人员管理系统论文范文

随着国民经济的快速发展,我国中小企业不断进步并快速扩张,为国民经济发展做出了较为重要的贡献。与此同时,中小企业不断成长与完善, 人力资源管理 对企业来说显得越来越重要,对企业的影响也越来越大。下面是我为大家整理的有关中小企业人力资源管理论文，供大家参考。

[摘 要]人力资源是企业最重要的资源，但是，要如何开发与管理人力资源却是许多管理者在一直探索的。

[关键词]中小企业;人力资源;管理

中图分类号：C29 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2014)30-0280-01

引言：

中小企业是我国经济发展中必不可少的组成体，随着起起落落的经济变化、企业发展、技术革新，由人才而引发的诸多因管理缺乏而导致的因素在逐步影响且妨碍了这部分企业的良性发展。企业家们、管理者们开始搜寻、开始摸索、开始创新一套新的合理的人力资源管理体系，以便更好运用在企业内部，团结、激励员工创造更多的有用功。

一、中小企业人力资源管理现状分析

1、人才观念淡薄。绝大多数企业的人事管理只关注于事的管理，并不关注人的管理。人在企业不被看作可待开发的资源，而是简单地以人事档案的形式存在。

2、忽视系统、长期的培训。过去，建筑企业存在着认识上的误区，总以为建筑业是一个古老的传统产业，造房子就象搭积木，触一而通百，管理人员完全可以凭着自己多年的工作 经验 而干好工程，而忽视进行再学习。特别是中小企业每年用于员工的培训费用很少，而且培训仅限于岗位培训，常着眼于当前。企业人事部门没有从开发人的能力的角度，制定培育企业未来发展需要的有潜质的人 才的规划。

3、缺乏有效的竞争、激励机制。大多数企业，在人才选拔和使用中，存在着任人唯亲、论资排辈、着重学历资历轻能力水平的现象。

4、由于中小企业生产规模小，人员、资产拥有量以及影响力均不及大型施工企业，实施人才战略举步维艰;难以通过高酬薪、高福利招揽人才;企业经营范围窄，工程技术含量低，难以吸引人才;多数企业不注重 企业 文化 建设，造成个人的价值观念与企业的理念错位，难以留住人才。

5、中小建筑企业也有其独特的优势;体制灵活、市场反应灵敏、企业发展快等优点，人才在企业中容易显露个人的特长，展示自己的才华。

二、中小建筑企业人力资源管理与开发 措施

1、树立“以人为本”思想

在 企业管理 活动中，必须处理人与人、人与物、物与物等众多关系。在这些关系中，最根本的是人与人的关系。正确处理好人与人的关系，管理者与被管理者之间团结合作、上下一致、同心同德，使管理者之间;即领导班子成员之间;能够被管理者之间;即组织和部门的员工之间;相互支持、相互理解、相互融洽、彼此协调配合，是搞好管理的根本保证。要做到这一点，就必须从人的本性和人 的实际需要出发，把提高人的素质、处理人际关系、调动人的积极性和创造性放在首要地位，把关心人、尊重人、培养人、发展人作为管理的最终目的，这就是管理者的人本思想。因而，建立任何管理制度，制定任何管理措施，都要对人的本性有一个科学而准确的认识，都必须把管理建立在对人的本性科学认识的基础之上。这样就能使企业所制定的管理制度与措施具有较强的针对性和实效性。

2、应用激励手段，充分调动现有职工的积极性

要想充分调动职工的积极性，就必须运用激励理论，采用恰当的激励 方法 。激励理论分为内容性激励理论和过程性激励理论。内容性激励理论包括马斯洛的需要层次理论、奥尔德弗的ERG理论和赫兹伯格的双因素理论等;过程性激励理论包括期望理论、归因理论、强化理论、公平理论等。激励的方法有物质激励、精神激励和综合激励。中小型企业根据自身需要，建立符合自身特点的激励机制：

