浅谈如何做好秘书工作论文

浅谈如何做好秘书工作论文

如何做好领导秘书
才干是做秘书的基本功，若是你不能胜任秘书职务，不能完成任务，比如说：办事，丢三拉四、拖拖拉拉；传话，天南海北、走弦跑调；写材料，词不达意、不知所云；出主意，云里雾里，不得要领，等等。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，总会导致领导人的不满意，哪里还会处好关系！
秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二;秀才"型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎。三是技术型比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、电话机）使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。现在，研究、讨论秘书工作的各种文章、讲义、讲话，反反复复讲得最多的是秘书的参谋职能。这虽然没有什么不可。但是，秘书人员的基础职能是办事，参谋多半也是在办事中体现的。因此，决不可忽视秘书的办事职能。而秘书的办事才干有许许多方面，即使是如领会能力、语言能力和了解领导这样在日常生活中常用上的本事，也同搞好与领导的关系有直接影响。
秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距。这当中就全靠秘书领会了。把领导人的意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。如果秘书一知半解，懵着去干，不是不周全，就是把事情弄拧了，后果可想而知。自己也会疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的秘书都能熟练地写文章，但所有的秘书必须有语言表达能力。秘书在日常工作中不管是对上对下，都不能说话过快、过慢、罗嗦、冗长，词不达意，更不可夹?quot;杂件"（不文明的口头语），使人费解，引出歧义，导致双方都不愉快。精明的秘书，说话应当简练明白，富于感染力，而且又忠于事实。与处好同领导的关系有特殊意义的一条，是秘书要了解领导、熟悉领导。
不管你是在县里，在省属厅、局、还是在厂矿企业；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰到好处，就容易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。苏联、美国的秘书工作研究者也是这样主张的。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢看戏，或喜欢下棋，或喜欢绘画书法，或喜欢体育；或擅长研究理论、总结经验，或擅长写文章，或擅长讲话，或擅长到基层调查，找人谈话，等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。假如秘书对领导人的专长和爱好，既不了解又不感兴趣，而且处处躲闪回避、不闻不问，至少会导致相互淡漠如水?quot;公事公办"之外，就互无往来了。

