出发，克服档案利用工作上的不足。要紧跟时代步伐，牢固树立档案利用意识，真正把档案利用提高到一个新高度。

创新意识

“创新是事业发达的不竭动力”，要解放思想，实事求是，从实际出发的原则，以科学的理论为指导。对档案利用工作要具有创造性、预见性，就不能囿于传统的思维方式和工作方法，要结合未来知识经济的特点，结合档案工作实际，把档案工作引入市场，让它成为社会的一种共同资源，社会所拥有，在市场经济中流通，交换，释放其自身的价值。把档案工作者带进市场，带进流通领域，经受市场经济的冲刷，激发对档案工作的创新意识。另外，要为档案工作者营造创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，拓宽工作思路，培养自身的创新思维能力。

主动意识

过去的档案利用工作中，档案工作人员多年养成的“重保管、轻开发、重历史、轻现实”的思想，使得档案的开发利用出现坐等服务现象。大量的档案很少被利用，一些有价值的档案散失在外，档案员空守着一座知识或历史的矿山却一筹莫展。造成这种局面的主要原因有以下几点：一是现行体制局限性，档案人员开发利用档案的积极性没有调动起来，开发利用档案信息意识淡薄。二是开发利用档案的6种基本常用的方式还处于原始的手工劳动之中，有的甚至因为客观或主观原因而出现服务缺口。三是受行政领导档案意识薄弱的影响，重视程度不够，档案管理的硬件设施跟不上，使档案信息开发利用工作相对落后。档案的开发利用是一项系统工程，在档案归档之前，做好督查指导，进行超前控制，保证档案收集齐全完整。在档案信息的开发利用方面，档案部门和档案人员应对以往档案利用情况和各部门工作实际调查研究，了解中心工作，掌握现实社会对档案信息的利用需求，及时将信息源源不断地输送到利用者手中，使档案服务工作由被动型变为主动型。

2 创新利用方法

现代科学技术的发展为档案利用工作实现自动化和现代化提供了条件。随着档案信息资源的急剧增长，社会对档案利用愈来愈频繁，迫切要求能够及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效地浓缩和有效地存档，以便于更快捷、更广泛地提供利用。传统的档案利用方式与方法已越来越难以适应现代社会利用的需要。因此，必须利用计算机和网络等先进技术，创新利用方法，更新检索手段，不断推进工作的自动化和现代化。

首先要利用现代技术加强档案信息数据建设。目前档案信息自动化从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步关键在于数据库建设。其次要更新检索手段，建立目录中心。目前大多档案室的检索工具种类比较单一，功能不全、检索速度慢、功率较低，加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为十分紧迫的任务。随着网络技术的发展，可以建立一个科学的、系统的、结构合理的相互配套的档案信息检索网络，可将利用档案信息开发成全文数据库，放在网络上供职工查阅、下载。目前我局已将2002年至今文书档案进行了电子文档的扫描，扫描完成后，进行编目整理，形成PDF格式的电子文件，并上传电子档案数据库中。这样既节省了时间、人力，还对利用者的查找和案卷的保护起到了一定的作用。

3 提高档案工作者的素质

“打铁还需自身硬”，档案利用工作的好坏，直接取决于档案工作者的素质，因此要全面提高档案工作者的素质做到“三个提高”。

提升职业道德

一是要遵守档案工作纪律，认真执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密。二是要热爱档案事业，树立全心全意为人民服务的宗旨，三是要甘于默默无闻、埋头苦干，摒弃名利观念。

提高专业素质

档案工作是一项专业性很强的工作，因此档案管理人员必须拥有扎实的档案专业知识，熟悉单位的性质、成立时间、组织史和基本情况，才能解答利用者的各种问题，准确、快速地查找到利用者所需要的档案。要不断补充自身缺乏的而又急需的知识，如在收集现行文件时，要学习相关知识，了解市场特点、单位情况、部门要求；在整理现行文件中，要具备较宽泛的学科知识，具备对信息资料进行再次开发利用的能力；在服务他人时，要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力，运用现代化手段快捷便利地提供服务。要不断培养提高自己的实际操作能力，依靠平时不间断的理论学习和工作实践中的摸索，在理论和实践不断结合的工作中，使专业知识水平再上新台阶。

提高综合素质

档案工作涉及的知识范围广、专业多，这就要求档案管理人员学习掌握相关科学知识。为了成为职业上的“常胜将军”需要的是不断更新知识，不断充电。唯有不断地学习、超越，才能掌握进步观念，掌握各方面技能从而推动档案事业的发展。

4 结束语

通过提高档案管理人员政治、专业、综合素质，创新利用方法，转变以管为主的理念，树立现代管理理念，树立档案利用意识、创新意识和主动意识，做好新形势下的档案利用工作。

参考文献

姜元茂.档案人员岗位培训教程.北京：中国档案出版社，2002