利益机制。制定合理的工资制度。中小型施工企业可以根据行业特点，对不同岗位的职工采用不同的工资制。基层单位经营者年薪制、项目管理人员岗位责任工资制、机关管理人员岗位职务工资制、生产工人全额劳务计件工资制、辅助生产及服务人员按岗位实行协议工资制。对在技术方面、管理方面、营销方面做出贡献的人给予重奖。运用股权阎。以建立现代企业制度为契机，制定多样的、具有吸引力的股权政策，将个体利益和企业利益统一起来，激发他们的积极性和创造性。

训与发展激励机制。员工培训是最大限度发挥个人潜能和劳动效能的最有效手段，是人力资源开发的最有效的投资，也是企业人力资本增值的重要途径。现代人在选择企业时，不只是看到企业的薪金、福利，还十分看重企业对他们的培训开发的重视程度。上进的员工由于没有培训和缺乏长远的发展可能会很快地离开企业。积极鼓励员工学习，不断接受新知识，是企业吸收人才重要的因素之一。一个合格的管理者首先必须是一个合格的培训者，开展富有成效的员工培训，对提高员工的素质，增强员工对企业的感情和向心力都具有深远的意义。

现在，国家建设日新月异，科学技术突飞猛进，在建筑领域中出现了许多高、新、尖科技成果，若不重视员工的学习，就无法掌握这些新技术。因此，施工企业一定要根据企业生产经营、施工管理的需要，针对职工队伍现状，多层次、多 渠道 进行相应的技术培训。成人学历培训。鼓励青年员工根据自己工作需要，积极参加自考、函授、电大等成人学历 教育 ，并对学习优异者给予奖励。项目经理培训。以项目经理为代表的项目管理人才的素质很重要，如果这一层不到位，项目成本管理就会在低水平上徘徊。因此，公司应选派有能力的员工去学习。资格性岗位培训。建筑施工企业管理人员是否具备相应的资格，是企业应关注的一项重要工作，是关系到企业生存发展的大事。在保证企业施工现场管理需要的前提下对无资格证书的人员，采取全脱产、半脱产、业余培训等形式，举办建筑施工企业施工员、预算员、质安员、材料员、装饰施工员、机械管理员岗位培训，保证企业关键岗位持证上岗制度的实施。一线操作层人员培训。由于城镇化的发展必将带动城镇基础设施的建设，从现实情况看，建筑业已经成为吸纳农村剩余劳动力的一个重要领域。如何把庞大的农民工队伍由农民转变为熟练的操作工人，对施工企业而言，无疑是一项艰巨的工作，要使他们从思想意识、组织纪律、劳动技术多方面成为合格的工人，唯一的办法就是加强培训，特别是加强对特种作业操作工及一线劳务人员的岗前培训。

中小企业可以对本单位需要的人才给予较高的荣誉和地位，让他们觉得在大企业或许能得到较多的福利报酬，但不一定得到如此的荣誉和地位，因此，安心在中小企业奉献。

中小企业人员少，有利于领导与群众的联系，能有更多的机会了解群众需求，关心他们，可以直接听取群众意见，缩短了领导与群众之间的距离，容易让职工产生被尊重的感觉。

参与激励机制。现代人力资源管理的实践经验和研究表明，现代的员工都有参与管理的要求和愿望，创造和提供机会让员工参与管理是调动他们积极性的有效方法。通过参与，形成职工对企业的归属感、认同感，可以进一步满足其自尊的需要调动其工作积极性。

三、采用多种形式，外聘或临时聘用急需人才，有步骤地吸收引进人才

中小企业可以根据自身需要，有计划有步骤地通过人才市场或其他途径吸纳。

外部选聘也是企业选拔人才的重要途径，中小企业可以加强与科研机构、高等学校的合作联系。科研机构和高等学校具有丰富的知识资源和宝贵的人才优势，拥有先进的实验室和丰富的图书情报资源，最重要的是科研工作者和高校教师非常乐意加强与企业的合作，因为只有这样才能将科学技术更快更好地转化为生产力。企业应利用这些单位的特点积极合作，以满足自身对人才的需求。而在合作的过程中，自己的技术保员和管理人员的素质都会得到极大的提高。