在与基层和周围同志的接触中，通过平时的察、观、听、学习等，对如何当好领导秘书工作或多或少的产生一些感悟，以供大家共勉。不对之处还望各位仁人志士批评指正。

做好秘书工作之浅谈

　　 做好秘书工作之浅谈
　　
　　从事秘书工作几年来，自己收获颇多，回顾秘书生活，感到秘书岗位要求很高，很严谨，也很锻炼人。做好秘书工作方法很多，我认为做到重服从、会听话、善学习这三点是很有利于工作的。
　　
　　一、服从是做好秘书工作的基本要求
　　
　　勤奋工作、服从安排，提高执行力，做一个积极主动不断做事的秘书才能在岗位上有所成就。
　　
　　（一）服从的前提是热爱。热爱是最好的老师，只有热爱才会全身心投入。作为秘书要热爱本职岗位才能在工作中乐意并情愿的工作，才能调动自己工作积极性，发挥自己潜能，想方设法去完成领导交办的工作。我自身体会杂务事情越多，工作越烦琐的岗位越能历练人，越是能够学到新知识，增长新才干，遇到的问题越多越需要想办法去解决，其实这个过程就是对人生阅历和能力的锻炼时机。在秘书岗位上，要做个有心人，要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解部门领导在想什么。工作中力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图。秘书工作繁琐杂乱，这就要求我们要从看似没有规律的事物中找出规律性的东西，哪些工作是日常必须完成的，哪些是近期需要做的，哪些是长远必须规划的，这些都要考虑好，有时间要静下心来总结一下自己工作中的缺点和不足，不断的修炼自己。热爱秘书岗位，因为这个岗位会给我们带来前所未有的收益。
　　
　　（二）服从就是天职。服从领导，发挥好秘书作用。要把服从领导作为一项最基本要求。不论在什么条件，什么困难下，对领导安排的工作要毫无条件，不打折扣的接受好、完成好。即便觉得在接受任务时还不具备成功的条件，也要千方百计地克服困难，为完成工作创造条件。严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，是不允许的。个人的想法、措施和创造性只能在服从领导的前提下发挥。过河的办法有很多，可以游泳、划船、搭桥，但不论用什么办法，一定要完成好任务，领导看重的是结果。当然办法不同，时效也就不同，作为秘书就应想办法高效保质完成工作。在领导决策民主化、科学化的今天，要求秘书人员要提高参谋意识和能力，树立“身在兵位，胸为帅谋”的气度，想事、办事要和领导合拍。切忌“过犹不及”,不能主观臆断、捕风捉影。
　　
　　（三）服从要敢干创新。秘书工作大多是在领导的安排下进行，但决不是等待和固守。要把杂乱无章的工作安排的有条不紊，抽出时间想问题，对一些问题要有自己的看法和见地，这就需要具有强烈的创新意识和开拓精神。勇于创新，不空谈、重实干，乐于接受新鲜事物，善于发现存在的问题，在思想上当先行者，在实践上当实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子，要在以有的基础上出新、出彩、出新招，力求工作每年都上新台阶。
　　
　　（四）服从要任劳任怨。勤勤恳恳、吃苦耐劳，这是作为秘书人员的基本要求，任劳大家都能作到，但任怨，则是更高的一种境界，多干少说，切不可牢骚满腹。文秘工作功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。要忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。要有强烈的事业心，要做到“四勤”即：腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤，要多动脑、多想事。要招之即来，来之能干。在具体而紧张的工作中，要脚踏实地，不计个人得失。这就要求文秘人员必须保持良好的心态，心情要平和，不要被情绪所左右，这种心态和情绪的调整通过修炼是可以达到的。
　　
　　二、听话是做好秘书工作的方法和水平
　　
　　听话是水平，说话是艺术。先要学会“听话”,才能知道怎么样去讲话。
　　
　　（一）领导话，需静听。把话听准了，听全了，是秘书工作中非常重要的一点。只有把话听准了才能做出正确的反馈，如果连领导的意思都听不明白，搞不清楚领导究竟讲的是一件什么事情、针对的是什么，那么听到的话就是毫无意义的。听得准才能说得好，听得全才能会对意，听话时要用耳，用心，必要时可以用个本本记下来。听不准领导的话，就会给工作和生活带来麻颐，如果听错了、听偏了，那么在工作中会处于非常被动的局面。
　　
　　（二）敏于事，慎于言。敏于事即要做到“四勤”,更应具有敏锐的洞察力和政治鉴别力，想事做事要力求周到，重点预防容易忽视的环节，做到“大事细办，轻事重办，熟事生办”,最好能提前完成工作任务，留出拾遗补缺的时间。慎于言即要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该说的不说，多用心去倾听别人怎么说，不要急着表达自己不成熟的看法。说话做事要“三思而后行”,工作中不能夸夸其谈，言过其实。
　　
　　（三）勿骄横，处事公。不能因为在领导身边工作而自命不凡，自以为是。听领导说话要用心，听群众说话要虚心，听同级说话要静心。要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，而不是命令式的开展工作。要善于协调矛盾，搞好合作起到“润滑剂”的作用。办事公道正派，对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。把为领导服务、为部门服务、为群众服务当作自己的义不容辞的责任。汇报工作要忠诚老实，如实反映情况和问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好领导而随便夸大或缩小。
　　
　　（四）严守密，口如瓶。文秘人员接近领导要多一些，知道单位的机密事情可能会比其他人早一些或知道多一些，既然是机密，那一定要做好保密工作，不能为了显示自己的优越，随意乱说，泄密不称职，而且会给领导添麻烦或使一些工作陷入被动。严守机密，是秘书人员职业的最基本要求，也是必须具有的`工作作风。自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。
　　
　　三、学习是做好秘书工作的保障
　　
　　做好秘书工作要涉猎方方面面的知识，要汲取多种营养，要静下心、沉住气、稳住神，要通过不断学习完善和提高自己。
　　
　　（一）爱学习。事事洞明皆学问，人情练达即文章。对学习意识强的人来讲，人人都有可学的长处，时时都有可学的东西，处处都有可学的知识。做一个有心人，会发现自己欠缺的知识还很多。相反，对于学习意识不强的人而言，司空见惯，目空一切，好像没有什么可学的东西。即便是面对大师级人物，也好像没有什么了不起的地方。秘书工作必须不断强化学习意识，努力培养学习兴趣，提高自我学习能力。只有不停学习才能适应岗位需要，适应领导思路，适应新时期秘书工作的要求。
　　
　　（二）常交流。要常与有思想的人交流学习。在工作之中、之余，常与领导交流，学习他们观察事物，处理问题的角度和方法，学习领导艺术和管理技巧。多与同事们沟通，记住“三人行必有我师”,向领导和身边的同志学习比向书本学习更直接、更有效。最忌讳孤芳自赏，把自己与外界封闭起来。要与领导和同事多交流，写出来的材料才会言之有物，言之有据，言之有理，言之有味。再就是注意积累素材，对领导分管的工作范围，尽可能了解有关的数据和管理要求，大量占有材料，写作时才可得心应手。
　　
　　（三）善总结。要善于总结自己阶段性的工作和学习，找出自己工作中的不足和差距。注意总结工作中好的经验，吸取一些好的工作方法、工作技巧，尽量避免走弯路。对自身存在的不足要具体分析，是性格所至还是能力水平有很，要对症下药，力求最短时间改掉。总结现在才能更好的展望未来。

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记住老板说的每句话 秘书不再是“花瓶” 角色转向执行人 作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化，有的甚至要具备驾车、跳舞、精通各种体育项目等各种特有素质。可见，一个合格的秘书人才对企业来说是很重要的角色。 与过去相比，秘书人才不再是人们想象中只会陪老板开会、吃饭、花瓶似的人物了，而可以说是公司中立汗马功劳的人。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既能够正确理解老板的意图，处理老板交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。但是秘书不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要适当把握好这个度，这样才是一个合格的秘书人才。 原先，秘书完全是作为一种协助型工作，现在其素质要求的变化就是：要有职业操守和职业人格，能够急他人所急，能够克己为“公”，为经理着想，为他人着想。而目前，秘书的职责变化已经由协助型的角色，转为执行人的角色。同时，秘书的功能也发生了变化：已经从原先的执行岗位，向现在的执行的功能型转变，而现在秘书的能力可能是一个职能、一个部门，甚至是一个团队；从能力上来说，原先秘书就是秘书，现在变成了各种层级的秘书，比如说最高层级的有董事会秘书，相当于高级经理人的职位。 做一个优秀秘书 应具备两项基本素质 做一个优秀秘书，首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：一是执行力，一是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。 举个例子来讲，比如工作当中有一个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。 另外，做一个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果一个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。 另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。不要与老板争论 不要讲你的看法 做大公司的高级秘书，首先是外语能力，同时还要有会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。 很多人认为，跨国企业的秘书、助理的职位太容易做了，只要会说几句英语，会打打字就完全可以胜任。其实不然，现代社会生活、工作的节奏都非常快，公司对职员的要求相应也都非常高。他们把每个职位的工作描述、个人发展计划和目标设定三个系统用能力给串到了一起，变成了一个系统进行了整合。 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 还有，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。曹薇认为，再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。” 做老板助手 不当长舌妇 和高高在上的老板相比，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈。和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是，秘书在做好管理左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。 另外，经理主管们性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。 求老板信任 别做马屁精 作为老板身边的人，他们有更多的沟通和展示自我的机会，也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事说两边，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。智联招聘的职业专家分析，不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别，秘书要搞定和上司的关系，是做出来的而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉，办事情丢三落四，留信息走弦跑调，写文章词不达意，出建议云里雾里，恐怕做秘书的日子就不多了。 怎样成为一名高级文秘人员随着经济的发展和企业观念的提升，一个特殊的白领群体出现：她们外表靓丽，谈吐不俗，气质高雅，甚至能讲一口流利的英语，对外善沟通，处理事情游刃有余，对内则巧处理，复杂琐事安排妥帖。她们不一定都很年轻，但却都拿着令人羡慕的高薪，她们就是日渐吸引人们眼球的高级秘书；她们正以其出色的能力一扫过去的花瓶形象，成为上司的好助手，公司的好管家。 年轻漂亮不再是首选 在过去很长一段时间内，企业在招秘书时往往为了满足老总的虚荣心，不看重文化程度和能力，只要年轻漂亮能带得出去即可，秘书扮演的不过是花瓶角色，其工作无非是端茶倒水，做一些迎来送往的接待工作。 近几年，随着社会经济的迅速发展和商业结构的改变，老板文化层次也有了较大提升，对秘书的要求也不再满足于年轻漂亮和做杂事这种低层次的需要。越来越多的企业认识到找一个徒有外表而没能力的秘书已经不能满足企业发展的需求。他们在选择秘书时，更看重能力，如会英语、会写作、具有较高的沟通和社交能力等，对形象的要求反而退居其次。 在国外，秘书年龄大于老总的屡见不鲜，甚至一些企业还认为50岁的秘书更精明，丰富的阅历让她们有很好的应变能力，处理事务更加得体。在我国一些发达地区，高级秘书大都介于30~40岁中间，年轻漂亮已经不再是企业挑选秘书的首选。 分清轻重，把握尺度 作为秘书，替老总安排一天的工作非常重要，有的还要提前安排一个星期甚至一个月的工作，包括文件起草、来访接待、电话记录、会议安排等，工作杂而具体，繁琐细微，而且不能出丝毫差错。如果处理不好，轻则造成不必要的误会，得罪客人，重则影响到生意的流失。这就要求秘书懂得科学合理安排，分清孰重孰轻，帮助领导梳理好架构，安排好日常工作细节。 一般来说，秘书的性格要内敛，处事冷静，如果大事出现遗漏，工作就会很被动，每件事的处理先后要勤动脑，做到既能替领导分忧，也要利于老总做出判断，另外也要学会处理人际关系，把握一定的分寸，并处理好与领导的私人关系。 合理进行角色转换 通常来说，秘书的职业生涯并不长，一般就三五年，但并不是说这三五年之后秘书就没了饭碗，对那些只凭美色获得这个位置的女孩可能会是这样，但是凭能力取胜的秘书往往还会抓住机会，合理进行角色转换。