为降低企业人才利用成本，还可以采取临时聘用技术攻关人员或顾问等方式，并采取灵活的付费的方式计酬。

摘要：薪酬管理作为企业人力资源管理的核心内容，对企业竞争力的提升有着重要的作用。合理有效的薪酬体系不但能有效激发员工的积极性与主动性,促进员工努力实现组织目标,提高组织的效益。而且能在人才竞争日益激烈的知识经济下吸引和保留住一支素质良好且有竞争力的员工队伍，从而提高企业的核心优势。本文就是从三个方面对中小企业人力资源薪酬管理的相关问题进行了系统阐释，提出了强化薪酬管理的对策，进而为企业员工积极性和主动性的提升奠定了坚实的基础。

关键词：中小企业;人力资源;薪酬管理

一、企业人力资源薪酬管理的理论内容

1.薪酬的内涵。通常情况系啊，薪酬是经济性报酬也就是外在薪酬，指的是企业通过现金等方式雇佣劳动所付出的报酬。薪酬支付的客体是雇员，主体是雇主，支付的条件二者存在雇佣关系。薪酬的内容包括直接获得的物质报酬和非直接性的报酬。

2.薪酬管理的定义。薪酬管理指的是在企业的正常运行过程中，在 企业战略 目标的指导下，企业对员工的薪酬策略、薪酬支付原则、薪酬结构以及薪酬构成等进行系统调整和分配的管理过程。薪酬管理要为实现薪酬管理目标而服务，通常情况下，薪酬管理包括企业薪酬日常管理和薪酬体系设计两个方面。

3.中小企业人力资源薪酬管理的原则。

首先，薪酬管理具有公平性原则。在中小企业人力资源薪酬管理中，公平性原则是工资管理的基本原则。所谓公平是指员工被公正对待的感受。员工对于薪金、福利公平与否极其敏感，具体可以分为外部公平性、内部公平性、个人公平性。从企业的角度来看，企业为了保持继续发展的动力，必须在劳动力市场上具有竞争性，及时进行薪资调查，了解其他企业为类似职位所支付的工资情况，对外部公平加以重点考虑。

其次，薪酬管理具有合理性原则。合理薪资的标准众所纷纭，我们认为，合理薪资的要求如下：考虑当地生活物价指数上涨，相应增加工资以保持原有生活水平;以合乎社会行情的薪资，进行薪资设计;薪资与员工的效率、能力相等;须比较公司内其他同职等、同性质工作员工的薪资;薪资须依职务来划分;解决各部门奖金差异过大的情形;薪资调整的规则透明化。

再次，薪酬管理具有激励性原则。一个单位所定的工资、奖金、福利等如果不能对其员工的行为产生影响和作用，这个标准就有问题。单位确定标准的目的应该是对员工有所激励、鞭策、约束、限制，从而提高企业员工的积极性和主动性，进而为企业的发展提供主要的支撑。

二、当前中小企业人力资源薪酬管理面临的问题

1.薪酬设计缺乏战略思考。企业的战略管理是一个动态管理，企业的物质资本和人力资本的相对地位处于不断的变化之中。一般来说，中小企业的管理者在对企业的定位和发展理念上多认为利润增长是目前重要的发展目标，因而会从成本控制的角度考虑薪酬安排，但是极少能意识到薪酬是企业长期战略实施的手段和杠杆，更缺乏企业和员工共同发展的观念。有很多中小工业企业对自身发展战略的思考就非常欠缺，所以对薪酬安排更是缺乏思考，在思想上缺乏重视。在企业的发展需要人力资源发展战略支撑，然尔没有恰当的薪酬政策去支撑人力资源发展战略，企业战略的实现就无从谈起。

2.薪酬制度不规范、弹性差。企业制定一套科学合理的工资体系是薪酬管理的最基本工作，然而部分中小型企业在工资体系管理方面却存在种种问题。很多中小企业没有形成科学合理的薪酬管理制度，员工的工资标准约定俗成或由企业领导随意确定，员工的各种工资性项目的核算缺乏明确的依据和科学的方法，员工无法通过薪酬制度来了解自己的大致收入。弹性差主要指在工资体系中与员工绩效或企业效益挂钩的项目较少，总体上表现出员工之间的工资差距较小以及员工的工资基本没有起伏的现象。

3.忽视内在薪酬，缺乏人性化的薪酬管理。薪酬管理的核心问题是要调动员工的积极性、创造性和潜力。因此，只有构建既符合企业目标又能够实现员工个人发展的薪酬体系才能使企业与员工在战略意义上达成一致，从而实现企业长远可持续和谐发展。我国的传统观点一般认为组织、家族的目的高于个人，个人的行为和发展都要在组织之下，相应对于个人独立和发展的关怀较少。体现在薪酬制度上就缺乏人性化的薪酬管理，例如大多企业施行的是以岗位薪酬为中心的上浮制薪酬模式，或是只上不下，但是加薪只是和工作年限、学历等联系紧密，对于个人的工作能力、努力程度、绩效完成情况等没有科学考量。这种情况下，员工缺乏对于个人职业生涯和职业发展目标的明确认知，其个人的能力、素质和潜力与工作的关系不被重视，在团队中，每个员工的角色分工与其个人特点结合不够，难以充分调动员工的积极性和创造性。

三、当前深化中小企业人力资源薪酬管理的对策

1.完善企业人力资源管理薪酬机制。在企业的发展过程中，提高企业员工的积极性和主动性具有重要的意义。因此，在企业薪酬管理过程中，企业领导层要积极提供具有公平性和竞争力的薪酬。在企业内部，将薪酬分配合理拉开差距，首先做好企业内部的岗位评价和岗位分析，分析岗位工作的复杂性、工作时所需承担的责任以及所需要的知识和能力、工作态度等来对岗位的价值进行量化评估，而不是单纯以工龄、学历、职称、行政级别来进行评估。同时，要为员工提供具有竞争力的薪酬，引进竞争激励机制，依据按劳分配的原则，通过一些激励措施例如晋升、培训、奖励、休假等机会，给员工提供更广阔的发展空间这些措施对于留住优秀员工、形成合理的员工结构，提高工作效率和提升单位形象发挥着极其重要的作用。能够促使员工发挥自身的聪明才智，为企业的发展注入新的活力，促进了企业的快速发展。

2.强化人力资源开发管理的整体观念。人力资源是指能够推动经济和社会发展的、具有脑力劳动和体力劳动能力的人们的总称。企业人力资源管理是从招聘、录用、配置、绩效考评、薪酬、人员流动直至对员工进行培训和技能开发的全过程管理。薪酬管理体系是其中最重要的环节之一，它包括薪资计划、薪资制度管理、特殊薪资管理和对薪资管理的监督检查等，为完成企业人力资源管理总体目标而开展的一系列管理活动。现代人力资源管理要求薪资管理制度的设计不仅要满足和维持员工的基本生活需要，激发员工的工作积极性，还赋予了其促进组织发展的更高职能，即建立一个公平、合理的报酬分配制度，促进人员的合理流动和员工能力的最大程度提高和发挥，维持组织的正常秩序，创造良好的合作环境，营造管理者和被管理者之间的信任关系等。

3.实现企业薪酬设计和企业发展战略的有机结合。在当前中小企业的发展过程中，很多企业属于知识型员工集中的科技型企业，其高级管理人员、专业技术骨干在工作中需要有很大的创意和保持较强的个性。企业组织可以通过工作制度、员工影力、人力资本流动政策来执行内在报酬，实现员工自我激励。从企业管理的角度看，激励功能是薪酬的核心职能。薪酬管理与企业的其他管理结合起来，能使薪酬的变动调节企业各个生产环节的人力资源，达到有效配置企业内部各种资源的目的。薪酬制度越是成为支持公司战略的关键因素，员工们就越能够更好地理解和评价公司的战略。薪酬制度与战略之间的统一程度通常决定了战略是否能够有效实施的关键。

参考文献：

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[3]万红燕.中小企业人才竞争策略的思考[J].企业经济,2005,(12)。

档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文，供大家参考。

[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能，利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作，信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成，但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统，针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。

[关键词]电子信息;档案;管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

(一) 电子信息档案管理__

随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息__也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全， 规章制度 不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的__是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强__，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

(二) 电子信息档案管理风险控制

风险控制与__是相辅相成的，除了上述对__的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6)：49-51

[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8)：122-133

[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

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[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年

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